管理職をやっていると、通常業務にプラスして上司からの指示や部下からの相談を受けるなど、多忙な毎日をお過ごしかと思います。
企業体制にもよるとは思いますが、人材育成・人材管理の面から期末評価のために多くの社員と面談をしなければいけなかったり、部下の管理などを上司からの指示で行わなければいけませんよね。
そういった仕事が増えるとより一層スケジュール管理などが追いつかず、日々のタスクがどんどん増えていくばかりではありませんか？
大手Googleでは、仕事の効率化のためにメールを極力使わないようにするなど独自のルールがあるそうです。
今回はGoogle式仕事効率化のコツと一緒に、日程調整に使えるWebツールをご紹介します。
【Google式】管理職の日程調整に応用したい仕事効率化のコツ
「世界一速く結果を出す人は、なぜ、メールを使わないのか」(2017)というビジネス書をご存知ですか？
こちらのベストセラーから、Google式の仕事効率化のコツを調査してみました。
書籍内の一部ですが、ポイントは下記です。
- 持ち帰って検討せず、一回で終わらせる
- 働く環境にこだわる
- 無駄なコミュニケーションはやめる
詳しく解説していきます。
持ち帰って検討せず、一回で終わらせる
日本人は、会議中に決まらなかった部分を「一度持ち帰って検討」することが多いと言われています。
そうすると再度個人で検討してから、また会議が開かれるなど1度では終われませんよね。
仕事がズルズル先延ばしになるだけです。
Googleでは誰かに確認しなければいけない事項は、会議中であれ、その場で直接聞いて回答を貰うのが一般的だそうです。
戻ってからメールで改めて確認するなどの手間がなくなり、効率化されます。
意外と時間を取られる会議を効果的に活用されており、真似したい部分だと感じました。
働く環境にこだわろう
仕事の生産性を上げたいのなら、働く環境にこだわるのが大事です。
心地いい高さのデスクに新調したり、モチベーションが上がるものや、効率化のために必要なツールを手の届くところに置くなど、配慮することが成果につながるようです。
確かに、デスクとイスの高さが合わず、細かいストレスを抱えながら仕事をするよりは環境を整えた方が効率的ですよね。
仕事など、集中したい事柄以外に意識がいかないような環境が、生産性アップにつながるのだと思います。
ムダなコミュニケーションはやめよう
Googleであまり使われていないツールは「メール」です。
仕事ではメールが欠かせないと考える人が多いと思いますが、下記観点からも避けられています。
- 〇メールの処理に追われ、仕事が捗らない
- 〇意思疎通ができず、仕事が遅くなる（電話で話す方が何倍も速い）
- 〇文章をまとめるのに時間がかかる
- 〇一回のやり取りで解決せず、何度もやり取りしなければいけない
一方、オンラインチャットなどは積極的に活用されているそうです。
参加メンバー全員がオンライン上で対話しながら意見を出せますし、その場で結論を出せる場合もあるそうですよ。
リアルタイムでのコミュニケーションは、確かにメールとは違いますよね。
その場で解決するというスピード感が成果を出すのだと感じました。
管理職の日程調整時間を短縮！Webツール
世界よりも速く動かなければいけないGoogle式の仕事術はさすがでしたね。
しかし、「日本企業で同じようなことができるわけないじゃん！」と思った方も多いと思います。
ですが、実は日程調整に関してはかなり便利なWebツールがあるのです。
早速紹介していきます。
TimeRex
スケジュールから候補日を自動でリストアップしてくれるのがこちらのツールです。
GoogleカレンダーやOffice365予定表と連携することで手軽に抽出してくれます。
また、調整完了したものは自動でカレンダー登録も可能です。
アイテマス
自分の都合の良い候補日を選ぶだけで日程調整用のカレンダーが作成できます。
メールだけでなく、LINEやメッセンジャーで日程調整用カレンダーを共有できるので、これこそGoogle式のリアルタイムなやり取りが可能になると思います。
Biskett
Googleカレンダーだけでなく、Slackとの連携が可能なツールです。
IT系の企業であれば、メールよりもSlack連絡することが多いのではないでしょうか。
Slack連携して打合せの予約が入った場合も管理してくれるので便利です。
※14日間無料
スケコン
誰でも何人とでも予定調整ができるAIスケジュールサービスです。
Googleカレンダー連携はもちろんですが、ボタン一つで空き時間を抽出してくれたり、予定が確定したときも管理してくれる優れものです。
予定調整中に別の予定が確定しても、自動でリスケしてくれる機能もあり、痒い所に手が届くツールになっています。
【まとめ】Google式管理職の日程調整をするならスケコン
便利なツールが複数あるものの、比較すると「スケコン」が使いやすく便利だと感じました。
理由は下記です。
- ツールを使うことでメール文を考える時間削減！
→メール文等をいちいち打たなくでもURL共有で大丈夫です。 - 複数人で予定調整表をシェアして確定できる
→無駄なコミュニケーションを削ぎ落せます。 - リスケを自動で行ってくれる
→日程が確定するまでメール対応しなくてもOK！
是非一度利用して、効率化を体感してみてくださいね！
