スケジュール調整の仕事を頼まれたあなた。
「スケジュール調整の方法が知りたい！」
「スケジュール調整するときのマナーはあるのかな？」
「正しいやり方を知りたいな！」
こんな疑問に答えます。
この記事を読むとスケジュール調整をするときのマナーが分かります。
正しいスケジュール調整の方法を知っていますか？
知らないでやってしまうと、あなたが思わぬ恥をかく可能性が高くなります。
スケジュール調整をするときのマナーは簡単です。
是非この記事を最後まで読んで、仕事がデキる人材になりましょう。
スケジュール調整を行う際の最低限のマナー
スケジュール調整の仕事といっても「日程を決めるだけでしょ」と侮ってはいけません。
用件だけでなく相手への敬意や配慮を伝えることも非常に重要です。
これができていなければビジネスマンとしてのあなたの信用を失いかねません。
特にスケジュール調整で押さえたいマナーを３つご紹介します。
- スケジュール調整には主導権がある
- 日程を明確にする
- メール後に電話を入れる
スケジュール調整には主導権がある
仕事を発注する側と、請け負う側とでは主導権は異なります。
もしあなたが仕事を発注する側であれば、こちらの予定を優先して調整してOKです。
逆に請け負う側であれば、相手の都合に合わせてあなたが調整するのが良いでしょう。
日程を明確にする
打ち合わせ日時を決めるには打診する段階で具体的な日時を提案しましょう。
「いつでも大丈夫です」と曖昧なメールを送ってしまうと、相手も時期や時間帯などを決めかねてしまい、困まってしまいます。
これはマナー違反です。
いくつかの希望日・時間帯を記載することで、相手も返信しやすくなります。
メール後に電話を入れる
スケジュール調整の依頼メールを送った後に、電話での連絡を1本入れると安心です。
会社や部署によっては常にメールをチェックしていない場合もあるため、相手がメールに気づくのが遅れる可能性もあるからです。
状況によっては電話でフォローしておくと印象も良く、日程調整のやりとりがスムーズに進むでしょう。
電話を一本いれるだけで良い印象を与えることができます。
他人と差がつくスケジュール調整のマナー
最低限のマナーの他にも、他人と差が付くポイントが２つあります。
- 余裕をもって連絡する
- 相手が選択しやすいような工夫をする
詳しく解説していきます。
余裕をもって連絡する
スケジュール調整は、あまりにも近々のスケジュールを決めようとするとうまくいきません。
1週間前を目安にスケジュールを調整すると、相手にとって失礼にあたりません。
逆に数日後の日程だけで決めようとするとマナー違反になるので注意しましょう。
相手が選択しやすいような工夫をする
例えば、「2月のどこか都合がつく日」といわれても、なかなかスケジュールの希望を出す人はスケジュールを決めにくいです。
選択の自由があると面倒なのです。
あなたがある程度縛りを設けて「6月の第１週日はいかがでしょうか」という形であたりを付けておくと、スムーズなスケジュールの調整に繋がります。
相手にストレスを与えることなくスケジュールを調整できます。
マナーに沿ったスケジュール調整のメール例文
それでは、どんなスケジュール調整のメールを送ればいいか見てきましょう。
件名について
あなたがメールを送る際、件名は必ず入力し「スケジュール日程について（名前）」など簡潔で分かりやすいものにしましょう。
また、相手からのメールに返事をする場合は、返信だということがわかるようタイトルは変更しないのがマナーです。
返信の際に付く「Re:」も、そのままにして返信しましょう。
宛名について
ビジネスメールでは、宛名は必ず記載します。
本文を書き始める前に、メールの一番最初の部分に「会社名、部署名、役職、名前」を順番に下記のように記入しましょう。
スケジュール調整のメールの例分
株式会社○○
人事部 △△様
いつもお世話になっております。
○○株式会社 ○○です。
先日は、打ち合わせのご連絡を頂きましてありがとうございました。
この度は次の打ち合わせのスケジュール調整をお願いしたく、ご連絡差し上げました。
6月の第１週のご都合いかがでしょうか。
こちらの都合からお伝えすると以下が候補日です。
候補①：6月2日 13:00～17:00
候補②：6月4日 9:00～12:00
候補③：6月5日 13:00～15:00
お手数ですが、ご都合のつく日時をご連絡いただけますか。
何卒よろしくお願い申し上げます。
日程調整はメールよりもスケコンでの自動調整がおすすめ！
スケジュール調整のマナーには最低限抑えておきたい３つのポイントがあります。
相手に失礼を与えることがないので安心です。
スケジュール調整のマナーが分かったので、次は「実際にやってみようかな！」と思いましたよね。
メールでのやりとりが面倒なあなたには「スケコン」おすすめです。スケジュール調整を自動化できますよ。
ぜひスケコンを使いこなして、仕事の生産性を上げましょう。
