ビジネスシーンの日程調整メールの書き方を解説!定型文でマナーを学ぶ

仕事で必須となるのが日程調整のメール連絡。

新社会人の方で日程調整のメール返信に手間取っている方はいませんか?

コミュニケーションツールとして、ビジネスメールは社会人としての必須スキルとなっていますが、どう返信するか、文面に迷ったりしていると意外と時間がかかりますよね。

できるビジネスマンこそ返信が早かったり、スマートに調整して空いた時間を他の業務に割いたりしています。

ビジネスメールは業務が円滑に進むよう連絡事項を完結に伝える必要がありますが、最も大事な点は、相手が理解しやすく応えやすく相手を不快にさせない気遣いを忘れないことです。

今回は日程調整のときに使えるメール返信のコツや方法、便利なWebツールを紹介します。

できるビジネスマンとして活躍できるよう、参考にしてくださいね。

ビジネスにおける日程調整メールの書き方と重要なポイント

ビジネスでの日程調整メールのやり取りは、重要な業務の1つです。

顔が見えないやり取りになるため、相手への配慮を忘れず、簡潔でわかりやすい内容になるよう心がけたいですね。

ビジネスメールはいくつかのポイントを抑えておくことで、毎回頭を悩ますことなく適切な内容で作成することが可能です。

それではここで「ビジネスメールの書き方」と「ビジネスメールの重要なポイント」をご紹介していきます。

ビジネスメールの書き方

まずは、以下の基本のビジネスメールの書き方を4つご紹介していきます。

  • わかりやすい件名
  • 送付メールの宛名
  • クッションのための挨拶文
  • 端的に伝わる本題

これらの基本の4つがきちんとできていれば、相手にわかりやすく、失礼のないビジネスメールを作ることができます。

わかりやすい件名

メールを開封する前の段階で見える件名は、これを見るだけでどんな用件のメールなのかを判断してもらう重要な情報です。

日程調整の場合は、「お伺い」「ご相談」「お願い」など、相手に何をしてもらいたいのかを件名だけで想像がつくようにしておきましょう。

例えば

  • 次回お打ち合わせ日程のご相談
  • ○月のお打ち合わせ日程のお伺い
  • ○月○日のお打ち合わせ日のご連絡
  • ○月○日のお打ち合わせ日程変更のお願い

このような文面で、すぐに確認・返信が必要かどうかを件名で認識してもらうようにしましょう。

送付メールの宛名

メールの冒頭には、送信した宛名を明記します。

この宛名を必ず入れることで、誰に送信したのか、誰に確認・返信してもらう必要があるのかを明確にします。

例えば

  • 株式会社○○ ○○部 ○○様

このような書き出しになります。

もし名前がわからない場合は、「担当者様」にします。

部長や課長など、役職名+名字にする場合は、「様」は不要です。

  • 株式会社○○ ○○課長

会社名、部署名、役職は、略したりせずに正式名称で表記しましょう。

クッションのための挨拶文

メールの文章の最初には、いきなり本題に入るのではなくクッションのための挨拶文を入れましょう。

まずは「お世話になります」または「いつもお世話になっております」などの挨拶文から始め、「株式会社○○の○○担当 ○○です」と自分の会社名、所属、名前などを名乗ります。

どこの誰からのメールかをハッキリと伝えてから本題に入りましょう。

【例文】

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

いつもお世話になっております。

○○株式会社の○○です。

急で大変申し訳ございませんが、来週お打ち合わせをさせていただきたく

ご連絡させていただきました。

下記のご都合はいかがでしょうか。

○月○日(△)11:00〜
○月○日(△)13:00〜
○月○日(△)15:00〜

もしご都合が合わないようであれば、ご希望の日時をご連絡いただけますでしょうか?

よろしくお願いいたします。

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

このように、挨拶のワンクッション置いてからなら本題に入りやすくなり、スムーズなやり取りが可能となります。

端的に伝わる本題

次はメールの本題に入ります。

ここでまず最初に「何のためにメールを送ったのか」が明確に伝わるよう心がけましょう。

  • 何のためのメールなのか
  • 日程調整をしたいのか、決定した日程の連絡なのか
  • 初めてメールするのか、以前から取引があるのか

これらの状況がすぐにわかるようにします。

まわりくどい説明や、話が脱線してしまうことのないよう、無駄なく端的に伝わる内容にして詳細は後で補足しましょう。

【例文】

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

突然のご連絡で失礼いたします。
○○株式会社の○○と申します。

貴社のホームページを拝見して、メールを送らせていただきました。
貴社の◯◯を拝見し、弊社の開発する◯◯ツールがお役に立てるのではと思いご連絡いたしました。
今までの〇〇の実績から、弊社のツールを利用していただくことで、◯%の集客アップが期待できます。
もしご興味がありましたら、一度ご説明する機会をいただけましたら幸いです。

ビジネスメールの重要なポイント

ビジネス上のメールでのやり取りは、取引先との信頼関係にも関わる大事な業務の1つです。

出来る限り無駄なくスムーズに伝わりことで、お互い気持ちよく取引ができるベースにも繋がります。

それではビジネスメールを書く上で重要なポイントを4つご紹介していきます。

  • 短文でわかりやすい文章
  • 出来るだけ早めの返信を心がける
  • 希望日程を伝える場合は、候補日を最低3日程以上挙げる
  • 先方から提示された日程に合わない場合は理由と候補日を伝える

短文でわかりやすい文章

ビジネスメールでは、ダラダラと長い文章にならないよう気をつけましょう。

長文は読む側に負担をかけてしまう上に、どこが重要なのかがわかりにくなってしまいます。

出来る限り短文でわかりやすい文章になるよう心がけてください。

出来るだけ早めの返信を心がける

受信したメールは、できるだけ早めに返信するのがマナーです。

そのためには毎日数回必ずメールを確認し、重要度を見極めて整理しておくことが大切です。

すぐに回答できない内容であっても、まずは早めに返事をして「いつ回答できるのか」を連絡しておくことが大切です。

希望日程を伝える場合は、候補日を最低3日程以上挙げる

こちらから希望の日程を伝える場合、相手の選択肢をなるべく多くして選びやすくなるよう、候補日程は最低3日程以上挙げるのがマナーです。

特にこちら側がお願いして合わせてもらいたい場合、候補日が少な過ぎるのは相手への配慮がないと思われてしまいます。

しかしながら多すぎてもわかりにくくなってしまうので、状況に応じて3〜5日ほど挙げるのが適切です。

希望日程はなるべく余裕を持って早めに伝えるようにし、最低3日以上挙げると覚えておきましょう。

先方から提示された日程に合わない場合は理由と候補日を伝える

先方から提示された日程に合わない場合、「都合が合わない」とだけ返事するのは相手への配慮が足りません。

都合が合わない場合は、必ず理由と一緒に「いつなら合わせられるのか」を伝えることが大事です。

可能ならば、都合の良い日の候補日程を3日以上挙げて相手の再調整の負担を減らすよう心がけましょう。

日程調整の返信で使える!メールのコツと定型文

では次に、シチュエーション別に新社会人でも迷わず連絡できる定型文を紹介します。

ビジネスメールは決まった定型文があり、慣れてくれば書き出しに悩むことなく、伝えたいことを明確に伝えられるようになります。

日程調整メールが苦手という方は、これからご紹介する定型文をぜひ参考にしてください。

先方から指定された打合せ日程で了承する場合

先方からの日程で問題がない場合の返信内容です。

日程について了承の旨を伝えつつ、同行者の名前も先方にお知らせします。

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

件名:打ち合わせ日程について【△△株式会社】

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○○株式会社

人事部 ○○○○○ 様

お世話になっております。

△△株式会社の○○(自分の名前)です。

次回の打ち合わせの件、ご指定頂いた〇月〇日(〇)〇時~にて承知いたしました。

当日は弊社〇〇とお伺いさせて頂きます。

引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

=======================

会社名・名前

メールアドレス

携帯番号など

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先方から都合の良い日を聞かれた場合

都合の良い日を聞かれた場合の返信です。

下記のように候補日を最低3日以上出し、本文中に箇条書きで希望日程を伝えます。

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

次回の打ち合わせの件でご連絡させていただきました。

以下いずれかの日程で貴社にお伺いしたいのですが、いかがでしょうか。

【候補日時】

・5月19日(火) 11:00~、13:00~

・5月21日(木) 11:00~、13:00~

・5月25日(月) 10:00~、13:00~、16:00~

ご確認・ご検討いただけますと幸いです。

引き続き宜しくお願いいたします。

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都合を聞かれたものの、いつでも良い場合

先方から都合を聞かれたものの、特別こちらからの指定がない場合は下記定型文で相手から指定してもらうようにしましょう。

【例文】

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

打ち合わせ日程の件ですが、こちらでは特に希望する時間がございません。

○○様のご都合の良い日時にて設定いただければと存じます。

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先方からの都合が合わず再調整する場合

先方から提示された日程に合わず、再調整する場合は、下記のようにこちら側の希望日を打診してみましょう。

【例文】

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜
打ち合わせ日程につきまして、ご連絡いただき誠にありがとうございます。

大変恐縮なのですが、ご提示いただいた日程に出張の予定が入っておりまして、お伺いするのが難しい状況です。

こちらの都合で大変恐縮ですが、以下日程であればお伺い可能です。

ご検討のほど宜しくお願いいたします。

【候補日】

・5月19日(火) 11:00~、13:00~

・5月21日(木) 11:00~、13:00~

・5月25日(月) 10:00~、13:00~、16:00~

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日程調整メールで使用頻度の高いキーワードとフレーズ

ビジネスメールで相手とやり取りをしている上で、同じパターンの状況が発生することが多くあります。

そのため、シチュエーション別に使用頻度が高いワードや文面を予め用意しておくことで、効率アップを図ることができます。

相手の要望・期待に応えられない場合

相手の要望・期待に応えられれない場合に、相手の希望に添えない、または対応できないと伝える必要がある場合に丁寧な表現として使いやすいフレーズです。

  • 「しかねる」は「できない」という意味。
  • 「叶わない」は「したいけどできない」という意味も含まれる。

【例文】

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

残念ながら当社ではこのような件については対応いたしかねます。

大変申し訳ございませんが、その日は既に予定が入っており出席すが叶いません。

自分の意思・行うことを相手に伝える場合

自分の意思・行うことを相手に伝える場合に使います。日程調整以外でも使う頻度が高く、覚えておくと便利なフレーズです。

「お」+「●●いたします」で更に丁寧な表現になります。

【例文】

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

本日中に資料をお送りいたします。

明日9時にお伺いします。

相手へ了承を伝える場合

相手からの連絡に対して、了承を伝える場合に使います。

重要事項はとくに、既に連絡してあることでも「承知しました」等のフレーズを入れることで、お互い再確認・安心することできます。

  • 「承知しました」と「かしこまりました」は「わかりました」の意味
  • 「了解しました」より「承知しました」と「かしこまりました」の方がより丁寧なのでビジネスシーンではこちらを使用

【例文】

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

会議日程の件、承知しました。

かしこまりました。即実行いたします。

相手を気遣う場合

相手に何かを要望するときに、相手に失礼のないよう気遣いの言葉を入れることで表現が柔らかくなる効果がります。

「存じます」「いかがでしょうか」「よろしければ」は、一方的に要望を伝える内容にならず、気遣いながら丁寧に伝えるのに役立つフレーズです。

【例文】

〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜

お時間をいただきたく存じます。

明日の午後ではいかがでしょうか。

よろしければ、ご連絡いただけますでしょうか。

日程調整でメールの返信不要になる!便利なWebツール

メールでの日程調整について紹介しましたが、いかがでしょうか。

返信方法などが分かったものの、いちいち手間だなあと感じた方もいると思います。

そんな方にオススメしたいのが日程調整を自動化できるWebツールです。

日程調整ツールのスケコンはこちら

「TimeRex」

https://timerex.net/

GoogleカレンダーやOffice365予定表と連携することで、自動で候補日をリストアップしてくれるのがこのツール。

忙しいと空いている日を探すのも手間ですが、「TimeRex」なら手軽に空いている日をピックアップしてくれます。

「eeasy」

https://eeasy.jp/

こちらも連携したカレンダーから、自動で日程を抽出してくれます。

URLを共有し、先方にするだけで日程調整が可能なのでほとんど時間を使いません。

また、スケジュールに見落としがちな移動時間も考慮してくれるので、遅刻なども防ぐことができそうです。

メール返信不要な日程調整には「スケコン」

特にイチオシなのは複数人での調整も可能な「スケコン」というWebツールです。

https://schecon.com/

AIを利用した新しいスケジュール管理サービスで、Googleカレンダーを連携することでボタンひとつで空き時間を抽出し、メールやSNSで共有することができます。

特に便利だと感じたのは、予定調整中の参加者に別の予定が入った場合も、その日程を外して自動で別日への予定調整をしてくれます。そして暗号化もされるので、セキュリティー面も完璧です。

もう人間が日程調整する時代は終わりに近づいている気がしてきます。

まとめ

手間のかかる日程調整をスマートに行えるツールを紹介しました。

何気にメール連絡は時間がかかるものです。

日程調整に便利なWebツールを使うことで、スケジュールの空きをピックアップして、メールを打って、合わなければリスケして・・・なんて手間から解放されます。

特にスケコンを活用することで時間短縮ができるのでオススメです。

一度利用してみてはいかがでしょうか。