複数の人が関わるビジネスの世界、日程調整は必須ですよね。
営業さんは、社内での会議だけでなく、お得意様であるクライアントや新規顧客との商談、接待など、毎日必ず誰かとアポイントメントを取っていることと思います。
ですが、日程調整のアポ取りは何気にビジネススキルを見られているタイミングでもあります。
特に新規顧客になり得そうな相手であれば、より気を使うべきではないでしょうか。
多忙そうなのにスマートに日程調整が可能だと「できる営業マン」としてアピールもできますよね。
そこで今回は、アポ取り時に使えるビジネスメールの基本から、日程調整に使いたい便利なWebサービスをまとめてみました。
アポとは
アポとは、「約束」を意味する「アポイントメント」の略称であり、ビジネスでは「顧客との面会や商談の約束」の意味で一般的には使われています。
アポという言葉の使い方
アポは、あなたが最終的に商談を進めていくうえでの一番最初のステップであり、非常に重要なプロセスに当たります。
営業においては、この「アポの獲得数」がその人の最終的な成果を決めるともいわれており、
このように顧客との約束を取り付けていくことを「アポを取る」「アポが入る」という言葉で表現しています。
これらはビジネスのシーンでは非常によく使われる表現なので、覚えて・使えるようにしておきましょう。
アポを取る理由
アポを取る理由は、一言で言えば「成約率を高めるため」です。
もちろん営業をする上では、アポを取らずに行う「飛び込み営業」もありますが、
アポを取っている時と比べるとこの飛び込み営業は、話を聞いてもらえる確率も
最終的に成約につながる確率もグッと下がってしまいます。
一方で、事前に自社や自社商品のことを説明したうえでアポを取ることができていれば、
少なからずその顧客は「自分の話に興味をもってきてくれる」ということになるため
最終的な成約率が飛び込み営業と比べると高まるのです。
このようにアポを取ることは、効率的な成約獲得に向けて非常に重要です。
アポを取る手段
アポを取る手段としては主に
- 電話
- メール
の２つのパターンが主流です。
メールは、顧客のサイトや名刺で確認できるアドレスに、営業の約束を取り付けるメールを打つことを指しており、
このメールは一般的に「アポメール」と呼ばれています。
アポを取る手段として営業メールを送るメリット・デメリット
アポを取る手段として、メールで行う場合のメリットとデメリットをご紹介していきます。
商談につながる営業メール送るには、このメリット・デメリットを十分に理解した上で行うことでデメリット面を極力減らすことが可能になります。
営業メールを送るメリット
営業メールを送るメリットは以下のようなものがあります。
- 電話や訪問に比べて労力や拘束される時間が少なくなりコストカットにつながる
- 相手に時間を合わせてもらう必要がない
- 時間やタイミングを気にせず都合の良いときに送信が可能
- ファイルやテキストで確実に伝えたい内容を送ることができる
- メールの文面は、テンプレート化することで作業時間の短縮が可能
- テンプレート化されることで、新人や苦手な人でもスムーズに営業メールを送ることが可能になる
ビジネス上で必要な挨拶や営業の定型文は、テンプレート化することで共有も可能になります。
その場限りではなく、この先の作業効率も上がることは大きなメリットに繋がります。
営業メールを送るデメリット
営業メールはメリットだけではありません。
営業メールのデメリットも見ていきましょう。
- 相手に開封してもらえない可能性がある
- 文字では説明やニュアンスの表現が難しいことがある
- 誤字やビジネスメールに適さない言葉があると信用の低下や悪いイメージが残りやすい
- 業務的な内容だけになり、コミュニケーションが取りづらくなる
営業メールのデメリットは、ほとんどの場合に普段からコミュニケーションを取り良い関係を築いておくことで大きな問題にはなりにくくなります。
メールを送っても返事がない場合は数日後にフォローメールや電話入れる、メールでは伝えきれない部分だけ画像や動画を取り入れたりなど、その場その場で適切なフォローをしていくことが大切です。
【営業の日程調整】アポ取りメールの基本
アポメールのポイントとしては下記です。
基本的な構成
アポメールの基本的な構成としては、下記を抑える必要があります。
- 件名
- 冒頭文（メールの結論）
- 候補日
- 打合せ場所
- 返信期限
- 署名
それぞれ詳しく説明していきますね。
わかりやすい件名
まずは最初に目に入る件名について。
「件名」とはメールのタイトル部分。送信元と合わせて、メールを開く前に一覧で見てもらえる重要な情報となります。
件名はわかりやすくつけることが鉄則です。
件名を見ただけで内容がわかるように、そして返信の不必要や確認事項の有無などまでわかるとよりメールの内容を掴んでもらえるように心がけましょう。
⭕来月度のお打ち合わせ日程のご相談［○○株式会社 △△部□□］
❌お世話になっております
わかりやすい記載を心がける
あなたの顧客は非常に忙しい中であなたからのメールを目にします。
そのため、あまりにも長々とした文章では失礼に当たったり、そもそも読んでもらえない可能性が高いです。
読んでもらう相手に手を煩わせないよう、本文を書くときは「5W1H（誰が・いつ・何を・なぜ・どこで・どのように）」をクリアすることを心がけましょう。
面識の無い相手が読んでも状況を理解できるように、主語を抜かしたり「あれ」「それ」などを使うことのないよう必ず5W1Hを意識してください。
メール本文ではアポを取らせてもらうお願いをするわけですが、ただお願いをするのではなく、相手にとってのメリットもしっかりと掲示し、前向きに日程調整をしてもらうような文章にしましょう。
文字でのやり取りは、直接会っている中での会話なら気にならない言葉でも、メールの文章になるととても失礼なイメージがついてしまうこともあります。
かといって極端な敬語も気をつけたいですが、メールでの言葉使いは普段の会話よりもより一層気をつけて失礼のないよう心がけてください。
書き終えたメールはかならず読み返してチェックしましょう。
複数の候補日をピックアップ
自分も多忙かもしれませんが、相手の方も多忙な場合が多いと思います。
基本的に日程調整をする場合は、複数の候補日をピックアップして伝えるのがマナーです。
都合が付かなかった場合の余計なやり取りを減らせる可能性もありますので、必ず候補日をいくつか記載しましょう。
打合せ場所を記載
1日に複数の会社との打合せを予定している営業マンがほとんどだと思います。
日程調整する際は、打合せ場所を明記するのを忘れないようにしましょう。
スケジュール調整をする際は、前後の予定的に、指定された場所に時間通りに行けるのか検討すると思います。
そういった場合、打合せ場所を明記していると日程調整がスムーズに行えますよ。
返信期限を記載するケースもあり！
日程調整について返信期限を記載するケースもあります。
会社のスタンスによって変わる部分ではありますが、タイトなスケジューリングをこなしている営業さんもいると思います。
返信期限を定めることは、催促することなく早めに日程を決めるための手法としても使えますよ。
署名は確実に記載
署名は確実に記載するべき事項です。
相手から見て自分の身元が不透明な場合、アポイントメントを取るにあたって不安を感じさせてしまうかもしれません。
自身の会社名や名前、可能ならば会社のHPなどがあればそのURLなども入れておくと事前に会社情報を確認してもらえます。
メールの署名は名刺のような役割もあります。自分の身元や所属を明らかにし、安心してアポが取れるよう心がけましょう。
基本的に箇条書きで伝える
基本的にメールは、箇条書きで送付するようにしましょう。
長文は分かりにくく、読みにくかったりメール文を作るのにも時間がかかります。
正確に内容が伝わるように気をつけながら、具体的な内容を盛り込んでおきましょう。
【営業の日程調整】アポ取りメールの定型文
アポ取りビジネスメールの書き方の基本を押さえた定型文をご紹介します。
参考にメール文を作ってみてください。
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件名：★★★案件／打合せの日程調整
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○○○株式会社 営業部
●● ●●様
いつもお世話になっております。
株式会社▲▲､営業部の■■■です。
進行中の★★★案件について打合せをお願い出来ればと存じます。
打ち合わせ候補日は以下の通りです。
（1）○月○日（○）15：00〜
（2）○月□日（▲）10：00〜
（3）○月★日（●）11：30〜
上記日程でご都合のよろしい日がございましたら、ご連絡を頂きたく存じます。
打合せの場所につきましては、弊社会議室を予定しております。
ご調整の上、○/○(金)までにお返事を頂ければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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自分の署名
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【新規営業の場合】アポ取りメールの定型文
次に、新規営業の場合のアポ取りメールの定型文をご紹介します。
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件名：〇〇ツールのご案内【株式会社◯◯（会社名） 〇〇 (自分の名前) 】
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株式会社△△
ご担当者 様
はじめてご連絡差し上げます。
株式会社◯◯で◯◯という製品を販売しております、〇〇と申します。
突然で誠に恐縮ではございますが、貴社のウェブサイトを拝見し、
弊社の商品がお役に立てるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。
弊社は、〇〇という集客ツールを提供しております。
（簡単な商品の説明＋実績など）
このシステムを導入することで、貴社の集客を今より更にアップすることが期待できます。
そのため、ぜひとも一度お伺いして、
弊社製品のご紹介をさせて頂ければと願っております。
弊社の事業内容につきましては、資料をお送りさせていただきます。
もし、ご興味をお持ちであれば、直接ご説明にお伺いします。
お伺いさせていただく際には、詳しい商品の詳細や導入事例など、
具体的にお話しできればと考えております。
所要時間は1時間程度を予定しています。
よろしければ、下記日時のご都合はいかがでしょうか？
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・◯月◯日（◯） ◯時〜
・◯月◯日（◯） ◯時〜
・◯月◯日（◯） ◯時〜
*******************************
突然の不躾なご連絡で大変申し訳ありませんが、
ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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自分の署名
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【営業メール】商品提案メールの定型文
次に商品提案メールの定型文をご紹介します。
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件名：新商品◯◯◯のご案内【株式会社◯◯（会社名） 〇〇 (自分の名前) 】
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株式会社△△
□□様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社◯◯（会社名）◯◯部〇〇 (自分の名前)と申します。
今回、弊社の新商品◯◯◯のご案内でご連絡させていただきました。
ご案内させていただく弊社の新商品「◯◯◯」は、他にはない◎◎が特徴となっており
今まで以上の効果が期待できます。
ぜひこの機会に△△様にサンプルをご使用いただき、お取引をご検討いたただければと思っております。
もしご興味がありましたら、すぐにサンプル提供の手配をいたしますので
ご連絡いただけますと幸いです。
ご多忙の中大変恐縮ではございますが、
ご検討の程、よろしくお願い申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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自分の署名
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アポ取りメールを送る際の注意点
アポ取りメールを送る際の注意点を見ていきましょう。
ビジネスマナーを守り、スムーズにアポが取れるよう行動しましょう。
送付タイミングについて
送付タイミングもまた、アポ取りメールのマナーがありますので注意をしてください。
一般的には必ず、相手の営業時間内に送るのがマナーです。
もし調べられるのであれば事前に必ず顧客の営業時間を調べ、もし分からないようであれば
平日の日中、できるだけ早朝や夜は控えるようにして送るのが無難でしょう。
送信後のフォローについて
メールを送信後、そのまま放置して返信を待っていても、残念ながら返信率はそこまで高まりません。
また「メールで送って終わり」というのは、相手によっては失礼にあたることもあります。
そのため、成約率を高めるためにも、またマナー的にも必ず
メールを入れた後に電話で１本フォローを入れると良いでしょう。
添付資料を確認する
資料の添付を確認することも忘れないようにしましょう。
メール本文にダラダラと長い説明を入れるのではなく、資料としてまとめてメールに添付するのがスマートです。
しかしメール文章に気を取られていて資料を添付し忘れてしまったり、間違った資料を送ってしまうなんてミスもありがちです。
メール送信の際には、資料の添付ができているか、間違った資料を添付していないかを必ず確認してから送信ボタンを押しましょう。
営業メールで使ってはいけないNG表現4選
ビジネスメールには、使ってはいけないNG表現があります。
メールでのやり取りは、お互い顔が見えない分、文章でのNG表現はビジネスチャンスを逃してしまう可能性すらある重要なポイントです。
以下で紹介するNG表現を参考に、ぜひメール送信前の最終チェックに利用してください。
二重敬語
敬語は分類すると、尊敬語・謙譲語・丁寧語があります。
主にビジネスメールでは、相手先を立てるため自身の行動を謙譲語で表す場面が多くあります。
しかし、尊敬語や丁寧語を一緒に使ってしまい、やりすぎな二重敬語になっていることがよくあります。
例えば、◎「伺います。」（謙譲語）
- ✕ お伺いします。
- ✕ お伺いいたします。
- ✕ お伺いさせていただきます。
「お伺いします」は一般的に使われていることが多いですが、正しくは「伺います」です。
初めての相手に「お世話になっております」
「お世話になっております」「お世話様です」「お世話になります」
メールの書き出しにこのような挨拶を入れているかと思いますが、これは既に取引や付き合いのある相手への挨拶です。
初めてコンタクトを取る場合には使用できません。
初めてメールを送る相手には、「初めてメールをいたします」「突然のご連絡で失礼します」など、必ず初見であることがわかる挨拶にしましょう。
メールで「御社」
「御社」と「貴社」の使い分けに注意しましょう。
「御社」と「貴社」は同じ意味ではありますが、「御社」は話し言葉、「貴社」は書き言葉になります。
書面やメールでは「貴社」が正しい表現なので間違えないようにしましょう。
取引先に「了解しました」
「了解しました」は、立場が上の人が下の人に使う言葉になります。
社内の同僚に使うには問題ないですが、目上の人や取引先には使うのは避けましょう。
取引先が相手の場合、「承知しました」「承りました」「かしこまりました」になります。
営業メール作成を効率的に行うには？
営業メールは、毎回作成しているようでは膨大な手間と時間がかかってしまいます。
メール文章や誤字脱字チェックや日程調整で必要なやり取りなどなどで時間を取られてしまっては、本来の営業活動の妨げとなってしまいます。
営業メールは繰り返し同じ作業を行うものもあり、効率化できる部分は少なくありません。
そこで営業メールの作成を効率的に行うための、ポイントをご紹介していきます。
メール文章のテンプレート化
営業メールでは、初めてのアポ取りや会議の日程調整のフォームなど、頻繁にあるシチュエーションの送信メールはテンプレート化が可能です。
テンプレート化することで、必要部分だけ修正すれば良い状態でメール文章作成ができ、誤字脱字の防止や冒頭の挨拶文作成など毎回同じ作業を繰り返す必要がなくなり効率化が図れます。
シチュエーション別や顧客の分類別などに対応した基本フォームを作成することで、メール作成が最小限の手間と時間で済ますことが可能となります。
情報共有
メール内容や顧客とのやり取りの進捗状況を共有できるような環境を整備することで、複数人での作業が可能となります。
顧客との信頼関係を築くためにも、受信メールのチェックや返信が遅れることは避けなければいけません。
一斉送信や受信メールの一次対応などの情報を共有し、担当をつけることで作業効率を上げ、対応遅延を避けることが可能になります。
日程調整ツールの利用
営業メールは、日程調整ツールを利用することでかなりの作業効率が見込めます。
自動返信はもちろんのこと、何度もやり取りを往復するような日程調整、定期的に繰り返し同じメール送信が必要な場合、さらにはアポ前日のリマインダーメールなどもツールに任せることが可能になります。
ツールに任せる部分が増えれば、その時間を営業活動に専念できるようになります。
【営業の日程調整】アポ取りに便利なWebサービス
アポ取りメールの基本や定型文は分かったものの、もっとスマートに日程調整できるサービスがあればいいのに！と思っている方もいると思います。
そんな方向けのサービスが下記です。
何人とでも調整可能な「スケコン」
AIを活用した、スケジュール調整サービス。
複数社や複数人との予定調整も可能です。
Googleカレンダーを連携することで、ボタン一つで空き時間を抽出してくれますし、暗号化してくれるのでセキュリティー面も安心です。
一目で分かる出欠表「伝助」
都合の良い日を入力して、日程調整するのに特化したサービスならこちらがオススメです。
一目でみんなの都合のいい日が分かるデザインですし、手軽に利用できますよ。
候補日選択だけで日程調整！「アイテマス」
Googleカレンダーに連携が可能なアイテマス。
連携したアイテマスから自分の都合の良い日を選ぶだけで、簡単に日程調整用のカレンダーが作成できます。
メールだけでなく、LINEやメッセンジャーで仕事のやり取りをしている相手にも、日程調整用カレンダーを送付することができますよ。
営業の日程調整にはスケコンがイチオシ！
現代では他にも様々なツールがありますが、イチオシはスケコンです。
理由は下記になります。
- ボタン一つで自分の空き日を抽出！
- 抽出した予定はメールやSNSで共有OK
- 別の予定が確定した場合、自動で別日に調整
- 暗号化でセキュリティー面もしっかりしているのでビジネスでも使いやすい
ビジネスマンであればあるほど、自分だけでなく相手の使い勝手の良さも考えることと思います。
せっかく便利なツールであっても、利用した際に相手に手間取らせてしまうのではないかがネックだったりしますよね。
ですが、その点はスケコンなら大丈夫です。
最初は慣れないかもしれませんが、慣れればむしろ効率的に日程調整ができるツールです。
是非一度利用してみてくださいね。
