【早く日程決めたいのに返事が来ない】を解決する対処法と督促メールの書き方

「予定調整の返信がなかなかこない」

「何度もメールをやりとりするのに疲れた」

ビジネスでもプライベートでも、予定調整の返信がなかなかこないと苦労しますよね。

返信を催促するのに、気が引けてしまうこともあるでしょう。

そんな事態が起こってしまうのは「相手がのんびりしているから」とは限りません。

あなたの予定調整の連絡に、原因がある可能性もあるのです。

この記事では、予定調整連絡の返信をもらう時のポイントについて解説しますので、参考にしてみてください。

また、予定調整の返信がきやすくなるスケジュール調整ツール「スケコン」についてもご紹介します。

最後まで読んで頂ければ、予定調整の返信が早くくるようになるはずです。

予定調整の返信をもらう時のポイント

予定調整は、ただなんとなく相談をするだけではいけません。

しっかり返信がもらえるように、また相手が返信しやすいように工夫する必要があります。

以下では、予定調整の返信をもらう時のポイントについて解説します。

返信の期日を設ける

予定調整の返信をもらう時には、期日を記載しておくと良いでしょう。

期日を設けていなければ、なかなか返信がこなくても仕方がありません。

期日を設けていないせいでなかなか返信がこず、こちらが催促する形になってしまう事態は避けたいですよね。

逆に期日があれば、催促するのも気楽になるはずです。

予定調整の連絡をして早めに返信をもらいたい時は、返信の期日をしっかり設けておくようにしましょう。

候補日をリストアップしておく

予定調整の返信をもらいやすくするためには、候補日をいくつかリストアップしておいてください。

リストがあるだけで、予定調整の連絡を受けた側は、非常に楽にスケジュールを検討できます。

ただ漠然と「都合が良い日はいつですか?」と連絡していませんか?

これでは、具体的な日程を考えさせることになるので、相手の労力や時間を奪ってしまいます。

その結果として返信が遅くなり、やりとりが遅れてしまうことも考えられるでしょう。

候補日をリストアップして、しっかり返信をしてもらうように、工夫していきましょう。

主導権をどちらが握るかハッキリさせる

予定調整の返信をもらう際には「予定を優先させる主導権」がどちらにあるのかをハッキリさせておきましょう。

特にビジネスでの予定調整は、相手に失礼になる可能性もあるし、仕事の成果にも関わってきます。

例えばあなたが発注側(=お金を払う側)なのであれば、あなたが主導権を握って、予定調整の返信をしてもらえば良いです。

ですが、あなたが受注側(=お金を貰う側)なのであれば、相手が主導権を持って、予定調整をしたほうが良いでしょう。

返信をもらう際に失礼のないように、立場をハッキリ理解しておくようことが大切です。

催促メールを送る際のマナー

会議などの日程調整をする上で、期日内に返事がもらえずなかなか確定ができない、なんてことは度々起こります。

しかしそのような状況でも、相手を責めたり強い表現で督促するようなことは社会人としてはあまり良いことではありません。

どのような状況であっても、丁寧な表現を用いてビジネスマナーを守ったやり取りを心がけましょう。

ではここで日程調整の督促メールを送る際のマナーをいくつかご紹介します。

件名には気をつける

メールの件名は、「件名を見ただけで内容がわかる」ようにすることが大切です。

例えば、連絡の内容+緊急度や重要度、返事の要・不要なども入っていると、すぐに内容をチェックしてくれたり、簡単にメール件名一覧から見つけ出すこともできます。

<件名の例>

  • 【ご返事のお願い】○○会議の日程の件
  • ○○会議日程アンケートのお願い【○月○日迄】
  • 【再送】○○会議の日程のご連絡
  • 【重要】○○会議の時間変更の件

件名の悪い例を上げると、「おはようございます」等の挨拶、「会議について」などいつの何の会議の何についての連絡かわからないものなどです。

【】を用いることで目につきやすくなりますが、強調されるため強い言葉を使う場合には注意が必要です。特に上司や社外の人に送るときは安易に確認や返事を急がせたり、強い要求のイメージならないよう気をつけましょう。

言葉遣いにも気をつける

督促のためのメールであっても、言葉遣いを丁寧にし、相手に直接的に指摘や要求はせず、やんわりとした表現を使うようにしましょう。

具体的には、本題に入る前にやんわりと状況を把握してもらうためのワンクッションを入れるようにします。

直接的な表現で「返事が来ないがどうなってるのか」「早く返事ください」というような言葉にならないよう注意してください。

<例文>

  • まだお返事をいただいてないようなのですが、○○様のご都合はいかがでしょうか。
  • 先日メールでお伺した件ですが、日程候補日の中でご都合の良い日はありましたでしょうか。
  • 先日ご連絡しました会議の件なのですが、○○様のご都合はいかがでしょうか。

督促というより再度伺うという姿勢で言葉を選び、相手を気遣う言葉などを付け加えることでソフトなイメージになります。

期日を設ける時には前置きを用いる

期日を設けて返事をいただきたいという場合には、ただ「この日までにお願いします」と伝えるだけでは悪いイメージになってしまうこともあります。

期日を設けた上で回答をお願いする場合には、お願いする前にワンクッションとして相手を気遣う言葉を伝えてからお願いするようにしましょう。

  • お忙しい中、大変申し訳ございませんが
  • ご多忙のところ大変恐縮ですが
  • お手数をお掛けして申し訳ございませんが

このような言葉の後に、「○月○日までにご回答をいただけますでしょうか」「○○願います」「〇〇ください」のようにつなげるとより丁寧な印象となります。

調整内容について再度記載する

調整内容については、以前に送った内容であっても再度記載するように心がけましょう。

内容を確認するためにわざわざ過去のメールを探さなければいけないのは大変手間がかかりますし、ちゃんと届いてなかったり誤って削除してしまっている可能性も少なからずあります。

コピー&ペーストを使ってもいいので、督促メールにはそれに関する情報を全て入れておき、そのメールだけで内容を把握し回答までできるような状態にしておくのが親切です。

行き違いについてのお詫びを添える

メールの送受信のタイミングによっては、既に回答を送ってもらっているのに督促メールが届いてしまうなんてことも多々有り得ます。

例え自分のミスではなくただの行き違いであったとしても、回答済みの相手に督促メールを送ってしまうのは失礼に当たります。

とはいえ、ネット環境などによっても行き違いは起こりやすいものですので、督促メールは特に、文章中にひとこと行き違いがあった場合のお詫びの言葉を添えておくと良いでしょう。

  • 本メールと行き違いにより既にご連絡をいただいておりましたら申し訳ございません。
  • 本メールと行き違いがございましたら申し訳ございません。

文章の最後にこのような一言を添えて、相手への配慮を忘れないようにしましょう、。

予定調整の返信はスケコンを使えば楽

予定調整の返信をもらうにはコツが必要ですが「スケコン」というスケジュール調整ツーつを使うことで、非常に楽になります。

以下では、スケコンの魅力や特徴についてご紹介していきます。

スケジュールの入力が楽

スケコンを使えば、スケジュールの入力が非常に楽です。

共有のスケジュールに、お互いの予定を入力するだけだからです。

使い方もシンプルなので、誰にでも簡単に、直感的に利用してもらえます。

使用や予定調整が簡単なので、相手にスケジュールを深く考えさせる必要がありません。

相手があまり考えなくても良いのであれば、返信のスピードも変わってきますよね。

スケコンを導入して、予定調整を楽にしていきましょう。

空きスケジュールはAIにお任せ

スケコンで予定調整する際は、AIに任せておけば大丈夫です。

お互いのスケジュールを入力すれば、AIコンシェルジュが空き予定を導き出してくれるからです。

そのため、候補日を絞って連絡する必要がなくなります。

相手の様子を伺って候補日を考えたり、相手の都合を考えなくて良くなるのです。

面倒な空き予定の確認がショートカットできるので、スケコンを使えば、返信や予定調整のスピードが格段に上がっていきます。

主導権がどちらでもなくなる

スケコンを使えば、予定調整の主導権を考える必要がありません。

お互いの空きスケジュールから、平等に予定が決定するからです。

予定調整の返信を催促するケースも減るはずなので、相手に失礼になったり、遠慮してしまう心配はありません。

何通もメールがきて、その度に丁寧な返信をしてスケジュールを決める…なんてことは、もう過去の方法。

スケコンを導入することで、気楽な気持ちかつ確実に、予定調整ができるはずです。

まとめ

今回は、予定調整の返信をもらう時のポイントについてご紹介しました。

  • 返信の期日を設ける
  • 候補日をリストアップしておく
  • 主導権をどちらが握るかハッキリさせる

返信をもらうのが難しいという方は、ぜひスケコンを利用してみてください。

スケコンを使えば、予定調整の連絡や空き予定の確認が簡単になるので、結果的に返信をもらいやすいようになるでしょう。