【例文あり】日程調整を英語で行うには?シーンごとに解説

こんにちは。スケコンマガジン編集部です。(「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。)

今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。

今回は、普段の日程調整を英語で行う際に使えるフレーズや例文をご紹介。

「多国籍チームで日程調整の担当になっちゃったけど不安」「調整メールだけで頭がいっぱいになりそう」と悩んでいる方は、ぜひ最後まで読んで参考にしてもらえたらと思います。

英語で会議の日程調整をする場合

メールでの日程調整、で使える例文をシーン別にご紹介します。

メールで日程調整

メールでの日程調整は、簡単で要点を簡潔に伝えれば十分に伝わります。以下、メールでの日程調整の際に使える例文です。

【英文例】

Subject: Meeting to decide the concept

Dear project members,

Good afternoon,

I’m writing to you all to set up a meeting to finalize the concept for the new prodct.

We definitely need another discussion before the end of month.

I’ve prepared a form on Online Scheduling Tool to set the schedule.

Please visit URL and the form by Tuesday 16?

I will inform you of the date and place of the meeting later.

Best regards,

Your name(送信者名)

 

【日本語訳】

件名:コンセプトを決めるための会議について

プロジェクトメンバーの皆さん、こんにちは

新商品のコンセプトを最終決定する会議を設定したく、皆さんにご連絡します。

言うまでもなく、今月末までにもう一度議論する必要があります。

オンライン日程調整ツールでフォームを用意しました。

16日火曜までにURLを開き、回答をお願いできますか?

後ほど会議の日程と場所をおしらせしますね。

よろしくお願いいたします。

(送信者名)

 

✓解説ポイント

  • Online Scheduling Toolには、使用する調整ツールの名前を記入する
  • URLには、調整ツールのURLを添付する
  • この例文は、ややカジュアルな日程調整を行う際におすすめ
  • 使える英単語・フレーズまとめ

”finalize” =「最終決定する」「完成させる」

”We definitely need ○○” =「私たちには○○が言うまでもなく必要です」

日程確定のお知らせと出席依頼

以下、日程確定とともに出席を依頼する際に使える例文です。

【英文例】

Subject: Re: Meeting to decide the concept

Hello all,

Thank you for your promote respoonse.

This is to announce that the concept decision meeting will be held in meeting room #3 from 10:00 a.m. to 11:00 a.m. on Tuesday, 23rd January.

I’m looking forword to seeing you all then.

Best.

Your name(送信者名)

 

【日本語訳】

件名:Re: コンセプトを決めるための会議について

皆さんこんにちは。

ご回答くださりありがとうございます。

1月23日火曜午前10時から11時にて、3番会議室でコンセプト決定会議を行います。

皆さんにお会いできることを楽しみにしています。

よろしくお願いいたします

(送信者名)

 

✓解説ポイント

・使えるフレーズまとめ

  •  ”This is to announce that ~” =「~をお知らせします」
  •  →” I announce you that ~ ” でもOKですが、” I ”を主語に始まりがちな英文作成において引き出しとして知っておくと便利です。
  •  ”I’m looking forword to ○○” =「私は○○するのを楽しみにしている」

※look forward to see youは間違いなので注意!

リスケする場合のメール文

以下、会議の日程をリスケする際に使える例文です。

【英文例】

Subject: Reschdule a Meeting to decide the concept

Hi everyone.

Unfortunately, none of the dates I mentioned work for all of us.

Do any of the following alternative proposales suit you?

I’d appreciate your reply by Jan 20.

Cheers,

Your name(送信者名)

 

【日本語訳】

件名: コンセプト決定会議のリスケについて

皆さんこんにちは。

残念ながら、以前お伝えした日程では全員の都合が合いませんでした。

代わりに、以下の日程内であなたに合うものはないでしょうか?

1月20日までにご返信いただけるとありがたいです。

よろしく。

(送信者名)

 

✓解説ポイント

・使えるフレーズまとめ

 ”Do any of the following alternative proposales suit you?”

 =「代わりに、以下の日程内であなたに合うものはないでしょうか?」

  リスケのメールでコピペして使えるのでおすすめ

会議キャンセル・延期のメール文

以下、会議キャンセル・延期をする際に使える例文です。

【英文例】

Subject: Meeting postponed

Hi everyone.

This is to inform you the meeting on 20th has been cancelled due to a scheduling conflict.

I’m sorry for such short notice.

Thank you for your understanding.

I will send out another e-mail to reschedule the meeting at a later date.

Kind regards,

Your name(送信者名)

 

【日本語訳】

件名:会議の延期について

皆さんこんにちは。

私どものスケジュールの都合がつかなくなってしまったため、20日の売上会議はキャンセルにりましたことをお伝えいたします。

直前のご連絡で申し訳ありません。

ご理解いただけますと幸いです。

後日、ミーティングを再設定するためのメールを別途お送りします。

よろしくお願いします。

(送信者名)

 

✓解説ポイント

・使えるフレーズまとめ

”Thank you for your understanding.”

=ご理解いただけますと幸いです。

謝罪文と一緒に使われる事が多いです。

使用ツール・相手との関係性で表現を変える

社内のプロジェクトチーム内などでのやり取りは、英文でも少しカジュアルな言い方に変わります。

では、それぞれの例文を見てみましょう。

グループウェアでの日程調整

チームメンバーとグループウェアで日程調整をする場合の例文です。

【英文例】

Subject:Meeting of the new product

Hi, 

As you are all aware, we have a deadline approaching for the end of the month. 

I propose that we hold a meeting on Monday morning to discuss the finalisation of the new product. 

I’ve booked the meeting room from 10 am to 11 am on Mon 2nd on Groupware as it seems everyone is available at the time.

If there are any conflicts with the time, then please let me know and we will either reschedule or seek to work around them. 

Kind regards, 

Your name(送信者)

 

【日本語訳】

新製品の会議について

こんにちは。

ご承知のとおり、月末が迫っていますね。

月曜日の朝にミーティングを開いて、新製品の完成について会議を行うことを提案します。

(グループウェア)を確認したところ、全員の予定が空いていたので、2日月曜日の午前10時から午前11時まで会議室を予約しました。

もしお時間の都合が悪いようならお知らせください。その場合は、日程を変更するか、または他の案を考えます。

よろしくお願いします。

(送信者名)

 

✓解説ポイント

  • チームメンバーでややカジュアルな日程調整の文面になります。
  • (グループウェア)には、社内で使用している具体的なグループ名を入れてください。
  • 使えるフレーズまとめ

”If there are any conflicts with the time, then please let me know and we will either reschedule or seek to work around them. ”

「もしお時間の都合が悪いようならお知らせください。その場合は、日程を変更するか、または他の案を考えます。」

相手の都合も気遣う便利なフレーズとして使えます。

オンライン日程調整ツールでの日程調整

オンライン日程調整ツールでの日程調整をする場合の例文です。

【英文例】

Subject:Meeting of the new product

Hi,

As you are all aware, we have a deadline approaching for the end of the month.

I propose that we hold a meeting soon to discuss the finalisation of the new product.

I’ve prepared a form on (Online Scheduling Tool) to set the schedule.

Please visit the URL below and fill in the form by Monday 25th?
htpps://xxxxxx.com/form

Kind regards,

Your name(送信者名)

 

【日本語訳】

新製品の会議について

こんにちは。

ご承知のとおり、月末が迫っていますね。

近日中に、新製品の完成について会議を行うことを提案します。

(オンライン日程調整ツール)でフォームを準備しました。

以下のURLリンクからフォームに行き、25日月曜日までに回答をお願いします。
htpps://xxxxxx.com/form

よろしくお願いします。

(送信者名)

 

✓解説ポイント

  • チームメンバーでややカジュアルな日程調整の文面になります。
  • (オンライン日程調整ツール)には、社内で使用している具体的なツール名を入れてください。
  • 使えるフレーズまとめ

”Please visit the URL below ...”

「以下のURLに行き、」

URLは、文章内ではなく、文章の下に入れてスッキリさせます。

その時にこの英語フレーズと一緒に使うことができます。

日程調整の英語は例文を覚えて使い分けよう

今回ご紹介した例文は、日程や使用するツールなどを変えてそのまま使用することができます。

ご自身のシーンに合わせて、ぜひ活用して円滑な日程調整を行ってくださいね。

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