ビジネスにおいて海外企業に対応するなかで、英語で日程調整を行わなければいけないシーンも出てくるでしょう。
なかでもアポ取りや打ち合わせの日程調整など、遠く離れている海外企業と日時を合わせて仕事をする必要があるときは、英語での伝え方に悩んでしまう方が多いのではないでしょうか。
日程調整は正確に日程や内容を伝えなければ、信用問題にも関わるため、使う言語が英語であっても誤解がないよう正確に意図を伝えて日程調整していきたいところです。
そこで今回は、普段の日程調整を英語で行う際に使えるフレーズや例文を紹介します。
「多国籍チームの日程調整をすることになったけれど不安」「日程調整だけでも手一杯なのにさらに英語でやりとりするなんて無理！」そうお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
日程調整を英語でする場合のメール例文
日程調整を英語で行う場合、どのように相手にその意図を伝えるべきか、まず悩んでしまいますよね。
以下では英語で日程調整を行う際に使える例文を、シーン別にご紹介します。
英語のメールで日程を提案する
英語メールでの日程調整は、簡単で要点を簡潔に伝えれば十分に伝わります。
以下はメールでの日程調整の際に使える英語の例文です。
特にカジュアルなビジネスメールのやりとりの中で日程調整したい旨を伝えたいときは、以下の英語例文を参考にしてください。
| 英文例 | Subject: Meeting to decide the concept Dear project members, Good afternoon, I’m writing to you all to set up a meeting to finalize the concept for the new product. We definitely need another discussion before the end of month. I’ve prepared a form on Online Scheduling Tool to set the schedule. Please visit URL and the form by Tuesday 16? I will inform you of the date and place of the meeting later. Best regards, Your name(送信者名) |
| 日本語訳 | 件名:コンセプトを決めるための会議について プロジェクトメンバーの皆さん、こんにちは。 新商品のコンセプトを最終決定する会議を設定したく、皆さんにご連絡します。 言うまでもなく、今月末までにもう一度議論する必要があります。 オンライン日程調整ツールでフォームを用意しました。 16日火曜までにURLを開き、回答をお願いできますか？ 後ほど会議の日程と場所をお知らせしますね。 よろしくお願いいたします。 (送信者名) |
✓解説ポイント
- Online Scheduling Toolには、使用する日程調整ツールの名前を記入してください。
- URLには、調整ツールのURLを添付します。
- 使える英単語・英語フレーズまとめ
”finalize” ＝「最終決定する」「完成させる」
”We definitely need ○○” ＝「私たちには○○が言うまでもなく必要です」
日程確定のお知らせと出席依頼
以下は日程確定とともに出席を依頼する際に使える英語のメール例文です。
| 英文例 | Subject: Re: Meeting to decide the concept Hello all, Thank you for your promote response. This is to announce that the concept decision meeting will be held in meeting room #3 from 10:00 a.m. to 11:00 a.m. on Tuesday, 23rd January. I’m looking forward to seeing you all then. Best. Your name(送信者名) |
| 日本語訳 | 件名:Re: コンセプトを決めるための会議について 皆さんこんにちは。 ご回答くださりありがとうございます。 1月23日火曜の午前10時から11時に、3番会議室でコンセプト決定会議を行います。 皆さんにお会いできることを楽しみにしています。 よろしくお願いいたします。 (送信者名) |
✓解説ポイント：日程調整に使える英語フレーズ
- ”This is to announce that ~” ＝「～をお知らせします」
- →” I announce you that ~ ” でもOKですが、” I ”を主語に始まりがちな英文作成において引き出しとして知っておくと便利です。
- ”I’m looking forword to ○○” ＝「私は○○するのを楽しみにしている」
※"look forward to see you"は間違いなので注意が必要です。
英語で日程回答をメールで回答するよう依頼する
以下は日程調整において候補日から参加可能な日程を、メールで回答するように依頼する際に使える英語メールの例文です。
| 英文例 | Subject: Meeting to decide the concept Dear project members, Good afternoon, I’m writing to you all to set up a meeting to finalize the concept for the new prodct. Could you please let me know your availability at the following dates/times.25th Thu 14:00-15:00 or 15:00-16:00 26th Fri 15:00-16:00 29th Mon 9:00-10:00I would appreciate it if you could get back to my email address by Friday 12. Best regards, Your name(送信者名) |
| 日本語訳 | 件名:コンセプトを決めるための会議について プロジェクトメンバーの皆さん、こんにちは。 新商品のコンセプトを最終決定する会議を設定したく、皆さんにご連絡します。 下記の中で都合の良い日を教えていただけますか？25日（木）14:00-15:00 または 15:00-16:00 26日（金）15:00-16:00 29日（月）9:00-10:0012日（金）までに私のメールアドレスまでお返事をいただけるとありがたいです。 よろしくお願いいたします。 (送信者名) |
✓解説ポイント：日程調整に使える英語フレーズ
- by 〇〇＝〇〇までに（日時を入れて使用）
- your availability ＝ 空いている日時（都合の良い日時）
- let me know ＝（私に） 教えてください
英語で会議の日程調整の案内を送る
以下は会議日程の案内を送る際に使える日程調整メールの英語テンプレートです。
会議を開催する日程調整を行う案内を送る際に使える英語フレーズをご覧ください。
| 英文例 | Subject: Concept Decision Meeting on 23 January 11:00 Hello all, This is to announce that the concept decision meeting will be held in meeting room #3 from 10:00 a.m. to 11:00 a.m. on Tuesday, 23rd January. If you have specific reason that you cannot come, please contact me by this Friday. I’m looking forward to seeing you all then. Best. Your name(送信者名) |
| 日本語訳 | 件名:Re: コンセプトを決めるための会議について 皆さんこんにちは。 1月23日火曜午前10時から11時にて、3番会議室でコンセプト決定会議を行います。 事情により参加できない場合は、今週金曜日までにご連絡願います。 皆さんにお会いできることを楽しみにしています。 よろしくお願いいたします。 (送信者名) |
✓解説ポイント：日程調整に使える英語フレーズ
- ”Meeting on 23 January 11:00” 件名には簡潔に開催日時を入れる
- ”please contact me by ◯◯” ＝「◯◯までにご連絡お願いします」
◯◯には、時間、何日、何曜日、何月何日など、期限に合わせて変更します。
日程調整した内容のキャンセル・延期に使える英語メール文
アクシデントや予定変更などから、日程調整した会議がキャンセル・延期になる場合もあるでしょう。
会議のキャンセルや延期を正確に伝えるための英語でのメールのテンプレートをご紹介します。
| 英文例 | Subject: Meeting postponed Hi everyone. This is to inform you the meeting on 20th has been canceled due to a scheduling conflict. I’m sorry for such short notice. Thank you for your understanding. I will send out another e-mail to reschedule the meeting at a later date. Kind regards, Your name（送信者名） |
| 日本語訳 | 件名：会議の延期について 皆さんこんにちは。 私どものスケジュールの都合がつかなくなってしまったため、20日の売上会議はキャンセルになりましたことをお伝えいたします。 直前のご連絡で申し訳ありません。 ご理解いただけますと幸いです。 後日、ミーティングを再設定するためのメールを別途お送りします。 よろしくお願いします。 |
✓解説ポイント：日程調整に使える英語フレーズ
- ”Thank you for your understanding.”＝ご理解いただけますと幸いです。
謝罪文と一緒に使われる事が多いです。
英語での日程調整における返事の仕方
自分が日程調整のメールを送る場合もあれば、英語で来た日程調整やアポのメールに対応する場合もあるでしょう。
次に、英語での日程調整メールへの回答で使える例文をシーン別にご紹介します。
英語でアポイントを断る
以下はアポイントメントを断る際に使える英語メール文例です。
| 英文例 | Dear Mr. XX; Thank you for your email regarding the introduction of your product. Unfortunately, I won’t be available that day on my current schedule and I don't think I will be able to meet you until end of this month. I hope we can meet up at some point in the future. Sincerely yours, Your name（送信者名） |
| 日本語訳 | Mr XX 様 貴社の製品の案内についてのメールをいただき、ありがとうございます。 残念ながら、現在の私のスケジュールではその日は予定が入っておりまして、さらに月末までお会いするのは難しそうです。 またの機会にお会いできれば幸いです。 よろしくお願いいたします。 （送信者） |
✓解説ポイント：日程調整に使える英語フレーズ
- ”Unfortunately”＝残念ながら、不運にも
- ”current schedule”＝現在のスケジュール
英語で日程を再調整する
以下は会議の日程を再調整する際に使える英語でのメール例文です。
| 英文例 | Subject: Reschedule a Meeting to decide the concept Hi everyone. Unfortunately, none of the dates I mentioned work for all of us. Do any of the following alternative proposals suit you? I’d appreciate your reply by Jan 20. Cheers, Your name(送信者名) |
| 日本語訳 | 件名: コンセプト決定会議の再調整について 皆さんこんにちは。 残念ながら、以前お伝えした日程では全員の都合が合いませんでした。 代わりに、以下の日程内であなたに合うものはないでしょうか？ 1月20日までにご返信いただけるとありがたいです。 よろしくお願いします。 (送信者名) |
✓解説ポイント：日程調整に使える英語フレーズ
- ”Do any of the following alternative proposals suit you?”
＝「代わりに、以下の日程内であなたに合うものはないでしょうか？」
リスケのメールでコピペして使えるのでおすすめです。
英語で日程調整の返事を催促する
日程調整のメールを送ったにもかかわらず、相手から一向に返事が来ない場合は、失礼にあたらないよう英語で催促のメールを送りましょう。
以下は返事を催促する際に使える英語でのメール例文です。
| 英文例 | Dear Mr. XX Please allow me to send you a gentle reminder. We have not received your response about the concept decision meeting next Friday. Appreciate if you can kindly get back to me by EOD today. Regards, (送信者名) |
| 日本語訳 | XX様 リマインドを送らせていただきます。 来週金曜日のコンセプト会議についてのあなたのご返事をまだいただいていないようです。 本日末までにご返信いただければ幸いです。 |
✓解説ポイント：日程調整に使える英語フレーズ
- ”EOD”＝end of dayの略（by EOD today ＝ 今日中に）
英語でお礼を言う
日程調整に協力してくれた多国籍のメンバーにお礼を伝えるのもビジネスマナーの1つです。
以下ではお礼を伝える際に使える英語でのメール例文をご紹介します。
| 英文例 | Subject: Thank you Dear Mr XX I sincerely appreciate your help with the project today. With your great support, we could complete the project on time. I look forward to working with you again in the future. Best regards [Your Name] |
| 日本語訳 | XX様 本日はプロジェクトで協力いただき、誠にありがとうございました。 あなたの素晴らしいサポートがあり、プロジェクトを予定通り完了することができました。 将来また一緒にお仕事ができることを楽しみにしています。 （送信者） |
✓解説ポイント
- 相手の立場によってフレンドリーさがあった方が良いこともありますが、お礼メールには丁寧な表現の方がより気持ちよく伝わります。
丁寧なメール確認は時間の無駄？大量のビジネスメールを手間なく管理する仕事術を紹介
使用ツール・相手との関係性で表現を変える
社内のプロジェクトチーム内などでの日程調整のやり取りは、英語メールでも少しカジュアルな言い方に変わります。
では、それぞれの英語での日程調整メールの例文を見てみましょう。
グループウェアでの日程調整
チームメンバーとグループウェアで日程調整をする場合の英語でのメール例文です。
| 英文例 | Subject:Meeting of the new product Hi, As you are all aware, we have a deadline approaching for the end of the month. I propose that we hold a meeting on Monday morning to discuss the finalisation of the new product. I’ve booked the meeting room from 10 am to 11 am on Mon 2nd on Groupware as it seems everyone is available at the time. If there are any conflicts with the time, then please let me know and we will either reschedule or seek to work around them. Kind regards, Your name（送信者） |
| 日本語訳 | 新製品の会議について こんにちは。 ご承知のとおり、月末が迫っていますね。 月曜日の朝にミーティングを開いて、新製品の完成について会議を行うことを提案します。 （グループウェア）を確認したところ、全員の予定が空いていたので、2日月曜日の午前10時から午前11時まで会議室を予約しました。 もしお時間の都合が悪いようならお知らせください。その場合は、日程を変更するか、または他の案を考えます。 よろしくお願いします。 （送信者名） |
✓解説ポイント
- チームメンバーでややカジュアルな日程調整の英語文面になります。
- （グループウェア）には、社内で使用している具体的なグループ名を入れてください。
- 日程調整に使える英語フレーズまとめ
”If there are any conflicts with the time, then please let me know and we will either reschedule or seek to work around them. ”
＝「もしお時間の都合が悪いようならお知らせください。その場合は、日程を変更するか、または他の案を考えます」
相手の都合も気遣う便利なフレーズとして使えます。
オンライン日程調整ツールでの日程調整
オンライン日程調整ツールでの日程調整をする場合の英語例文です。
| 英文例 | Subject:Meeting of the new product Hi, As you are all aware, we have a deadline approaching for the end of the month. I propose that we hold a meeting soon to discuss the finalisation of the new product. I’ve prepared a form on （Online Scheduling Tool） to set the schedule. Please visit the URL below and fill in the form by Monday 25th? htpps://xxxxxx.com/formKind regards, Your name（送信者名） |
| 日本語訳 | 新製品の会議について こんにちは。 ご承知のとおり、月末が迫っていますね。 近日中に、新製品の完成について会議を行うことを提案します。 （オンライン日程調整ツール）でフォームを準備しました。 以下のURLリンクからフォームに行き、25日月曜日までに回答をお願いします。 htpps://xxxxxx.com/formよろしくお願いします。 （送信者名） |
✓解説ポイント
- チームメンバーでややカジュアルな日程調整の英語の文面になります。
- （オンライン日程調整ツール）には、社内で使用している具体的なツール名を入れてください。
- URLは、文章内ではなく、文章の下に入れてスッキリさせます。
その時にこの英語フレーズと一緒に使うことができます。 - 日程調整に使える英語フレーズまとめ
”Please visit the URL below ...”=「以下のURLに行き、」
慣れない英語でのメールのやりとりを減らすならツール導入がおすすめ！日程調整ツールを紹介
日程調整の英語は例文を覚えて使い分けよう
英語で日程調整をする際に役立つフレーズや、メールでのテンプレートをご紹介しました。
グローバル社会が進む昨今では、多国籍企業で仕事をする場合や、海外企業に英語で対応する必要がある場面も増えています。
なかでも日程調整は、正しく日程や案内を伝えるためにも、正しい英語を意識して送らなければいけません。
特に伝え方に悩んだときは、今回ご紹介した英語例文を活用して、日程調整のやりとりを進めてみてください。
また英語での日程調整でも、お互いが簡単にスケジュールを伝えられる日程調整ツールが役立ちます。
なかでも「スケコン」は、メンバーが入力したスケジュールを元に、自動で開催候補日まで算出できる日程調整ツールです。
英語でスムーズに日程調整するのはもちろん、日程調整そのものもツールに任せて、さらに正確で効率的な業務を目指してみてください。
英語での日程調整メールにスケコンがおすすめな理由
参照：スケコン
英語での日程調整にスケコンがおすすめな理由は以下の通りです。
- 日程調整フォームを自動生成できメールでのやりとり回数を減らせる
- フォーム回答者は登録不要ですぐにスケジュールを回答できる
- 視覚的な日程調整フォームで初めて使う人も感覚的に回答できる
スケコンで作成した日程調整フォームは、候補日の選択肢から都合の合う日をクリックまたはタップするだけで済ませられます。
自分の氏名や勤め先、役職名を入力し署名を残せますが、日本語入力はもちろん英語入力にも対応しているため、手間なく回答してもらえるでしょう。
なおスケコンの使い方は動画でも紹介しています。
英語での日程調整にお悩みの方は、ぜひ動画も参考に日程調整フォームを作成して、リンクURLをメールに添付して日程調整の負担を減らしてみてください。
