通常業務の仕事もしながら、求職者と連絡をとっている人事・採用担当者の皆さん、本当に毎日お疲れ様です。
「通常業務もあるのに、面接の日程調整だけで丸一日終わってしまった・・・」
「自分と求職者の都合は良いのに上司の都合がどうしても合わない。」
「面接参加者全員の都合は良いのに会議室が空いていない・・・！？」
そんな悩みを抱えながらアナログで連絡を取り合っている人がほとんどだと思いますが、毎日流動的にスケジュールが変わるのでなかなか大変ですよね。
そんな時、ITの力をかりると想像よりも簡単に日程調整ができるんです。
面接の日程調整を効率的にするポイントや、日程調整にオススメのツールがあるので紹介していきます。
採用面接日程調整の仕方
まずは、面接日調整業務の内容や調整時のポイントをまとめました。
1.面接するために必要な業務とは
面接をするためには、基本的に下記の業務が必須となります。
- 上司など参加メンバーの確認、スケジュール調整
- 面接担当者のスケジュール調整
- 求職者への連絡とスケジュール調整
- 面接場所を押さえる
単純なようですが、求職者との連絡はかなり気を遣う作業ですよね。
なぜなら求職者が初めて会社の内部の方と接する機会となるのが、面接の日程調整連絡だと思います。
双方の予定を擦り合わせることは大変かもしれませんが、予定調整する相手は求職者ですので、あまり長々とお待たせするのもネガティブなイメージを持たれてしまうと思います。
なかなか決まらない日程や、不明確な連絡等をしてしまうと不安を覚えるので、スマートに調整するよう心がけましょう。
2.日程調整を効率よくするためのポイント
面接の日程調整する際、効率的に行うポイントとしては下記です。
- メールの回数を減らそう
- 面接の日程調整に使えるWebツールを利用しよう
日程調整をメールで行うことは悪いことではありませんが、何度も返信しなければいけないようなやり取りは効率を考えると正直、理想的ではないですよね。
仕方がないことですが、最初のメールでこちら側の都合の良い日程を3つ提案したものの、相手からするとそれも全て難しい場合だってあり得ることです。
そして、日程が確定するまでメールは続けなければいけません。
そんな場合は、煩わしいメールの回数を減らし、日程調整可能なWebツールの利用をすることをおすすめします。
採用面接の日程調整可能なWebツール
では早速、おすすめのWebツールをそれぞれの特徴と共に紹介します。
スケコン
- Googleカレンダーを連携することで、空き時間を抽出しメールやSNSで共有できる
- 誰とでも何人とでも予定調整OK
- 予定調整中の参加者に別の予定が入った場合も、その日程を外して自動でリスケ可能
- 会議室を自動で押さえることもできる
- 暗号化でセキュリティー対策も万全
TimeRex
- GoogleカレンダーやOffice365予定表と連携可能
- 自動で候補日をリストアップしてくれる
- 日程調整が完了したものはカレンダーに自動登録
アイテマス
- Googleカレンダー連携OK
- 自分の都合の良い日を選ぶだけで、簡単に日程調整用のカレンダーが作成できる
- メールだけでなくLINEやメッセンジャーで日程調整用カレンダー共有も可能
Biskett
- Googleカレンダー、Slack連携にも対応しているツール
- Slackで新着予約通知を受け取った場合も管理してくれる
- 会議室も一緒に押さえられる
- 14日間無料で体験できる
eeasy
- Googleカレンダーと連携
- 打合せシーンを選び、抽出された日程を確認してURLを共有するだけ
- 3社間の調整もOK
- スケジュールに移動時間も考慮できる
RECEPTIONIST
- 空いてる日を選定するだけでワンストップで日程調整可能
- 来客情報がデータ管理可能
- お客様の来社も通知してくれるので、出迎えや打合せ担当者を呼びに行く作業も不要
採用面接の日程調整にはスケコンが便利
様々なサービスをピックアップし、紹介してきましたが、面接の日程調整にかかる作業を行うのに一番便利なのは「スケコン」ではないでしょうか。
なぜなら、日程調整に必要な下記がスケコンを利用することでまかなえるからです。
- 上司、求職者、採用担当者など、複数名での予定調整がボタン一つでOK
- 予定が合わなくても自動でリスケ可能
- 確定した予定を自動でカレンダー記入
- 会議室も自動で押さえられる
そしてこんなにも自動で調整してくれるのに、無料という点がすごいです。
一度、試してみてください。
