日程が合わない・都合がつかない場合のビジネスメールの作成ポイントや例文をご紹介

得意先への商談や接待はもちろんですが、上司や同僚などから飲みやゴルフへ誘われたりすることはありませんか?

新人のうちは、なかなか上司や同僚の誘いを断りにくいものです。

ですが、どうしても都合が悪くて行けない場合もあると思います。

上司や同僚からの誘いがなかなか断りにくいとはいえ、今後はプライベートだけでなくビジネスシーンでもどうしても断らなければいけない場面が出てくることでしょう。

そんな時に、いかに人間関係を円満に保ちながら意見を伝えられるかが、社会人として大事なスキルでとなってきます。

今回は断りたい場面で使えるマナーやメールの例文、リスケしたい際に便利なツールをご紹介していきます。

日程調整メールの基本マナー

日程調整はビジネス上なくてはならない重要な業務です。

メールでの日程調整はお互いの表情がわからないため、相手に不快な思いをさせないよう気を配らなければいけません。

もちろんビジネスの場なので、大事なことが伝わらないと意味がないので、簡潔にわかりやすく、更にお互い気持ちよくやり取りできるよう心がけたいところです。

そこでまずは、日程調整メールの基本的にビジネスマナーをおさらいしておきましょう。

件名は簡潔に内容がわかるように

件名は、メールを受信したときに最初に目にする部分です。

「お世話になっています」や「先週の件について」など、件名だけ見ても何のことだかわからないような件名をつけるのは避けましょう。

下記のように、メールの内容が簡潔にわかり、あとでメールを探すときに見つけやすいような件名をつけましょう。

  • ○月○日のお打ち合わせ日のご連絡
  • ○月○日のお打ち合わせ日程変更のお願い

宛名を明記

メール文章の最初には、必ず誰宛のメールなのか宛名を明記しましょう。

誰宛なのかがわからないままだと、「自分じゃないだろう」と思って内容をきちんと確認してもらえない可能性が出てしまいます。

担当者がわかる場合

  • 株式会社○○ ○○部 ○○様

担当者がわからない場合

  • 株式会社○○ ○○部 担当者様

「部長」「課長」などの役職をつける場合は「様」を付けません。

  • 株式会社○○ ○○部 ◯◯課長

役職をつける場合には上記のような表記になりますので注意しましょう。

挨拶と名乗り・結びと署名

本題に入る前に挨拶と名乗りを忘れずに入れましょう。

季節の挨拶を入れる場合もありますが、最低限「お世話になっております」といった挨拶をします。

続いて、もし初めてメールする場合には特に「株式会社◯◯の◯◯と申します」と名乗りを忘れずに。

頻繁にやり取りをしている場合には名乗りは必要ない場合もあります。

そして最後に「よろしくお願いします」「ご検討いただけると幸いです」等の結びの言葉と、送信者の署名を必ず入れましょう。

元のメールを引用して返信する

受信したメールの返信をする場合には、元のメールを引用して返信します。

引用することで、メールの件名の頭に「Re:」が入るので、送信相手もどのメールの返信かがすぐにわかります。

メールの本文も、引用を入れておくと更にどんな内容のメールの返信なのかが一目瞭然なので、込み入った内容の返信は特に引用をつけておくことが大事です。

敬語の使い方に注意

敬語には、謙譲語・尊敬語・丁寧語があります。

敬語を使うことは基本ですが、間違った敬語にならないよう注意しましょう。

「お伺いさせていただきます」のような二重敬語、「了解しました」のような一見敬語に見えるが本来目上の人に使うべきではない言葉など、普段から間違って使わないよう気をつけたいですね。

誤字脱字に注意

誤字脱字はあまりにも頻繁に起きると信用にかかわります。

メールを書き終えたらすぐに送信せず、必ず読み返してチェックしましょう。

送信前に添付ファイルを確認

添付ファイルの付け忘れを避けるために、こちらも送信前に必ず添付できているかチェックしましょう。

ファイル添付したつもりができてないときは、送信者本人が気づかないことが多く、相手に手間を取らせてしまったり期日に間に合わなくなったりと迷惑をかけてしまう場合があります。

他にも間違ったファイルを送ってしまったり、容量の大きすぎるファイルを添付してしまうこともあるので、送信ファイルは事前にかならず確認してください。

【日程調整】断りメールのマナー

断る時の言い方が悪いと、どんなに円満であっても人間関係に角が立ったりするものです。

断りの連絡を入れる際のマナーやメール例文は下記になるので参考にしてみてください。

断る際は代替案を具体的に提示しよう

ビジネスで断る際には、代替案を提示するのが丁寧で誠意が伝わります。

日程調整は自分の予定だけでなく、参加者全員の予定を確認して確定するので、思っているよりも手間がかかりますよね。

具体的ではない日程で連絡した場合、再度先方が日程調整してくれると思いますが、提示された日程の都合が悪いと二度手間となり失礼に当たります。

できるだけ下記のような表現で具体的な代替案を伝えましょう。

【代替案の提案表現】

  • 〇日ではいかがでしょうか。
  • 今週以降であれば、〇日を除いて日程調整可能です。

都合が悪くても、明確にスケジュールが決まっている場合は、「〇日以外であれば可能です」のように、範囲を指定しても大丈夫です。

逆に注意したい表現としては、「来月」「別日」などの明確ではない日程での伝え方です。

自分が言われた側の立場になってみると日程をいつにするか、かなり迷うはずです。

また、プライベートで言われた場合も、あまり乗り気じゃないのかなとも思いますよね。

今後誘う場合もなんだか気を使ってしまいます。

そんな気で言った訳ではないのに誤解されないようにすることも含めて、相手が調整しやすいよう丁寧に対応しましょう。

変更を前日にする場合は必ず電話しよう

「予定を調整して確定していたものの、急に直前になって行けなくなってしまった…。」

なんてパターンも時にはあると思います。

そういった場合はメールで連絡せず、電話で早急に伝えましょう。

メールはすぐに確認してもらえる保証がありませんし、相手は予定に向けて動いているかもしれないので迅速に連絡できる手段を取りましょう。

また、急な予定変更をメールで伝えるのはマナーとして好ましくありません。

相手との良い関係を保つためにも、連絡をするのであれば謝罪の気持ちや誠意をしっかり口頭で伝えられる電話がベストです。

納得できる変更理由を伝えよう

スケジュールを取っているのに自身の都合により変更してもらう場合は、相手が納得できるそれなりの理由が必要です。

どうしても自分の努力では都合を変えられない理由を真摯に伝え、納得してもらえるよう努めましょう。

特に、再度スケジュール調整をするときには、相手の予定を最優先する姿勢が大切です。

今後の信頼関係に大きく関わるため、言葉遣いにも気をつけながら丁寧に対応しましょう。

都合が悪いと伝えたい時に使える敬語

相手の打診に対して都合が悪いときの返信は、相手に気を悪くさせないよう、また失礼のないように気遣いが必要になります。

このようなメール文章を作るのは少々難しいようにも思いますが、いくつかパターンを覚えてしまえばいろいろな状況で使えるのでとても便利です。

それではここで、都合が悪いと伝えたいときに使える敬語をご紹介していきます。

クッション言葉を入れる

都合が悪いと伝えたい場合にも、ストレートに言ってしまうと印象が悪くなってしまいます。

  • 大変申し訳ございませんが
  • 大変恐縮ではありますが
  • 恐れ入りますが
  • 誠に勝手ながら

このような言葉をクッションにし、都合が悪い旨や、日程変更をお願いしたい旨を伝えるようにします。

都合が悪いとき使える言葉

都合が悪いため、打診された日程で調整ができなかった等で、「都合が悪いから」とストレートに伝えるのはあまり印象が良くありません。

  • 都合をつけることが難しいのですが
  • 他の予定が入っておりますため
  • スケジュールの調整ができなかったため
  • ◯◯に取り組んでいるため
  • 急な出張が入ってしまったため

このように「都合が悪い」の理由をもう少し具体的にして相手の要望に応えられないことを伝えましょう。

代替案を打診するときに使える言葉

もし代替案を打診することが可能であれば、そのままの流れで代替案を伝えることでマイナスイメージを軽減させることができます。

代替案はなるべく相手の要望に沿うようにしたいところですが、それが難しい場合でも、まずは出来る限りの対応をしますという意思表示をすることが大事です。

  • いかがでしょうか
  • 可能でしょうか
  • 差し支えなければ
  • お手数おかけしますが
  • ご確認いただけると幸いです

このような言葉を使って代替案を打診し、相手の希望通りに応えられないことへの申し訳ない気持ちが伝わるようにしましょう。

都合がつかない時の例文集

それでは、都合がつかない時のメールの例文をご紹介します。

それぞれのシーンに合わせてご活用ください。

【都合が悪い場合の例文】

都合が悪い場合の例文をご紹介します。

 

大変申し訳ございません。〇日はどうしても都合をつけることが難しいのですが、△日では厳しい状況でしょうか。

「都合が悪い」という表現はぶっきらぼうな印象を受けあまり好ましくはありません。

必要な場合には、簡潔に具体的な理由を上げたり、代替案を提案するなども悪い印象を避けられます。

【忙しい場合の例文】

忙しい場合の例文をご紹介します。

 

本日はお忙しい中、御社のセミナーにお誘いいただき誠にありがとうございます。

せっかくのお誘いですが、現在〇〇案件の契約に向けて大詰めのため終日取り込んでおります。

大変恐縮ではございますが、今回は参加を見送らせていただきます。

「忙しいため」という理由は相手に大変失礼です。

忙しくて行けない場合は、「取り込んでいる」という表現を活用しましょう。

忙しいと言っているビジネスマンはなんだか仕事ができなそうな印象を受けますし、こちらの方がスマートに伝えられます。

【急に予定が入ってしまった場合の例文】

急に予定が入ってしまった場合の例文をご紹介します。

 

申し訳ございませんが、急な出張が入ってしまい、◯日の貴社での打ち合わせに出席できなくなってしまいました。

差し支えなければ日程変更をお願いしたいのですが、今月中でご都合のよろしい日はありますでしょうか。

こちらの都合で大変恐縮ではありますが、今月は以下の日程であればお伺いできます。

急に予定が入ってしまった場合には、可能な限り早く連絡を入れるのが鉄則です。

日程が迫っている場合には、必ず電話ででも連絡してください。

まずは電話で一報を入れ、更にメールで「先程お電話でもお話しましたが」と一言添えてから日程変更のお願いをします。

日程変更後の対応

日程変更してもらえたときは、必ず感謝をお礼メールで送りましょう。

日程変更してもらえた打ち合わせ等では、冒頭で必ず謝罪とお礼を伝えることも忘れないでください。

ビジネス上の信頼関係はこのような小さな積み重ねがとても大事です。

【日程調整】断りメール後のリスケに使いたいWebツール

メールで断った後は、打ち合わせや接待などはもう一度リスケしなければいけませんよね。

リスケだけではないですが、そんな日程調整に便利なのが下記のWebツールです。

「eeasy」

https://eeasy.jp/

打ち合わせの場所調整もできたり、3社間での調整が可能なサービス。

Googleカレンダーと連携しているので、自分がいつ空いているか自動で抽出してくれます。

抽出された日程表のURLを参加メンバーに共有するだけで日程調整可能です。

また、決まった予定も自動でカレンダーに記載しておいてくれるので記入漏れなども防げます。

スケコン

https://schecon.com/

AIを活用した新しいスケジュール管理サービスです。

こちらもGoogleカレンダーを連携することができ、ボタンひとつで空き時間を抽出。

メールやSNSで日程表を共有できます。

そして予定調整中の参加メンバーに別の予定が入った場合も、その日程を外して自動でリスケしてくれる優れものです。

暗号化でセキュリティ対策も万全ですので、安心して利用できます。

日程調整ツールのスケコンを無料で使う

【日程調整】断りメール後は誠意を伝えて日程を再調整しよう!

断ることは悪いことではありませんが、どうしても断らなければならない場面は多々あります。

そんな時は誠意を伝えてから日程の再調整をこちらから声かけするのが良好な人間関係を保てるのではないかと思います。

そして、そんな場面で活用してほしいツールは「スケコン」です。

断る場合は「忙しい」や「都合がつかないから」という理由が多いかと思います。

スケコンであれば、再調整中に日程が変わってしまっても自動で再調整してくれるので大丈夫。

忙しいビジネスマンの味方になってくれると思いますので、ぜひ活用してみてください。