テレワークをするように言い渡されたり、転職してテレワークに切り替えたりするケースも多くなりました。
しかし、いざテレワークを始めるとなると何を準備したら良いかがわからずに悩みがちです。
この記事ではテレワークの必需品を基本的なものから、仕事を円滑に進められるようにするものまで幅広く紹介するので参考にして下さい。
働き方に応じたスペックのパソコン
パソコンはビジネスパーソンなら誰もが気付くテレワークの必需品です。
会社からパソコンが貸与または支給されるのが一般的なので手配する必要がない場合が多いでしょう。
自宅で使ったり、コワーキングスペースやシェアオフィスなどに持って行ったり、外勤で持ち歩いたりすることになります。
もしテレワークを始めるにあたってパソコンを選べるのなら、働き方に応じたスペックのパソコンにしましょう。
テレワークをする場所をまず考えて、自宅でしか働かないのならディスプレイが大きめでキーボードも独立しているものを選んだ方が疲れにくいでしょう。
しかし、コワーキングスペースなどの外出先で仕事をするなら小型のパソコンの方が持ち歩きやすくて便利です。
ただ、文書作成やインターネット調査などをする場合には画面が小さいと目が疲れます。
作業効率も低くなるので、少なくとも11インチくらいの画面にするのが無難です。
自宅でも外出先でも働く場合には、自宅ではディスプレイに接続して作業できるようにするのが良いでしょう。
電話会議に対応するカメラとワイヤレスデバイス
テレワークでは電話会議をする機会が多くなるので、映像入力と音声の入出力のためのデバイスも必需品です。
電話会議では自分の映像をカメラで映すのが標準的になっているため、カメラが内蔵されていないパソコンの場合にはウェブカメラが必要になります。
古いパソコンでは内蔵されていないことも多いので注意しましょう。
ウェブカメラは使用場所に応じて固定しやすいものを選ぶのが重要です。
電話会議にはマイクによる音声入力、スピーカーやイヤホン、ヘッドホンなどによる音声出力が必須です。
外部への音の漏れを防ぐためにイヤホンやヘッドホンを用意するのが適切でしょう。
長時間の電話会議で疲れないためにはワイヤレスデバイスを選ぶのが効果的です。
夏場にはワイヤレスイヤホンの方が暑くなくて楽ですが、ワイヤレスヘッドホンの方が音がはっきりと聞こえるメリットがあります。
マイクはパソコンに内蔵されているものでも問題ありませんが、周囲の雑音が気になる場合にはピンマイクを使いましょう。
タスクとスケジュールの管理アプリ
テレワークを本格的に導入している職場ではコミュニケーションツールを使えるようにしてアカウントを発行してもらえるのが一般的です。
業務システムを現場に合わせて導入している場合もあるでしょう。
パソコンの前で仕事をしているときにはそのツールの機能だけで十分かもしれませんが、少し離れているうちにタスクを忘れてしまうこともあります。
テレワークは働き方の自由度が高いのが特徴で、ちょっとパソコンを離れて軽く体を動かすといったこともできるでしょう。
そのうちに電話会議のスケジュールを忘れてしまっていて遅れて参加するような失態をしてしまう場合もあります。
対策のための必需品と言えるのがタスク管理アプリやスケジュール管理アプリです。
スマホでタスクやスケジュールを管理すればいつも手元にあるので確実にやるべき仕事をこなしていくことができます。
アラートの設定をしておけばタスクもスケジュールも忘れることはありません。
デスクトップアプリと連携できると入力の手間も最小限にできるので効率的です。
職種に応じたツール
ツールやアプリの活用はテレワークの効率を上げ、ワークライフバランスを充実させることに直結します。
勤め先から供給されている以外のツールやアプリにも目を向けて使いこなしていくのがテレワークの意義を大きくすることにつながります。
重要なのは職種に応じて使いやすいツールを見つけ出す努力をすることです。
営業補助なら多数のスタッフのスケジュールに合わせた調整が必要になるので、日程調整ツールが必需品です。
管理職では自分のスケジュールをさらけ出して部下に面談などの調整をスムーズにおこなわせることが重要になります。
会社で導入していなかったとしてもスケジュール共有ツールを活用すると業務効率が上がるでしょう。
品質管理職なら製造フローの管理ツールを使用すると便利です。
総務や事務ならタスク管理アプリを使って仕事をスタッフ間で共有すると、適材適所で効率を上げて仕事をこなせるようになります。率先してツールやアプリを活用するのがテレワークでは重要だと認識して、色々なものに手を出してみるのが大切です。
必需品を揃えてスムーズなテレワークを実現しよう
突然テレワークを始めると準備が整っていなくて仕事に戸惑いがちですが、ここで紹介した必需品を揃えておけば安心して仕事を進められます。
働き方や職種によって準備すべきものは細かく見ていくと違いがあります。
特に業務に使うためのツールは仕事との関連性を考えて選定するのが重要です。利用シーンに合わせてパソコンとスマホでいつでも使えるようにしておきましょう。
