業務効率化や社内コミュニケーションの活性化の推進でビジネスチャットツールを導入する企業が増えてきました。
相手とメッセージのやり取りをするうえで、『不快な思いをさせない・マナー違反をしないように気をつける』ことが大切です。
ビジネスチャットは基本的にテキストでメッセージを送るため相手の状況や表情、感情がわかりません。
社内外のビジネスパーソンと円滑にやり取りするためにも、主な例文やマナーについて理解しておきましょう。
今回はビジネスチャットの例文集やメールとの違い、知っていたら便利なマナーや挨拶などについて紹介していきます。
ビジネスチャットの例文が知りたい！
業務でビジネスチャットツールを使用したい！
けれどやり取りする相手に不快な思いをさせないためには、どのような言葉が適切なのかわからないから例文が知りたいビジネスパーソンもいるはずです。
例文と合わせてビジネスチャットのマナーを理解しているとメッセージの作成に困ることがないでしょう。
ビジネスチャットのマナー
チャットで相手とやり取りをする際は適切な言葉遣いも大切ですが、マナーが悪いと好印象を持ってもらえません。
社会人としてのビジネスマナーがあるように、チャットをする際にも適切なマナーやルールがあります。
「ビジネスチャットのマナーとは？」で詳しくお伝えしているので、ぜひ参考にしてみてください。
ビジネスチャットの例文集
ビジネスチャットの例文集を紹介していきます。
初めての挨拶
初対面のビジネスパーソンと接する際は、外見や口調、表情などが第一印象になりがちです。
ビジネスチャットでは見た目や話し方で判断ができないので、初めての挨拶メッセージを送る際は文章やレスポンスの仕方によって第一印象が決まります。
・「初めまして、◯◯と申します。◯◯様からご紹介いただきました」
・「初めて連絡させていただきます◯◯です」
上記のように、簡潔な文章を書くように心掛けましょう。
依頼をするとき
相手に仕事の依頼をする時は、一方的にならないように誰であってもやり取りする方の都合や状況を考えながら行いましょう。
・「お手数ですが◯◯していただくことは可能でしょうか？」
・「お忙しいところすみませんが、◯日までにご対応をよろしくお願い致します」
相手に要望や期限をハッキリ伝えるようにして、返事しやすい内容を送るようにしましょう。
提案をしたいとき
仕事の提案文を相手に送る場合、やり取りする人を尊重しながら伝えることが大切です。
・「◯◯のように考えているのですがいかがでしょうか？」
・「◯◯していただきたいのですが、よろしければご返信をいただけますと幸いです」
相手に提案する場合は取り組むべき理由や、事情をわかりやすく伝えるようにしましょう。
確認をするとき
ビジネスでは相手との円滑なコミュニケーションが欠かせません。
業務に必要な連絡や要望をビジネスチャットで相手から情報共有された時は、確実にメッセージを受け取ったことを伝えなければ今後の関係に不安を抱き安心できなくなります。
・「承知いたしました」
・「確認いたします」
・「かしこまりました」
相手からの要望や内容を確認したら、上記のような返事をするときちんとコミュニケーションを図れていると認識できるため安心感や信頼感を与えられます。
承諾をするとき
相手に承諾をする時は「おそらく大丈夫です」など、曖昧な返答をしないようにしてハッキリ言い切るようにします。
・「◯◯の件について承知しました」
・「お受けします」
・「引き受けいたします」
相手に対してより丁寧な感じを出したいのであれば、上記の言葉の前に「よろこんで～」や「依頼していただきありがとうございます」などを入れるようにしましょう。
催促をしたいとき
相手に催促メッセージを送る時は、命令文になったり感情的な文章になったりしないように注意が必要です。
・「◯◯の件の進捗状況はどのような感じでしょうか？」
・「期限が近づいてまいりましたので、ご連絡いたしました」
相手を尊重しながら以前にやり取りした話題のリマインドと、返信が欲しいことを伝えるようにしましょう。
報告をするとき
相手にメッセージで報告する時は、長々と前置きを書いたり長文になったりしないように注意が必要です。
・「◯◯の件でご報告があります」
・「結論から報告します」
・「◯◯の詳細を述べさせていただきました」
結論から伝えることで相手は報告メッセージの目的をすぐに理解できるので、迅速な情報共有が可能になります。
断るとき
相手からの依頼やお願い事を断る時は「できません」・「お断りします」など、一言で終わるお断りの文章を送らないようにした方が良いです。
・「◯◯の件についてですが、今回はご期待にそうことがでません。申し訳ございません」
・「◯◯の件ですがお断りさせていただきます。またの機会があればよろしくお願いいたします」
断ることはハッキリと相手に伝えても大丈夫ですが、同時にお詫びの気持ちやまたの機会をポジティブに捉えていると伝えられれば印象が悪くなりにくいです。
感謝の気持ちやお礼をするとき
ビジネスでかかわるビジネスパーソン達と良好な関係性を構築していくためには、感謝の気持ちやお礼を伝えることが大切です。
・「いつもありがとうございます」
・「お心遣いいただき、感謝しています」
上記のような言葉を心から素直に相手に伝えられると、相手から話しやすい人だと思われて好印象を持ってもらいやすくなります。
急ぎや緊急のとき
急ぎや緊急の連絡を相手にする時は、気遣う言葉を入れつつ具体的な内容と日にちを送るようにします。
・「緊急の連絡です。◯日までに返答をよろしくお願いいたします」
・「恐れ入ります。◯◯の件ですが至急ご確認をよろしくお願いいたします」
メッセージの文頭に【緊急連絡】・【至急】などを入れて、その後に伝えたい内容を記載するとより効果的です。
謝罪お詫びをするとき
仕事でミスや失態などにより相手に謝罪やお詫びをする時は「ごめんなさい」という言葉は適切ではないので注意が必要です。
・「◯◯の件ですが、間違いがありました。申し訳ございません」
・「ご迷惑をおかけしましてすみません」
・「失礼いたしました」
上記のような言葉で反省の態度を表すのと一緒に、今後についての内容を書けると良いでしょう。
文章が長文になってしまうとき
相手とできるだけコミュニケーションコストを減らしたいと意識したり、逆に伝えたい情報量が多くなったりすると、文書が長文になりがちです。
・「長文失礼いたします」
・「長文となっております。お時間がある際にご確認ください」
ビジネスでのメッセージのやり取りは簡潔な文章の方が望ましいので、長文になりそうな時は上記のような文言を伝えるようにしましょう。
ビジネスチャットとメールの違い
ビジネスチャットとメールの違いをお伝えしていきます。
レスポンスの速さ
ビジネスチャットは、伝えたい内容をチャット形式で相手とレスポンス良くやり取りできます。
お互いの状況によってはリアルタイムでやり取りが可能です。
メールでのやり取りになると定型文や挨拶が必要になりますし、リアルタイムで相手とコミュニケーションを図るのは向いていません。
ビジネスでは、レスポンスの速さは重要視されているため、ビジネスチャットの方が素早く相手とやり取りができます。
本文のシンプルさ
メールで相手とメッセージのやり取りする際は本文以外に宛先・件名の入力がビジネスにおいて基本的に求められますが、ビジネスチャットでは必要ないためスピーディーにやり取りできます。
ビジネスチャットは相手に伝えたい要件を簡潔に送れるのが利点です。
メールのように挨拶文や、定型文が不要でいきなり本題に入れるため、シンプルな本文にできます。
感情表現の幅をもたせられる
テキストメッセージでビジネスパーソンとやり取りする場合、相手に感情が上手く伝わりにくいため言葉の受け取り方に相手とズレが生じたり、文章の雰囲気で冷たく感じさせたりしてしまう恐れがあります。
メールは句読点や記号のみを使うことになるため、文章がかたくなりがちで感情表現が上手く行えません。
ビジネスチャットでは文章の雰囲気をやわらかくするために絵文字やスタンプを使えますから、感情表現の幅をもたせられるため効果的です。
ビジネスチャットの例文をテンプレ化しつつ業務に活かそう！
プライベートの時間に友人や両親に送るような感覚や言葉遣いでメッセージを送ることは、ビジネスの場面ではふさわしくありません。
ビジネスチャットの例文をテンプレ化しておけば日常業務で適切な文章を相手に送ることができます。
社内外のビジネスパーソンとチャットでコミュニケーションを図る時は、例文やマナーを理解したうえで業務に活かしていきましょう。
