ビジネスチャットの特徴を解説！選び方からメリット・デメリット・セキュリティまで網羅

ビジネスチャットの特徴とは？基本機能から導入メリット、選び方まで完全ガイド

近年、多くの企業で導入が進むビジネスチャットは、業務のコミュニケーションを円滑にし、生産性を向上させるツールとして注目されています。

しかし、「具体的にどのような特徴があるのか」「メールと何が違うのか」「導入するメリットは何か」など、疑問を持つ方も少なくないでしょう。

 

本記事では、ビジネスチャットの基本的な特徴から、具体的な機能、導入によって得られるメリット、そして導入する際の注意点や選び方のポイント、さらにはセキュリティ対策や将来の展望に至るまで、網羅的に解説します。ビジネスチャットを深く知らない方でも理解できるよう、わかりやすい言葉で説明を進めていきますので、ぜひ最後までご覧ください。

 

ビジネスチャット入門：初心者にもわかる基本と重要性

まず、ビジネスチャットとは何か、そしてなぜ多くの企業で活用されているのか、基本的な知識から見ていきましょう。

 

・ビジネスチャットとは？

ビジネスチャットとは、ウェブ上でリアルタイムにメッセージのやり取りができるコミュニケーションツールです。主な特徴として、特定のメンバー（例えば「部署」や「プロジェクトチーム」など）をグループ化し、その中でチャット形式による頻繁なコミュニケーションを可能にします。

さらに、ファイル共有やタスク管理といった、業務効率化に役立つ機能が豊富に搭載されている点が、ビジネス用途に特化している理由です。

 

個人のプライベートな連絡で使われるLINEのようなチャットツールとは異なり、ビジネスチャットは業務利用を前提として設計されています。そのため、タスク管理機能、他の業務システムとの連携機能（API連携）、アクセス権限の詳細な設定など、ビジネスシーンで求められる機能が充実しているのが大きな違いです。単なるメッセージ交換ツールに留まらず、業務遂行を多角的にサポートするプラットフォームとしての側面も持ち合わせています。

 

・なぜ今、多くの企業でビジネスチャットが活用されているのか？

多くの企業がビジネスチャットを導入する背景には、業務効率の向上と円滑な情報共有への強いニーズがあります。従来のメールを中心としたコミュニケーションでは、返信に時間がかかったり、多数の宛先への情報伝達が煩雑になったりするケースがありました。特に、現代のビジネス環境は変化のスピードが速く、迅速な意思決定と対応が求められます。

 

ビジネスチャットは、この「スピード」の課題に対応できるツールです。リアルタイム性の高いコミュニケーションは、報告・連絡・相談（報連相）の迅速化を実現し、意思決定のスピードアップに貢献します。

 

また、リモートワークやハイブリッドワークといった多様な働き方が普及する中で、場所を選ばずにチームメンバーと連携を取れる点も、導入が進む大きな理由の一つです。実際、ビジネスチャットツールの市場は成長を続けており、オフィス業務だけでなく、店舗、工場、医療、介護といった様々な現場での生産性向上や業務自動化を目指す動きの中で、その重要性はますます高まっています。

これは、従来のコミュニケーション手段では対応しきれなかった現代のビジネス課題に対する、有効な解決策として認識されていることを示しています。

 

徹底解剖！ビジネスチャットの主な特徴と代表的な機能

ビジネスチャットが持つ多様な機能は、単にメッセージを交換するだけでなく、業務全体の流れをスムーズにし、効率化を図るために設計されています。

 

ここでは、コミュニケーションを円滑にする基本機能と、業務効率を飛躍的に高める便利機能に分けて、その代表的なものを詳しく見ていきましょう。

 

コミュニケーションを円滑にする基本機能

 

ビジネスチャットの核となるのは、人と人との意思疎通をスムーズにする機能群です。これらが効果的に働くことで、チーム内の連携が強化され、誤解や伝達漏れを防ぎます。

 

• リアルタイムなメッセージ交換：個別チャットとグループチャット
  ビジネスチャットの最も基本的な機能は、1対1の個別チャット（ダイレクトメッセージ）と、複数人が参加するグループチャットです。これにより、特定の相手やチーム、プロジェクト単位で専用のコミュニケーションスペースを設け、リアルタイムでの情報交換や議論が可能になります。メールのように形式ばった挨拶文を省略できるため、より迅速で気軽なやり取りが促進されます。部署や課といった階層構造に合わせたチャンネル作成も可能で、組織の形態に応じた柔軟なコミュニケーション環境を構築できます。
• 情報伝達を確実にするメンション・リアクション機能
  
  
  グループチャットでは多くのメッセージが飛び交うため、重要な情報が埋もれてしまうことがあります。これを防ぐのがメンション機能です。特定のユーザーを指定してメッセージを送ることで、相手に通知が届き、確認漏れを減らすことができます。
  一方、リアクション機能は、「了解しました」「ありがとうございます」といった簡単な返信を、スタンプや絵文字一つで伝えることができる機能です。これにより、返信のための手間を省き、コミュニケーションをより簡潔かつ円滑にします。例えば、「確認しました」という意思表示をスタンプ一つで行うことで、不必要な返信メッセージの数を減らし、チャットルーム内の情報を整理する効果も期待できます。

・業務効率を飛躍的に高める便利機能

ビジネスチャットは、単なる会話ツールに留まらず、日々の業務を効率化するための多彩な機能を備えています。これらの機能を活用することで、情報共有の迅速化、進捗管理の明確化、そしてチーム全体の生産性向上に繋がります。

 

• ファイル共有と管理
  
  多くのビジネスチャットツールには、ドキュメント、画像、動画など、様々な形式のファイルをチャット上で直接共有できる機能が標準装備されています。これにより、メールにファイルを添付して送信したり、別途ファイルストレージサービスを利用したりする手間が省け、関連情報を一箇所に集約できます。プロジェクトに関する資料やデータをチームメンバーと即座に共有し、共同作業をスムーズに進める上で不可欠な機能です。
• 過去のやり取りも簡単検索：検索機能の活用
  
  ビジネスチャットでのやり取りは全て記録され、後から検索することが可能です。特定のキーワード、送信者、日付などで過去のメッセージや共有ファイルを絞り込んで検索できるため、過去の議論の経緯や決定事項を迅速に確認できます。これにより、情報探しに費やす時間を大幅に削減し、業務の継続性やナレッジの蓄積にも貢献します。例えば、新しくプロジェクトに参加したメンバーが、過去のチャットログを検索して経緯を把握することも容易になります。
• 話題を整理するスレッド機能
  
  一つのチャットルーム内で複数の話題が同時に進行すると、情報が錯綜しやすくなります。スレッド機能は、特定のメッセージに対して返信を紐付けることで、話題ごとに会話を整理する機能です。これにより、本流のチャットから派生した議論や詳細なやり取りをスレッド内にまとめることができ、他の参加者の邪魔をせずに特定の話題を深掘りしたり、後から内容を追いやすくしたりするメリットがあります。
• タスク管理で進捗を見える化
  
  ビジネスチャットツールの中には、タスクの作成、担当者の割り当て、期限設定、進捗状況の管理といったタスク管理機能を備えているものがあります。チャットでの会話の流れから自然にタスクを生成し、誰が何を担当しているのか、どのタスクが進行中でどれが完了したのかを一覧で把握できるため、プロジェクトの進捗管理が格段に効率化されます。これにより、業務の抜け漏れを防ぎ、チーム全体の生産性向上に繋がります。
• オンライン会議も可能な音声・ビデオ通話
  
  テキストチャットだけでは伝えにくい内容や、複数人での詳細な打ち合わせが必要な場合には、音声通話機能やビデオ通話機能が役立ちます。多くのツールでは画面共有機能も搭載されており、資料を見ながらの会議や、ソフトウェアの操作説明などもオンラインで手軽に行えます。チャット画面からシームレスに音声・ビデオ通話を開始できるため、別途会議システムを立ち上げる手間が省け、迅速なコミュニケーションを実現します。

 

これらの機能は、それぞれが独立して存在するのではなく、相互に連携し合うことで、より大きな業務効率化効果を生み出します。例えば、グループチャットでの議論から生まれたタスクを管理し、関連ファイルを共有し、必要に応じてビデオ通話で詳細を詰め、その全ての記録を後から検索できる、といった一連のワークフローがビジネスチャット内で完結するのです。この統合された環境こそが、ビジネスチャットの大きな特徴と言えるでしょう。

 

ビジネスチャットの主要機能一覧とその効果

 

機能名	主な役割・できること	期待される効果
個別チャット	特定の個人と1対1でメッセージをやり取りできる	迅速かつ的確な個別連絡、プライベートな相談
グループチャット	複数人でテーマやプロジェクトごとにメッセージを共有・議論できる	チーム連携強化、情報共有の効率化、迅速な意思決定
ファイル共有	ドキュメント、画像、動画などのファイルをチャット上で共有・管理できる	情報共有の迅速化、資料の一元管理、ペーパーレス化促進
検索機能	過去のメッセージや共有ファイルをキーワードなどで検索できる	情報検索の迅速化、過去の経緯確認、ナレッジの再利用
メンション機能	特定のユーザーを指定してメッセージを送り、通知できる	確認漏れ防止、重要な情報の確実な伝達
リアクション機能	メッセージに対してスタンプや絵文字で簡易的な反応を示すことができる	コミュニケーション円滑化、意思表示の迅速化、返信の手間削減
スレッド機能	特定のメッセージに返信を紐付け、話題ごとに会話を整理できる	話題の整理、情報錯綜の防止、議論の深掘り
タスク管理	タスクの作成、割り当て、進捗状況を管理できる	進捗管理の容易化、業務の抜け漏れ防止、生産性向上
音声・ビデオ通話	テキストチャットに加え、音声や映像でのリアルタイムコミュニケーションを行うことができる	迅速な意思疎通、オンライン会議の実施、移動コスト削減
画面共有	通話中に自分のPC画面を相手に見せながら説明や共同作業を行うことができる	具体的な情報共有、遠隔サポート、共同編集の効率化
既読・未読管理	送信したメッセージが相手に読まれたかどうかを確認できる	コミュニケーションの透明性向上、相手の状況把握
外部システム連携	メールやカレンダーなど他の業務システムと連携し、通知を受け取ったり操作することができる	業務プロセスの自動化、情報の一元管理、作業効率の向上

 

ビジネスチャット導入で得られるメリット：業務改善と生産性向上

ビジネスチャットを導入することは、単に新しいコミュニケーション手段を手に入れる以上の価値を企業にもたらします。日々の業務プロセスが改善され、結果として組織全体の生産性向上に繋がる多くのメリットが期待できます。

 

迅速な意思決定とコミュニケーションの活性化

ビジネスチャットの最大のメリットの一つは、コミュニケーションのスピードが格段に向上することです。メールと比較して開封率や応答率が高く、メッセージの確認や返信が素早く行われるため、意思決定の迅速化に直結します。

 

例えば、緊急の確認事項や簡単な承認作業など、従来であればメールの往復で時間を要していたものが、チャットであれば数分で完了することも珍しくありません。

 

また、時候の挨拶といった形式的な表現が不要で、より気軽に発言できるため、社員間の心理的なハードルが下がり、意見交換が活発になります。これにより、部署内やプロジェクトチーム内でのコミュニケーション量が増加し、組織全体の風通しが良くなる効果も期待できます。

 

このコミュニケーションの活性化は、新たなアイデアの創出や問題の早期発見にも繋がり、ビジネスの俊敏性を高める上で重要な要素となります。

効率的な情報共有とナレッジマネジメント

ビジネスチャットは、情報共有の効率化にも大きく貢献します。ファイル共有機能や画面共有機能を使えば、必要な情報をリアルタイムで関係者と共有できます。また、過去のやり取りが全て記録され、検索機能で容易にアクセスできるため、必要な情報を後から簡単に見つけ出すことが可能です。

 

これは、ナレッジマネジメントの観点からも非常に有効です。

 

例えば、あるプロジェクトに関する議論や決定事項、共有されたノウハウなどがチャットログとして蓄積されていくため、担当者が変わったり、新しいメンバーが加わったりした際にも、過去の経緯をスムーズに把握できます。これにより、情報の属人化を防ぎ、組織全体の知識レベルの向上にも繋がります。特に、時短勤務者やリモートワーカーなど、常に同じ場所にいないメンバー間でも、時間差なく情報をキャッチアップできる点は大きな利点です。

 

チームの連携強化と業務効率アップ

ビジネスチャットは、チーム内の連携を強化し、業務全体の効率を向上させる効果があります。プロジェクトごとやテーマごとに専用のチャットルーム（チャネル）を作成できるため、関連するメンバー間での情報共有やタスク管理をスムーズに行うことができます。

 

例えば、あるプロジェクトチームが専用チャネルで日々の進捗報告、課題の共有、資料のやり取りを行うことで、メンバー全員が常に最新の状況を把握し、一体感を持って業務に取り組むことができます。タスク管理機能と連携すれば、誰が何を担当し、どの程度進んでいるのかが一目で分かり、業務の遅延や抜け漏れを防ぐことにも繋がります。

 

このように、コミュニケーションと業務遂行が密接に結びつくことで、無駄な会議の削減や、個々の作業時間の短縮など、具体的な業務効率アップが期待できます。

 

メールとの違いは？ビジネスチャットが選ばれる理由

ビジネスコミュニケーションにおいて長らく中心的役割を担ってきたメールと比較して、ビジネスチャットが選ばれる理由はどこにあるのでしょうか。両者の主な違いを理解することで、ビジネスチャットの特性がより明確になります。

 

最大の違いはリアルタイム性です。ビジネスチャットは即時性の高いコミュニケーションを前提としており、メッセージを送るとすぐに相手に届き、迅速な反応が期待できます。一方、メールは受信者が自分のタイミングで開封・返信する非同期型のコミュニケーションであり、即時性は高くありません。

 

次に、コミュニケーションの形式です。ビジネスチャットは複数人での双方向のやり取りを得意とし、グループチャット機能を使えば、活発な議論や意見交換が可能です。メールも複数人に送信できますが、基本的には一方向の連絡手段であり、多人数でのインタラクティブなコミュニケーションには不向きです。

 

また、コミュニケーションのカジュアルさも異なります。ビジネスチャットでは、絵文字やスタンプを使った気軽なコミュニケーションが可能で、感謝の気持ちを伝えたり、場の雰囲気を和らげたりするのに役立ちます。メールは比較的フォーマルな文書としての性格が強く、定型的な挨拶や表現が求められることが多いです。

 

情報の記録・検索性については、メールは送受信履歴が残り、検索機能も充実しているため、公式な記録や重要事項の伝達、後からの参照に適しています。ビジネスチャットも記録は残りますが、大量のメッセージが流れるため、特定の重要情報を探し出すには工夫が必要な場合があります。

ただし、多くのビジネスチャットツールも高度な検索機能を備えており、この差は縮まりつつあります。

 

このように、ビジネスチャットとメールはそれぞれ異なる特性を持っています。日常的な連絡や迅速な情報共有、チーム内の活発なコミュニケーションにはビジネスチャットが、正式な記録を残したい場合や社外とのフォーマルなやり取りにはメールが適していると言えるでしょう。

 

ビジネスチャットとメールの比較

 

比較項目	ビジネスチャット	メール
リアルタイム性	高い。即時的なメッセージ交換が可能	低い。受信者が自分のタイミングで確認・返信
コミュニケーション形式	双方向・多人数でのインタラクティブなやり取りが得意（グループチャットなど）	基本的に一方向の連絡。CC等で複数人共有は可能だが、議論には不向き
フォーマル度	カジュアル。絵文字やスタンプも使用可能。時候の挨拶は不要	フォーマル。定型的な挨拶や書式が求められることが多い
情報の記録・検索性	やり取りは記録されるが、大量のメッセージから特定情報を探すのに工夫が必要な場合あり 。検索機能は向上している 。	記録性が高く、検索も比較的容易。公式な記録に適している
主な用途	社内の日常的な連絡、迅速な情報共有、チーム内のディスカッション、進捗報告	社外との連絡、正式な通知、議事録などの記録、長文の報告
開封・応答確認	既読機能がある場合が多く、相手の確認状況を把握しやすい	基本的に開封確認機能はないか、相手の任意設定に依存する
心理的ハードル	低く、気軽に発言しやすい	比較的高い。内容や表現に配慮が必要

これらのメリットを享受するためには、ツールの特性を理解し、自社の業務内容やコミュニケーション文化に合わせて適切に導入・運用することが重要です。ビジネスチャットが持つスピード感は、組織全体の応答性や適応力を高め、競争優位性に繋がる可能性を秘めています。

 

また、情報がオープンに共有されやすい環境は、部門間の壁を取り払い、よりフラットで透明性の高いコミュニケーション文化を育むきっかけにもなり得ます。

 

ビジネスチャットのデメリットと賢い対策：導入前に押さえるべき注意点

ビジネスチャットは多くのメリットをもたらす一方で、使い方を誤るといくつかのデメリットが生じる可能性もあります。導入を成功させるためには、これらの注意点を事前に理解し、適切な対策を講じることが重要です。

 

情報過多・通知疲れを防ぐための工夫

ビジネスチャットは手軽に発言できるため、情報量が爆発的に増加しやすいという側面があります。多くのチャンネルやグループに参加していると、次から次へとメッセージが流れ込み、重要な情報が埋もれてしまったり、全ての情報を確認するのに多くの時間を費やしてしまったりする可能性があります。これが「情報過多」の状態です。

 

ビジネスチャットは便利な一方で、適切に管理されないと情報過多や通知疲れを引き起こすリスクがあります。というのも、メッセージの手軽さと即時性が、膨大な情報の流れと頻繁な通知を生み出してしまうからです。

たとえば、従業員が常に通知音に気を取られ、業務への集中力が低下したり、重要な連絡を見逃したりすることがあります。加えて、終日メッセージが届くことでストレスを感じるケースも少なくありません。

こうした状況を防ぐためには、いくつかの工夫が必要です。まず、情報共有に関するルールを明確にすることが重要です。たとえば、重要な連絡には【重要】といった目印をつけたり、検索しやすいように関連キーワードを含めたり、話題ごとにスレッドを活用する、といったルールを設けると、情報が整理されやすくなります。

また、通知設定を見直すことも効果的です。自分に関係のないチャンネルの通知はオフにし、メンションされたときだけ通知が来るようにするなど、各自が通知を最適化することで、無用な情報に振り回されずに済みます。さらに、「確認しました」などの返信は、スタンプやリアクション機能を使うことで、やり取りの総量を減らすことができ、チャットの過密化を防ぐ助けになります。

このように、ビジネスチャットを快適かつ効果的に活用するには、組織としての運用ルールと個人の工夫の両面が不可欠です。

業務時間外コミュニケーションへの対応ルール

ビジネスチャットはスマートフォンから手軽にアクセスできる反面、仕事と私生活の境界を曖昧にしてしまう可能性があります。特に個人のデバイスからでも簡単に業務連絡が確認できることから、業務時間外にもコミュニケーションが発生しやすくなり、私的な時間にまで仕事が入り込んでしまうケースが少なくありません。

その結果、従業員が夜遅くや週末にもメッセージへの返信を期待されていると感じ、プレッシャーやストレスを抱えてしまうことがあります。十分な休息が取れなかったり、常に仕事のことが頭から離れなかったりすることで、心身の健康にも悪影響を及ぼす恐れがあります。

こうした課題を防ぐには、業務時間外のチャット利用に関する明確なルール作りが重要です。たとえば、「緊急時を除き、業務時間外の連絡は控える」「返信は翌営業日でも問題ない」といったガイドラインを設け、組織全体で共有することが望まれます。また、多くのチャットツールには、特定の時間帯に通知をオフにする「おやすみモード」や「フォーカスモード」などの機能があるため、それらの活用を推奨するのも効果的です。

さらに、どうしても緊急連絡が必要な場合に備えて、あらかじめ電話など別の連絡手段を定めておくことで混乱を防げます。何よりも大切なのは、業務時間外の連絡を避けるという意識を企業文化として根づかせ、従業員のワークライフバランスを守ることです。

対面コミュニケーションとのバランスの取り方

ビジネスチャットの利便性が高まる一方で、対面でのコミュニケーションが減少することへの懸念も指摘されています。テキストベースのやり取りは迅速で効率的ではありますが、表情や声のトーンといった非言語的な情報が伝わりにくいため、微妙なニュアンスが抜け落ちたり、意図が正しく伝わらずに誤解が生じる可能性があります。

特に、信頼関係の構築や複雑な課題の解決、新入社員の教育といった場面では、対面でのやり取りの重要性が依然として高いと言えます。例えば、チャットのみで業務のやり取りをしていると、細かいすれ違いが積み重なったり、新しいメンバーがチームに馴染むまでに時間がかかったりすることもあります。

このような課題を防ぐためには、ビジネスチャットと対面コミュニケーションのバランスを意識的に取ることが重要です。たとえば、日常的な情報共有や簡単な確認はチャットで行い、重要な意思決定やアイデア出し、1on1ミーティングなどは対面やビデオ会議で実施するなど、内容に応じた使い分けが求められます。

また、リモートワークが中心の環境であっても、定期的にオフラインで集まる機会を設けたり、業務とは直接関係のない雑談ができるオンラインチャンネルを設けたりすることで、チーム内のつながりを維持する工夫が効果的です。形式にとらわれず、信頼関係を築くための「顔の見える」コミュニケーションを取り入れることが、ビジネスチャットの利便性を最大限に活かす鍵となります。

これらのデメリットは、ビジネスチャットの技術そのものに起因するというよりは、むしろその導入方法や組織内での運用方法、そして企業文化に深く関わっています。

 

したがって、これらの課題に対処するためには、技術的な設定だけでなく、明確なルールの策定、従業員への教育、そして何よりも経営層を含む組織全体の意識改革が不可欠です。ビジネスチャットがもたらす「常時接続」の利便性と、従業員の集中力やウェルビーイングとの間で、適切なバランスを見つけることが、持続的な生産性向上への鍵となります。

 

自社に最適なビジネスチャットの選び方：失敗しないための比較ポイント

ビジネスチャットツールの導入を成功させるためには、自社のニーズに合ったツールを慎重に選ぶことが不可欠です。市場には多種多様なツールが存在するため、どのツールが最適かを見極めるのは容易ではありません。ここでは、失敗しないための比較ポイントを解説します。

 

明確な導入目的の設定が成功の鍵

ツール選定を始める前に、最も重要なのは「なぜビジネスチャットを導入するのか」という目的を明確にすることです。目的が曖昧なままでは、必要な機能が定まらず、結果として自社に合わないツールを選んでしまう可能性があります。

 

例えば、「部署間の情報共有を迅速化したい」「リモートワーク環境でのチーム連携を強化したい」「顧客からの問い合わせ対応のスピードを上げたい」など、具体的な課題や達成したい目標を洗い出しましょう。この目的が明確であればあるほど、ツールに求める機能や特性が具体的になり、選定基準がはっきりします。また、導入後には、その目的が達成されたかどうかを評価する指標にもなります。

 

機能、使いやすさ、料金プランの比較検討

導入目的が明確になったら、次は具体的なツールの比較検討に入ります。主に以下の3つの観点から評価しましょう。

 

1. 機能: 自社の導入目的に照らし合わせて、必要な機能が備わっているかを確認します。チャット機能はもちろんのこと、ファイル共有、タスク管理、ビデオ会議、検索機能、外部サービス連携（API）など、ツールによって搭載されている機能は異なります。多機能であれば良いというわけではなく、自社にとって本当に必要な機能を見極めることが重要です。
2. 使いやすさ (ユーザビリティ): どんなに高機能なツールでも、操作が複雑で使いにくければ、社員に定着しません 8。直感的に操作できるか、インターフェースは分かりやすいか、マニュアルを見なくても基本的な操作が可能かなどを確認しましょう。可能であれば、無料トライアルやデモを利用して、実際に複数の社員に使ってもらい、フィードバックを集めるのが理想です。
3. 料金プラン: ビジネスチャットの料金体系は、無料プランから、ユーザー数に応じた月額課金制、機能に応じた段階的なプランなど様々です 8。自社の利用規模や必要な機能、予算を考慮して、最適なプランを選びましょう。一般的に、機能が充実しているほど高額になる傾向があります。

無料プランと有料プランの違いと選び方のポイント

多くのビジネスチャットツールでは、無料プランと有料プランが提供されています。無料プランは導入のハードルが低い一方で、機能に制限がある場合がほとんどです。

 

無料プランの主な制限について

 

• メッセージの閲覧・保存期間（例：Chatworkは直近40日・最新5,000件まで 、Slackは直近90日まで ）
• 利用可能なユーザー数の上限
• ファイルストレージ容量の上限
• グループチャットの作成数や参加人数制限
• ビデオ通話・音声通話の参加人数や時間制限
• 管理者機能の制限
• 外部連携機能の制限
• サポート体制の限定（FAQのみ、メールサポートなしなど）
• 広告表示の有無
  有料プランを検討すべきケースについて

• 過去のメッセージログを長期間参照する必要がある場合
• 利用ユーザー数が多い、または将来的に増える見込みがある場合
• 大容量のファイルを頻繁に共有する場合
• 大人数でのビデオ会議を頻繁に行う場合
• より高度なセキュリティ機能（IPアドレス制限、シングルサインオンなど）が必要な場合
• 専任のサポートが必要な場合
• 広告表示を避けたい場合

無料プランは、まずビジネスチャットを試してみたい、小規模なチームで限定的に利用したいといった場合には有効です。しかし、本格的に全社導入を目指す場合や、業務の中核として活用していく場合には、機能制限やセキュリティ面を考慮し、有料プランを検討する必要が出てくるでしょう。

 

将来的な拡張性も見据え、自社の成長に合わせてプラン変更が柔軟に行えるかどうかも確認しておくと良いでしょう。

セキュリティ体制の確認は必須項目

ビジネスチャットでは、社内の機密情報を含む様々なデータがやり取りされるため、セキュリティ体制の確認は極めて重要です。特に顧客情報や未公開情報などを扱う企業にとっては、情報漏洩は深刻な経営リスクに直結します。

 

確認すべき主なセキュリティ機能としては、通信の暗号化（SSL/TLS）、データの暗号化保存、アクセスログの保存・監査機能、IPアドレス制限、二段階認証、端末認証、アクセス権限管理などが挙げられます。また、サービス提供事業者がISO27001（ISMS）などのセキュリティ関連認証を取得しているかも、信頼性を判断する上での一つの指標となります。

 

導入後の定着を促すルール設定と社員教育

最適なツールを選定できたとしても、それだけで導入が成功するわけではありません。社員がツールを効果的に活用し、業務に定着させるためには、事前のルール設定と十分な社員教育が不可欠です。

 

• ルール設定: 「いつ、どのような業務で、どのように使うか」といった具体的な利用ルールを事前に定めることで、社員は迷うことなくツールを使い始めることができます。例えば、チャンネルの命名規則、メンションの使い分け、ファイル共有時の注意点、業務時間外の利用に関するガイドラインなどを明確にしておきましょう。
• 社員教育: ツールの基本的な操作方法だけでなく、導入目的や利用ルール、活用事例などを共有するための研修やマニュアル提供を行います。特にITツールに不慣れな社員がいる場合は、丁寧なサポート体制を整えることが重要です。

ツール選定は、単に機能や価格を比較するだけでなく、自社の組織文化や働き方、将来の展望までを考慮した総合的な判断が求められます。無料プランやトライアルを賢く活用し、実際に試用してみることで、カタログスペックだけでは分からない使用感や課題が見えてくることもあります。最終的には、最も多くの社員が快適に利用でき、導入目的を達成できるツールを選ぶことが、失敗しないための鍵となります。

 

ビジネスチャット選定時のチェックポイント

 

チェック項目	確認ポイント	重要度（例）
導入目的との整合性	自社の課題解決や目標達成に貢献する機能があるか？なぜこのツールが必要なのか明確か？	高
必須機能の有無	チャット、ファイル共有、検索など基本機能は十分か？タスク管理、ビデオ会議など、自社に必要な特定の機能は備わっているか？	高
使いやすさ（UI/UX）	直感的に操作できるか？画面は見やすいか？初心者でも容易に使えるか？	高
料金体系	予算内で利用可能か？ユーザー数や機能に応じたプランは適切か？将来的なコスト増も見込めるか？	高
セキュリティ機能	通信・データの暗号化、アクセス制限、二段階認証、ログ管理など、必要なセキュリティ対策が講じられているか？	高
サポート体制	FAQやマニュアルは充実しているか？問い合わせ窓口はあるか（メール、電話、チャット）？対応時間は？日本語サポートはあるか？	中～高
他システムとの連携（API）	現在利用している、または将来的に連携したい業務システム（カレンダー、CRM、ストレージ等）と連携可能か？	中～高
マルチデバイス対応	PC（Windows, Mac）、スマートフォン（iOS, Android）、タブレットなど、利用したいデバイスに対応しているか？	中～高
無料トライアル・プランの有無	導入前に試用できるか？無料プランの機能制限はどの程度か？	中
導入実績・評判	同業種や同規模の企業での導入事例はあるか？ユーザーレビューや評判はどうか？	中
拡張性・将来性	企業の成長やニーズの変化に合わせて機能追加やプラン変更が可能か？サービスは継続的にアップデートされているか？	中

 

ビジネスチャットのセキュリティ対策：安全な情報共有のために知っておくべきこと

ビジネスチャットは業務効率を大幅に向上させる可能性を秘めていますが、その利便性の裏には様々なセキュリティリスクが潜んでいます。企業の大切な情報を守りながら安全に活用するためには、これらのリスクを理解し、適切な対策を講じることが不可欠です。

 

潜むセキュリティリスクとは？（情報漏洩、不正アクセスなど）

ビジネスチャット利用時に考慮すべき主なセキュリティリスクには、以下のようなものがあります。

 

• 誤送信: 最も起こりやすいヒューマンエラーの一つです。宛先を間違えたり、意図しないチャネルに機密情報を含むメッセージやファイルを投稿してしまったりすることで、情報が外部や権限のない従業員に漏洩する可能性があります。
  
• 不正アクセスによるデータの窃取: 第三者が不正にシステムへアクセスし、チャット内のメッセージや共有ファイルなどの機密情報を盗み出すリスクです。
• 端末の紛失・盗難: スマートフォンやノートPCなど、ビジネスチャットを利用する端末を紛失したり盗難に遭ったりした場合、端末内に保存された情報やアクセス権限が悪用され、情報漏洩に繋がる可能性があります。
  

• アカウントの乗っ取り: フィッシング詐欺や脆弱なパスワードの使用、マルウェア感染などにより、従業員のアカウント情報（ID・パスワード）が窃取され、第三者に不正利用されるリスクです。乗っ取られたアカウントは、機密情報の窃取や、他の従業員へのなりすまし、マルウェアの拡散などに悪用される可能性があります。
• 不正な端末からのアクセス: 許可されていない端末や、セキュリティ対策が不十分な個人所有端末からのアクセスも不正アクセスの一形態です。
• マルウェア感染: チャット経由で送られてくる不正なファイルを開いたり、悪意のあるURLをクリックしたりすることで、端末がマルウェア（ウイルス、ランサムウェアなど）に感染するリスクがあります。感染すると、情報が窃取されたり、システムが破壊されたり、他の端末へ感染が拡大したりする可能性があります。
  
• シャドーIT: 企業が許可していない、または把握していないITツールやサービス（個人契約のクラウドストレージやチャットアプリなど）を従業員が業務に利用することです。これらのシャドーITは、企業のセキュリティポリシーの管理外にあるため、情報漏洩やマルウェア感染のリスクを高める要因となります。ビジネスチャット自体がシャドーITとして利用されるケースや、承認されたビジネスチャットを私用端末で利用するケースも含まれます。

これらのリスクは、ビジネスチャットの利便性、例えばファイル共有の容易さやモバイルアクセスの手軽さといった特徴と表裏一体の関係にあります。したがって、これらの特性を理解した上で、特有のリスクに対応するセキュリティ対策を講じる必要があります。

 

主要なセキュリティ機能とその役割（暗号化、アクセス制限、二段階認証など）

多くのビジネスチャットツールには、上記のようなリスクを軽減するためのセキュリティ機能が搭載されています。主な機能とその役割を理解し、自社のセキュリティポリシーに合わせて活用することが重要です。

 

機能名	役割・目的	概要・効果
暗号化	第三者による盗み見を防ぐ	送信者と受信者間のみで解読できる仕組み（E2EE）により情報漏洩を防止
IPアドレス制限	アクセス元を限定	社内ネットワークなど指定IPからのみアクセスを許可
端末認証	信頼できる端末だけにアクセス許可	登録済み端末以外からのログインをブロック
多要素認証（MFA）	なりすまし防止	パスワード＋ワンタイムコードや生体認証などでログイン強化
ログ・監査機能	利用状況の記録と不正の抑止	「誰が・いつ・何をしたか」を記録し、トラブル時の追跡や内部統制に役立つ
権限管理	情報へのアクセスを必要最小限に制限	役職や部署に応じて操作や閲覧範囲を制限
シングルサインオン（SSO）	ログイン作業の簡略化と一元管理	一度の認証で複数のサービスにログイン可。セキュリティと利便性を両立

 

これらのセキュリティ機能は、それぞれが特定の脅威に対応するために設計されています。複数の機能を組み合わせることで、より強固なセキュリティ体制を構築できます。

ビジネスチャットの主なセキュリティリスクと対策機能・ルール

 

セキュリティリスク	主な原因・手口	有効な対策機能・ルール例
不正アクセス	脆弱なパスワード、パスワードの使い回し、フィッシング詐欺による認証情報窃取、マルウェア感染による情報窃取	二段階認証・多要素認証、強固なパスワードポリシー、IPアドレス制限、端末認証、SSO、不審なメール・URLを開かない教育
情報漏洩（外部要因）	サイバー攻撃によるサーバーへの不正侵入、通信傍受、マルウェアによるデータ窃取	通信・データの暗号化（特にエンドツーエンド暗号化）、ファイアウォール、侵入検知システム（IDS/IPS）、セキュリティソフトの導入
情報漏洩（内部要因）	メッセージ・ファイルの誤送信、機密情報の不適切な共有、内部不正、シャドーITの利用、端末の紛失・盗難	アクセス権限管理、ログ監査機能、誤送信防止ルール（宛先確認の徹底）、情報取り扱い規定、シャドーIT禁止ルール、端末紛失時のリモートワイプ機能、従業員教育
マルウェア感染	不審な添付ファイルやURLのクリック、セキュリティ対策が不十分な端末の利用	ウイルス対策ソフトの導入・最新化、不審なファイル・URLを開かない教育、OS・ソフトウェアの脆弱性対策（パッチ適用）
アカウント乗っ取り	ID・パスワードの漏洩、フィッシング詐欺、ソーシャルエンジニアリング	二段階認証・多要素認証、強固なパスワード設定と定期変更、不審なログイン試行の検知・通知、パスワードの使い回し禁止
シャドーITによるリスク	従業員による未承認ツールの利用、個人端末の業務利用（セキュリティ対策不備）	シャドーIT利用禁止ポリシー、承認済みツールリストの提供、BYODポリシーの策定（利用する場合のセキュリティ要件定義）、端末認証、MDM/MAMの導入
サービス停止リスク	サービス提供者のシステム障害、自然災害、サイバー攻撃によるサービスダウン	データの定期的なバックアップ（可能な場合）、SLA（サービス品質保証）の確認、代替コミュニケーション手段の準備

 

ビジネスチャットの進化と未来：AI活用と最新トレンド

ビジネスチャットツールは、単なるメッセージ交換ツールから、業務遂行における中心的役割を担うプラットフォームへと進化を続けています。特にAI（人工知能）の統合や、他の業務システムとのAPI連携は、今後のビジネスチャットのあり方を大きく変える可能性を秘めています。

 

AI搭載で変わるコミュニケーションの形

近年、多くのビジネスチャットツール提供事業者が、自社サービスへのAI機能の取り込みを積極的に進めています。この動きは、コミュニケーションの質と効率を飛躍的に向上させる可能性を秘めています。

 

具体的なAIの活用例としては、以下のようなものが考えられます。

 

• 会議や長文チャットの自動要約: 大量のメッセージの中から重要なポイントをAIが自動で抽出し、要約を作成することで、情報把握の時間を大幅に短縮します。
• メッセージ作成支援: 返信内容の提案や、より丁寧な表現への言い換えなど、AIがメッセージ作成をアシストします。
• 翻訳機能: 多言語でのコミュニケーションが必要な場合に、リアルタイムでメッセージを翻訳します。
• FAQ対応の自動化: よくある質問に対して、AIチャットボットが自動で回答することで、問い合わせ対応業務を効率化します。
• 感情分析: チャット内のテキストから感情を分析し、コミュニケーションの雰囲気や従業員のエンゲージメントを把握するのに役立てる試みも考えられます（ただし、プライバシーへの配慮が不可欠です）。

実際に、サイバーエージェント社では「AIオペレーション室」を新設し、社内業務への生成AI導入を進めていたり、三井不動産社ではChatGPTを搭載したチャットツールを全従業員に導入したりする事例があります。これらの動きは、ビジネスチャットがAIの力を借りて、よりインテリジェントなコミュニケーションハブへと進化していく未来を示唆しています。

 

API連携によるさらなる業務システムとの統合

API（Application Programming Interface）連携は、ビジネスチャットを他の様々な業務システムと繋ぎ、機能を拡張するための重要な技術です。APIは、異なるソフトウェア同士が情報をやり取りするための「通訳」や「窓口」のような役割を果たします。

 

ビジネスチャットがAPI連携によって他のシステム（例：CRM、SFA、カレンダー、プロジェクト管理ツール、勤怠管理システムなど）と統合されることで、以下のようなメリットが生まれます。

 

• 通知の集約: 各システムからの重要な通知（例：新しいリードの発生、タスクの期限超過、会議の予定）をビジネスチャット上で一元的に受け取ることができ、見逃しを防ぎます。
• 業務の自動化: 特定のイベント（例：チャットでのキーワード入力）をトリガーとして、連携システム側でアクションを自動実行する（例：カレンダーに予定を登録、顧客情報を更新）といったことが可能になります。
• 情報アクセスの迅速化: ビジネスチャット内から、連携システムの情報を参照したり、簡単な操作を行ったりできるようになります。

このように、API連携はビジネスチャットを単なるコミュニケーションツールから、業務全体のハブ、あるいは「仕事のOS」のような存在へと進化させます。ユーザーはビジネスチャットを中心に据え、そこから様々な業務情報にアクセスし、アクションを起こすことができるようになります。これにより、アプリケーション間の移動の手間が省け、業務効率が大幅に向上することが期待されます。

 

ビジネスチャットの進化は、AIとAPI連携という二つの大きなトレンドに牽引されています。これらの技術がより高度に融合していくことで、将来的には、個々のユーザーの業務内容や状況に合わせて最適化された、パーソナルアシスタントのような役割をビジネスチャットが担うようになるかもしれません。ただし、このような高度な情報処理と連携が進むにつれて、データプライバシーの保護や、AI利用における倫理的な配慮が一層重要になることは言うまでもありません。

 

ビジネスチャットの特徴を理解し、業務効率化を実現しよう

本記事では、ビジネスチャットの基本的な特徴から、具体的な機能、メリット・デメリット、選び方のポイント、セキュリティ対策、そして将来の展望に至るまで、幅広く解説してきました。

 

ビジネスチャットの導入を成功させ、その効果を最大限に引き出すためには、以下の点が特に重要です。

 

1. 明確な導入目的の設定: 何のために導入するのか、どのような課題を解決したいのかを明確にすることが全ての出発点です。
2. 自社に最適なツール選定: 目的、機能、使いやすさ、料金、そして何よりもセキュリティ体制を総合的に比較検討し、自社に合ったツールを選びましょう。無料プランやトライアルを有効活用することも重要です。
3. 事前のルール設定と周知徹底: 利用時間、チャンネルの使い分け、メンションのルールなど、明確なガイドラインを設けることで、混乱を防ぎ、スムーズな運用を支援します。
4. 継続的な社員教育とサポート: 基本的な操作方法から活用事例まで、社員がツールを使いこなせるように継続的な教育とサポート体制を提供することが、定着への鍵となります。

ビジネスチャットは、導入して終わりではありません。利用状況を定期的に見直し、ルールを改善したり、新しい機能を活用したりするなど、組織の成長や変化に合わせて運用を最適化していく姿勢が求められます。

 

自社に合ったツール選びと活用で、コミュニケーションを次のステージへ

ビジネスチャットは、適切に導入・運用することで、社内外のコミュニケーションを劇的に改善し、業務効率を大幅に向上させるポテンシャルを秘めたツールです。リアルタイムな情報共有、迅速な意思決定、チーム連携の強化、そしてナレッジの蓄積と活用は、現代のビジネス環境において不可欠な要素であり、ビジネスチャットはこれらを力強くサポートします。

 

本記事で解説した特徴やポイントを参考に、ぜひ自社に最適なビジネスチャットツールを見つけ出し、その活用を通じて、コミュニケーションのあり方を次のステージへと進化させ、組織全体の生産性向上を実現してください。