スケコンマガジン編集部です。
HOW TO記事ではスケコンの実用的な使い方や活用例を、実際の画像を交えながらご紹介いたします。
今回ご紹介するのは、「仲間と予定調整」機能を使いグループの日程調整をする方法です。
「仲間と予定調整」を活用してグループの日程調整をする方法
「仲間と予定調整」機能とは、自身のGoogleカレンダーに複数のアカウント情報（チームメンバー・会議室など）を追加することで、複数日程の仮押さえをすることなく瞬時に予定調整できる機能です。
例えば、よく打ち合わせをするアカウントを1つのグループとして登録しておけば、グループを指定するだけで、登録されたメンバー全員の予定を瞬時に調整してくれます。
以下では、「仲間と予定調整機能」で複数人の予定調整をする方法を、詳しく解説します。
①スケコンのサービスページにアクセスする
②Googleアカウントでログインする
まずはスケコンにログインするため、自分のGoogleアカウントの「メールアドレスまたは電話番号」と「パスワード」を入力します。
ポップアップが出たら、内容を確認し「許可」してください。
共有内容はGoogleカレンダーの内容からスピーディに日程調整や空き時間抽出を行ううえで必要な情報です。
スケコンでは共有したアカウント情報を暗号化し扱うことで、利用者の情報を保護しているため、安心して利用できます。
③予定情報を入力する
スケコンにログインしたら、「仲間と予定調整」を選択し、日程調整をはじめます。
調整フォームの作成画面に入ったら、まずは予定のタイトルを入力します。
オンラインミーティングを利用する場合は、ここで使用するツールを選択すれば、日程調整と同時に自動で会議室のURLが発行されるため、必要に合わせて活用しましょう。
④「仲間と予定調整」を選択する
次に「STEP2」にて「対象カレンダーから参加者を選択」を選択します。
メニューを開くと、対象となるカレンダーが一覧で表示されるため、必要なカレンダーにチェックを入れましょう。
今回は「グループ」機能を使いたいため、現れたポップアップの中から赤枠の「グループ」を選びましょう。
このとき、事前にグループを作成しておけば、以降何度でも作成したグループメンバーですぐに日程調整できます。
グループの作成は画面内「グループ作成」ボタンを選択し、「グループ名」「追加したいメンバー（自分を含む）」を入力すれば、すぐに作成できます。
グループを作成すると、画像のように「グループ欄」にグループ名が表示されるため、以降グループでの日程調整をしたいときはこちらのチェックボックスにチェックを入れて「決定」ボタンを押しましょう。
なお、すでに作成したいグループを編集・削除したい場合は、グループ欄右の「ペンシルアイコン（緑色）」「ゴミ箱アイコン（赤色）」から操作できます。
合わせて「開催時期」「時間帯」「所要時間」「移動時間」も入力しましょう。
⑤候補日から予定を決定する
上記を入力し終えると、メンバーのスケジュール情報から候補日が自動的に抽出されます。
開催したい日程を選択すると、上記のようなポップアップ画面が表示されます。
ここから詳細な予定の開始時間を選択し「日時を決定する」ボタンを押せば、予定調整は完了です。
活用例①：大人数でのミーティングの予定調整
グループをあらかじめスケコン上で作成しておけば、何度も作成したグループを活用して日程調整できます。
そのため、プロジェクトメンバー間での定期ミーティングを開催する際にも役立つでしょう。
特に大人数でミーティングする際、個人欄から毎回メンバーを選択していると、チェック漏れなどミスが生じる可能性もあります。
しかしあらかじめグループ登録すればミスを防ぎ、毎回一定のメンバーですぐに日程調整できるため、よりスムーズな予定調整が実現するでしょう。
また、メンバーとして会議室などの利用時間をGoogleアカウントを活用し作成しておけば、「チームメンバーが特定の会議室を利用できる日程」で予定調整することも可能です。
社内会議の日程調整はスケコンで！活用事例と導入のポイントはこちらで解説
活用例②：会議室の利用時間を瞬時に可視化
上記のように、Googleアカウントであらかじめ会議室の利用時間をカレンダーとして入力しておけば、自分が会議室を利用できる時間を瞬時に可視化できます。
このとき、確定した日程調整はGoogleカレンダーにも瞬時に反映されるため、ダブルブッキングの防止にもつながります。
また、会議室のほかにも社員と共有で使用する施設や機材の利用時間を入力しておくなど、使い方はさまざまです。
予定調整の手間を省くなら「スケコン」を使おう
グループ機能を活用し「仲間と予定調整」機能を使いこなす方法は以上です。
スケコンを使えば予定調整の手間を省けるだけでなく、調整ミスを防ぐうえでも役立ちます。
またGoogleカレンダーを活用することで、会議室など施設の予約にも活用できるため、社内施設の円滑な利用にも役立つでしょう。
業務効率化を目指すため、ぜひスケコンをフル活用してください。
