こんにちは。スケコンマガジン編集部です。（「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。）
今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお届けします。
飲み会や食事会の幹事を任されると、「日程調整」「出欠確認」などのまとめ作業に時間と手間がかかります。このような作業は、「オンライン」でぱぱっと済ませましょう。
今回は、飲み会の日程調整に便利な「Googleフォーム」の紹介と実際の使い方をまとめました。
Google フォームとは
Googleフォームとは、Googleが提供している無料のオンラインツールです。
WEB上で利用できるという特徴を活かし、様々なデバイスや環境で利用できるフォームを作ることができます。
企業のリクルートシーンなどでも良く用いられ、テキストやURL、プルダウン式など様々な入力に対応しているため、簡単な作りでありながら汎用性が高く、すぐに作成できて便利なツールです。
基本的な使い方はアンケートフォーム作成ですが、その形式は幅広く利用ができるものとなっており、作成方法もシンプルで専門知識は必要ありません。
フォーム作成をするにはGoogleアカウントが必要ですが、回答者側はアカウント不要で利用することが可能です。
Googleフォームを日程調整に使用するメリット
Googleフォームは、日程調整に使用する上でとても使い勝手が良く、便利な機能も備わっています。
Googleフォームを日程調整に使用するメリットは
- フォーム質問内容が自由に作れる（希望日程・出欠確認・希望のお店選択など）
- 自由にグルメ情報サイトを入れられる
- 現地写真や目印など、自由に画像を入れることができる
- URLが自動的にリンクになるのでワンクリックで情報が見れる
- 必須回答項目を設定できる
- ワンクリックで自動集計してくれる
- Googleマップのマイマップの埋め込みができる
Googleフォームは質問形式が自由に設定できるのが最大の魅力です。
自動集計も簡単で、Googleスプレッドシートにまとめられるため、日程調整の煩わしい作業がなくなり幹事がとても楽になります。
Googleフォームの使用方法
実際に飲み会調整ツールを手作りする工程を解説します。トップページにあるパーソナルの「Googleフォームを使ってみる」を選択し、フォーム作成に移りましょう。
まずは今回作成する条件として、以下のような内容を入力します。
- 飲み会
- 出席者の候補は5人（鈴木、佐々木、田中、伊藤、吉田）
- お店は新橋
- 12月末の木曜日か金曜日
「イベント出欠確認」をコピペして使おう
まずは、最初にフォームに表示される「イベント出欠確認」というテンプレートギャラリーを選択し、これをコピペして目的に立ったフォームを作成していきます。
「フォームのタイトル」を「飲み会」というタイトルに変更しましょう。
「フォームの説明」欄は、12月下旬に新橋周辺で予定している「飲み会に関するアンケート」と設定します。
フォームで出欠や希望日時を選択可能
Googleフォームの良いところは、プルダウンによる選択肢が簡単に作れることです。これにより、フォームに回答する人の手間をかけさせません。
「プルダウン方式」を選択して、「質問」には「氏名を入力してください」と入れましょう。氏名は上記の鈴木、佐々木、田中、伊藤、吉田の5人分作ります。
プルダウンによる選択を「必須」と設定しておけば、プルダウン選択がなされない場合次に進めない使用にすることができ、入力漏れを防げます。
また、参加希望日時も選択肢で表示させましょう。12月下旬の木曜か金曜なら、「12月24日」「12月25日」などと日付を表示し、選択してもらえば人数分の予定を把握できます。
希望の店は地図を用いて表示可能
https://www.google.co.jp/intl/ja/maps/about/mymaps/
「マイマップ」はGoogleマップの機能のひとつであり、自分の地図を作成し他のメンバーと共有することができます。あらかじめマイマップを作成しておくと複数の人と情報共有ができ便利です。
Googleフォームでは、マイマップで作成した地図を画像として貼り付けることができます。フォームを共有する前に作成しておくと、フォームの質問回答者にお店の情報がわかりやすく表示され、親切です。
コメント・質問欄を設置
テンプレートに入っている、参加者の名前はすでに前の質問で入っているので削除。
イベントに関する質問も必要ないので削除します。
最後の「コメントまたはご質問」はそのまま設置しておきます。
諸事情があり、出欠やお店情報に関して追記コメントを残したい人は、ここでコメント入力ができるようになります。
以上で、日程調整のフォームは作成終了です。
Google フォームは日程調整に有効活用できる
Googleフォームは、プルダウン方式で回答者に手間をかけさせずに回答してもらうよう設定できます。
また、Googleマップと連携することもできるため、飲み会の会場などを知る際にも便利です。
人数が数人程度であれば、Googleマップで参加者の希望日時を集計すると良いでしょう。
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