「予定調整の返信がなかなかこない」
「何度もメールをやりとりするのに疲れた」
ビジネスでもプライベートでも、予定調整の返信がなかなかこないと苦労しますよね。
返信を催促するのに、気が引けてしまうこともあるでしょう。
そんな事態が起こってしまうのは「相手がのんびりしているから」とは限りません。
あなたの予定調整の連絡に、原因がある可能性もあるのです。
この記事では、予定調整連絡の返信をもらう時のポイントについて解説しますので、参考にしてみてください。
また、予定調整の返信がきやすくなるスケジュール調整ツール「スケコン」についてもご紹介します。
最後まで読んで頂ければ、予定調整の返信が早くくるようになるはずです。
スケコンを使えば大人数の日程調整も解決！
参照：スケコン
日程調整にお悩みなら、スケコンを導入してみてはいかがでしょうか？
スケコンは以下の特徴を持つ日程調整ツールです。
- AIにより日程調整を自動化
- 誰でも登録不要で回答できる日程調整フォームを自動生成
- 確定した予定は連携カレンダーに自動追加
以上の機能により、日程調整の手間を大幅に削減できます。
スケコンの基本的な使い方
スケコンは以下の手順で簡単に日程調整を済ませられます。
- スケコンにアクセスしてGoogleアカウントでログイン
- 予定の名前や調整条件を決める
- 予定の対象カレンダーを選ぶ
- 予定を開催する時間帯と所要時間を選ぶ
- 開催期間を指定する
- 候補日一覧を確認する
- 予定調整を作成してメンバーに調整する
- 集められた参加者のスケジュールを確認する
以上の手順で日程調整フォームを作成し、メンバーが回答を済ませると、以下のように集計されます。
有力な日程は色が変わって表示されるため、予定の開催日決定も非常にスムーズです。
日程調整にお悩みの方は、ぜひスケコンを使った日程調整について検討してみてください。
日程調整の返信を催促する時の注意点
予定調整は、ただなんとなく相談をするだけではいけません。
しっかり返信がもらえるように、また相手が返信しやすいように工夫する必要があります。
以下では、予定調整の返信をもらう時の注意点について解説します。
日程調整の催促メールはやんわりが基本
日程調整の催促メールは、強い表現にならないよう言葉選びに注意してやんわりとした表現になるよう心がけましょう。
文字だけで伝えるメールでは、直接的な言葉で返すと攻撃的なイメージを持たれてしまうことがあります。
また相手の方も仕事に追われて忙しい状況だったり、「今準備しているところ」「今返事しようと思っていたところ」だったという場合もあります。
「お忙しい中、大変恐縮ではありますが」といった言葉でワンクッションを入れたり、「◯◯までにお返事いただくことは可能ですか？」と伺う聞き方にするなどの工夫をしましょう。
返信の期日を設ける
予定調整の返信をもらう時には、期日を記載しておくのを忘れないようにしましょう。
期日を設けていないと、いつまでに返事が必要なのかわからないため緊急度が伝わらず、そのまま後回しにされてしまうこともあります。
期日を設けていないせいでこちらが催促する形になってしまうのは相手にも失礼にあたります。
逆に期日があれば、相手にもいつまでに返事が必要なのかが明確になり、催促が必要な場合もやりやすくなります。
予定調整の連絡をして早めに返信をもらいたい時は、返信の期日をしっかり設けておくようにしましょう。
候補日をリストアップしておく
予定調整の返信をもらいやすくするためには、候補日をいくつかリストアップしておき、そこから都合の良い日を選んでもらうようにしましょう。
リストがあるだけで、予定調整の連絡を受けた側の負担が軽減し、非常に楽にスケジュールを検討できます。
ただ漠然と「都合が良い日はいつですか？」と連絡していませんか？
これでは、具体的な日程を考えさせることになるので、相手の労力や時間を奪ってしまいます。
その結果として返信が遅くなり、やりとりが遅れてしまうことも考えられるでしょう。
候補日をリストアップして、しっかり返信をしてもらうように、工夫していきましょう。
主導権をどちらが握るかハッキリさせる
予定調整の返信をもらう際には「予定を優先させる主導権」がどちらにあるのかをハッキリさせておきましょう。
特にビジネスでの予定調整は、相手に失礼になる可能性もあるし、仕事の成果にも関わってきます。
例えばあなたが発注側（＝お金を払う側）なのであれば、あなたが主導権を握って、予定調整の返信をしてもらえば良いです。
ですが、あなたが受注側（＝お金を貰う側）なのであれば、相手が主導権を持って、予定調整をしたほうが良いでしょう。
返信をもらう際に失礼のないように、立場をハッキリ理解しておくようことが大切です。
日程調整の催促メールを送る際の書き方
会議などの日程調整をする上で、期日内に返事がもらえずなかなか確定ができない、なんてことは度々起こります。
しかしそのような状況でも、相手を責めたり強い表現で督促するようなことは社会人としてはあまり良いことではありません。
どのような状況であっても、丁寧な表現を用いてビジネスマナーを守ったやり取りを心がけましょう。
ではここで日程調整の催促メールを送る際の書き方をいくつかご紹介します。
就活の面接の日程調整の催促メールの書き方（人事から面接者）
○○ 様
◯◯会社 人事部 ◯◯と申します。
本日は、ご応募いただきました面接日程についてご連絡させていただきました。
先日ご都合をお伺いした面接程候補日について、まだ◯◯様からお返事をいただいていないようですが、ご確認いただけましたでしょうか。
念のため前回お送りしましたメールを再度添付いたしますので、ご都合の良い日をご連絡いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、◯月◯日までにお返事いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
***********************************
株式会社◯◯ 人事部
採用担当 ◯◯◯◯（名前）
住所：△△△△△△△△△△△△
電話：△△△△△△△△
***********************************
就活の面接の日程調整の催促メールの書き方（面接者から人事）
株式会社◯◯
人事部 採用担当 ○○ 様
お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただいております◯◯大学の◯◯と申します。
先日、面接日程候補をご連絡させていただいておりましたが、その後いかがでしょうか。
念のため前回お送りしましたメールを再度添付いたします。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、面接日程が決まり次第、連絡いただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
***********************************
◯◯大学◯◯学科
◯◯◯◯（名前）
住所：△△△△△△△△△△△△
電話：△△△△△△△△
***********************************
社外の取引先との日程調整の催促メールの書き方
△△株式会社
△△部 ○○ 様
お世話になっております。
株式会社◯◯ 広報部◯◯です。
度々のご連絡で申し訳ございません。
先日お伺いしておりましたお打ち合わせ日程の件ですが、その後いかがでしょうか。
念のため前回のメールを添付いたしますので、候補日をご確認の上ご連絡いただけますと幸いです。
お忙しいところ大変恐縮ですが、◯月◯日までにお返事いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
***********************************
株式会社◯◯ 広報部
◯◯◯◯（名前）
住所：△△△△△△△△△△△△
電話：△△△△△△△△
***********************************
社内の上司との日程調整の催促メールの書き方
◯◯部 ○○ 部長
お疲れ様です。◯◯部◯◯課の△△です。
先日、メールでお伺いしておりました◯◯部との会議の日程のご相談の件ですが、ご確認いただけましたでしょうか。
候補日でご都合が合わない場合には、ご希望の日時をご連絡いただければこちらで調整いたします。
お忙しいところ申し訳ございませんが、今週中にご回答いただけますようよろしくお願いいたします。
◯◯課 ◯◯
日程調整の催促メールは何日待ってから出すのがベターか
日程調整の返事が来ないと日程が決められない… 返事を催促したいけど、催促メールはどれくらい待ってから出すのが良いのか気になりますよね。
できればビジネス上、失礼に当たらないように対応したいですが、そのまま待ち続けても時間ばかりが過ぎてしまいます。
相手がどのような状況かわからないため、「メールを見落としてしまっている」「予定より調整に時間がかかってしまっている」など何か理由があるかもしれませんので、催促メールのタイミングは相手への気遣いも忘れないようにしましょう。
もし「◯月◯日までに」といった回答の期限を伝えていた場合、期限を2日過ぎたあたりのタイミングで催促メールを出すのがベターです。
期限があるからといって、期限の翌日に催促するのは少しせっかちすぎますね。
期限がわかっているにも関わらず、どうしても予定より調整に時間がかかっていることもありますので、2日くらいは待っておく方が相手にもマイナスイメージは与えません。
もし期限を伝えていなかった場合には、最低でもメールを送ってから丸3日間は待ってから催促しましょう。
普段はメールを見てすぐに返事をしてくれる人であっても、タイミングによっては翌日の開封になります。
返事の前に日程確認作業がある場合には、忙しい時期など当日中に日程確認ができなかったり、一日中会議や外出で席にいない可能性もあります。
3日あれば、返事に時間がかかる場合にはその旨を一旦連絡するような時間も与えられますし、開封忘れや回答忘れがあった場合でも最小限で済みます。
ただ、確実にいつまでに返事が必要という場合には期限を伝えておくことで相手へ優先度も知らせることができますので、期限は忘れずに入れるようにしましょう。
予定調整の返信はスケコンを使えば楽
予定調整の返信をもらうにはコツが必要ですが「スケコン」というスケジュール調整ツーつを使うことで、非常に楽になります。
以下では、スケコンの魅力や特徴についてご紹介していきます。
スケジュールの入力が楽
スケコンを使えば、スケジュールの入力が非常に楽です。
共有のスケジュールに、お互いの予定を入力するだけだからです。
使い方もシンプルなので、誰にでも簡単に、直感的に利用してもらえます。
使用や予定調整が簡単なので、相手にスケジュールを深く考えさせる必要がありません。
相手があまり考えなくても良いのであれば、返信のスピードも変わってきますよね。
スケコンを導入して、予定調整を楽にしていきましょう。
空きスケジュールはAIにお任せ
スケコンで予定調整する際は、AIに任せておけば大丈夫です。
お互いのスケジュールを入力すれば、AIコンシェルジュが空き予定を導き出してくれるからです。
そのため、候補日を絞って連絡する必要がなくなります。
相手の様子を伺って候補日を考えたり、相手の都合を考えなくて良くなるのです。
面倒な空き予定の確認がショートカットできるので、スケコンを使えば、返信や予定調整のスピードが格段に上がっていきます。
主導権がどちらでもなくなる
スケコンを使えば、予定調整の主導権を考える必要がありません。
お互いの空きスケジュールから、平等に予定が決定するからです。
予定調整の返信を催促するケースも減るはずなので、相手に失礼になったり、遠慮してしまう心配はありません。
何通もメールがきて、その度に丁寧な返信をしてスケジュールを決める…なんてことは、もう過去の方法。
スケコンを導入することで、気楽な気持ちかつ確実に、予定調整ができるはずです。
日程調整の手間はスケコンで解決させよう
今回は、予定調整の返信をもらう時のポイントについてご紹介しました。
- 返信の期日を設ける
- 候補日をリストアップしておく
- 主導権をどちらが握るかハッキリさせる
返信をもらうのが難しいという方は、ぜひスケコンを利用してみてください。
スケコンはAIにより日程調整を自動化でき、手間なく日程調整を進められるツールです。
フリープランであれば月8件までの日程調整を無料で済ませられるため、初めて日程調整ツールを導入するならフリープランから利用するのもおすすめです。
スケコンを使えば、予定調整の連絡や空き予定の確認が簡単になるので、結果的に返信をもらいやすいようになるでしょう。
