リモートワークや在宅ワークが増えてきた近年、会議や営業などオンラインで行う機会が増えてきました。
そこで今注目されているのが「オンライン名刺」。
この記事では、オンライン名刺とは何か、そしてオンライン名刺を使うメリットやデメリットをご紹介していきます。
オンライン名刺とは
オンライン名刺とは、その名の通りオンラインで使われる名刺を意味します。
普通の名刺はカード型の紙で作られていますが、オンライン名刺はデータで作成されおり、オンライン上で送受信して名刺交換ができるものとなっています。
オンライン名刺を作る方法は大きく分けて2つあり、独自で作成するか、または専用ツールで作成するかです。
独自で作成する場合には、自分で画像を加工するなどでPCで作ることもできますし、デザインが苦手なら業者に作成依頼することもできます。
オンライン名刺管理の専用ツールで作成する場合には、フォーマットに情報を入れるだけで簡単にオンライン名刺を作る事ができます。
オンライン名刺での名刺交換は、例えばオンライン会議などで初めて会った相手がいる場合に、実際に会わずともその場でインターネットを通じて名刺情報を送受信することで名刺交換をすることができます。
もし相手が同じツールを使っている場合には、自分の名刺情報をURLで送り合うだけで自動的に名刺交換した相手を自分のツールに登録してくれる機能などもありとても便利です。
オンライン名刺のメリット
オンライン名刺には多くのメリットがあります。
主なメリットをここでご紹介します。
管理がしやすい
オンライン名刺はデータでの管理がしやすくなります。
もし専用ツールを使っている場合は自動的に登録してくれるので、名前や会社名だけではなく、名刺交換した日付、会社所在地、どんな会社なのかなど予備情報からも検索がかけられるので、膨大な量になっても手早く目的のものを見つけることが可能になります。
専用ツールを使っていない場合でも、エクセル等で管理しておけば同様の機能が使えます。
また紙の名刺はソートアウトに手間がかかるため、同じ会社の人をまとめたりグループ化するのが大変ですが、オンライン名刺ならそれらの作業が簡単にできるようになります。
紛失しにくい
紙の名刺交換で一番困るのが名刺の紛失。
名刺保管ファイルでの管理が一般的ですが、使用時に出して戻し忘れたりするとそのまま紛失してしまう可能性が高くなります。
一般的な名刺サイズとは違うタイプで、管理ファイルに入らない大きさや形のものは別で保管することになったりしても、紛失の機会が増えてしまいます。
しかしオンライン名刺ではこのような管理の煩わしさがなく、紛失する可能性がかなり低くなります。
切らしにくい
紙の名刺では、在庫が少なくなると再注文しなければいけません。
必要なときに在庫切れになってしまうこともあり、大事な場面で名刺交換ができないというハプニングも起こりうるのです。
しかしオンライン名刺なら在庫を持つ必要がないため、切らすことがありません。
直接会わなくても渡せる
オンライン名刺の最大の特徴でもあるのが、直接会わなくても名刺が渡せることです。
オンライン会議などで初対面になることも多く、直接会うかどうかに左右されずに名刺交換ができるのがとても便利です。
デメリット
便利なオンライン名刺ですが、デメリットもあります。
デメリットをきちんと理解しておくことでより効果的に使用することができるので、導入前に必ず確認しておきましょう。
コストが掛かる
オンライン名刺をより快適に取り入れるために、専用ツール等の導入を検討すべきですが、これには多少なりともコストがかかってしまいます。
ツールなしで利用する場合にも、デザインの編集のためのツールや、作成依頼などがかかってしまうでしょう。
システムに影響される
オンライン名刺を使うには、PCなどのデバイス、またはクラウド等の名刺や管理ツールの保存領域、そしてインターネット接続、電源が必須となります。
システムの影響により名刺交換ができなくなる事態も起こりうるのを覚えておかなければなりません。
利用者が少ない
現時点では従来の名刺と比べるとまだまだオンライン名刺の利用者は少ないのが現状です。
オンライン上での名刺交換では利便性に優れていますが、実際に会う場合にはやっぱり紙の名刺を優先したい利用者も多く、まだしばらくは両方を用意しておく必要があるかもしれません。
今後一般的になってくるオンライン名刺を作っておきましょう
オンライン名刺は多少のデメリットもありますが、名刺管理が便利になることで作業の効率化につながり、その分を他の仕事に集中できるという業務全般にもメリットが広がることも期待できます。
今後は更に利用者が増えて一般的になってくると予想されるため、ぜひこの機会にオンライン名刺を作っておきましょう。
