こんにちは。スケコンマガジン編集部です。（「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。）
今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。
今回は、メールチェックの無駄を減らすために使える4つのルールをお話していきます。
「メールチェックに時間がかかる」「さっさと済ませる方法ないかな」と悩んでいる方におすすめの内容なので、ぜひ最後まで読んで参考にしてください。
メールチェックは多くの時間をロスしている
メールチェックは、私たちが感じている以上に多くの時間がかかっているのを知っていますか？
コンサルタント会社のマッキンゼーによると、ビジネスパーソンは就業時間の28%、1日に2.6時間ほどを電子メールの確認や返信に費やしていることがわかっています。
たかがメールといえど、軽視できないですね。普段、メールを読んだものの返信を送るのがつい遅くなってしまった経験がある方もいると思います。ただ、そこに一定のルールを設けることで無駄な時間を大幅に削減し、ミスも減らせるんです。
実践したいメールチェック時のルール
メールチェックを効率的に行うには、自分の中でルールを決めておくと良いでしょう。ここでは、実践したい4つのルールをご紹介します。
メールチェック時間は決めておく
まずは、メールチェックの「時間」を決めましょう。メールチェックを始める時間とそれに割く所要時間を決めておくことで、ダラダラと続くメールチェックを予防でき、時間を有意義に使えます。
例えば、メールチェックは通勤時間の電車の中と午後の仕事始めに行うと決めた場合、メールチェックの時間が1日3回の固定になるので、中途半端にメールの返信を忘れたり、他の仕事を疎かにする、などの心配がなくなります。
チェックしたメールはアーカイブか削除
チェック済みのメールは、必要があればアーカイブ、特に見返す必要がなければその場で削除してしまいましょう。受信欄にあるメール数が多いと、チェックすべきメールを探す手間が増えます。
視覚的にごちゃごちゃした印象にストレスを感じる方もいらっしゃるのではないでしょうか。また、探しているうちに関係ないメールや登録してたメルマガを読むなど、脱線が重なり余計時間がかかってしまうなんてこともありますよね。
毎回のメールチェックでお目当てのメールをパッと見つけてすぐに返信できるよう、チェックした際にはアーカイブか削除をする癖をつけるのがおすすめです。
メールをやることリストと統合する
Gmailのタスク管理機能「ToDoリスト」を使えば、受信したメールをドラッグ＆ドロップするだけでメールをタスクとして管理できます。
「ToDoリスト」にタスクとして追加したメールは、その後「タスクリスト」としてまとめて確認することができるんです。
対応が必要なメールが抜け漏れたり、後で見返したいメールをその都度探すことなく、登録したタスクからメール返信などをすぐに行えます。
またGoogle カレンダーと連携しているため、タスクに期日を設定すればカレンダー上でもToDoを確認でき、時間が近づくと通知で知らせてくれるので便利ですね。
メールと「ToDoリスト」を統合すると、受信したメールを効率的に管理しながら、全体の仕事の質も改善できます。
不要なメールはブロックしておく
メールの中には、もう不要なメールもありますよね。それらは放置せず、一通りブロックしてしまいましょう。
不要なメールをその都度削除すると、1件にかかる時間は数秒と短いですが、これが続けばその時間は膨大になります。
不要なメールは受け取って削除するのではなく、受信自体をやめることで大幅な時間削減につなげましょう！
メールチェックは早めに切り上げ本業に集中しよう
さて、今回はメールチェックを効率化できる4つのルールをお話ししてきました。たかがメールですが、ルールを設けることでかなり時間効率が良くなることが分かったと思います。
集中したい仕事にエネルギーをしっかり使うためにも、メールチェックは早めに切り上げるのがおすすめです。
どれも今日から取り入れられるので、メールチェックに不満を感じてる方はぜひ取り入れてみてくださいね。
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