【例文あり】日程調整を英語で行うには?シーンごとに解説

こんにちは。スケコンマガジン編集部です。(「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。)

今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。

今回は、普段の日程調整を英語で行う際に使えるフレーズや例文をご紹介。

「多国籍チームで日程調整の担当になっちゃったけど不安」「調整メールだけで頭がいっぱいになりそう」と悩んでいる方は、ぜひ最後まで読んで参考にしてもらえたらと思います。

英語で会議の日程調整をする場合

メールでの日程調整、で使える例文をシーン別にご紹介します。

メールで日程調整

メールでの日程調整は、簡単で要点を簡潔に伝えれば十分に伝わります。以下、メールでの日程調整の際に使える例文です。

Subject: Meeting to decide the concept

(訳:件名:コンセプトを決めるための会議について)

Dear project members,

(訳:プロジェクトメンバーの皆さん)

Good afternoon,

(訳:こんにちは)

I’m writing to you all to set up a meeting to finalize the concept for the new prodct.

(訳:新商品のコンセプトを最終決定する会議を設定したく、皆さんにご連絡します。)

We definitely need another discussion before the end of month.

(訳:言うまでもなく、今月末までにもう一度議論する必要があります。)

I’ve prepared a form on Online Scheduling Tool to set the schedule.

(訳:オンライン日程調整ツールでフォームを用意しました。)

Please visit URL and the form by Tuesday 16?

(訳:16日火曜までにURLを開き、回答をお願いできますか?)

I will inform you of the date and place of the meeting later.

(訳:後ほど会議の日程と場所をおしらせしますね。)

Best regards,

(訳:よろしくお願いいたします。)

Your name(送信者名)

✓解説ポイント

  • Online Scheduling Toolには、使用する調整ツールの名前を記入する
  • URLには、調整ツールのURLを添付する
  • この例文は、ややカジュアルな日程調整を行う際におすすめ
  • 使える英単語・フレーズまとめ

”finalize” =「最終決定する」「完成させる」

”We definitely need ○○” =「私たちには○○が言うまでもなく必要です」

日程確定のお知らせと出席依頼

以下、日程確定とともに出席を依頼する際に使える例文です。

Subject: Re: Meeting to decide the concept

(訳:件名:Re: コンセプトを決めるための会議について)

Hello all,

(訳:皆さんこんにちは。)

Thank you for your promote respoonse.

(訳:ご回答くださりありがとうございます。)

This is to announce that the concept decision meeting will be held in meeting room #3 from 10:00 a.m. to 11:00 a.m. on Tuesday, 23rd January.

(訳:1月23日火曜午前10時から11時にて、3番会議室でコンセプト決定会議を行います。)

I’m looking forword to seeing you all then.

(訳:皆さんにお会いできることを楽しみにしています。)

Best.

(訳:よろしくお願いいたします)

Your name(送信者名)

✓解説ポイント

・使えるフレーズまとめ

  •  ”This is to announce that ~” =「~をお知らせします」
  •  →” I announce you that ~ ” でもOKですが、” I ”を主語に始まりがちな英文作成において引き出しとして知っておくと便利です。
  •  ”I’m looking forword to ○○” =「私は○○するのを楽しみにしている」

※look forward to see youは間違いなので注意!

リスケする場合のメール文

以下、会議の日程をリスケする際に使える例文です。

Subject: Reschdule a Meeting to decide the concept

(訳:件名: コンセプト決定会議のリスケについて)

Hi everyone.

(訳:皆さんこんにちは。)

Unfortunately, none of the dates I mentioned work for all of us.

(訳:残念ながら、以前お伝えした日程では全員の都合が合いませんでした。)

Do any of the following alternative proposales suit you?

(訳:代わりに、以下の日程内であなたに合うものはないでしょうか?)

I’d appreciate your reply by Jan 20.

(訳:1月20日までにご返信いただけるとありがたいです。)

Cheers,

(よろしく。)

Your name

(送信者名)

✓解説ポイント

・使えるフレーズまとめ

 ”Do any of the following alternative proposales suit you?”

 =「代わりに、以下の日程内であなたに合うものはないでしょうか?」

  リスケのメールでコピペして使えるのでおすすめ

日程調整の英語は例文を覚えて使い分けよう

今回ご紹介した例文は、日程や使用するツールなどを変えてそのまま使用することができます。

ご自身のシーンに合わせて、ぜひ活用して円滑な日程調整を行ってくださいね。

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