【できる営業の日程調整】アポ取りメールの基本と便利なWebサービス

複数の人が関わるビジネスの世界、日程調整は必須ですよね。

営業さんは、社内での会議だけでなく、お得意様であるクライアントや新規顧客との商談、接待など、毎日必ず誰かとアポイントメントを取っていることと思います。

ですが、日程調整のアポ取りは何気にビジネススキルを見られているタイミングでもあります。

特に新規顧客になり得そうな相手であれば、より気を使うべきではないでしょうか。

多忙そうなのにスマートに日程調整が可能だと「できる営業マン」としてアピールもできますよね。

そこで今回は、アポ取り時に使えるビジネスメールの基本から、日程調整に使いたい便利なWebサービスをまとめてみました。

【営業の日程調整】アポ取りメールの基本

アポ取りメールのポイントとしては下記です。

複数の候補日をピックアップ

自分も多忙かもしれませんが、相手の方も多忙な場合が多いと思います。

基本的に日程調整をする場合は、複数の候補日をピックアップして伝えるのがマナーです。

都合が付かなかった場合の余計なやり取りを減らせる可能性もありますので、必ず候補日をいくつか記載しましょう。

打合せ場所を記載

1日に複数の会社との打合せを予定している営業マンがほとんどだと思います。

日程調整する際は、打合せ場所を明記するのを忘れないようにしましょう。

スケジュール調整をする際は、前後の予定的に、指定された場所に時間通りに行けるのか検討すると思います。

そういった場合、打合せ場所を明記していると日程調整がスムーズに行えますよ。

返信期限を記載するケースもあり!

日程調整について返信期限を記載するケースもあります。

会社のスタンスによって変わる部分ではありますが、タイトなスケジューリングをこなしている営業さんもいると思います。

返信期限を定めることは、催促することなく早めに日程を決めるための手法としても使えますよ。

基本的に箇条書きで伝える

基本的にメールは、箇条書きで送付するようにしましょう。

長文は分かりにくく、読みにくかったりメール文を作るのにも時間がかかります。

正確に内容が伝わるように気をつけながら、具体的な内容を盛り込んでおきましょう。

【営業の日程調整】アポ取りメールの定型文

アポ取りメールの基本を押さえた定型文が下記になります。

参考にメール文を作ってみてくださいね。

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件名:★★★案件/打合せの日程調整
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○○○株式会社 営業部
●● ●●様

いつもお世話になっております。

株式会社▲▲、営業部の■■■です。

進行中の★★★案件について打合せをお願い出来ればと存じます。

打ち合わせ候補日は以下の通りです。

(1)○月○日(○)15:00〜

(2)○月□日(▲)10:00〜

(3)○月★日(●)11:30〜

上記日程でご都合のよろしい日がございましたら、ご連絡を頂きたく存じます。

打合せの場所につきましては、弊社会議室を予定しております。

ご調整の上、○/○(金)までにお返事を頂ければ幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

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自分の署名
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【営業の日程調整】アポ取りに便利なWebサービス

アポ取りメールの基本や定型文は分かったものの、もっとスマートに日程調整できるサービスがあればいいのに!と思っている方もいると思います。

そんな方向けのサービスが下記です。

一目で分かる出欠表「伝助」

https://densuke.biz/

都合の良い日を入力して、日程調整するのに特化したサービスならこちらがオススメです。

一目でみんなの都合のいい日が分かるデザインですし、手軽に利用できますよ。

候補日選択だけで日程調整!「アイテマス」

https://aitemasu.me/

Googleカレンダーに連携が可能なアイテマス。

連携したアイテマスから自分の都合の良い日を選ぶだけで、簡単に日程調整用のカレンダーが作成できます。

メールだけでなく、LINEやメッセンジャーで仕事のやり取りをしている相手にも、日程調整用カレンダーを送付することができますよ。

何人とでも調整可能な「スケコン」

https://schecon.com/login

AIを活用した、スケジュール調整サービス。

複数社や複数人との予定調整も可能です。

Googleカレンダーを連携することで、ボタン一つで空き時間を抽出してくれますし、暗号化してくれるのでセキュリティー面も安心です。

営業の日程調整にはスケコンがイチオシ!

現代では他にも様々なツールがありますが、イチオシはスケコンです。

理由は下記になります。

  • ボタン一つで自分の空き日を抽出!
  • 抽出した予定はメールやSNSで共有OK
  • 別の予定が確定した場合、自動で別日に調整
  • 暗号化でセキュリティー面もしっかりしているのでビジネスでも使いやすい

ビジネスマンであればあるほど、自分だけでなく相手の使い勝手の良さも考えることと思います。

せっかく便利なツールであっても、利用した際に相手に手間取らせてしまうのではないかがネックだったりしますよね。

ですが、その点はスケコンなら大丈夫です。

最初は慣れないかもしれませんが、慣れればむしろ効率的に日程調整ができるツールです。

是非一度利用してみてくださいね。