「仕事のマネジメントを上手にして、部下を育てたい」
仕事において、部下のマネジメントはとても大切。
部下を育てることは重要な仕事ですし、育ってくれれば将来的に自分の仕事も楽になります。
仕事で部下をマネジメントする際に大切なのは「スケジュール管理」です。
仕事の基本でもあるので、ミスやトラブルなく、スケジュール管理や共有ができなければいけません。
この記事では、仕事で部下をマネジメントする際のコツについて解説するので、参考にしてみてください。
最後まで読んで頂ければ、部下のマネジメントが快適になり、あなた自身の仕事も楽になるはずです。
プロジェクトをマネジメントするときの管理の手法
プロジェクトをマネジメントするときに使われる13の手法をご紹介します。
プロジェクトを成功させるためにはマネジメントが必要不可欠ですが、これらの手法を取り入れることでスムーズに進めることができるようになります。
カレンダー
カレンダーを共有し、プロジェクトの管理をする基本的な方法です。
プロジェクトに関するスケジュールや期限、督促管理などがカレンダーを情報を基本にメンバー全員と情報共有し作業を進めていきます。
スケジュール管理は非常に重要。
チームごとのタスクや作業期限なども細かく設定ができ、全体の進捗も全員が把握することができます。
マインドマップ
マインドマップは、アイデアや思考を可視化し整理整頓ができるツール。
このツールを利用し、複雑なプロジェクトをカテゴリ分けし、それぞれを更に分解してタスクとしての管理ができるようにします。
目標設定からの逆算し、目標達成までの手順や流れや必要なタスクを可視化していき、それに基づいて計画を立てたり人員を配置するといった使い方もできます。
進捗管理
進捗管理は、プロジェクト全体の進み具合を把握し、スケジュール通りに進んでいるかを追うこと。
チームごとに作業していたとしても、全員が全体の進捗を把握しておくことは重要です。
メンバー全員が進捗状況を共有して、個別メンバーや他チームの作業状況などの進み具合も確認できるようにしておきます。
管理者を明確にし、遅れやトラブルがあった場合、または他チームとの調整やリスケジュールなども迅速に対応ができます。
ガントチャート
ガンチャートは、プロジェクトの進捗状況や作業工程を棒グラフで管理する手法です。
多くの国でプロジェクト管理に利用されている手法で、パッと見るだけで状況が把握できる見やすさ・分かりやすさが特徴です。
時間軸がわかりすく、プロジェクトを視覚的に把握できるため、細かい作業工程から全体の流れまで全て管理することが可能です。
個別チームメンバーのタスク・サブタスクなどの細かい管理にも最適です。
WBS
WBSとは、「Work Breakdown Structure」の略で、作業を分解して構造化するマネジメントの手法です。
プロジェクト全体のタスクをツリー構造で分解していき、完了までの全作業を漏れなく粗い出すことができます。
作業が明確化されることで、メンバーの一人ひとりがどのポジションでどの作業を遂行しているのかを把握でき、きめ細やかな連携が可能となります。
プロジェクトの遂行途中で、必要タスクの追加や不要タスクの削除なども共有するため、作業者にわかりやすいマネジメントが可能になります。
PMBOK
PMBOKとは、「Project Management Body of Knowledge」の略で、プロジェクトマネジメントに関する手法を体系的にまとめられたものです。
1987年にPMI（Project Management Institut）から発表されて以来、プロジェクトの世界標準として各国で使われています。
PPM
PPMとは、プロジェクトポートフォリオ管理の略になります。
プロジェクトに関する需要をポートフォリオ（総括的に捉えて）管理するという意味で、プロジェクト全体の状況管理や分析を行い効率的に進める管理方法になります。
プロジェクトの目標への最適化や現在のポジション、潜在的な価値の洗い出しや分析をしていくことで、目標達成へ筋道をブラさず遂行していくことができます。
ウォーターフォール
ウォーターフォール型プロジェクト管理と呼ばれている手法は、線型で結ばれた工程を上から順番に進めていく管理方法です。
作業内容をフェーズごとに細分化し、順番通りに確実にこなしていく流れになります。
そのため、前のフェーズやタスクが完了しない限り次へ進むことはできませんし、前に戻ることもできません。
誰にでもわかりやすくシンプルな形での管理方法になります。
アジャイル
アジャイルとは、英語の「agile」（俊敏な・素早い）から来ています。
プロジェクトマネジメントにおけるアジャイルとは、プロジェクトを素早く遂行させる手法の１つ。
プロジェクトを複数のステージに細分化した上で、チームやステージごとに即実行しながらブラッシュアップしていくことで、成果物納品へのスピードを高めます。
綿密な調査と準備をもっても計画通りに進まないのがプロジェクト。
その点でアジャイルの手法は、事前計画やリサーチに時間をかけるのではなく、実行・改善を同時に進行させることでスピード化を図り、問題点へ処置を順応に対応していけるようになります。
CCPM
CCPMとは、「Critical Chain Project Management」（クリティカルチェーン・プロジェクトマネジメント）の略で、プロジェクトにおける製品の納期に対する速度の向上や遅延を防ぐためのプロジェクト管理の１つです。
この手法では、各タスクの期限にバッファ（余裕）を与えず最短で設定し、その分のバッファをプロジェクト全体の最後に設定してチーム全体のバッファとして使用します。
プロジェクトスケジュール通りに納品できたことがない、いつも納期ギリギリになってしまうといった場合に有効です
P2M
P2Mとは、「Project & Program Management」の略で、通商産業省（現・経済産業省）の指導の下、日本オリジナルの「プロジェクト＆プログラムマネジメント標準ガイドブック」として発行されたプロジェクトマネジメント手法です。
プログラムの概念から始まり価値創造に至るまでのプロセスをカバーしており、マネジメント人材の育成に必要な知識ガイドを提供しています。
P2Mでは、統合マネジメントのプロセスの知識体型を「P2Mツリー」というツリー上で示ししていきます。
PERT
PERTとは、「Program Evaluation and Review Technique」の略で、プロジェクトの各工程にかかる日数を可視化する手法です。
タスクごとに工程管理を行い、各タスクの依存関係を図式化して所要時間を洗い出していきます。
この図式はPERT図とも呼ばれ、この図をもとにプロジェクトの経路をたどることができ所要時間を足していくことで工期を見積もることができます。
プロジェクト内のスケジュール調整に役立つツールでもあります。
QFD
QFDとは「Quality Function Deployment」の略で、品質機能展開を意味します。
QFDは日本でできたプロジェクトマネジメント手法の１つで、顧客のニーズを実現するための洗い出しと分析をもとに、満足度の高い商品開発をするためのアプローチをしていきます。
顧客の声と設計や開発担当者の間のコミュニケーションを潤滑にし、作業工程の時間や経費の削減、市場にでるまでの時間を短縮するのに有効となります。
QFDの品質機能展開は、信頼性、技術、コスト、営業面の展開も含まれます。
仕事でマネジメントを行う際のコツ
仕事でマネジメントを行う際は、少しのコツを意識しましょう。
以下では、部下をマネジメントする時の注意点やコツについて解説します。
スケジュール管理をしっかり行う
スケジュールの管理は、部下のマネジメントでとても大切なことです。
スケジュール管理をしっかり行うことで、部下の行動を正しくできます。
部下に「任せる」ことは、部下の成長のためにも大切です。
しかし、行動が間違っていたら正してあげなければいけません。
そして、仕事の進め方を調整してあげるのが上司の仕事。
部下のマネジメントをする際は、スケジュールを上手に進めていくことが大切です。
個々の主体性を大切にする
部下のマネジメントを行う際は、個々の主体性を大切にすることが大事です。
上司が全てを管理、調整していては、部下は上手く育ってくれません。
部下が自主性や主体性を持つことによって、本人の能力は成長します。
マネジメントというと「部下の全てをコントロールしないといけない」と思いがちですよね。
ですがそれでは成長してくれませんし、部下のストレスも溜まってしまうでしょう。
仕事に対して前向きになってもらうためにも、個々の主体性を大事にしてマネジメントを行うことが大切です。
仕事に対する意欲を上げる
仕事のマネジメントで一番大切とも言えるのが、仕事に対する意欲のコントロールです。
意欲を上げるのは個人の問題、と思っていませんか？
もちろん個人の力も必要ですが、それに加えて上司も手助けしてあげましょう。
面倒な仕事をただやらせるのではなく、どうすれば効率的に進められるのかをアドバイスしてあげることも大切です。
仕事に対する意欲をコントロールして、しっかりマネジメントを行うようにしてください。
メンバーのコミュニケーションを大切にする
メンバーのコミュニケーションを積極的に図ることで、様々な問題を防ぐことが可能となります。
個人単位やグループ単位での作業では、全体の動きを把握することが不可欠です。
コミュニケーションがよく取れているプロジェクトチームは、横の連携もスムーズになり、トラブルの回避にもつながるでしょう。
離れた場所との連携は、オンラインも活用したいですね。
縦横（上司部下や同僚）のコミュニケーションが取れている職場は雰囲気も良く意見交換も活発にできる相乗効果も期待できます。
リソースを十分に割く
プロジェクトを進めていく上で、リソース不足は絶対に避けたいところです。
予算、材料、人員などあらゆるリソースが十分でなければスケジュール通りのタスクをこなすことができません。
プロジェクト開始前にどれだけの費用や人員が必要なのか洗い出しやリスト化に十分な時間を取り、メンバー全員で共有することが大切です。
目標設定をしっかり決める
プロジェクトの目標設定はしっかり決めておく必要があります。
目標設定は、達成可能な条件を満たしており、なおかつ期限を設けることが重要。
目標設定から逆算してタスクをこなしていくことで、方向性や作業工程のズレを防止し、着実に成果物への遂行が可能になります。
【参考サイト】
経営コンサルティング会社識学が提供するメディア「識学総研」
「感情ではなく数字で管理する」マネジメント
予定管理ツールの「スケコン」で仕事のマネジメントはうまくいく
仕事のマネジメントをする際は、スケコンというスケジュール管理ツールを使うことがおすすめです。
以下では、スケコンの特徴や魅力についてご紹介します。
一目瞭然でスケジュールが把握できる
スケコンを使えば、一目瞭然でスケジュールが把握できます。
部下のスケジュールをすぐに確認できるので、マネジメントに役立つでしょう。
複数人の部下がいたとしても、スケコンを導入していれば管理も楽々です。
全ての予定が共有のカレンダーに表示されるので、一発で部下のスケジュールが確認できます。
行動や仕事の進め方を把握し、マネジメントを効率化していきましょう。
それぞれが予定を入力。主体性が失われない
スケコンを導入することで、個々の主体性が養われます。
ただ上司がスケジュール管理をするだけ、ではありません。
スケコンは、それぞれがスケジュールを入力し、予定を決めていくため、個々の主体性が育つのです。
結果的に部下の「自立心」や「スケジュール管理能力」が成長し、マネジメントを上手に行えるようになるでしょう。
マネジメントとは、全てを管理することではありません。
部下が自分で物事を考えて決定するのも、とても大切です。
主体性が育つことによって「指示待ち人間」になることを防げるはずです。
面倒を減らしてモチベーションを下げない
スケジュール管理や調整、共有は誰にだって面倒なもの。
そんな面倒を減らせるのが「スケコン」です。
スケコンは、URLひとつでスケジュール調整や共有ができ、その後の管理も楽々です。
面倒なことやややこしい仕事は、モチベーションの低下に繋がります。
マネジメントをする上で、無駄な手間や面倒は省きたいところ。
スケコンを導入してモチベーションの低下を阻止し、仕事効率をアップさせていきましょう。
予定管理ツールの「スケコン」で仕事のマネジメントはうまくいく
今回は、仕事のマネジメントで大切なポイントについて解説しました。
- スケジュール管理をしっかり行う
- 個々の主体性を大切にする
- 仕事に対する意欲を上げる
マネジメントは、どんどん工夫を重ねていくべきです。
特にスケジュールに関しては、マネジメントのキーポイントになるところ。
スケジュール管理、調整、共有を簡単にすることで、部下の仕事はどんどん捗るでしょう。
その結果、マネジメントも上手くいくはずです。
ぜひスケコンを導入して、部下のマネジメントを快適にしましょう！
