【日程調整に10秒もかけたくない人必見】オンラインMTGが多くなってきたら導入すべきツール3選

新型コロナウイルスの影響で、オンラインMTG(meeting/ミーティング)で面談や商談をするようになった企業が大半なのではないでしょうか。

オンラインMTGをし始めた当初は不便だなぁと感じる点もありましたよね。

ですが、慣れてくると「往復の移動時間や交通費がかからない」、「オンラインMTG後、すぐに予定を入れられる」、「オフラインだと必要だった細かい所作などのビジネスマナーが不必要!」など、逆にメリットばかりですよね。

唯一、オンラインになる前と変わらずに時間がかかってしまうのは「日程調整」だと感じています。

ですが、日程調整も今や便利なツールを活用することで時短できる時代。

より一層、効率化をしていきたい方のために便利なツールを紹介していきます。

【オンラインMTG】日程調整に活用したいツール

日程調整といはいえ、様々なシチュエーションがあると思います。

オンライン飲み会などの日取りに便利なライトなものから、クライアントとの予定調整に使いたいものなど、ツールが複数あるのでご自分に合ったものを探してみてください。

日取りを決めるのに便利なツール

  • 調整さん
  • 伝助

シンプルなつくりで見やすく、一目でみんなの都合の良い日がわかるのが特徴的なツールです。

イベント名や候補日等を入力すれば、簡単に出欠表が完成します。

MTGを行いたい候補日は上がっているけれど、みんなの都合の良い日が分からないので集約したい時などに便利です。

特に、歓迎会や送別会などイベントの際に利用するのがいいですよ。

最近では少なくなりましたが、どちらもガラケーに対応しているので、まだスマホ対応していない人にでも気兼ねなく送付することができます。

社内メンバーとの日程調整に便利なツール

社内のメンバーとのMTG調整には、下記カレンダーツールや日程調整ツールがオススメです。

社内のメンバーとの連絡を、メールではなくSlack(スラック)や、LINE、メッセンジャーなどで行っている方もいると思います。

そんな方にも使って欲しいツールがありますので、参考にしてみてください。

TimeTree

シンプルで使いやすい、カレンダー共有ツールです。

カレンダーを用途ごとに分けることができるので、案件やメンバーごとにそれぞれカレンダーを作成することができます。

自分の予定はもちろんですが、相手の予定も合わせてでチェックすることができるので、オンラインMTGの日時で声をかけるときも大体の予定を把握可能です。

TimeRex・アイテマス・Biskett

GoogleカレンダーやOffice365予定表を社員全員が利用しているのであれば、こちらも便利です。

連携したり、自分の都合の良い日を選ぶことで候補日のリストアップができます。

また、「アイテマス」はLINEやメッセンジャーで日程調整用カレンダーを共有できますし、「Biskett」はSlack連携も可能です。

社内で連絡用に利用しているチャットツールがあれば、それに対応しているツールを選ぶのも良いかもしれません。

ちなみに「TimeRex」は無料版と有料版がありますし、「Biskett」は14日間無料です。

課金する前にどちらも無料で試せるので使い勝手を確かめられますよ。

クライアントとの日程調整に便利なツール

続いてはクライアントとの日程調整に便利なツールです。

クライアントとの調整になると、3社間や複数の人との予定調整が必要になると思います。

そんな時でも活用できるツールは下記になります。

eeasy

打合せシーンを選んで抽出された日程のURLを共有するだけで日程調整ができます。

もちろんGoogleカレンダーとの連携も可能です。

3社間での日程調整が可能なので、オンライン商談会などのクライアントとのMTGにも使えますよ。

スケコン

Googleカレンダー連携することで、空き時間をボタン一つで抽出してくれます。

メールやSNSで共有できますし、誰とでも何人とでも、30分単位で予定調整できるのが魅力的です。

暗号化でセキュリティ面もしっかりしているので、コンプライアンス的にも安心のツールです。

【まとめ】オンラインMTGの日程調整にはスケコンがぴったり

オンラインMTGの日程調整を紹介したWebツールで効率的に行うためには、シチュエーションに合わせて利用するツールを変えることも一つの手かもしれません。

ですがトータルで考えた結果、個人的にはスケコンがオンラインMTGの日程調整にぴったりだと感じました。

特にそう感じた理由は下記です。

  • 基本的にGoogleカレンダーでスケジュール管理しているので、連携が便利。
  • URLを社内外の人に共有するだけで、リスケも確定スケジュールの記載も自動!
  • セキュリティ面も安心なので、クライアント共有もできる!

人によって利便性が違うので一概には言い切れませんが、私の場合はとにかく日程調整する際の手間が以前よりも少なくなりました。

ぜひ一度利用してみることをオススメします。