「社内の情報共有をより円滑化したい」
それなら、社内SNSを導入することをおすすめします。
SNSの普及が進む昨今、電子端末を使ったコミュニケーションは急速に加速化しました。
TwitterやInstagramをはじめとしたメジャーなSNSは、いつでも気軽に世界中の人と繋がれますが、この仕組みは社内のコミュニケーションにも落とし込むことができます。
しかし「SNS＝遊びで利用するもの」というイメージが浸透していることから、ビジネスでの有効活用術が広まっていないこともまた事実です。
扱い方が難しそうに見える社内SNSですが、実は使い方次第ではビジネスをより加速化させることにも繋がります。
情報の電子化が進む今だからこそ社内SNSを導入して、より業務の円滑化を目指しましょう。
社内SNSを導入する上で知っておきたいことは、以下の3つです。
・社内SNSを導入することのメリット・目的
・社内SNSの有効的な活用方法
・社内SNSを社員に浸透させるための注意点
以上のポイントを踏まえて、社内SNSを効果的に取り入れましょう。
今回は社内SNSを導入するメリットとともに、社員に広く浸透させるためのポイントを解説します。
社内SNSとは？
社内SNSとは社員だけが繋がれるSNSで、「登録されたともだちが全員同じ企業に務める社員のLINE」をイメージするとわかりやすいかもしれません。
社員同士、個人チャット・グループチャットを自由に作りオンラインでやりとりができるサービスで、社内メールの新たな形として導入する企業もあります。
また「SNS」ということもあり、社員全体への情報伝達はタイムラインを活用したり、チャットだけでなくデータの送受信も可能だったり。
こうした個人間でのメールのやりとり以上の機能性を持っていることでも注目されています。
以上を踏まえ、社内SNSを取り入れる企業は年々増加傾向にありますが、新たに導入するのであれば「とりあえず流行りに乗って」導入するのではなく、そのメリットや目的を明確化させて取り入れる必要があります。
以下では社内SNSを導入することのメリットについてご覧ください。
業務のスピードもあがる
資料は紙からデータへと移り変わっている時代だからこそ、電子データ共有の円滑化は企業が早急に考えなければいけない課題です。
データ共有やタスク管理機能のある社内SNSを活用すれば、資料共有や業務の効率化も目指せるでしょう。
その課題を解決する目的でも、社内SNSは非常に役立ちます。
データ共有という観点だけで見れば「メールと大きな違いはない」と感じるかもしれません。
しかし、メールとSNSチャットには大きな違いがあり、SNSチャットの場合はLINEのように、より簡潔で気軽なやりとりができることが大きな特徴です。
チャットではビジネスメールの堅い定型文が毎回必要ないことはもちろん、より「個」に対して直接情報を届けられます。
特にリモートワークや遠方の支社のメンバーと仕事をする際は「本当に読んでくれたのか」「本当に分かってくれたのか」をチェックしやすい社内SNSでのチャットの方が快適に業務が進むでしょう。
社内の情報共有にも役立つ
社内業務において大幅な時間・コストのロスになりがちなのが、社員への情報共有です。
情報共有が滞ってしまうと業務そのものに重大なミスが生じてしまう恐れがあることはもちろん、多くの社員に知らせるための時間、資料を配布する場合は紙や印刷のコストも発生するでしょう。
しかし、社内SNSを使えば1通のメッセージを作成し送信するだけで、一瞬で社員全員に情報共有できます。
また社内の特定の人物だけに送りたい場合は個人チャットやグループチャットを作って送信するなど、幅広い使い方ができるのが社内SNSの魅力です。
コミュニケーションの主流
社内SNSは業務だけでなく、社員同士の交流に使ってもOKとする企業が多く存在します。
例えば社内で同じ趣味を持つ者同士がチャットで会話をしたり、社内の飲み会に参加するメンバーでチャットを作ったり。
こうした社員同士のコミュニケーションを円滑化する意味でも、社内SNSは役立てられます。
社員同士のコミュニケーションの円滑化には、以下のようなメリットがあります。
・社内の人間関係の円滑化による離職率の改善
・共通の趣味・目的を持つ社員同士の交流の場作り
・異なる部署の社員との交流の場作り
中途退職の理由として、社員の人間関係を挙げる方は少なくありません。
この人間関係が理由の離職を減らすため、社内に新たな人間関係を生む社内SNSを導入する企業は増えています。
SNSが無ければ毎日言葉を交わすメンバーは限られるかもしれませんが、SNSでは普段顔を合わせない社員と交流を持つきっかけにもなり得るでしょう。
社内SNSで大事なことは
社内SNSを導入しても、それが社員の間で実際に使われなければ意味がありません。
ここでは社内SNSを導入する上で知っておきたい活用術や注意点を解説します。
何を使うかよりもどう使うか
社内SNSは自社で独自開発するパターンに加え、社内SNSの運用向けに作られたサービスを導入する方法も挙げられます。
特に社内SNS運用サービスを活用する場合、まず「どのサービスを選ぶべきか」を考える方が多いでしょう。
しかし、大切なのは「どれを」導入するかではなく「どのように」運用するかです。
どんなに使い勝手が良い社内SNSを導入しても、それが社員に浸透しなければ意味はないため、より多くの社員に積極的に使ってもらえるよう工夫しましょう。
社内SNSを導入する上で気をつけたいポイントは以下の通りです。
・社内SNSの導入を広く積極的に告知する
・使い方がわからない人向けのレクチャーを実施する
・広報や労務などが社員への情報通達のため積極的にSNSを活用する
・社内SNSの活用事例や推奨する使い方を発信する
例えば社内向けのお知らせを社内SNSのタイムラインに投稿するなど、まずは受け身でも社内SNSを使えるようにできる工夫をしていきましょう。
またSNSを扱い慣れていない人のため、導入と同時に社内SNSの管理・運用に関する担当者を置くのもおすすめです。
運用ルールをしっかり決める
社内SNSは社員同士のコミュニケーションを円滑化することが目的ですが、SNSとしての使用マナーが悪ければ一気に居心地の悪い場所になってしまうのもまた事実です。
またいつでも交流できることはメリットでもありますが、業務時間外にまで仕事に関する社内チャットが動いていると「社内SNS疲れ」を引き起こす原因にもなってしまいます。
もちろん利用者個人が社員SNSでのマナーやリテラシーを守ることは大切ですが、社内SNSの運用ルールとして活用方法を決めてしまうのも良いでしょう。
社内SNSの運用ルールの一例として、以下のものが挙げられます。
- ◯時以降の連絡には返信しなくても良い
- 「了解」などの簡単な返信はスタンプやいいねボタンを使う
- 悪質な使い方をしている社員がいないか監視している旨を通達
監視・通報機能がない場合は「担当者に匿名通報できる」などのルールを設けるのも良いでしょう。
より多くの社員が快適に使えるようにルールを整えると、より社内SNSの利用が進みます。
メンバーが積極的に使えるように
社内に限らず、SNSの利用頻度は人によって大きく偏りがあります。
もちろん社内SNSは全社員に積極的な利用を強制するものではありませんが、自発的に多くの社員が使いやすいように環境を整えなくてはいけません。
そこで大切にしたいのが、上司や責任者が積極的に社内SNSを使うことです。
SNSや電子端末を使ったコミュニケーションは若い社員の方がすぐに覚えられる傾向にありますが、上司が使わなくては業務で社内SNSが使われることは無いでしょう。
そこで、上司や責任者にまず運用目的や操作方法をレクチャーし、意識的に使ってもらえるよう促すことで「上から下へ」社内SNSの浸透を目指すことが大切です。
心理的な障壁を取り除く工夫を
社内SNSに限らず、多くのメンバーのいるグループチャットで「会話が盛り上がっていると発言しづらい」と感じたことがある人はいるかもしれません。
このように、グループチャットでの発言や自分からの意見の発信に対して心理的障壁を感じる方も多く、その場合は社内SNSを導入しても上手く使ってもらえない可能性があります。
そこで、社員同士の趣味や業務以外の目的でも社内SNSを使える仕組みを作ったり、気軽にチャットを楽しめる仕組み・ルールを導入するのも良いでしょう。
例えば業務外のチャットでは堅苦しいビジネスの定型文は使わなくてOKとしたり、絵文字やスタンプを積極的に使えるようにしたり。
このように「発信」のハードルを下げることで、社内SNSでのコミュニケーションはより円滑に進みます。
社内SNSには様々な可能性が眠っています
社内SNSはただ業務連絡を行うだけでなく、社員同士のコミュニケーションや社内の縦横斜めの新たな繋がりを生むきっかけにもなりえます。
この新たな繋がりが離職率の低下や社員の新たな気付き、新プロジェクトの発足に繋がる場合もあるでしょう。
人との新たな繋がりにはさまざまな可能性を生みます。
積極的に活用することで、より良い社内環境を目指しましょう。
もちろん社内SNSでの繋がりはオンラインでの関係だけに留めず、実際に顔を合わせてコミュニケーションを取るのも選択肢の1つ。
この社員同士の会合・予定調整には日程調整ツール「スケコン」がおすすめです。
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ビジネス向けのさまざまなSNSやWeb会議システムとの共有も可能なため、社内SNSと合わせて導入することも検討してみてください。
