柔軟な働き方が求められる社会にあって、テレワークを導入する企業などが増えてきています。
もっとも、いきなりテレワークをして良いと言われても、どこでどのようにして働けばよいか分からないという方も多いのではないでしょうか。
そこで以下では、テレワーク中に会議をする際に適した場所や服装、マイクの要否などをまとめて紹介していきます。
会議に適した場所とは？
テレワークをする際に、多くの人が頭を悩ませるのが、どこで仕事をするかという点です。
家に自分専用の広い書斎などが確保されているのであれば問題ありませんが、特に東京や大阪といった都市部に住んでいる場合には、そこまで広い家に住んでいるという人はそれほど多くないため、どうしてもリビングや寝室などのように他の家族がいる場所で仕事をせざるを得ないケースが生じます。
単にメールを見て返信したり、資料を作成するというだけであれば、それでも大きな問題はありませんし、電話で社内外の人と会話する分にも特段支障はないでしょう。
悩ましいのは映像を投影して会議を行う場合です。
映像を出すとなると、当然ながら室内の様子が見えてしまいますので、寝室のベッドやリビングのソファなどが映ってしまうのは適切ではありません。
では、映像を投影してオンラインで会議を行う場合に適した場所とはどこなのでしょうか。
結論を先に言うと、会議を行う場所は特にどこでも構いません。
大事なのは余計なものが見えないようにすることであるため、背景をすっきりと見せられる場所であれば特に決まった部屋である必要はないのです。
例えば、リビングであっても、ソファやダイニングテーブルなどが映りこまない場所はあるでしょう。
寝室でもベッド側にカメラを設置すれば、ベッドが映像に入り込んだりはしないはずです。
カメラの配置次第でどこでも書斎のように見せることは可能ですので、場所で悩まないようにしましょう。
なお、オンライン会議で使用するアプリによっては、背景に壁紙を設定したり、ぼかしを入れられるような機能を備えているものがあります。
そういった機能をうまく使えば、周りを気にせずにどこからでも会議に参加することが可能です。
ただし、情報管理の観点から、あまり周りに部外者がいる環境は望ましくないので、できれば家の中でも自分しかいないような部屋から会議に入るようにした方がよいでしょう。
会議に適した服装とは？
テレワーク中に会議をする際に、場所と並んで考えなければならないのがどういった服装で参加するかという点です。
テレワーク中はオフィスで働く場合のように人目を気にする必要がないので、多くの人は部屋着のような恰好で過ごしているのではないでしょうか。
しかし、こちらの姿が見える会議となると、そうはいきません。
会議の性格によって適切なものは変わってきますが、基本的には対面で実施する際と同じような服装で臨むようにした方がよいでしょう。
例えば、社内の会議であればドレスシャツやポロシャツといったビジネスカジュアルな服装でも構いませんが、顧客などとの会議の場合には、男性であればスーツのようなオフィシャルな服装の方がよいかもしれません。
オンライン会議の場合には、カメラに映るのは上半身だけなので、ズボンやスカートにはそれほどこだわる必要は必ずしもありません。
ただし、会議中にうっかり立ち上がってしまって、ズボンが部屋着であるというのがばれてしまったといった失敗談も耳にしますので、もしミスが許されないような会議であれば、上下ともにきちんとした格好にしておいた方がよいでしょう。
会議にマイクは必要なのか？
オンライン会議を実施する際に発生しがちなトラブルの一つに、参加者の声が聞こえないというものがあります。
ネットワーク回線などが原因であるケースも多いのですが、それ以外に原因としてあり得るのが、会議に参加している端末が参加者の声をうまく拾えていないというものです。
端末によってはそもそもマイクが内蔵されていなかったり、内蔵されていても性能が十分でなかったりしますので、もしそういった端末を使って会議に参加するのであれば、別途マイクを用意しなければなりません。
もっとも、マイクといってもカラオケで使うようなスタンドマイクは必要ありません。
基本的には声が拾えれば十分なので、パソコンやタブレット端末用に作られているヘッドセット型のマイクで十分です。
最近のパソコンやタブレット端末などはオンライン会議を前提にして作られているような製品も多いので、そういったものであればわざわざマイクを別に用意する必要はありませんが、もし使っている端末の収音性能に不安があるということであれば、マイクを用意すればよりスムーズに会議に参加できるようになるでしょう。
テレワーク中の会議でもマナーを心掛けよう
以上で見てきたように、テレワーク中であっても、会議に参加する場合はTPOを意識した振る舞いが求められます。
情報管理が厳しく求められる中で他人がやり取りを見聞きできる場所から会議に参加するのはNGですし、服装も他の参加者が見て不快に感じないようなものにしなければなりません。
もっとも、こういった点を意識しておきさえすれば、テレワークだからといって必要以上に難しく考える必要はありません。
