「日程調整ってどうやったら効率が良いの？」
「日程調整をスムーズにするテンプレートが知りたい」
ビジネスの場面で、予定調整が必要なことってありますよね。
取引先とのアポや商談など、社外の人間と予定調整する場合もあれば、会議や打ち合わせなど社内の人と予定調整することも多いと思います。
この記事では、日程調整をスムーズにするためのテンプレートについて解説するので、ぜひ参考にしてみてください。
また、日程調整のテンプレートに加えておきたい「スケコン」というスケジュール調整ツールについてもご紹介します。
最後まで読んで頂ければ、明日からの日程調整の効率がどんどん上がるはずです。
最低限は抑えよう。日程調整のテンプレート
日程調整のテンプレートで大切なのは、以下の3つのポイントです。
どれも大切なことなので、メールを作成する際は必ず入れるようにしてくださいね。
候補日をリストアップする
日程調整のテンプレートには、候補日をリストアップしましょう。
3つほど候補を入れておくと、相手も選びやすくなると思います。
この狙いは、相手に「頭を使わせない」ということ。
ただ漠然と「いつが都合が良いですか？」と聞くのであれば、相手がスケジュール帳を片手に空き予定を考え、悩ませてしまいますよね。
ビジネスでは、予定調整にお金は発生しません。
お金が発生しないということは、価値が低いということです。
価値が低いことに対して頭を使わせるのは、ビジネスとして非常に非効率。
候補日をいくつか明記しておき、相手の時間や労力を削減できるようにしてください。
返信期限の設定をする
日程調整のテンプレートには、返信期限を必ず入れましょう。
返信期限が入っていなければ、相手にとって、優先度が低い仕事と認識されてしまいます。
予定調整をするなら、早めに日程を決めたいですよね。
早めに日程を決めるということは、迅速に返事がもらいたいものです。
- お時間がある時に返信をお願いします。
- 〇月〇日までにお返事をお願いします。
これを比べてみると、日程を明記している方が早めに返事がもらえます。
相手の優先事項を、こちらがコントロールできるということですね。
返事を早くもらうために、返信期限をテンプレートに入れておきましょう。
目的を明記する
日程調整のテンプレートには、目的も明記してください。
なんのために日程調整が必要なのか、できるだけ具体的にお知らせしておく必要があります。
例えば、以下のような文章。
- 「打ち合わせをしたいのですが、〇日の都合はいかがですか？」
この文面は、シンプルで良い文章と思われがちです。
ですが受け取る側としては、打ち合わせ内容によっては優先順位を変えたいと考えるかもしれませんよね。
- 「〇〇の商品の仕入れに関して打ち合わせをしたいのですが、〇日の都合はいかがですか？」
このように書かれていた方が、相手も打ち合わせのイメージがつきます。
それによって日程調整もスムーズに運ぶと思うので、しっかり目的も書くようにしてください。
スケコンをテンプレートに入れて日程調整をもっと楽に
予定調整のテンプレートは、シンプルかつ、最低限の情報を入れることが大切です。
ただし、従来までの方法からさらに効率化を目指すのであれば、もうひと工夫欲しいところ。
そこで、スケジュール調整ツールの「スケコン」を導入しましょう。
以下では、スケコンの魅力や特徴について解説します。
スケジュールを入力するだけ
スケコンは、あなたや相手がスケジュールを入力するだけで、日程調整や予定の共有ができます。
そのため、何度もメールや電話でのやりとりを繰り返さなくても済むようになります。
手間もかからないので、非常にシンプルに使えるでしょう。
スケコンを導入すれば、日程調整のすり合わせの頻度を、確実に減らせます。
AIが空き予定を導き出してくれる
スケコンの大きな魅力は「AIコンシェルジュ」の存在です。
参加者が予定を入力することにより、AIが空き予定を導き出してくれるのです。
忙しければ忙しいほど、空き予定を考えるのは面倒。
また参加人数が多ければ多いほど、予定のすり合わせは難しくなります。
スケコンを導入することで、面倒な空き予定の確認をショートカットできるのです。
また、予定の重複やミスなどのトラブルも、減らしてくれます。
予定調整のテンプレートにスケコンを入れて、確実かつ迅速にスケジューリングを行いましょう。
予定調整はスケコンで手間を省こう
今回は、日程調整のテンプレートに入れたいポイントについて解説しました。
- 候補日をリストアップする
- 返信期限の設定をする
- 目的を明記する
どれも重要なものばかりなので、しっかり網羅するようにしてくださいね。
また、これからの日程調整には、スケジュール調整ツールも必須です。
確実に便利に効率的になるので「スケコン」の導入も、テンプレートに加えてみてください。
