「用件が分かりやすく伝わっているだろうか」
「敬語など失礼がないメールになっているのだろうか」
など、社会人経験を積んでいても、気になるのがビジネスメールですよね。
見直していたら思ったよりも時間がかかっていた！なんて経験をした方は多いのではないでしょうか。
今回はそんなビジネスメールでの日程調整の書き方を伝授。
また、手間取らずに一瞬でスケジュールの共有&確定ができる魔法のようなツールをご紹介します。
日程調整メールで候補日を伝える書き方（例文付き）
メールで打ち合わせの日程調整を行う場合、相手に伝えたいポイントや注意すべき点があります。
下記を参照にしながら、改めてメールの書き方を見直してみてください。
日程調整シーン【面接】
就職活動や転職活動において企業の人事と面接をする際にはこのような文面で送り日程調整をすれば印象も悪くなることはないですし相手にとっても丁寧です。
株式会社スケコン商事
〇〇〇様お世話になっております。
山田 太郎と申します。面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。
頂いた日程の中から、下記でお伺いさせて頂きたく存じます。△月△日（木）XX時〜XX時
お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
このように相手から候補を貰っている場合は、その中から伺う日程をはっきりと伝えましょう。
日程調整シーン【社内】
社内での日程調整もとても重要です。特に上司や役員などとの日程調整は相手がとても忙しいので配慮が必要になります。
・要件と伝えたいことを簡潔にまとめる
・返信期限を設けること
この2つが重要になってきます。
スケコン部
〇〇〇さんお疲れ様です。
山田 太郎と申します。先日お話しさせていただきました●●の件で、
～～～～～～～～～を再度ご確認させていただきたく、
次回のお打ち合わせのお時間を下記にて頂戴したく存じます。△月△日（木）XX時〜XX時
お忙しい中恐れ入りますが、
◎月◎日までにご確認いただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
社外の人と同様で候補日程をいくつか送り調整することは当然ですが、加えてその調整が
自分の意図とズレていないかを事前に確認する事で打ち合わせはが始まってから混乱することも防げます。
日程調整シーン【営業】
営業シーンでもメールはとても大切です。同じ営業マンでも「メールの文面」だけで相手からの返信率は大きく変わります。
■件名
《日程調整のご依頼》貴社の●●解決に向けた◎◎のご提案に関して■本文
株式会社スケコン商事
〇〇〇様お世話になっております。
◯◯会社 ◯◯部 山田でございます。この度、～～を貴社にご提案させていただきたく
下記で記者オフぃスにお伺いさせて頂きたく存じます。△月△日（木）XX時〜XX時
貴社の●●という課題を解決し
◎◎を実現するためのご支援方法を御提案させて頂きたく存じます。お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
勿論、商談数や受注率も変わるので営業成績も歴然の差が付きます。この営業における日程調整メールもしっかりと覚えましょう。
件名が大切
相手は常にたくさんの営業をメールで受けています。基本的には読まないで進めてしまいます。
メールを開かない相手に対して唯一見えている件名で魅力的な文章を書くことが極めて重要です。
最初に目にする件名は、必ず用件を記載し、更に相手が件名を見るだけで何を求められているかがわかるような内容にします。
- ◯◯のご依頼
- ◯◯会議の開催日時のご連絡
- 日程調整についてのお願い
このように、内容を記載することで相手に重要度がわかるようにし、更に返事が必要か必要じゃないかまでわかるようにすれば、相手がメールチェックする効率も良くなり回答し忘れることも防げます。
相手にベネフィットを伝える
あなたのメールを読んだ相手があなたと会うことでどんな効果やメリットがあるのかを提示しましょう。
「弊社のお取引先で対前年比で売上が200％成長しました～・・・」などと期待値を高めるような内容でまずはお会いできる状態を目指すと良いでしょう。
宛名に気をつける
宛名はメールの冒頭に、誰に向けて書いている内容なのかがハッキリわかるように記載します。
［宛名記載例］
- ◯◯会社 ◯◯部 ◯◯部長
- ◯◯会社◯◯部 ◯◯様
- ◯◯会社◯◯部◯◯課 ご担当者様
- ◯◯会社〇〇部御中
このような宛名を記載するのが一般的です。
担当者がわからない場合は「ご担当者様」や「部署名+御中」でも大丈夫です。
状況により、部署名や会社名を省略しても問題ない場合もありますが、なるべく部署名も正式名称で入れるようにしましょう。
部長、課長、など一つのまとまりのトップの方宛にする場合「◯◯部長様」「と書いてしまいがちですが、「◯◯部長」のみが正しい表記になります。
もし「様」をつけるならば、「部長 ◯◯様」「課長 ◯◯様」という表記になります。
クッションとなる挨拶文
ビジネスメールではなるべく簡潔に用件を伝えることは大事なのですが、唐突に用件に入るのではなく挨拶にてワンクッション入れてから用件に入る方が流れとしてはスムーズになります。
- お世話になっております。
- いつもお世話になりありがとうございます。
- 先日はお忙しい中ありがとうございました。
まずこのような挨拶文を入れ、次に自分の名を名乗り、用件を簡単に説明しておきます。
相手にとってもこれから誰とどんな内容で話すのかを整理することができるためスムーズな流れをつくることができます。
- いつもお世話になっております。
- ◯◯会社◯◯担当 ◯◯と申します。
- 今回は△△の件でご連絡させていただきました。
日程調整で連絡した場合は、いくつか候補を準備しておくことでやり取りの回数も少なく抑えられて手を煩わせることもありません。
こちらの日程に合わせてもらう場合などにも、謝罪・感謝の一言がクッションとなり、印象も随分変わってくるでしょう。
［メール文章例］
株式会社スケコン商事
〇〇〇様
お世話になっております。
◯◯会社 ◯◯部 山田でございます。
この度、新プロジェクトの説明を兼ねたミーティングをさせていただきたいと思いご連絡させていただきました。
下記日程でご都合のよろしい日があるかご確認いただけますと幸いです。
- △月◯日（月）XX時〜XX時
- △月□日（木）XX時〜XX時
- △月△日（金）XX時〜XX時
もしご都合が合わない場合は改めて調整させていただきますので気兼ねなくお申し付けください。
お忙しい中大変恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。
日程調整メールでよく使う表現
以下は、日程調整をするうえでよく使う表現になります。
正しい言葉遣いをするだけで、相手からの「会って話をしてみたいな！」と思ってもらえる確率はグッと引きあがります。
ここでは合計８個の表現を紹介していますが、どれも非常に重要な表現ですのでぜひ覚えて使いこなせるようにして下さい。
- 時間を頂きたいです⇒お時間を頂戴したく存じます
- 都合は合いますか？⇒ご都合はいかがでしょうか？
- 思います⇒存じます
- 調整してくれてありがとうございます⇒ご多用の中、調整頂き誠にありがとうございます
- わかりました⇒承知いたしました
- こちらで調整してくれますか？⇒こちらでご調整をご検討頂けますでしょうか？
- 返信待ってます⇒お手すきの際にご返信頂けますと幸いです
- その時間では調整できません⇒誠に恐縮ではございますが、そちらのお時間では調整いたしかねます
- 出席できません⇒あいにく別件の予定が入っており、出席が叶いません
- 会議室を予約しました⇒会議室を予約いたしました
- 説明させてください⇒よろしければ、ご説明させていただきたく存じます
【日程調整メール】候補日を一瞬で調整する方法
次は、候補日を一瞬で調整できる魔法のようなWebツールを紹介していきます。
忙しいと毎日流動的に変わるスケジュール。
手軽にみんなの候補日を選定できるツールや、空き時間をピックアップするところから手助けしてくれるツールばかりです。
うまく活用していきましょう。
参加者の都合の良い日が一目でわかるWebツール
下記は、イベント名や候補日を入力すれば、すぐに参加者の出欠表が作成できるツールです。
「調整さん」
https://chouseisan.com/
「伝助」
https://densuke.biz/
出欠表を作成したら参加メンバーに共有し、都合の良い日を回答してもらうだけでかなり手軽に日程調整することが可能です。
一目でみんなの予定が分かりやすいので、パッと見で確定した候補日を判断することができると思います。
カレンダー連携で空いている日を一瞬でピックアップ！
スケジュール帳などアナログで予定を管理している方もいるとは思いますが、大体の方はGoogleカレンダーやOffice365の予定表を活用しているのではないでしょうか。
下記ツールは連携したカレンダーから空いている日を自動でピックアップしてくれます。
「eeasy」
https://eeasy.jp/
「アイテマス」
https://aitemasu.me/
「TimeRex」
https://timerex.net/
「スケコン」
https://schecon.com/
抽出された日程のURLを日程調整したい相手に共有し、相手が都合の良い日を選択するだけで調整が完了できます。
また、ツールによっては自動でカレンダーに記入してくれるので、よくある記入漏れなどの凡ミスを防ぐことも可能です。
メールだけでなくLINEやメッセンジャーなどで日程を送ることができるのも便利です。
【日程調整メール】候補日を調整するならスケコンが使える！
メールの書き方や、打ち合わせの候補日を調整するのに便利なツールを紹介しました。
何を使えば良いのか、迷われると思うのですが、イチオシのツールはスケコンです。
- 何人とでも予定調整が可能
- 参加者に予定が入った場合も自動でリスケ
という点が、どんなシチュエーションの打ち合わせになっても対応できると感じたからです。
無料や有料など様々ありますが、ぜひスケコンを使って手軽に予定調整してみてくださいね。
