「情報共有はビジネスを円滑化するのに欠かせない」
ビジネスにおいて何より重要なのは「情報」です。
仕事では「報・連・相」が大事という言葉が浸透して久しいですが、これは現在、そしてこれからのビジネスでも同じことが言えるでしょう。
しかし、これからの時代の情報共有は口頭や紙面だけではなく、オンラインツールを使って多くの人に一斉共有する方法が主流化することも予測されます。
事実、1対1で口頭で情報を伝えるより、テキストやデータとして多くの社員に情報を伝えられれば、伝達漏れのリスクは大きく減少します。
また自分の好きなときに情報を確認できるため、よりスムーズなビジネスへと繋がっていくでしょう。
もちろん情報共有ツールの導入は今からでも始められます。
実際、既に多くの有名企業では情報共有ツールを使った情報伝達がスタンダードになっており、多くの社員がいち早く情報をキャッチできる仕組みが整えられています。
情報は早くわかりやすく伝達できるに越したことはありません。
情報共有ツールを使いこなして、より社内業務の効率化を目指しましょう。
ツールを導入する上で知っておきたいのは、以下の3つのポイントです。
・情報共有がビジネスにおいて如何に重要か
・扱いやすい情報共有ツール
・情報共有ツールとともに導入したいツール
ペーパーレス化が進んでいる今、データのやりとりに慣れることは非常に重要です。
今回は以上の3つのポイントを軸に、情報共有ツールの魅力やおすすめツールをご紹介します。
情報共有の重要性
「情報を制する者がビジネスを制する」
これは今、そして未来のビジネスにおいても同じことが言えるでしょう。
新たな情報をキャッチすることはもちろん、企業ではその情報を社内に共有するシステムを構築することも必要とされます。
まずは社内での情報共有の重要性からご覧ください。
業務効率化
情報共有の効率化は、社内業務の効率化と大きな関連性があります。
もし社員同士で情報の伝達漏れがあれば、それが大きなミスに繋がったり業務に遅れを取ってしまったりと、ロスに繋がってしまうでしょう。
この伝達漏れを防ぎ、よりスピーディな情報共有を実現できるのが情報共有ツールです。
これは社内でのちょっとした伝達事項だけでなく、新人教育や業務に関するマニュアルでも同じことが言えます。
例えば新年度に入り別の部署から異動してきたメンバーや新入社員が入ってきた場合、まずは業務を覚えてもらう必要があります。
もちろん人が付いてノウハウを教えることは大切です。
ただ、その教育に加えて情報共有ツールで業務内容やマニュアルにいつでもアクセスできるようになれば、新たなメンバーがより早く社内情報や業務内容を把握しやすくなります。
そうなれば教育に掛かる時間はもちろん、教育係となった社員の労働時間も多く確保され、業務はより効率化するでしょう。
社内の資産として残る
データとして情報を管理すれば、いつでも膨大なデータからすぐに検索を掛けられます。
口頭や紙での伝達ではデータ化して検索はできないため、1つのツールでデータとして総まとめできることは、社内資産として大きな意味を持つでしょう。
膨大な情報をアーカイブ化してすぐに探せるようになれば、資料探しの時間ロスを大幅に削減できることはもちろん、ペーパーレスにも繋がります。
また、ちょっとした社内での伝達事項だとしても、社員同士のやりとりや情報伝達がデータとして残っていけば、それが社員のノウハウとして記録されます。
このちょっとした情報が後々大きな意味を持ったり、社員教育において大きく役立つ場合もあるため、この点も情報共有ツールを導入する大きなメリットです。
おすすめの情報共有ツール
情報共有ツールは規模が大きければ社内で専用ツールを導入するのも選択肢の1つです。
ただ、既存の情報共有ツールにも扱いやすいものが多く存在するため、まずはメジャーな情報共有ツールから導入するのも良いでしょう。
ここではおすすめの情報共有ツールを3つご紹介します。
1. Chatwork
国内ユーザー数が多いメジャーな情報共有ツールとして、Chatworkが挙げられます。
セキュリティ面と幅広い機能性が大きな強みで、有名企業でも導入が進んでいるツールです。
Chatworkの特徴として、以下のようなものが挙げれらます。
・絵文字とテキストを使ってグループチャットができる
・グループでのビデオ・音声通話ができる
・データやファイルをチャット内で送受信できる
・マネーフォワードやGmailとアカウントを連携できる
通常のデータ共有・チャット機能の他に、Web会議などメンバー同士のやりとりを円滑に進められることは、Chatworkの大きな魅力です。
またPC端末からのログインはもちろん、スマホアプリとしてもインストールできるため、リモートワークに際した情報共有ツールとしても役立ちます。
2. Slack
Slackの特徴はGoogleアカウントやDropBoxなど、ビジネスで役立つさまざまなツールと連携が可能なことです。
以上のツールを活用したデータ共有も可能なため、テキストでの情報共有に加えデータやスケジュールの共有にも優れています。
その特徴についてご覧ください。
・無料プランではグループ合計5GBまでチャット内でデータ共有できる
・重要な情報や後から見返したいメッセージはお気に入り登録できる
・検索機能を使っていつでも過去のメッセージやファイルにアクセスできる
このように、社員がそれぞれに注目したい情報をお気に入り登録したり、必要に応じて検索できたりと、個人がより情報を整理しやすいことがSlackの魅力です。
3. LINE WORKS
LINE WORKSはLINEが提供するビジネス向け情報共有ツールです。
LINEが提供しているということもあり、チャットとしての操作性はLINEと大きな変化はなく、操作性に優れていることで支持されています。
その特徴をご覧ください。
・LINEとアカウント共有できる
・カレンダーやDrive機能を連携できる
・ファイルもトーク画面から簡単に送受信できる
LINE WORKSはLINEアカウントからログインすればLINEアプリ上でそのままLINE WRKSの機能を使えます。
そのため、より気軽で個人が使いやすいことが、LINE WORKSの魅力だと言えます。
Googleアプリを使いこなそう
ツールを使って情報共有をするなら、チャットのテキストだけでなく端末から閲覧できるデータもあればよりわかりやすくなるでしょう。
そのデータ共有アプリの中でも導入しやすいのが、無料で始められるGoogleアプリです。
ここでは情報共有ツールと合わせて活用したいアプリについてご覧ください。
Googleドキュメント
Googleドキュメントは、オンライン上でドキュメントファイルを作成・共有できる無料アプリです。
PC・スマホどちらからでもアクセスでき、膨大な情報や業務マニュアル・ノウハウ伝達に適しています。
また、Googleアカウントを共有しておけばドキュメントの共同編集も可能なため、特定のプロジェクトに際してオンラインでデータを作成したい場合にも役立つでしょう。
スプレッドシート
同じくGoogleが提供しているスプレッドシートは、Microsoft Excelのように表計算ができる無料アプリです。
機能は視覚的でわかりやすく、データ管理にも適しているため、複数人でデータを共有分析したい際にもおすすめします。
またスプレッドシートで作成した表は、コピー＆ペーストで簡単にGoogleドキュメントに貼り付けることも可能です。
よりわかりやすいデータ作成を助けてくれるアプリのため、合わせて活用しましょう。
Dropboxも便利
膨大なファイルを共有したいのであれば、Dropboxの活用もおすすめです。
Dropboxはファイルの送受信を目的としたデータ共有ツールで、URLを送付するだけで簡単にデータにアクセスできます。
データはオンラインで閲覧・共有できることはもちろん、ダウンロードも容易です。
また共有されたデータはすぐにいつでも検索できるため、ファイルの数が膨大でもすぐに目的のものを見つけやすいことでも支持されています。
情報は本当に大切です！しっかりと仕組みを作ろう
情報共有ツールは、使うまでは必要性を強く感じないかもしれません。
しかし、実際に導入してみると詳細な情報まで細かく社内共有できるようになり、業務において無くてはならないツールになるでしょう。
作業効率化はもちろん、業務ミスの軽減やコストカットの意味でも、情報共有ツールを上手く活用しましょう。
また、情報共有ツールと合わせてデータ共有のできるアプリも上手く導入すると、よりスムーズな業務へと繋がっていきます。
Googleアプリをはじめとしたアプリを活用すればより多くの情報をオンラインで伝達できるため、リモートワークを導入したい企業にもおすすめです。
合わせて注目したいのが、Web会議や面談をよりスムーズに行うための日程調整ツール「スケコン」です。
スケコンはGoogleカレンダーをはじめとしたメジャーなカレンダーアプリとも連携でき、自動で日程調整を行えます。
新たなツールを上手く使いこなし、情報をビジネスの味方に付けましょう。
