ビジネスチャットの課題を解説！導入前に知っておきたい問題点と解決策【初心者でも安心】

2025年5月15日 2025年5月9日

ビジネスチャットを導入中、あるいは導入を検討されている中で、以下のような「困った！」という悩みを抱えていませんか？

「ビジネスチャットを導入してみたけれど、なんだか上手く活用できていない気がする…」
「次から次へと通知が来て、肝心な仕事に集中できない…」
「メッセージの意図が正確に伝わらず、誤解が生じることが多い…」
「社内の大切な情報が漏れたりしないか、セキュリティ面が心配…」
「もっと効果的にビジネスチャットを使いこなすには、どうすれば良いのだろう？

これらの疑問や不安は、ビジネスチャットを利用する多くの人が一度は直面する可能性のあるものです。特に、ツールの特性を十分に理解しないまま導入を進めてしまったり、運用ルールが曖昧だったりすると、期待した効果が得られないばかりか、新たな問題を引き起こしてしまうこともあります。

本記事では、こうしたビジネスチャットにまつわる具体的な課題を一つひとつ丁寧に解説し、それぞれの課題に対する実践的な解決策を提示することで、読者の皆様が抱える「困った！」を解消し、ビジネスチャットを真に価値あるツールとして活用するための一助となることを目指します。

ビジネスチャットとは？便利なツールの基本を初心者向けに優しく解説

ビジネスチャットは、現代のビジネスシーンにおいて、仕事のコミュニケーションをより速く、より簡単にするための重要なツールとして位置づけられています。

従来のメール中心のやり取りと比較して、LINEのような親しみやすいインターフェースで、より気軽にメッセージの交換が可能です。

この手軽さから、部署内やプロジェクトチームでの迅速な情報共有、複数人での同時会話、さらにはファイル共有やタスク管理、ビデオ会議といった多岐にわたる機能が、多くの企業で業務効率化や多様な働き方への対応を目的として導入が進む理由となっています。

例えば、あるプロジェクトチームが新しい企画を進めているとしましょう。企画書や参考資料といったファイルは、チャット上で簡単に共有できます。

遠方にいるメンバーやテレワーク中の社員とも、まるで隣にいるかのようにリアルタイムで連絡を取り合い、意思決定のスピードを上げることができます。

ビジネスチャットの課題を放置するリスク：なぜ今、対策が必要なのか

ビジネスチャットがもたらす利便性は計り知れませんが、その一方で潜在的な課題を認識し、適切に対処しなければ、企業活動に深刻な悪影響を及ぼす可能性があります。これらの課題を放置することのリスクは多岐にわたります。

まず、最も直接的な影響として、業務効率の著しい低下やプロジェクトの遅延が挙げられます。情報過多や不適切なコミュニケーションは、必要な情報の見落としや誤解を生み、結果として作業の手戻りや意思決定の遅れにつながります。

次に、従業員のストレス増加やメンタルヘルスへの悪影響も深刻な問題です。絶え間ない通知、時間外の連絡、コミュニケーション上の摩擦は、従業員の精神的な負担を増大させ、最悪の場合、休職や離職といった事態を招くこともあります 5。特にリモートワーク環境下では、孤独感や監視されている感覚がこれらの問題をさらに悪化させることもあります。

さらに、情報漏洩やセキュリティインシデントによる企業信用の失墜は、事業継続に関わる重大なリスクです。不適切な情報管理やシャドーITの利用は、機密情報や顧客情報の漏洩、不正アクセス、マルウェア感染の温床となり得ます。一度失った信用を回復するのは容易ではありません。

そして、導入コストが無駄になる可能性も見過ごせません。せっかく導入したツールが社員に使われなかったり、形骸化してしまったりすれば、投資した費用や時間は水泡に帰します。

ビジネスチャット利用時に潜む主な課題

課題	主な症状・影響	関連キーワード
1. 情報過多・通知疲れ	重要な情報が埋もれる、集中力低下、ストレス、疲弊感、メンタルヘルス悪化	コミュニケーション過多, 通知地獄, 集中できない, チャット疲れ, バーンアウト
2. コミュニケーションの質の低下・誤解	意図が伝わらない、誤解によるトラブル、人間関係悪化、非言語的コミュニケーション不足、心理的安全性の低下	意思疎通, 言葉足らず, 誤解, トラブル, 人間関係, 心理的安全性
3. セキュリティリスク	情報漏洩、不正アクセス、マルウェア感染、シャドーIT、誤送信、アカウント乗っ取り	機密情報, 脆弱性, ウイルス, なりすまし, データ保護
4. 導入・定着の失敗	社員が使わない、一部社員のみ利用、ITリテラシー格差、教育コスト、ツールの形骸化、期待した効果が出ない	浸透しない, 使いこなせない, 教育不足, 抵抗感, 無駄金
5. 既存ツールとの競合・使い分けの煩雑さ	どのツールを使うか混乱、情報が分散、業務効率の悪化	ツール重複, 情報分散, 連携不足, ツール疲れ
6. 公私の境界線の曖昧化	業務時間外の連絡、休日対応の期待、ワークライフバランスの崩壊	時間外労働, 休日連絡, プライベート侵害, ストレス
7. リモートワーク特有の課題	孤独感、疎外感、チームビルディングの困難、監視されている感覚によるストレス	孤独感, チームワーク低下, 監視ストレス, リモート疲れ
8. ルール・ガバナンスの欠如	私的利用の横行、無法地帯化、目的外利用による混乱	ルールなし, ガイドライン不在, 無秩序
9. 多機能すぎて使いこなせない	機能が複雑、操作が難しい、かえって非効率	機能過多, 操作性悪い, シンプルじゃない
10. 外部連携（顧客・フリーランス等）の課題	共通ツール利用の強制、セキュリティ懸念（外部）、コミュニケーション負荷増大	顧客対応, 外部委託, フリーランス連携, 情報共有ルール
11. AI連携時の新たな課題	AIによる誤情報生成、情報漏洩リスク（AI学習データ経由）、著作権侵害、AIの誤動作	生成AI, AIチャットボット, ハルシネーション, プロンプトインジェクション

【課題別】ビジネスチャットの問題を解決する具体的対策

ビジネスチャット利用時に潜む様々な課題を紹介しました。

本章では、これらの課題それぞれに対して、企業や個人が取り組むことのできる具体的な解決策を提示します。適切な対策を講じることで、ビジネスチャットの利便性を最大限に活かしつつ、潜在的なリスクを最小限に抑えることが可能です。

課題タイプ別・推奨対策クイックガイド

課題タイプ	問題	主要な推奨対策
1. 情報過多・通知疲れ	通知の洪水、重要な情報が埋もれる、集中できない	通知設定の最適化、チャンネル整理情報共有ルールの明確化業務時間外の通知オフ, まとめ見の時間設
2. コミュニケーションの質の低下・誤解	非言語的情報欠如、意図の不一致、言葉足らず	明確・具体的な言葉遣い結論ファースト 5W1H意識, スタンプ・絵文字の適切な活用定期的なビデオ通話相手の立場を想像する
3. セキュリティリスク	不正アクセス、情報漏洩、マルウェア、シャドーIT	強固なパスワード設定 2段階認証 IPアドレス制限通信暗号化,定期的なセキュリティ教育シャドーIT禁止ルール
4. 導入・定着の失敗	社員が使わない、ITリテラシー格差、教育不足	導入目的の明確化と共有シンプルなツール選定十分な教育・研修マニュアル作成導入前の試験期間経営層のコミットメント
5. 既存ツールとの競合・使い分けの煩雑さ	ツールごとの役割不明確、情報分散	ツールの使い分けルールの明確化情報集約ルールの設定, 不要なツールの整理検討
6. 公私混同・時間外労働	休日・夜間の業務連絡、プライベート侵害	業務時間外の連絡原則禁止ルール緊急連絡時のルール設定通知オフ推奨
7. リモートワーク特有の課題	孤独感、コミュニケーション不足、監視感	定期的なオンライン雑談会・1on1 分報の活用適切な監視ルールの設定と透明化成果ベースの評価
8. ルール・ガバナンスの欠如	私的利用、チャンネル乱立、目的外利用	利用ガイドライン策定・周知チャンネル作成・管理ルール禁止事項の明記定期的なルール見直し
9. 多機能すぎて使いこなせない	操作が複雑、不要な機能が多い	自社のニーズに合ったシンプルなツール選定段階的な機能解放よく使う機能に絞ったマニュアル作成
10. 外部連携の課題	ツール共通化の難しさ、セキュリティ懸念	外部連携時のルール明確化アクセス権限の厳格な管理連携先との事前協議セキュアなファイル共有方法の確立
11. AI連携時の新たな課題	誤情報、情報漏洩、著作権	AI利用ガイドライン策定機密情報入力禁止ルール生成内容のファクトチェック体制信頼できるAIサービスの選定オプトアウト機能の活用

後悔しないためのビジネスチャットツール選定と導入のポイント

ビジネスチャットツールの導入は、適切に行われれば企業のコミュニケーションを劇的に改善し、生産性を向上させる可能性を秘めています。

しかし、第1章で見たような様々な課題を回避し、導入後に「こんなはずではなかった」と後悔しないためには、ツールの選定段階から慎重な検討と準備が必要です。

本章では、自社に最適なビジネスチャットツールを選び、スムーズな導入と定着を実現するための重要なポイントを解説します。

自社の課題と導入目的を明確にする

ビジネスチャットツールを選定する上で最も重要な最初のステップは、「なぜ導入するのか」「導入によって何を解決したいのか、何を実現したいのか」という自社の課題と導入目的を明確にすることです。

目的が曖昧なままでは、どのような機能が必要なのか、どのツールが最適なのかという判断基準が定まらず、結果として自社のニーズに合わないツールを選んでしまったり、導入しても効果的に活用されなかったりする可能性が高まります。

課題と目的を明確にすることで、ツールに求めるべき機能（例：強力な検索機能、タスク管理機能、ビデオ会議機能、外部連携機能など）や、選定の優先順位が見えてきます。

課題と目的の明確化は、ツール選定の羅針盤となるだけでなく、導入後の効果測定や、社員への導入意義の説明においても不可欠なプロセスです。

比較検討すべき4つの軸

①機能

必須機能の確認: 自社の導入目的を達成するために不可欠な機能
付加機能の評価: あれば便利な付加機能（例：アンケート機能、ワークフロー承認、外部サービス連携、多言語対応、AIアシスタントなど）についても、自社のニーズと照らし合わせて評価します。
拡張性: 将来的な利用規模の拡大やニーズの変化に対応できるか、API連携などで他のシステムと柔軟に連携できるかなども考慮点。

②操作性

直感的なインターフェース: ITリテラシーが高くない社員でも、マニュアルを熟読しなくても直感的に操作できるか、画面構成が分かりやすいかを確認します
マルチデバイス対応: PCだけでなく、スマートフォンやタブレットでも快適に利用できるか、専用アプリの使い勝手はどうかなどを確認します。
無料トライアルの活用: 多くのツールでは無料トライアル期間が設けられているため、実際に複数のツールを試用し、現場の社員にも使ってもらい、操作性に関するフィードバックを集めることが非常に重要です。

③セキュリティ

基本的なセキュリティ対策: 通信の暗号化（SSL/TLS）、データの暗号化保存、不正アクセス防止機能、アクセスログ管理、二要素認証、IPアドレス制限など、ビジネス利用に求められる基本的なセキュリティ対策が講じられているかを確認します。
管理機能: 管理者によるユーザーアカウント管理、権限設定、利用状況のモニタリングなどが柔軟に行えるかを確認します。
コンプライアンス対応: 業界特有の規制（例：医療業界のHIPAA、金融業界のFINRAなど）や、個人情報保護法などの法令遵守に対応しているかを確認します（該当する場合）。
信頼性: サービスの提供実績、導入企業数、第三者認証の取得状況なども、ツールの信頼性を判断する材料となります。

④料金

料金体系の理解: 初期費用、月額または年額の利用料金、ユーザー数ごとの課金か、機能ごとのオプション料金かなど、料金体系を正確に理解します。
コストパフォーマンス: 単に料金が安いかどうかだけでなく、提供される機能やサポート体制、期待できる効果などを総合的に考慮し、コストパフォーマンスを評価します。
将来的なコスト変動: 利用ユーザー数が増加した場合や、必要な機能が追加された場合に、料金がどのように変動するかも確認しておきます。