「採用面談で何を聞けば良いのかわからなくなってきた」
人材雇用のため、採用面談を行うことは国内外問わず当たり前のこととして浸透していますよね。
しかし、質問内容や評価ポイントが間違っていれば、テンプレート化した採用面談を行っても求める人材を上手く自社に取り入れられません。
そのため採用面談のやり方について今一度見直しする動きが多くの企業で加速しています。
では、採用面談はどのような進め方が正解なのでしょうか。
それを知るためには、
・採用面談の重要性
・面接官や採用担当者が評価するべきポイント
・採用後の人員のフォロー・教育体制
以上の3つについて理解し「自社ではどのような基盤を作り上げていけば良いのか」を考えていく必要があります。
そこで今回は、採用面談の基本的な進め方とともに、採用面談を行うなら押さえておきたい「3つの掟」についてご覧ください。
採用面談の重要性は？
まずは採用面談の重要性から確認していきましょう。
「とりあえず人が足りないから新しく雇いたい」のであれば、長すぎる選考フローは必要ありません。
しかし、多くの企業では何度も面接を重ねたり、会社見学や採用試験も行いながら選考していきます。
これは、採用面談が企業の命運を分けるほどに重要な工程だからです。
採用面談を経て企業の利益に大きく貢献してくれるような、優秀で長く働いてくれる人材を何人も雇用できれば、企業はどんどん大きくなっていきます。
逆もまた然り。「相手がどんな人で、自社の利益に繋がる人材かどうか」を判断するため、採用面接は大きな意味を持つのです。
この点について、以下でさらに詳しく解説していきます。
会社の業績に連動する
企業の命運を左右するのは人です。
これは経営上部の手腕や人徳だけでなく、その下で働く一般社員がいかに優秀かどうかも非常に重要ですよね。
つまり、採用面談を経て優秀な人材を雇えることは、会社の業績に大きく影響します。
そのため採用担当者の理想は「優秀な人材をより多く雇うこと」です。
その手段の1つが採用面談で、相手を見るためにはやはり実際に「顔を合わせて話すこと」に大きなメリットがあります。
面談によって相手を見られるポイントは以下の通りです。
・はっきりとした受け答えができ信用を得られる人物かどうか
・相手の人となりや人格
・業務において支障がない程度にコミュニケーション能力があるか
・自社の雰囲気や人間関係に溶け込めそうな人物かどうか
人を雇う際は、ただ能力があるかどうかだけでなく、相手の人格やコミュニケーション能力、自社員と協調して仕事をしていける人物像かどうかも評価する必要があります。
そして人格面に注目し評価するために欠かせないのが採用面談です。
そう考えれば、3〜4回の面談を行う複雑で長い選考フローも「その人の人となりがわかるチャンスは4回しかない」と思えば非常に貴重な機会ですよね。
ただ形式的な採用面談を行うだけでなく、1回1回の採用面談の機会を大切に、面談参加者をじっくりと見定めていくことが、採用担当者に必要な力です。
失敗すると採用はコストにしかならない
採用面談は自社の利益に大きく貢献してくれる優秀な人材を雇えれば「コストを掛けてでもやって良かった」と思える業務でしょう。
しかし、自社にはミスマッチな人材・早期退職してしまう人材ばかりを雇って仕まえば、採用面談は「コストばかりが掛かって何の利益にも繋がっていない業務」とも言えます。
つまり採用面談をはじめとした採用にかかるコストは、会社にとって必要不可欠であると同時に「ハイリスク・ハイリターンな業務」でもあるのです。
その点を常に留意しつつ、より「リスクを減らし、ハイリターンな雇用」を目指すために採用面談の内容や選考方法を見直すことが求められます。
そのために具体的にできることについて、まとめます。
・自社が「今」求めているのはどんな人材なのか、常にアップデートして把握する
・選考フローに無駄な部分はないか定期的に見つめ直す
・採用面談では何を評価すべきなのかを分析し各担当者に共有する
・一般的な選考方法以外にも、メリットのある採用方法があれば積極的に検討する
採用担当が意識することは？
雇用において何より問われるのが、採用担当の手腕です。
採用担当はより良い人材を採用するために、どのようなことを意識するべきなのでしょうか。
ここでは採用担当が採用面談において意識するべきこと3つをご覧ください。
以下の「3つの掟」を守ることで、より質の高い採用面談を目指しましょう。
転職先を決定する上で、人事・面接担当者の影響度は高い
転職活動中の方目線からの採用面談について考えてみましょう。
転職活動中の方にとって、採用面談は言わば「会社の内側」を見る数少ない機会の1つで、「その会社がどんな雰囲気なのか」は採用面談で大きく印象付けられます。
つまり、ここで圧迫面接を行う企業は言語道断。
採用どころかこの時点で人が離れていってしまうため、良い雇用に繋がることはありません。
逆に面接官が敬意を持って面談参加者に対応する企業は、面談参加者から見ても非常に印象が良く、信頼できる会社として見られる可能性が高まります。
採用面談を担当する際は「自分がこの会社の顔として見られている」という意識を持ち、面談参加者に安心感を持たせられる対応を行うことをまず意識しましょう。
主導権は握りつつ向こうの本音を引き出す
採用面談の基本的な流れは「面接担当者が質問する→参加者が答える」です。
この流れを大きく変える必要はありません。
特に応募者が複数人いる場合は、同じ質問をした方が比較検討の材料としやすくなるため、有用なデータとして残ります。
そこで、質問してあくまでも面談での主導権は会社側が握ることで、スムーズに面談を進めていきましょう。
ただ「質問する→答える→次の質問をする」という単調な流れになってしまうのは避けたいポイントです。
応募者はあくまでも採用を目指して採用面談に参加しています。
そのため画一的でオーソドックスな質問ばかりだと対策済みの回答しか受け取れず「面談参加者の本音や人となりを知る」という目的は果たせない可能性も。
そこで、決まった質問の数は時間に対して少なめに設定し「質問の回答をさらに掘り下げる」ことに時間を使うのもポイントです。
質問の回答を掘り下げることで、面談参加者の本音や話し方、人となりをさらに知るきっかけを作りやすくなります。
質問の際はただ「聞くだけ」ではなく、気になったことや回答に付随して聞きたいことを臨機応変に尋ねることで、面談応募者との「対話」を目指しましょう。
大事なのは面接の後のフォロー
そして面接後に大切なのはフォローです。
例えば面談後に何も連絡がなく、かなり時間が経ってから突然「採用です」というメールを送ったとしても、面談参加者が不信感を持ったり、その時には既に別の会社への内定が決まっている場合もあります。
それでは時間を掛けて採用面接を行ったとしても、ただコストが掛かってしまっただけになってしまいますよね。
そうではなく、面接直後に連絡してフォローを入れることで、自社への採用希望の意思を薄れさせない配慮を行うことが大切です。
そのため大切にしたいポイントについてまとめます。
・面談参加への感謝の気持ちを最初に伝える
・採用の可否は極力早く出す（時間が掛かる場合は結果が出る時期を通知）
・採用の可否に関わらず結果は通知する
このように、まめな連絡は面談参加者から見た企業イメージに大きく影響します。
伝えるには心苦しい結果に至ったとしても、早めに連絡して次の採用へと繋げましょう。
採用面談はどの会社にも欠かせない戦略です！日程調整から意識しよう！
採用面談は「企業が人を選ぶ場」のように思われますが、実際は「この企業で働いて大丈夫かお互いが判断する場」です。
そして優秀な人材であればあるほど引く手数多で「会社を選ぶ側」になる場合も少なくありません。
だからこそ、スピーディーな対応や面談の目的を正しく理解し敬意を持って面談参加者と対話することが、採用担当に求められるスキルです。
この採用面談をより効率的に・円滑に行うために取り入れるため、日程調整ツール「スケコン」の導入もおすすめします。
「スケコン」はAIが複数人分のスケジュールを認識し、面談の日程を自動調整してくれるため、雇用におけるコスト削減にも役立つツールです。
よりスマートな採用面談を目指している方は、ぜひスケコンを使った日程調整も活用してみてください。
