こんにちは。スケコンマガジン編集部です。（「スケコンマガジン」はAIスケジュールサービス「スケコン」がお届けする「人と時」をテーマにしたWEBマガジンです。）
今日も知って得する・すぐに使える、普段のライフスタイルや仕事をより楽しむために役立つ情報をお伝えします。
今回は、普段の日程調整において意識したいメールの書き方をご紹介。
「日程調整の文面作成に時間がかかる」「もっと効率的にメール作業を行いたい」と悩んでいる方は、ぜひ最後まで読んで参考にしてくださいね。
日程調整メールの書き方
効率的な日程調整メールには一定の書き方があります。以下の3つのポイントを意識してメールを作成すれば、スムーズな日程調整が行えるでしょう。
件名はわかりやすく
まず、相手がパッと見て内容を理解できる件名にすること。
よくやってしまいがちなのは「○○の件について」といった件名ですが、パッと見てこちらが一番伝えたい内容を相手に知らせることができていません。
わかりやすい件名に必要な情報は、このメールを通じて何を伝えたいのか、用件の部分です。
具体的には、
- 「お打ち合わせのお願い」
- 「お打ち合わせ日程のお伺い」
- 「お打ち合わせ日時のご相談」
など用件別に「お願い」「お伺い」「ご相談」のフレーズをつけるのがおすすめです。
日程調整の際に気を付けたいリスクとして、日程調整中にスケジュールが埋まり、打ち合わせの日時が延びてしまうことが挙げられます。件名においてもわかりやすさを意識することで、スピード感ある日程調整が行えます。
役職者へのメールは宛名に注意
特に、役職者のメールにおいて注意したいのは「役職」の書き方です。「○○部長様」と役職に「様」をつけるのは誤用だと知っていましたか？
正しくは「部長 ○○様」「○○部長」と表記すると良いでしょう。
メールの冒頭で明記する宛名は、「会社名・部署名（課名）・役職・苗字」を示すのが一般的ですが、長すぎる場合は「会社名・ご担当者様」「会社名・○○部御中」などの表記でも構いません。
冒頭の挨拶はコピペでオーケー
冒頭の挨拶文は、毎回考える必要はなく、シチュエーション別にコピペして使用することで手間を省きましょう。一般的な挨拶文は「お世話になります」の一文です。
社内のやり取りであれば、「お疲れ様です」「おはようございます」「こんにちは」なども使えます。
初対面の相手には、突然の連絡を詫びる一文や、自分の所属・業務を簡単に説明した一文をおくと親切ですね。
挨拶文は季節やシチュエーションに関係なく使えるフレーズが多いので、その都度考えるよりもコピペして本文の内容に集中すると良いです。
挨拶文のあとに端的に内容を記載する
挨拶文のあとには、端的に内容を記載しましょう。
挨拶文の後に長々と経緯や説明が続いたり、まわりくどい話になると、何が重要ポイントなのかわからず相手の混乱を招きます。
担当者でなくても理解できるような形で簡潔に内容を伝え、なるべく1度の回答で解決できるようにすることが大切です。
日程調整メールの場合、特に重要なのはこの3点です。
- 何のための打ち合わせなのか
- どこで打ち合わせをするのか
- 参加者は誰なのか
まずは端的にこの3つを伝え、無駄なやり取りが増えない回答が得られるようにします。
このように、相手にとっても状況を把握しやすく、回答しやすいよう伝えることで、確認漏れや欲しい回答が得られないから再度確認メールを送る、といった手間をなくすことができます。
調整の余地について触れる
日程調整の場合、自分の都合ばかり押し付けるのではなく、もしも相手の都合が悪かった場合には調整可能という余地も必ず用意しましょう。
具体的な文面としては、日程調整をお願いするメールの場合、候補の日程をいくつか上げた後に「もし上記の日程でご都合が悪い場合には、◯日までにご連絡いただければ翌週にて再度調整可能な日程を確認します」など一言触れておくと印象も悪くならず、スムーズに再調整へと誘導できます。
署名は確実に記載
メールの署名は確実に記載してください。
会社名、所属、もしあれば会社のHPや連絡先の電話番号など、名刺に書かれているような情報を確実に入れておきます。。
面識のない相手先にメールを送るときでも失礼にあたらないような内容で設定しておきましょう。
日程調整メールの例文
上記でお話したポイントを踏まえ、日程調整メールの例文を挙げておきます。
実際にメールを作成する際に使ってみてくださいね。
(例1)初対面の相手に送るメール文
【件名】お打ち合わせのお願い
○○株式会社 ○○部 ご担当者様
突然のご連絡にて失礼いたします。
私△△コーポレーション△△部にて営業を担当している△△と申します。
さて、この度弊社の新商品「□□」について詳しくご説明するお時間をいただきたく、ご連絡させていただきました。
もし可能でしたら御社に伺い、1時間ほどお打ち合わせの時間を頂戴したいと考えております。
下記の日程のご都合はいかがでしょうか。
■日時
10月1日(木) 13時～
10月5日(月) 14時～
10月８日(木) 終日
弊社からは私と上司の2名でお伺いします。
もし上記日程の都合が合わない場合は、お気兼ねなくお申し付けください。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒ご検討いただけますと幸いです。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
△△コーポレーション△△部 △△
ＦＡＸ：00-0000-0000
E-mail：～～＠～～.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
(例2)打ち合わせ候補日を相手にあげてもらう際のメール文
【件名】お打ち合わせ日程のお伺い
○○株式会社 ○○部 ○○様
お世話になります。
△△コーポレーション△△部の△△です。
さて、～～のお打ち合わせの件に関しまして、○○様のご都合のよろしい日時をいくつかご教示いただけますと幸いです。
お忙しいところお手数をおかけして大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
△△コーポレーション△△部 △△
ＦＡＸ：00-0000-0000
E-mail：～～＠～～.co.jp
・・・・・・・・・・・・・・・・・・・
日程調整メールでの注意点
日程調整メールは、ビジネス上とても大切なやり取りになります。
こちら側からお願いしたり、要望を伝えたり、調整がつかない場合やどうしてもキャンセルが必要な場合には謝罪も必要です。
用件だけを伝えるメールではありませんので、ビジネスマンとしてのマナーを忘れずに対応しましょう。
メール送信前に必ずチェックしたいポイントは以下の5つ。
- 相手の名前・役職などが間違ってないか
- 正しい敬語（尊敬語や謙譲語）を使っているか
- 相手に配慮を怠っていないか
- 用件が正しく簡潔に伝わる文章になっているか
- クッションになる言葉が使われているか
日程調整メールは、双方が合意するためのやり取りが発生します。
お互いに相手に配慮しなければ、失礼なイメージを与えてしまったり妥協点が見つからないという状況も発生しかねません。
「お手数をおかけしますが」「お忙しいところ申し訳ございませんが」「可能ならば」といったクッションになる言葉はかなり重要になりますので、うまく使いこなせるようにしましょう。
では次に、日程調整メールを書く上で特に注意すべき点をご紹介します。
日程調整は主導権が発生している
日程調整は、必ずどちがかに主導権があります。
例えば仕事を発注する側と受ける側だとすると、発注する側に主導権があり、日程調整する上ではほとんどのケースで発注する側の予定が優先される状況となります。
反対に発注を受ける側としては、相手の都合に合わせた選択肢の中で日程を調整するという立場になることがほとんどです。
発注する側と受ける側では、メールのやり取り内容も少し変わってきますので、状況に応じた文面で対応しましょう。
日程は具体的な日程とする
日程調整で心がけることは、やり取りは1往復で決定が可能な内容にするのが大切です。
例えば、「来週いつか空いてる日はありますか？」「こちらはいつでも大丈夫です。」という内容だと、「ではこの日はいかがですか？」ともう再度無駄な確認が必要になってしまいます。
こちらの都合に合わせてもらう場合には、必ず具体的に候補の日程をいくつか上げた上でその中から選んでもらうようにすれば、相手も日程の確認や返事が的確にできるようになります。
また、候補日が全て都合悪かった場合にも再調整可能ということなどの配慮も忘れずに入れましょう。
可能ならメール後に電話する
日程調整のメールを送った後、もし可能ならば相手に電話を入れておくといいでしょう。
メールチェックのタイミングが悪いと確認が翌日になってしまう場合もあり、その分日程の決定が遅くなりお互いに時間を無駄にしてしまいます。
挨拶を兼ねてフォロー電話を入れておくのは相手に好印象を与えますし、相手にとってもすぐにメール確認・日程確認ができるのでスムーズな調整が可能となります。
日程調整には相手の気遣いも大切
スムーズに日程調整を進めるには、内容のわかりやすさに加えて相手への気遣いが重要になります。
例えば、メールの最後に「寒い(暑い)日が続いておりますが、どうぞご自愛ください」などの相手に寄り添った一文を付け加えるのもおすすめです。
日程調整メールを通じて相手と良好な関係を築くために、今回お話したメールのポイントを参考にしてみてはいかがでしょうか。
