デジタル化に取り組む企業が増えており、業務効率化や社内コミュニケーションの活性化を目的としてビジネスチャットが注目されています。
プライベートで利用されているチャットアプリのように使えることから、テレワークや日常業務に導入したいと考える企業も多いのではないでしょうか。
ビジネスマナーがあるように、チャットをする際にも適切なマナーやルールを理解しなければ相手に不快な印象を与えたり、業務効率が低下したりするリスクがあります。
今回は、ビジネスチャットの基本的なマナーやルールについてと、円滑に仕事を進めるコツなどについて紹介していきます。
ビジネスチャットの基本的なマナー
社会人経験を積んでいる人でビジネスマナーや一般常識は身につけていても、ビジネスチャットでマナーやルール、礼儀があるのを知らない人も多いのではないでしょうか。
メッセージのやり取りする相手に不快な思いをさせたり、業務効率を低下させたりしないようにするために理解しておきましょう。
ビジネスチャットの基本的なマナーを紹介していきます。
ビジネスに合った言葉を使う
ビジネスでは円滑で正しい情報共有や情報伝達が求められます。
メールと比べてビジネスチャットは気軽に使用できるため、砕けすぎるメッセージを送ったり言葉遣いが乱れたりする恐れがあります。
ビジネスに合った言葉を使うことが大切です。
敬語を使用する
ビジネスチャットは基本的に相手とテキストメッセージでのやり取りになります。
文字だけのやり取りになると相手の状況がわかりませんし、顔や表情が見えないので気を抜きがちです。
ビジネスシーンにふさわしい敬語を使用して、礼儀正しくやり取りするようにしましょう。
速いレスポンス
チャット機能は相手とリアルタイムでテンポ良くやりとりできることが最大の利点ですが、業務ではすぐにリアクションを必要としないケースもあります。
相手からメッセージが届いたら、できるだけ速いレスポンスで返信を心掛けることで、業務効率や生産性の向上に繋がります。
定型文ばかり使用しない
ビジネスチャットで相手とやり取りする場合、定型文ばかり使用しているとコミュニケーションに難があると思われたり、機械的で冷たい印象を与えてしまったりする恐れがあります。
あらかじめ定型文を作成すると時短になって楽ですが、相手は貴重な時間を割いて考えながら文字を入力していることを想定して定型文ばかり多用しないようにしましょう。
返信と反応の使い分け
ビジネスチャットを使うなら相手とレスポンス良くやり取りするべきですが、返信によってメッセージを確認したりまた送る内容を考えて文字を入力したりするため、相手の時間を奪うことも理解しておかなければいけません。
そのため「了解しました」・「承知しました」などの、簡易的な返事で良い場合は、顔文字やスタンプで反応して使い分けるようにしましょう。
結論を先に書き分かりやすくまとめる
ビジネスチャットでメッセージを送る時は結論ファーストを心掛けて伝えたい内容を簡潔にまとめることが大切です。
情報量が多い場合は、相手の状況やレスポンスを見ながらメッセージを複数回に分けて送るようにしましょう。
プライバシーの保護に努める
日常業務でビジネスチャットを使用していると、時間が経過するほど情報量やチャットルームが増えていきがちです。
情報の発信・共有先を間違えると企業情報や個人情報など大切なデータの情報漏えいに繋がるため、メッセージを送る前に宛先を確認してプライバシーの保護に努めましょう。
ビジネスチャットのマナー違反は？
ビジネスチャットの基本的なマナーを知ったうえで逆にマナー違反になるメッセージの送り方を理解していると、非常識な行動を回避できます。
マナー違反となってしまう行動は下記のようなことが挙げられます。
メッセージ送信は業務時間外にしない
ビジネスチャットでメッセージを業務時間外に送信すると、送られた相手がプライベートの時間中に気になって早く返信しないといけない気持ちになります。
仕事モードになってプライベートとのメリハリがつかず精神的に疲弊するので、メッセージ送信は業務時間外にしないようにしましょう。
メッセージの無視無反応
相手から送られてきたメッセージの無視無反応はビジネスチャットのマナーとしてとても失礼な行為です。
基本的に文中で「返信不要」と書かれていない限りきちんと返信するようにしましょう。
業務以外の内容を書く
ビジネスチャットで業務以外の内容を書いたメッセージのやり取りが日常的になると、仕事に必要な伝言が埋もれてしまい生産性や業務効率が低下する原因になってしまいます。
日常業務に関係ない話題は別のチャットルームを作成してやり取りするようにしましょう。
長文を送信する
メッセージのやり取りをする相手とのコミュニケーションコストやレスポンスを意識すると、長文を送りがちになる人もいます。
長文を送信すると相手は読みにくく感じますし読み間違えも発生しやすいので、結論を簡潔にまとめるようにしましょう。
ビジネスチャットをさらにうまく活用する方法
ビジネスチャットにおけるマナーや礼儀の大切さをお伝えしてきました。
メッセージのやり取りをする際に相手に不快感を与えないようにするためには、具体的にどうすれば良いのか疑問に思うのではないでしょうか。
ビジネスチャットをさらにうまく活用する方法を紹介していきます。
メンションを使う
業務によってはグループチャットで複数人とビジネスチャットを行う機会もあるでしょう。
複数人がいるトークルームを利用するなら、宛先や返信先を示すメンションを使うことでメッセージのやり取りの確実性を高められます。
メッセージ検索を使う
相手とビジネスチャットでメッセージのやり取りする頻度や情報量が多かったり時間が経過したりすると、レスが流れて過去の内容を探すのが困難になります。
過去の内容を見返したい時はメッセージ検索機能を活用すると素早く探し出せます。
顔文字を使用して気持ちを乗せる工夫をする
チャット形式は相手とメッセージのやり取りをレスポンス良く行えることが利点の1つですが、テキストのみではお互いの感情が掴みにくいです。
相手に感情のニュアンスが伝わりやすいように、時には顔文字や絵文字を使用して気持ちを乗せる工夫をするようにしましょう。
検索で出てきやすい単語で文章を書く
過去のメッセージのやり取りはタスク化や意図的に固定しないと埋もれていき、時間が経過すれば履歴を遡って見つけるのが難しくなります。
あらかじめ内容に関係性があるキーワードを含めるなど、検索で出てきやすい単語で文章を書くようにすると見つけやすくなります。
他のツールと使い分けてみる
ビジネスチャットの種類によってはチャット機能以外にも電話やビデオ通話などの機能が備わったツールもあります。
業務に必要な連絡や要件を相手に伝える際は、ケースバイケースで他のツールと使い分けるようにすると業務効率化が図れます。
通知機能のオンオフを利用する
ビジネスシーンで取り引き先や顧客と打ち合わせをした時に、自分のパソコンやタブレットなどのデバイスを使用して画面を相手に見せながら説明する機会もあるのではないでしょうか。
ビジネスチャットツールをダウンロードしていると打ち合わせ中にポップアップ通知が届く可能性があります。
頻繁に表示されればお互い打ち合わせに集中できず失礼にあたります。
ビジネスのケースバイケースで通知機能のオンオフを上手く活用するようにしましょう。
メッセージ保存を使う
日常業務にビジネスチャットを使用していると、どんどん新着メッセージが届き時間が経過すると過去の情報が埋もれていきます。
相手とのやり取りで重要な情報もあるでしょう。
メッセージが埋もれてしまうと探すのに時間を要しますしやり取りの最中に見逃す恐れがあります。
重要な情報はピン留め機能・クリップ機能・タスク機能などのメッセージ保存機能を使うようにしましょう。
ビデオ通話を使って見る
ビジネスチャットは基本的にテキスト形式で相手とコミュニケーションを図るツールです。
よりスピーディーかつ詳細にやり取りしたい場合はビデオ通話が効果的です。
リアルタイムで相手の表情や感情を読み取りながら意見交換ができるので、文字や音声では伝わりにくい情報伝達が可能です。
グループチャットの活用
業務によっては複数のプロジェクトやチームを立ち上げて同時進行で仕事を進めるビジネスパーソンもいるでしょう。
例えばプロジェクトやチーム毎にトークルームを作成後、それぞれ対象となるメンバーを追加してグループチャットを活用することで情報漏えいリスクの軽減に繋がります。
ビジネスチャット活用の社内ルールを設ける
業務で使用するビジネスチャットは、複数人とやり取りする機会があれば全員がマナーを守って気持ちよく使い続けられるために社内ルールを設けるのも有効です。
例えば会社の営業時間外や休日は連絡しないようにしたり、グループチャットでのルールなどを決めたりするのも良いでしょう。
ビジネスチャットのマナーを守り業務を円滑に！
メールよりもスムーズなコミュニケーションを可能にするビジネスチャットですが、マナーや礼儀を守らなければやり取りするビジネスパーソンと良好な関係性を構築するのは難しくなります。
ビジネスチャットで相手とメッセージのやり取りをする際は、お互いの表情や感情がわからないからこそ気遣いや丁寧さが求められます。
ビジネスチャットのマナーやルール、礼儀を守り、業務でかかわるビジネスパーソンと円滑で良好な関係性を築いていきましょう。
