得意先への商談や接待はもちろんですが、上司や同僚などから飲みやゴルフへ誘われたりすることはありませんか？
新人のうちは、なかなか上司や同僚の誘いを断りにくいものです。
ですが、どうしても都合が悪くて行けない場合もあると思います。
上司や同僚からの誘いがなかなか断りにくいとはいえ、今後はプライベートだけでなくビジネスシーンでもどうしても断らなければいけない場面が出てくることでしょう。
そんな時に、いかに人間関係を円満に保ちながらメールで意見を伝えられるかが、社会人として大事なスキルです。
今回は断りたい場面で使えるマナーやメールの例文、リスケしたい際に便利なツールをご紹介していきます。
日程調整メールの基本マナー
メールでの日程調整はビジネス上なくてはならない重要な業務です。
日程調整メールはお互いの表情がわからないため、相手に不快な思いをさせないよう気を配らなければいけません。
もちろんビジネスの場なので、伝えづらいことをぼかしすぎるあまりに要旨が伝わらなければ意味がありません。
ビジネスの場での日程調整メールは簡潔にわかりやすく、更にお互い気持ちよくやり取りできるよう心がけたいところです。
そこでまずは、日程調整メールの基本的なビジネスマナーをおさらいしておきましょう。
件名は簡潔に内容がわかるように
件名は、メールを受信したときに最初に目にする部分です。
「お世話になっています」や「先週の件について」など、メールの用件がわからないような件名をつけるのは避けましょう。
下記のように、メールの内容が簡潔にわかり、あとでメールを探すときに見つけやすいような件名をつけましょう。
- ○月○日のお打ち合わせ日のご連絡
- ○月○日のお打ち合わせ日程変更のご相談
日付や相談内容を含めて件名を作成すれば、メールを開封しなくても日程調整したい旨を伝えられます。
メール確認や返信を後回しにされないためにも必要なことなので、ビジネスメールでは相談内容がひと目で伝わるよう簡潔に作成してください。
宛名を明記
日程調整メールの最初には、必ず誰宛のメールなのか宛名を明記しましょう。
誰宛なのかがわからないままだと「このメールは自分宛じゃないだろう」と思われて、内容をきちんと確認してもらえない可能性が出てしまいます。
- 担当者がわかる場合：株式会社○○ ○○部 ○○様
- 担当者がわからない場合：株式会社○○ ○○部 担当者様
基本的に取引先の特定の人物を指す場合は「様」を付ける必要がありますが、部長・課長などの役職をつける場合は「様」を付けず、役職名を敬称の代わりとします。
- 株式会社○○ ○○部 ◯◯課長
役職をつける場合には上記のような表記になるため、日程調整メールを作成する際は注意しましょう。
挨拶と名乗り・結びと署名
日程調整メールには本題に入る前に挨拶と名乗りを忘れずに入れましょう。
季節の挨拶を入れる場合もありますが、最低限「お世話になっております」などの挨拶が必要です。
続いて、もし初めてメールする場合には特に「株式会社◯◯の◯◯と申します」と名乗りを忘れずに含めてください。
ただし頻繁にやり取りをしている場合は、メール冒頭の名乗りは必要ない場合もあります。
またメールの最後に「よろしくお願いします」「ご検討いただけると幸いです」等の結びの言葉と、送信者の署名を必ず入れましょう。
署名や連絡先・会社名を入れることは、相手が返信する際の宛名や取引内容を確認するうえでの相手への配慮にもなるため、ビジネスメールのテンプレートとして用意しておくことがおすすめです。
元のメールを引用して返信する
受信したメールの返信をする場合には、元のメールを引用して返信します。
引用するとメールの件名の頭に「Re:」が入るため、送信相手もどのメールの返信かがすぐにわかります。
メールの本文も引用を入れておけば、どのような要件に対して返答しているのかが一目瞭然のため、込み入った内容の返信は特に引用をつけておくことが大事です。
「承知しました」だけでは何に対して承知したのかわからないため、本文を引用したり「日程調整について承知しました」など、用件を簡略化してメール本文に含めてください。
敬語の使い方に注意
敬語には、謙譲語・尊敬語・丁寧語があります。
敬語を使うことはビジネスメールにおける基本ですが、間違った敬語にならないよう注意しましょう。
間違えやすい敬語の使い方として、以下が挙げられます。
- お伺いさせていただきます（二重敬語）
- 了解しました（「了解」は目上の人に使うべきではない言葉）
二重敬語や間違った言葉遣いは使ってしまいがちなメール文で、同僚や取引相手が使用している場合もあるでしょう。
しかし間違った言葉遣いを把握して正しい言葉遣いでビジネスメールを作成すれば、日程調整したい旨を失礼がないよう伝えられます。
日程調整の相談や、日程の変更や辞退を伝えたいメールだからこそ、正しい敬語でメールを作成してください。
誤字脱字に注意
メールの誤字脱字があまりにも頻繁に起きると、信用にかかわります。
作成したメール文を確認していない証拠であり、仕事がいい加減な印象を持たせてしまうため、誤字脱字がないか必ず読み返してチェックしましょう。
特に日程調整メールにおける日時や変更したい内容に誤字があれば、用件が間違って伝わってしまう恐れもあるため、ミスのない日程調整を進めるためにも確認は重要です。
送信前に添付ファイルを確認
日程調整メールの添付ファイルの付け忘れを避けるために、こちらも送信前に必ず添付できているかチェックしましょう。
ファイル添付したつもりができてないときは、送信者本人が気づかないことが多く、相手に手間を取らせてしまったり期日に間に合わなくなったりと迷惑をかけてしまう場合があります。
他にも間違ったファイルを送ってしまったり、容量の大きすぎるファイルを添付してしまうこともあるので、送信ファイルは事前にかならず確認してください。
特に日程調整メールにおいて、日程調整ツールで作成した調整フォームを添付したい場合、フォームのURLが正しく添付されているか実際に開いて確認することも大切です。
スケコンを利用すれば、手軽に日程調整できるだけでなく、アクセスすれば誰でも回答できる日程調整フォームのリンクURLも自動生成されます。
ビジネスシーンの日程調整にお悩みの方は、ぜひスケコンをご活用ください。
【日程調整】断りメールのマナー
断る時の言い方が悪いと、どんなに円満であっても人間関係に角が立ったりするものです。
日程調整や断りの連絡を入れる際のマナーやメール例文を紹介するため、合わせて参考にしてください。
断る際は代替案を具体的に提示しよう
ビジネスで断る際には、代替案を提示することが丁寧なだけでなく誠意が伝わります。
日程調整は自分の予定だけでなく、参加者全員の予定を確認して確定するため、思っているよりも手間がかかります。
具体的ではない日程で連絡した場合、再度先方が日程調整してくれる場合が多いですが、提示された日程の都合が悪いと二度手間となり、相手にも失礼に当たります。
そのため、日程調整メールや変更を依頼したいメールでは、できるだけ下記のような表現で具体的な代替案を伝えましょう。
【代替案の提案表現】
- 〇日ではいかがでしょうか。
- 今週以降であれば、〇日を除いて日程調整可能です。
都合が悪くても明確に予定が決まっている場合は、「〇日以外であれば可能です」のように、範囲を指定すれば失礼がありません。
対して注意したい日程調整メールでの表現は、「来月」「別日」など明確ではない日程の伝え方です。
日程が曖昧では、結局いつにすれば良いのか具体的な日程がわからず、候補日を選定しづらくなってしまいます。
打ち上げや飲み会、プライベートの予定で候補日をぼかして伝えられれば、「あまり乗り気じゃないのかな」と相手に不安や不快感を覚えさせてしまう恐れもあるでしょう。
相手を不安にさせないためにも、相手が日程調整しやすいよう丁寧にメール対応しましょう。
変更を前日にする場合は必ず電話しよう
日程調整して確定していたものの、急に直前になって行けなくなってしまった…。
そのようなパターンも時にはあると思います。
そういった場合はメールで連絡せず、電話で早急に伝えましょう。
メールはすぐに確認してもらえる保証がないだけでなく、相手は予定に向けて動いているかもしれないため、迅速に連絡できる手段を取る必要があります。
また、急な日程調整をメールで伝えるのはマナーとして好ましくありません。
相手との良い関係を保つためにも、連絡をするのであれば謝罪の気持ちや誠意をしっかり口頭で伝えられる電話がベストです。
納得できる変更理由を伝えよう
すでに日程調整したにもかかわらず、自身の都合により変更してもらう場合は、相手が納得できるそれなりの理由が必要です。
どうしても自分の努力では都合を変えられない理由をメールや電話で真摯に伝え、納得してもらえるよう努めましょう。
特に再び日程調整するときには、相手の予定を最優先する姿勢が大切です。
今後の信頼関係に大きく関わるため、言葉遣いにも気をつけながら丁寧に対応しましょう。
英語での日程調整メールの書き方を解説！使える英語メールのテンプレートはこちらで紹介
都合が悪いと伝えたい時に使える敬語
相手の打診に対して都合が悪いときの日程調整の返信は、相手に気を悪くさせないよう、失礼のない言葉遣いや配慮が必要です。
自分の落ち度や急なスケジュール変更で、相手を不快にさせないか配慮しながらビジネスメールを作成することは、難しく感じる方もいるのではないでしょうか。
しかし日程の都合が悪いときの日程調整メールは、いくつかのパターンを覚えてしまえばスムーズに作成できます。
ここでは、都合が悪いと伝えたいメールに使える敬語を紹介していきます。
クッション言葉を入れる
日程調整メールで都合が悪いと伝えたい場合にも、「日程を変えてください」などストレートに言ってしまうと印象が悪くなってしまいます。
- 大変申し訳ございませんが
- 大変恐縮ではありますが
- 恐れ入りますが
- 誠に勝手ながら
このような言葉をクッションにし、都合が悪い旨や、日程調整をお願いしたい旨を伝えてください。
都合が悪いとき使える言葉
打診された日程で調整ができなかった等で、「都合が悪いから」とストレートに伝えるのは、あまり印象が良くありません。
- 他の予定が入っているため
- ◯◯に取り組んでいるため
- 急な出張が入ってしまったため
もちろんほかの取引先が絡む用件など、守秘義務が絡む内容まで明らかにする必要はありません。
しかし「都合が悪い」の理由をもう少し具体的にして相手の要望に応えられないことを伝えれば、日程調整や予定変更によるトラブルを避けられるでしょう。
代替案を打診するときに使える言葉
代替案を打診できるのであれば、そのままの流れで代替案を伝えることでマイナスイメージを軽減させられます。
代替案はなるべく相手の要望に沿うようにしたいところですが、それが難しい場合でも、まずは「できる限りの対応をします」と意思表示することが大事です。
- いかがでしょうか
- 可能でしょうか
- 差し支えなければ
- お手数おかけしますが
- ご確認いただけると幸いです
このような言葉を使って代替案をメールで打診し、相手の希望通りに応えられないことへの申し訳ない気持ちが伝わるようにしましょう。
日程調整におけるメールの書き方をゼロから解説！ビジネスシーンで役立つテンプレート
都合がつかない時の日程調整メールの例文集
ビジネスにおける都合がつかない時の日程調整メールの例文をご紹介します。
メールでの日程調整におけるそれぞれのシーンに合わせてご活用ください。
【都合が悪い場合の例文】
都合が悪い場合の日程調整メールの例文を紹介します。
大変申し訳ございません。〇日はどうしても都合をつけることが難しいのですが、△日では厳しい状況でしょうか。
「都合が悪い」だけではぶっきらぼうな印象を受けあまり好ましくはありません。
必要な場合には、簡潔に具体的な理由を上げたり、代替案を提案するなども悪い印象を避けられます。
【忙しい場合の例文】
忙しい場合の日程調整メールの例文を紹介します。
本日はお忙しい中、御社のセミナーにお誘いいただき誠にありがとうございます。
せっかくのお誘いですが、現在〇〇案件の契約が大詰めのため終日取り込んでおります。
大変恐縮ではございますが、今回は参加を見送らせていただきます。
「忙しいため」という理由は相手に大変失礼です。
忙しくて行けない場合は、「取り込んでいる」という表現を活用しましょう。
忙しいと言っているビジネスマンは仕事ができなそうな印象を持たせてしまうため、「取り組んでいる」と伝えた方がスマートに伝えられます。
【急に予定が入ってしまった場合の例文】
急に予定が入ってしまった場合の例文をご紹介します。
申し訳ございませんが、急な出張が入ってしまい、◯日の貴社での打ち合わせに出席できなくなってしまいました。
差し支えなければ日程変更をお願いしたいのですが、今月中でご都合のよろしい日はありますでしょうか。
こちらの都合で大変恐縮ではありますが、今月は以下の日程であればお伺いできます。
急に予定が入ってしまった場合には、可能な限り早くメールや電話で連絡を入れるのが鉄則です。
日程が迫っている場合には、必ず電話でも連絡してください。
まずは電話で一報を入れ、更にメールで「先程お電話でもお話しましたが」と一言添えてから日程変更について相談しましょう。
日程変更後の対応
日程変更してもらえたときは、必ず感謝をメールで送りましょう。
日程変更してもらえた打ち合わせ等では、冒頭で謝罪とお礼を伝えることも忘れてはいけません。
「弊社の都合で日程を遅らせてしまい申し訳ございません」「日程変更いただき誠にありがとうございます」など、日程変更に関してひと言触れたうえで、本題に入りましょう。
ビジネス上の信頼関係は、このような小さな積み重ねがとても大事です。
日程調整メールに返信が来ない！失礼がないように返事を催促するコツはこちらでチェック
【日程調整】断りメール後のリスケに使いたいWebツール2選
メールで断った後は、打ち合わせや接待などはもう一度リスケしなければいけません。
メールを使ったリスケや日程調整に役立つのが、下記2つのWebツールです。
スケコン
参照：スケコン
AIを活用した新しい日程調整サービスです。
Googleカレンダーを連携することができ、ボタンひとつで空き時間を抽出し、メールやSNSで日程表を共有できます。
そして予定調整中の参加メンバーに別の予定が入った場合も、その日程を外して自動で日程調整してくれる優れものです。
日程調整フォームの暗号化でセキュリティ対策も万全のため、安心して利用できます。
スケコンの使い方や活用術は動画でも紹介しているので、導入の際は合わせて参考にしてください。
「eeasy」
参照：eeasy
打ち合わせの場所調整もできたり、3社間での調整が可能な日程調整サービスです。
Googleカレンダーと連携しているので、自分がいつ空いているか自動で抽出してくれます。
抽出された日程表のURLを参加メンバーに共有するだけで日程調整可能です。
また、決まった予定も自動でカレンダーに記載しておいてくれるので記入漏れなども防げます。
Notta
参照：Notta
Nottaは、文字起こしサービスに加えて日程調整などの機能も備えたサービスです。
音声認識技術により、面接やミーティングなどの重要な会話を瞬時に正確な文字データに変換し、素早く簡単に音声を文字に変換できるサービスです。
日常のコミュニケーションやスケジュール調整が驚くほどスムーズに行うことができます。
【日程調整】断りメール後は誠意を伝えて日程を再調整しよう！
断ることは悪いことではありませんが、どうしても断らなければならない場面は多々あります。
そんな時は誠意を伝えてから日程の再調整をこちらから声かけするのが良好な人間関係を保てるのではないかと思います。
そして、そんな場面で活用してほしいツールは「スケコン」です。
断る場合は「忙しい」や「都合がつかないから」という理由が多いかと思います。
スケコンであれば、再調整中に日程が変わってしまっても自動で再調整してくれるので大丈夫。
忙しいビジネスマンの味方になってくれると思いますので、ぜひ活用してみてください。
メールでの日程調整がさらに簡単に！スケコンのログイン方法
スケコンは以下の手順で簡単にアカウントを作成でき、すぐに日程調整フォームを作成できます。
- スケコンにログインする（フリープランなら無料）
- 予定の名前や調整条件を決める
- 予定の対象カレンダーを選ぶ
- 予定を開催する時間帯と所要時間を選ぶ
- 開催期間を指定する
- 候補日一覧を確認する
- 予定調整を作成してメンバーに調整する
- 集められた参加者のスケジュールを確認する
スケコンで日程調整を行えば、日程調整の手間や負担を大幅に減らせます。
登録不要でURLにアクセスするだけで回答できる日程調整フォームを簡単に作成できるだけでなく、日程調整の際にWebカレンダーを連携させておけば、カレンダー情報をもとに瞬時に空き時間を抽出でき非常に便利です。
スケコンは月8回までの日程調整であれば、無料でツールを使い始められます。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーで予定管理をしている方であれば、手間なく日程調整できるため、ぜひスケコンをご活用ください。
