リモートワークやオンライン会議が普及してきた近年では、オンライン上で初めて相手先と顔を合わせる機会も多くなってきました。
挨拶を兼ねた会社情報や所属・役職などの名刺情報の交換は大事な営業活動の一つ。
今までは紙の名刺が使われてきましたが、オンライン上では紙の名刺交換ができない代わりに「オンライン名刺交換」が新しいマナーとなりつつあります。
この記事では、オンライン名刺交換のメリットや作成手順などをご紹介しています。
オンライン名刺交換とは
オンライン名刺交換とは、自分の名刺情報を入れたQRコードやURLなどを使って紙の代わりになる名刺を作成し、オンライン上でお互いの名刺情報を交換すること。
SansanやEightなどの専用のツールやアプリを利用すれば、交換した相手の名刺情報のデータ化保存が簡単にできるようになります。
ZOOMなどのオンライン会議の場で初めて会う相手との名刺交換として利用するので、オンライン会議などの機会に顔を合わせるときに利用するのが一般的です。
オンライン名刺交換の方法は、主に以下の3つがあります。
- オンライン会議中に使用するバーチャル背景に自分の名刺のQRコードを埋め込む
- オンライン会議のチャットや相手のメールアドレスに自分の名刺のURLやQRコードを送る
- 同じ名刺管理ツールを使っている相手ならツール内で名刺交換が可能
初対面の場では、相手がどの方法やツールを使用しているかわからないため、①の方法が一番確実になります。
オンライン会議にチャットツールがあって名刺交換に使用可能な場合、または相手のメールアドレスがわかる場合には②の方法も可能になります。
③は、既に相手先の会社の人との名刺交換をしていて利用しているツールが同じだとわかっている場合に限られますが、ツール内での名刺交換はお互いに手間がなく簡単にできます。
QRコードやURLではなく、直接名刺画像を送る方法もありますが、画像のサイズによって送る方法が限られたり送受信に時間がかかったりするため、できれば上記の3つの方法のどれかで名刺交換することをおすすめします。
オンライン名刺交換をすると得られるメリット
オンライン名刺交換をするメリットは以下のようなものがあげられます。
- 名刺を持ち忘れる、紛失する、在庫切れになる等の問題がなくなる
- 名刺をデータ化することにより、管理・検索などの負担が軽くなる
- 名刺をデータ化することにより、社内での共有が簡単にできる
- 個別の名刺に追加情報を入れることができる
- 名刺は自作可能なので作成のためのコストを削減できる
一番のメリットは獲得した名刺情報をデータ化できること。
データ化することにより、管理が楽になり、担当者レベルではなく社内全体で名刺情報の共有ができるようになります。
個別のデータに、交換日、会社URL、担当者の得意分野など、追加情報を入れることができるのも特徴。
紙の名刺と比べると、場所も取らず、より簡単に管理することが可能となりました。
オンライン名刺交換の作成手順
オンライン名刺交換には、主に画像の名刺、またはオンライン名刺管理ツールにて作成された名刺が使われます。
では、オンライン名刺交換に使われる名刺の作成手順をご紹介します。
依頼する場合
名刺は自作も可能ですが、どうしても自作が難しい場合、または凝ったデザインにしたい場合には作成を依頼する方法があります。
デザイン系の会社などに作成依頼をすることで、個性的なデザインのオンライン名刺にすることができます。
但し、依頼する場合にはコストがかかるため、ツールなども利用してなるべく自作する方が良いでしょう。
自作する場合
自作する場合は、画像編集ツールなどで作成ができます。
Canvaなど、無料で使えてデザインテンプレートも利用可能なサービスもありますので活用すると良いでしょう。
また、オンライン名刺管理ツールを導入することで、名刺作成はもちろんのこと名刺交換した相手のデータ管理もできるため、会社全体でオンライン名刺を採用したい場合にはツールを利用するのがおすすめです。
同じツールを利用している相手とのオンライン名刺交換は、自動的に管理データに追加されるのでとても便利です。
オンライン名刺交換は現代の新常識です。準備しましょう
オンラインでの会議やプレゼンなどの機会が急増した近年、オンラインでの名刺交換は現在の新常識とも言える状況になりました。
今までのオフラインでの顔合わせよりも、オンラインでの方が名刺交換の機会が増えていく可能性が高いため、ビジネスが広がるチャンスでもあります。
名刺交換した情報は従来の紙の名刺よりも管理が簡単になるため、作業効率も上がりそのを分営業活動にあてることができるのも嬉しいですね。
この機会にぜひ、いつでもオンライン名刺交換ができるよう今から準備をしておきましょう。
