日程調整のメール連絡や返信は、ビジネスシーンでは必須です。
新社会人はもちろん、ビジネスの場に身を置いてきた方のなかにも、日程調整メールの書き方や返信方法に手間取っている方もいるのではないでしょうか？
ビジネスにおけるコミュニケーションの手段として、メールは社会人に欠かせません。
メールは利用頻度が高いからこそ、どう返信するか、文面や書き方に悩んでメール作成に時間が掛かってしまいますよね。
しかし、できるビジネスマンは返信が早かったり、メールだけで日程調整をスマートにこなして、ほかの業務のために有意義に時間を使っています。
なかでもスマートにこなさなければ時間が掛かってしまうのが、メールでの日程調整や予定管理に関するメール返信です。
ビジネスにおける日程調整メールは、相手が理解しやすく・返信しやすい文面を作成し、相手を不快にさせない気遣いをもって送りましょう。
今回は日程調整のときに使えるメール返信のコツや方法、便利なWebツールを紹介します。
ビジネスにおける日程調整メールの書き方と重要なポイント
ビジネスでの日程調整メールのやり取りは、重要な業務の1つです。
顔が見えないやり取りのため、相手への配慮を忘れず、返信しやすい簡潔でわかりやすい内容になるよう心がけましょう。
ここではビジネスにおける日程調整メールの書き方とポイントをご紹介していきます。
ビジネスメールの書き方
まずは、ビジネスメールの書き方における基本のポイント4つご紹介します。
- わかりやすい件名
- 送付メールの宛名
- クッションのための挨拶文
- 端的に伝わる本題
これらの基本の4つがきちんとできていれば、相手にわかりやすく、返信しやすい日程調整メールを作ることができます。
わかりやすい件名
メールの件名は、メールボックスで一覧で見てどんな用件のメールなのかを判断してもらうための重要な情報です。
日程調整メールの場合は、「お伺い」「ご相談」「お願い」など、相手に何をしてもらいたいのかを件名だけで想像がつくようにしておきましょう。
- 次回お打ち合わせ日程のご相談
- ○月のお打ち合わせ日程のお伺い
- ○月○日のお打ち合わせ日のご連絡
- ○月○日のお打ち合わせ日程変更のお願い
日程調整メールであることがひと目でわかる件名を作成すれば、すぐに開いて確認してもらえるだけでなく、予定を確認したうえで返信する際もすぐに目的のメールを見つけられます。
相手がメールを管理するうえでも役立つ配慮のため、件名から工夫することも忘れず行ってください。
送付メールの宛名
メールの冒頭には、送信した宛名を明記します。
宛名を必ず入れることで、誰に送信したのか、誰に確認・返信してもらう必要があるのかを明確にできます。
- 株式会社○○ ○○部 ○○様
- 株式会社○○ ○○部 担当者様
- 株式会社○○ ○○課長
以上のように部署や氏名を入れるほか、名前がわからない場合は「担当者様」にします。
なお部長や課長など、役職名+名字にする場合は、「様」は不要です。
日程調整メールを作成する際は会社名・部署名・役職を、略したりせずに正式名称で表記しましょう。
クッションのための挨拶文
ビジネスメールの文章の最初には、いきなり本題に入るのではなくクッションのための挨拶文を入れましょう。
まずは「お世話になります」または「いつもお世話になっております」などの挨拶文から始め、「株式会社○○の○○担当 ○○です」と自分の会社名、所属、名前などを名乗ります。
どこの誰からのメールかをハッキリと伝えてから本題に入りましょう。
| いつもお世話になっております。
○○株式会社の○○です。 急で大変申し訳ございませんが、来週お打ち合わせをさせていただきたく ご連絡させていただきました。 下記のご都合はいかがでしょうか。 ○月○日（△）11:00〜 もしご都合が合わないようであれば、ご希望の日時をご連絡いただけますでしょうか？ よろしくお願いいたします。 |
このように、挨拶のワンクッション置いてからなら本題に入りやすくなり、スムーズなやり取りが可能となります。
最後に疑問文や尋ねる内容を具体化すれば、相手が返信で何を伝えれば良いのかも明確化できるため、疑問文を意識的に盛り込むことも、返信しやすさにつながります。
端的に伝わる本題
ビジネスメールの本題では、「何のためにメールを送ったのか」が明確に伝わるよう心がけましょう。
- 何のためのメールなのか
- 日程調整をしたいのか、決定した日程の連絡なのか
- 初めてメールするのか、以前から取引があるのか
これらの状況がすぐにわかるようにします。
まわりくどい説明や、話が脱線してしまうことのないよう、無駄なく端的に伝わる内容にして詳細は後で補足しましょう。
| 突然のご連絡で失礼いたします。 ○○株式会社の○○と申します。貴社のホームページを拝見して、メールを送らせていただきました。 貴社の◯◯を拝見し、弊社の開発する◯◯ツールがお役に立てるのではと思いご連絡いたしました。 今までの〇〇の実績から、弊社のツールを利用していただくことで、◯％の集客アップが期待できます。もしご興味がありましたら、一度ご説明する機会をいただけましたら幸いです。 今月中の平日11:00〜17:00でご都合が付く日はございますでしょうか？ よろしくお願いいたします。 |
いきなり本題から入り、長文で用件を伝えては目的がわからず、相手も返信方法がわからなくなってしまいます。
そのため件名や本題の1文目で用件を伝えて、情報を付け足す形で本文を作成すれば、より誤解なく伝わるビジネスメールを作成できるでしょう。
ビジネスメールの重要なポイント
ビジネスにおけるメールのやり取りは、取引先との信頼関係にも関わる大事な業務の1つです。
出来る限り無駄なくスムーズに伝わるよう作成することで、お互い気持ちよく取引ができるベースにも繋がります。
それではビジネスメールを書く上で重要なポイントを4つご紹介します。
- 短文でわかりやすい文章
- 出来るだけ早めの返信を心がける
- 希望日程を伝える場合は、候補日を最低3日程以上挙げる
- 先方から提示された日程に合わない場合は理由と候補日を伝える
短文でわかりやすい文章
ビジネスシーンは誰もが多忙であり、メールを丁寧に読み込むことに多くの時間は割いていられません。
ダラダラと長い文章を書いたり、文章の意味がわかりづらく理解に時間が掛かるようなメール文を書かないよう気をつけましょう。
長文は読む側に負担をかけてしまうだけでなく、どこが重要なのかがわかりにくなってしまいます。
特に日程調整メールを作成する際は、相手が返信しやすいよう用件や候補日程をリスト化して伝えるのもポイントです。
出来る限り短文でわかりやすく、相手が返信しやすい文章になるよう心がけてください。
出来るだけ早めの返信を心がける
受信したメールは、できるだけ早めに返信するのがマナーです。
そのためには毎日数回必ずメールを確認し、重要度を見極めて整理しておくことが大切です。
すぐに回答できない内容であっても、まずは早めに返事をして「いつ回答できるのか」を連絡しておくことが大切です。
日程調整メールをはじめ、返信に時間がかかる可能性があるメールであっても、期限を設けることで相手に不安や誤解を与えずにメールのやりとりを進められます。
希望日程を伝える場合は、候補日を最低3日程以上挙げる
ビジネスにおける日程調整メールを送る際は、相手の選択肢をなるべく多くして選びやすくなるよう、候補日程は最低3日程以上挙げるのがマナーです。
特にこちら側がお願いして合わせてもらいたい場合、候補日が少な過ぎると相手への配慮がないと思われてしまいます。
多すぎてもわかりにくくなってしまうので、日程調整メールでは状況に応じて3〜5日ほど挙げるのが適切です。
3〜5日ほどであれば、相手も予定を確認してすぐに返信しやすいため、スムーズにメールのやりとりを進められるでしょう。
先方から提示された日程に合わない場合は理由と候補日を伝える
先方から提示された日程に合わない場合、「都合が合わない」とだけ返事するのは相手への配慮が足りません。
そのまま取引やアポ取り自体が打ち切りになってしまう恐れもあるため、次に繋げる姿勢を見せることが大切です。
都合が合わない場合は、返信メールに必ず理由と一緒に「いつなら合わせられるのか」を伝えてください。
可能ならば、都合の良い日の候補日程を3日以上挙げて相手の再調整の負担を減らせば、スムーズに日程調整できます。
ビジネスでの日程調整メールの書き方を基礎から解説！ビジネスメールの基本マニュアルはこちら
日程調整の返信で使える！メールのコツと定型文
シチュエーション別に新社会人でも迷わず連絡できる定型文を紹介します。
ビジネスメールは決まった定型文があり、慣れてくれば書き出しに悩むことなく、伝えたいことを明確に伝えられます。
日程調整メールが苦手という方は、これからご紹介する定型文をぜひ参考にしてください。
先方から指定された打合せ日程で了承する場合
先方からの日程で問題がない場合の日程調整メールの返信テンプレートです。
日程について了承の旨を伝えつつ、同行者の名前も先方に伝えてください。
| 件名：打ち合わせ日程について【△△株式会社】 |
| ○○株式会社
人事部 ○○○○○ 様 お世話になっております。 次回の打ち合わせの件、ご指定頂いた〇月〇日（〇）〇時～にて承知いたしました。 ======================= 会社名・名前 ======================= |
先方から都合の良い日を聞かれた場合
都合の良い日を聞かれた場合の日程調整メールの返信です。
候補日を最低3日以上出し、本文中に箇条書きで希望日程を伝えてください。
| 次回の打ち合わせの件でご連絡させていただきました。 以下いずれかの日程で貴社にお伺いしたいのですが、いかがでしょうか。【候補日時】 ・5月19日(火) 11：00～、13：00～ ・5月21日(木) 11：00～、13：00～ ・5月25日(月) 10：00～、13：00～、16：00～ご確認・ご検討いただけますと幸いです。 引き続き宜しくお願いいたします。 |
日程調整ツールを使うと、候補日時を送る際に、空き時間をカレンダーから探して打ち込まなくて良くなります。
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携して使える、スケコンの空き時間確認機能がおすすめです。
都合を聞かれたものの、いつでも良い場合
先方から都合を聞かれたものの、特別こちらからの日程調整の指定がない場合は下記のメール定型文で相手から指定してもらうようにしましょう。
| 打ち合わせ日程の件ですが、こちらでは特に希望する時間がございません。
○○様のご都合の良い日時にて設定いただければと存じます。 |
先方からの都合が合わず再調整する場合
先方から提示された日程に合わずメールで再調整したい場合は、下記のように返信して、こちら側の希望日を打診してみましょう。
| 打ち合わせ日程につきまして、ご連絡いただき誠にありがとうございます。 大変恐縮なのですが、ご提示いただいた日程に出張の予定が入っておりまして、お伺いするのが難しい状況です。こちらの都合で大変恐縮ですが、以下日程であればお伺い可能です。 ご検討のほど宜しくお願いいたします。【候補日】 ・5月19日(火) 11：00～、13：00～ ・5月21日(木) 11：00～、13：00～ ・5月25日(月) 10：00～、13：00～、16：00～ |
日程調整を英語で行うには？グローバル企業に欠かせない英語での日程調整メールの書き方を紹介
日程調整メールで使用頻度の高いキーワードとフレーズ
ビジネスシーンで日程調整メールのやり取りをしている際は、同じパターンの状況が発生することが多くあります。
そのため、シチュエーション別に使用頻度が高いワードや文面を返信のため予め用意しておくことで、メール対応業務の効率アップを図れます。
相手の要望・期待に応えられない場合
相手の要望・期待に応えられれない場合に、相手の希望に添えない、または対応できないと伝える必要がある場合に丁寧な表現として使いやすいフレーズです。
- 「しかねる」は「できない」という意味
- 「叶わない」は「したいけどできない」という意味も含まれる
| 残念ながら当社ではこのような件については対応いたしかねます。
大変申し訳ございませんが、その日は既に予定が入っており出席すが叶いません。 |
自分の意思・行うことを相手に伝える場合
ビジネスシーンでの日程調整メールにて自分の意思・行うことを相手に伝える場合に使います。
日程調整以外でも使う頻度が高く、覚えておくと便利なフレーズです。
- 「お」＋「●●いたします」で更に丁寧な表現になります。
| 本日中に資料をお送りいたします。
明日9時にお伺いします。 |
相手へ了承を伝える場合
相手からの日程調整メールに対して、返信で了承を伝える場合に使います。
ビジネスメールでは、既に連絡してあることでも「承知しました」等のフレーズを入れることで、お互い再確認でき安心して業務を進められます。
- 「承知しました」と「かしこまりました」は「わかりました」の意味
- 「了解しました」より「承知しました」と「かしこまりました」の方がより丁寧なのでビジネスシーンではこちらを使用
| 会議日程の件、承知しました。
かしこまりました。即実行いたします。 |
相手を気遣う場合
日程調整メールの返信で相手に何かを要望するときに、相手に失礼のないよう気遣いの言葉を入れることで表現を柔らかくさせられます。
「存じます」「いかがでしょうか」「よろしければ」は、一方的に要望を伝える内容にならず、気遣いながら丁寧に伝えるのに役立つフレーズです。
| お時間をいただきたく存じます。
明日の午後ではいかがでしょうか。 よろしければ、ご連絡いただけますでしょうか。 |
日程調整でメールの返信不要になる！便利なWebツール
ビジネスシーンにおけるメールでの日程調整のコツや返信方法について紹介しました。
返信方法などが分かったものの、いちいち手間だと感じた方もいるのではないでしょうか？
そんな方におすすめしたいのが日程調整を自動化できるWebツールです。
メール返信不要な日程調整には「スケコン」
参照：スケコン
なかでもおすすめの日程調整ツールが、複数人での調整も可能な「スケコン」です。
AIを利用した新しいスケジュール管理サービスで、Googleカレンダーを連携することでボタンひとつで空き時間を抽出し、メールやSNSで共有することができます。
- 連携させたWebカレンダーから空き時間を自動抽出
- 登録不要で誰でも回答できる日程調整フォームを自動生成
- 暗号化によりビジネスの日程調整におけるセキュリティー面も万全
スケコンを活用して日程調整フォームを作成すれば、日程調整の負担やミスを大幅に減らせるだけでなく、返信もフォームの流れに沿って回答するだけのため、スムーズに日程調整を進められます。
スケコンを使った日程調整の手順は、以下の動画を参考にしてください。
スケコンは視覚的でWebツールに疎い人でもすぐに使い始められるデザインである点も魅力の1つです。
もう人間が日程調整する時代は終わりに近づいている気がしてきます。
「TimeRex」
参照：TimeRex
GoogleカレンダーやOffice365予定表と連携することで、自動で候補日をリストアップしてくれるのがこのツール。
忙しいと空いている日を探すのも手間ですが、「TimeRex」なら手軽に空いている日をピックアップしてくれます。
「eeasy」
参照：eeasy
こちらも連携したカレンダーから、自動で日程を抽出してくれます。
URLを共有し、先方にするだけで日程調整が可能なのでほとんど時間を使いません。
また、スケジュールに見落としがちな移動時間も考慮してくれるので、遅刻なども防ぐことができそうです。
日程調整はメールではなくWebツールで済ませよう
日程調整メールの書き方や返信のポイントとともに、手間のかかる日程調整をスマートに行えるツールを紹介しました。
ビジネスにおける日程調整をメールだけで済ませるには、時間や手間がかかるだけでなくミスも許されません。
相手の顔が見えないからこそ、誤解なく伝えてストレスなく返信できる日程調整メールを作成できることは、ビジネスにおける1つのスキルです。
メールで日程調整するなら、返信しやすいよう文章を工夫するほか、便利な日程調整ツールを使って手間を省くことも大切です。
なかでもおすすめの日程調整ツールはスケコンです。
メールでの日程調整にお悩みの方は、ぜひスケコンの導入を検討してみてください。
日程調整の手間を減らすならスケコンを使おう
スケコンを活用すれば、以下の手順で手軽に日程調整を済ませられます。
- スケコンにアクセスしてGoogleアカウントでログイン
- 予定の名前や調整条件を決める
- 予定の対象カレンダーを選ぶ
- 予定を開催する時間帯と所要時間を選ぶ
- 開催期間を指定する
- 候補日一覧を確認する
- 予定調整を作成してメンバーに調整する
- 集められた参加者のスケジュールを確認する
スケコンを活用すれば、メールで返信をもらわなくてもフォームへの回答をもとにスケジュールが自動集計されます。
日程調整の候補日もツールで一目瞭然なため、日程調整におけるミスも防げます。
返信内容を自分で確認する必要もなくなるため、日程調整にお悩みの方はぜひスケコンをご活用ください。
