業務時間を1分でも短縮したいならすぐに実践!社内MTG日程調整のコツと効率アップのツールを紹介

「社内MTGの日程調整を任されたけど、他部署との調整が大変」

「日程調整したのにも関わらず、後で予定を入れてしまう人がいる」

社内MTGの日程調整では、こんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

社内MTGの日程調整を任されると、人数も多い上違う部署の人のスケジュールをいちいち確認しながら調整する必要があるので、正直面倒と感じることも多いはず。

出来るだけ全員のスケジュールを把握しつつ、あまり手間をかけずに効率的に行いたいですよね。

そこで今回は、「社内MTGの日程調整のコツと最適なスケジュール管理ツール」について紹介します。

ぜひ最後まで読んでみて下さい。

社内MTGの日程調整を社内メールで行う場合の注意点

社内MTGの日程調整は電話やラインではなく、一斉に確認がとれる「社内メール」で行っているという企業は多いです。

社内メールで日程調整を行う場合は

  • 候補日を明確にする
  • 日程の確認だと分かるようにする
  • 出欠の確認は簡素にする
  • 返信期限を記載する

以上4つのポイントについて注意することで、無駄が無く、自分も相手も負担を最小限に日程調整を行うことができます。

候補日を明確にする

候補日については、こちらで何日かピックアップして相手に打診するようにしましょう。

原則、参加者の希望日は聞かないようにします。

相手から複数の日程を打診させることによって、余計な日程調整の手間をかけさせてしまう可能性があるため、逆に迷惑に思われる可能性があります。

社内MTGのように人数が多くなる傾向が強いものに関しては、候補日は調整側で明確にし、複数案打診するようにしましょう。

日程の確認だと分かるようにする

社内メールでは、日程の確認のような重要なメールでも見落とされたり後回しにされたりする可能性が高いです。

社内MTGの日程調整の場合は、大人数のスケジュールを決める話なので早めに日程を確定する必要があります。

メールの返信は迅速に行ってもらいたいものです。

そのため、社内メールを送る場合は、社内MTGの日程調整の依頼であることが明確な件名にすることが大切です。

また、過去のやり取りから返信して、「Re:」などがついている状態のメールでは見落とされる可能性が高いです。

相手にとって不親切になりますので注意するようにしましょう。

出欠の確認は簡素にする

メールでの連絡で重要なのは、どれだけ簡素に出欠確認が出来るかどうかです。

メールの内容は簡潔に分かりやすく箇条書きなどで送るようにすると良いでしょう。

内容としては

  • 日程候補
  • 時間
  • 開催場所

などです。

また、返信を受ける場合も相手に無駄な手間をかけさせないような工夫も必要です。

返信期限を記載する

社内MTGの日程調整を素早く行うためには、できるだけ早く社員の日程を把握する必要があります。

メールで日程調整を行う場合は、返信期限を設けるようにしましょう。

返信期限が無いと、返信が無い社員に回答を催促するタイミングを見つけるのが難しくなります。

「確認はしたけどまだ返信していなかっただけ。こっちも忙しいし催促するのは失礼だ」

と、催促が失礼になる場合もありますので、必ず返信期限については設定しておくようにしましょう。

社内MTGの日程調整には「スケコン」がおすすめ

社内MTGの日程調整をスムーズ行うためには、スケジュール管理ツールの「スケコン」の利用がおすすめです。

AIコンシェルジュが日程調整にかかる事務手間や、最適なスケジュールの抽出を自動で行ってくれるため、社内MTGなど人数が多くなればなるほど便利に感じられるでしょう。

スケコンがおすすめな理由は

  • 全員のスケジュールから自動で空き時間を割り出してくれる
  • スケジュールが重ならない
  • 常に最新のスケジュールが把握できる

となっています。

全員のスケジュールから自動で空き時間を割り出してくれる

スケコン最大の魅力は、全員の空き時間から社内MTGに適切な日時の候補を複数挙げてくれることです。

全員の空き時間が一目で分かりますので、日程調整をする無駄な手間が全く必要ありません。

スケジュールが重ならない

スケコンでは日程を確定した後に新しい予定を入れると、スケジュールが重なっていることを知らせてくれます。

スケジュールが新しくなっていくにつれ、前から入れていた予定を忘れてしまうということもしばしば。そんな時にスケコンを入れておけば、スケジュールが被る心配がなくなります。

特に社内MTGのように一度日程を決めると変更をしにくいものについてはスケコンの利用が便利です。

常に最新のスケジュールが把握できる

スケコンを用いればスケジュールが変更になった場合でもすぐに把握することができます。

スケジュールが変更になった都度、全員の予定に変更になったスケジュールが伝わるので、日程変更を連絡し忘れたということがなくなります。

社内MTGのような、大人数の日程を調整する場合は、スケコンのようなスケジュール管理ツールを利用することで、スケジュール調整で間違いが起こる可能性を低くできます。

まとめ

今回のポイントは

  • 社内メールでの日程調整は「簡素」が大切
  • 社内MTGではスケコンなどのスケジュール管理ツールの利用がおすすめ
  • スケコンを用いれば全員のスケジュールから瞬時に空き時間を割り出せる

でしたね。

社内MTGのように大人数の日程を調整するには結構な労力がかかります。

できるものなら楽に行いたいものです。

社内メールでの日程調整もコツさえ掴めばスムーズに行えますが、どうしても上手く行かない場合も多いです。

ぜひスケコンの導入を検討して、無駄な手間をかけずに日程を調整して下さい。