新卒や中途での採用試験で、採用・不採用を伝える連絡メールは企業にとって最も重要な業務の1つです。
どのような内容にするべきか悩んでしまったり、不採用メールでは相手への配慮も必要とされるため、失礼のない書き方で伝えるのはとても難しく感じるかもしれません。
この記事では、採用・不採用メールの書き方のポイントやマナーを解説し、毎回悩む必要がなくなる「正しい書き方のテンプレート」をご紹介していきます。
ぜひ参考にしてくださいね。
採用・不採用メールの重要性とは？
採用・不採用メールは、会社の印象を左右するため慎重に行わなければなりません。
顔が見えない状態で重要な内容を伝えなければならないため、メール1つで企業の印象がガラッと変わってしまうこともあり、メールの印象によっては内定受諾率にも影響するといえるでしょう。
たとえアルバイトの不採用のメールであっても、相手への配慮や返信（レスポンス）の速さなど対応の誠実が伝われば悪い印象は残りにくくなるでしょう。
「不採用なら印象なんて気にしなくてもいいのは？」と思うかもしれませんが、
もし1人でも多く良い印象を残してもらえたら、人から人へ伝わる力で企業全体のイメージが上がり、今後の人員募集したときの応募人数にも良い影響があるかもしれません。
不採用だった本人も、もしかしたらスキルアップした後に転職先としての候補として検討してくれる可能性もあります。
小さなことに思えても、ゆくゆくは企業の発展に繋がっていく大切な積み上げになっていきます。
採用・不採用メールを送る際のマナー
採用・不採用を通知するメールを送る際、マナーとして知っておくべきものをご紹介していきます。
採用・不採用の通知メールの受信は、就活生にとってはとてもセンシティブな内容で緊張する瞬間です。
できる限り気持ちに寄り添い、配慮のあるメールにしたいですね。
尚、以下のような基本的なビジネスメールとしてのマナーも忘れないようにしましょう。
- わかりやすいタイトルで（返信は変更せずRe:の状態で）
- 正しい敬語を使う
- 誤字脱字のチェック
- 添付ファイルのチェック
- わかりやすいシンプルな文章を心がける
相手の名前を正しく入れる
自分の名前が入っていないメールでは、読んでいて本当に自分宛なのかと不安になってしまいます。
宛先である相手の名前の漢字はしっかりと確認してから入れましょう。
期日内に返信する
事前にいつまでに連絡しますと伝えている場合には、必ずその期限内になるべく早く返信しましょう。
もし何らかの都合で期日までに採用可否が決まらず結果を連絡できない場合も、期日内に必ず結果が伝えられない理由といつまでに連絡できるかをしっかりと伝えておきましょう。
連絡が遅い、または期日内に連絡が来ないよううな対応だと、応募者のモチベーションが下がってしまい内定辞退されてしまう可能性もあります。
採用・不採用にかかわらずお礼を伝える
採用・不採用にかかわらず、応募してくれたことや時間と労力を使ってくれたことに感謝の気持ちを忘れてはいけません。
「今回は弊社の選考にご参加いただき、改めて御礼申し上げます」
「今回は弊社の採用面接に参加いただけましたことを改めて御礼申し上げます」
不採用の場合は特に、このような言葉で応募してくれたことに感謝する言葉をメールの終わりに添えましょう。
会社名・担当者の署名を入れる
差出人の名前がわからないのはとても失礼メールにあたります。
「もしメールの文章について何か質問したくても誰に連絡すればいいかわからない」となると良い会社とは思ってもらえません。
大事な内容を問い合わせしたいときにできないのは大きなストレスとなり、イメージダウンにもつながりかねませんね。
採用・不採用メールの書き方のポイント
採用・不採用を伝えるメールは、相手への配慮をしながらも簡潔に事実をお知らせすることが大切です。
こような結果を伝えるためのメールは事務的な感情のない印象を与えてしまうことも多いですが、ポイントを抑えることで相手の気持ちや企業へのイメージを良いものに変えることもできるでしょう。
採用か不採用かで内容を変える必要があるため、ここでは採用メールと不採用メールのそれぞれの書き方のポイントをご紹介します。
採用メールの書き方のポイント
採用メールの書き方のポイントは以下の3つ。
- 「採用」ということを明確に伝える
- 次にすべき事柄を伝える
- モチベーションを上げるような一言を添える
採用か不採用かは1番重要な部分です。
まわりくどい言い回しや、わかりにくい表現を使うと、間違って認識してしまうかもしれません。
「採用とさせていただくことを決定しました」「正社員として採用することが決定いたしました」など、まずははっきりと採用であることを伝えることが大事です。
次に、入社までの流れや必要提出書類、仕事をする上での心構えなど、次のステップですべきことを伝えます。
「採用」だけでは、入社までどうしていいかわからず不安になってしまいます。
「入社までの流れは…」「◯月末までに◯◯を提出していただけるようご準備ください」
または、「来週中に、入社までのスケジュールと必要な書類についての詳細を別途ご連絡いたします」
このように、入社までのスケジュール等を伝えてあげると安心します。
そして最後に、会社ならではの一言を添えてみてください。
会社のイメージを左右する部分ではありますが、最後に少し個性を出すことで事務的なイメージがなくなり好感を持ってもらえるでしょう。
これから一緒に働くことが楽しみになるような言葉があると、採用されたという実感が増してモチベーションも上がるかもしれませんね。
不採用メールの書き方のポイント
不採用メールの書き方のポイントは以下の3つ。
- 「不採用」だったことを明確に伝える
- 慎重に検討した結果であることを伝える
- 今後の活躍を祈る一言を添える
相手にとって悪い知らせではありますが、「不採用」というの結果は簡潔にわかりやすく記載しましょう。
相手を気遣うあまり、長い言い訳やまわりくどい表現が入ると、何が言いたいのかわからない状態となり間違った認識をしてしまう可能性もでてきます。
マナーとして「誠に残念ではございますが」といったクッション言葉も添えながら「今回は採用を見送らせていただく判断となりました」と伝えましょう。
続けて、「慎重に検討した結果」「大変苦慮した上での決定」「慎重に選考を進め判断させていただいた結果」という表現で、公正な判断であることを伝えましょう。
「例年より応募者が多かった」といった特別な状況があれば付け加えてもいいですが、返って感情を逆なでしてしまうこともあるため、ここではあまり事細かく説明する必要はありません。
しかしながら「不採用」という事実を伝えるだけのメールで終わらせてしまっては事務的で冷たい企業という印象になってしまいます。
最後に「今後ますます活躍されますことを心よりお祈りしております」といった、相手にエールを送る一言を添えて締めましょう。
電話で採用・不採用を伝える場合のポイント
メールではなく電話で採用・不採用伝える場合、相手に時間を取らせてしまうため手短かに内容を伝えることが大切です。
伝えるときのマナーやポイントはメールの場合とほぼ同じですが、電話特有のポイントがいくつかありますのでご紹介します。
電話で採用・不採用を伝える場合の主なポイントは以下の3つ。
- 相手の都合に配慮する
- 聞き取りやすい話し方を心がける
- 締めの言葉
電話で伝える場合、なるべく相手が不快に感じないような配慮が必要です。
もしかしたら、転職を考えていた人などまだ前職場で仕事をしている時間かもしれません。
電話した際には、まずは社名と名前を名乗り、「今お時間よろしいでしょうか」と相手の都合を確認してから本題に入ってください。
「今はちょっと…」と不都合があるような返事があったら、都合の良い時間帯を聞き、再度掛け直すようにします。
次に本題に入りますが、電話は対面と違って口の動きや表情が読み取れないため、普段と同じスピードで話しても聞き取りにくく感じます。
普段よりもゆっくり・はっきりと話すよう心がけましょう。
特に数字やアルファベットなど、意味を持たない文字は聞き間違えが多く発生します。このような内容を伝える場合には、必ず最後に復唱して確認してもらうようにしましょう。
電話を切る前の最後の締めの言葉は、採用・不採用によって使い分けるため事前に準備しておくとスムーズに行えます。
「それでは入社式でお会いできることを楽しみにしています」（採用の場合の例）
「今後のご健闘をお祈り申し上げます」（不採用の場合の例）
そして、「お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」と締めます。
採用の場合、今後のスケジュールや必要書類など連絡事項が多い場合には、電話で簡潔に説明した上で確認のため同じ内容をメールでも送るようにしましょう。
採用・不採用メールのテンプレート6つ
それでは、新卒・中途・アルバイトのそれぞれの採用・不採用メールのテンプレートをご紹介します。
テンプレートを用意しておくと、伝えづらい不採用のメールでも時間をかけずにメール作成ができます。
最後に誤字脱字のチェックを忘れないようにしましょう。
新卒の場合の採用・不採用メール
【新卒の場合の採用メール例文】
件名：採用試験最終面接結果について【株式会社▲▲】
〇〇様
株式会社▲▲、採用担当の■■と申します。
先日はお忙しい中、弊社の最終面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
選考の結果、〇〇様を当社社員として採用させていただくことで決定いたしました。
つきましては、今後の入社式までの流れや必要書類など、別途郵送にてご連絡させていただきます。
また、内定者研修も予定しておりますので、スケジュールが決まり次第メールにてご連絡させていただきます。
〇〇様と一緒に働けることを、社員一同大変嬉しく思っております。
今度ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
********************
（署名）
- 会社名
- 会社の住所
- 所属部署
- 担当者名
- 電話番号・メールアドレス
********************
【新卒の場合の不採用メール例文】
件名：採用試験面接結果について【株式会社▲▲】
〇〇様
株式会社▲▲、採用担当の■■と申します。
先日はお忙しい中、弊社の最終面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
選考結果について慎重に審議いたしましたところ、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に応えられず大変恐縮ですが、ご理解くださいますようお願いいたします。
今回は弊社の選考にご参加いただき、改めて御礼申し上げます。
末筆ではございますが、◯◯様のご健康とご活躍を、弊社一同心よりお祈り申し上げます。
********************
（署名）
- 会社名
- 会社の住所
- 所属部署
- 担当者名
- 電話番号・メールアドレス
********************
中途の場合の採用・不採用メール
【中途の場合の採用メール例文】
件名：採用試験面接結果について【株式会社▲▲】
〇〇様
株式会社▲▲、採用担当の■■と申します。
先日はお忙しい中、弊社の中途採用募集の最終面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
選考の結果、〇〇様を当社社員として採用させていただくことで決定いたしました。
つきましては、本日、提出いただく書類を郵送いたしますので、必要事項を記入の上◯月◯日までにご返送お願いいたします。
◯◯様に入社いただけることを、社員一同大変うれしく思っております。
今度ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
********************
（署名）
会社名
会社の住所
所属部署
担当者名
電話番号・メールアドレス
********************
【中途の場合の不採用メール例文】
件名：採用試験面接結果について【株式会社▲▲】
〇〇様
株式会社▲▲、採用担当の■■と申します。
先日はお忙しい中、弊社の最終面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
選考結果について慎重に審議いたしましたところ、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に応えられず大変恐縮ですが、ご理解くださいますようお願いいたします。
今回は弊社の選考にご参加いただき、改めて御礼申し上げます。
末筆ではございますが、◯◯様のご健康とご活躍を、弊社一同心よりお祈り申し上げます。
********************
（署名）
会社名
会社の住所
所属部署
担当者名
電話番号・メールアドレス
********************
アルバイトの場合の採用・不採用メール
【アルバイトの場合の採用メール例文】
件名：アルバイト面接結果について【株式会社▲▲】
〇〇様
株式会社▲▲、採用担当の■■と申します。
先日はお忙しい中、弊社のアルバイト面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
選考の結果、〇〇様をアルバイト従業員として採用させていただくことで決定いたしました。
つきましては、本日、提出いただく書類を郵送いたしますので、必要事項を記入の上◯月◯日までにご返送お願いいたします。
尚、初出勤日に関しましては別途メールにてご連絡させていただきます。
◯◯様と一緒に働けることを、社員一同大変うれしく思っております。
今度ともどうぞよろしくお願い申し上げます。
********************
（署名）
会社名
会社の住所
所属部署
担当者名
電話番号・メールアドレス
********************
【アルバイトの場合の不採用メール例文】
件名：採用試験面接結果について【株式会社▲▲】
〇〇様
株式会社▲▲、採用担当の■■と申します。
先日はお忙しい中、弊社のアルバイト面接にお越しいただき誠にありがとうございました。
選考結果について慎重に審議いたしましたところ、誠に残念ではございますが、今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
ご期待に応えられず大変恐縮ですが、ご理解くださいますようお願いいたします。
なお、面接時にご提出いただいた履歴書に関しましては、責任を持ってこちらで破棄させていただきます。
今回は弊社のアルバイト求人にご応募いただき、改めて御礼申し上げます。
◯◯様のご健康とご活躍を、弊社一同心よりお祈り申し上げます。
********************
（署名）
会社名
会社の住所
所属部署
担当者名
電話番号・メールアドレス
********************
採用活動は適切なメール文を用意して効率化しよう
採用・不採用の通知メールは、就活で様々な企業を見てこられた応募者にとって企業のイメージを印象づける大事な事柄の1つになります。
メールを送る際は、企業の代表として、企業の顔として見られるということを忘れずに、慎重に文章を構成することが必要です。
とはいえ、毎回メール内容に頭を悩ます必要はなく、テンプレートをうまく利用してスムーズに業務が行えるようぜひ参考にしてくださいね。
ビジネスマンとしての基本的なマナーも必要ですので、宛名が間違っていないか・誤字脱字のチェック・正しい敬語が使われているか・添付書類は間違っていないかなど、十分にチェックした上で送信しましょう。
