「対面で会うよりもオンラインで会う機会の方が増えてきた」
昨今の感染症感染拡大防止の取り組みから、オンラインでのビジネスのやりとりの機会が急拡大しました。
ビジネスでのやりとりや会議も、社内外問わずオンラインで行うことが増えた方もいるのではないでしょうか？
このビジネスの電子化に伴い、徐々に機会が減ってきているのが名刺交換です。
オンラインでの対面では、紙の名刺を交換することはできないため、物理的にも機会が減っていくでしょう。
では名刺交換が今後必要のないものになるのかと言うと、決してそうではありません。
名刺を交換することは自己紹介、そして連絡先の交換の機会にもなるため、ビジネスにおける繋がりを増やす上で非常に重要なことです。
そこで注目されているのが、オンライン名刺交換です。
感染症対策としてはもちろん、加速化するペーパーレスの流れに伴い、今後オンライン名刺交換を取り入れるビジネスマンを増えていくでしょう。
このオンライン名刺交換において、知っておきたいのは以下の3つです。
- オンライン名刺交換を取り入れるメリット
- オンライン名刺交換の導入方法
- オンライン名刺交換を有効活用するコツ
オンライン名刺交換を有意義に活用して、ビジネスの加速化を目指しましょう。
今回はオンライン名刺交換の導入から活用術について解説します。
オンライン名刺交換とは？
オンライン名刺交換とは、その名前の通りデータ化した名刺を電子機器を使い交換しあうことです。
小さな紙のカードで行なっていた名刺交換を、そのままデータ化したものを想像するとわかりやすいでしょう。
オンライン名刺交換は、専用のツールを使って交換しあうことはもちろん、紙で使っている名刺をそのままPDFや画像として電子化し、それをメールなどで送ることでも成立します。
オンライン名刺交換で交換する名刺に記載する主な内容は、以下の通りです。
- 氏名
- 所属組織・部署の情報
- 本人の連絡先やビジネスSNSのID
以上のように、名刺に書くことは紙でも電子でも大きな違いはないでしょう。
連絡先については、メールアドレスはもちろんZOOMをはじめとしたオンライン会議を行なっている場合は、これらビジネスオンラインツールのアカウントIDを記載するのもおすすめです。
オンライン名刺交換のメリットは？
オンライン名刺交換には、以下のようなメリットがあります。
- 対面で会わずとも遠方の人とすぐに繋がりを持てる
- 対面接触せずに名刺を交換できる
- 紙としてかさばらず、情報整理も容易になる
- 小さなカードには書ききれない情報量を入れられる
感染症対策の観点から、オンラインでのビジネスの機会が増えたことはもちろん、対面であっても他人との接触を避けることが求められるようになりました。
そのため対面でなくても渡せること、非接触で渡せることは、オンライン名刺交換の大きなメリットだと言えるでしょう。
また、名刺が電子データとして送られてくれば、名刺ケースの中でかさばりません。
さらにWEBサイトやSNSのURLを記載することでPRしたいこと、伝えたい情報を多く盛り込むこともできます。
これら紙にはないメリットが多く存在するため、オンライン名刺交換は今後もビジネスの世界で広がっていくことが考えられます。
オンライン名刺交換のやり方
オンライン名刺交換は今のビジネスにおいて需要が急拡大しています。
しかし「いきなりやり方を変える」ことはどんなシーンであれ、手間や考えるべきことが多くハードルが高いように思われるかもしれません。
ここではオンライン名刺交換の基本的なやり方について解説します。
SanSanやEightで名刺を作成する
オンライン名刺交換において、まず考えるべきは「電子化した名刺を作ること」です。
データであれば名刺のように一度に何枚も作る必要がなく、もし名刺に記載した情報を変更するときも、データを編集・更新するだけで済むため、ロスがありません。
このオンライン名刺を作成できるツールにはさまざまなものがありますが、中でも知名度が高いのがSanSanやEightです。
SanSanはクラウド上で名刺管理ができるビジネス向けサービスで、サービスを利用して1からオンライン名刺を作成することもできます。
名刺を送る際は自分が作成したオンライン名刺のURLを相手に送るだけで、このURLは相手がSanSanユーザーであるか否かに関係なく閲覧可能です。
そして、もしSanSanユーザーでない方の場合も、URLを確認した上で自分の名刺をスマホで撮影し送り返すだけで、名刺交換は成立します。
対してEightは、特に個人事業主やフリーランスの方が利用しやすいオンライン名刺作成サービスです。
名刺に記載できることは非常にシンプルなため初めて名刺を作る方もわかりやすく、また同時にもらった名刺をデータ化してまとめることにも役立ちます。
スマートフォンアプリとしてインストールし、無料版から利用できることも手軽なポイントです。
Zoomなどの背景に設定してURLを見てもらう
作成したオンライン名刺は、ただ専用サービス内で交換するだけでなく、他のオンラインでの対面機会でも有効活用できます。
例えば、オンライン会議の定番として注目されるようになったZOOMでは、自分で自由に背景を設定できます。
この背景設定で作成したオンライン名刺を表示することで、よりスムーズに自己紹介できるでしょう。
また、背景には所属企業や氏名など最低限の情報を表示し、合わせてQRコードやURLを記載するのもおすすめです。
背景として設定したQRやURLをオンライン会議画面から直接読み込んでもらうことで、より詳細な情報を閲覧してもらえる機会を作りましょう。
名刺交換後は定期的に連絡をとろう
紙でもオンラインでも言えることですが、名刺は交換すればそれで完結ではありません。
お互いに交換した情報を有意義に使うため、定期的に連絡を取り合うことで、密に繋がっていくと、よりビジネスにおける繋がりを強く持つことができます。
しかし、ビジネスにおける連絡のやりとりは非常にハードルが高く、堅苦しいものをイメージする方もいるかもしれません。
そこで、オンライン名刺にビジネス向けSNSのアカウント情報を記載しておくのもおすすめです。
ビジネス向けSNSはより気軽に連絡を取り合うための機能が搭載されているものが多く存在します。
それらを活用することで、より気軽でスマートなビジネスの繋がりを実現しましょう。
見込み客の管理までしてこその名刺交換
名刺交換は本格的な商談をする機会はもちろん、営業の一環として行う場合も少なくありません。
そして営業は「営業した瞬間」に契約が成り立つわけではありません。
例えば車販売の営業を行なっている場合、営業先A社に営業を掛けた瞬間は車の新たな購入は検討しておらず、営業を断られる場合もあるでしょう。
しかし、数年が経って所持していた車が経年劣化してきた頃、今度はA社の方が車の販売元を探すことになるかもしれません。
このとき、過去の営業時に名刺を交換しA社と密に連絡を取っていれば、A社はまず最初に自社に車の契約見積もりの話をする可能性が高まります。
以上のように、名刺交換は「その場で仕事をして終わり」ではなく、名刺交換をきっかけに見込み客の管理まですることで、中長期的な営業が成立する場合もあるのです。
ビジネスシーンにおいてオンライン名刺交換を当たり前にしよう
時代の移り変わりに伴い、ビジネスにおいても徐々にその形が移ろい始めてきています。
オンライン名刺交換もその1つ。
オンラインでビジネスが成立する機会も増えてきた今だからこそ、オンラインでのビジネスをより円滑化するための名刺交換のツールの導入を検討しましょう。
ビジネスを「データ化」することは、ただ紙の資料を持ち歩く必要がなくなるだけでなく、複数のデータを一括でまとめ分析しやすくなることにも繋がります。
また、名刺を交換し連絡のやりとりを続けるだけでなく、ビジネスの話が持ち上がったときはオンライン会議を開催するのも選択肢の1つです。
オンライン会議は非接触で開催できることはもちろん、移動の必要もないためよりスピーディにビジネスの話を始められます。
このオンライン会議の日程調整を手軽に行えるのが日程調整ツール「スケコン」です。
スケコンはAIを導入した日程調整ツールで、複数人でのスケジュール共有・日程調整をより円滑に行えます。
スケコンをはじめとしたオンラインツールもフル活用することで、よりビジネスの幅を広げましょう。
