スケジュール調整でお困りのあなた。
「スケジュール調整が大変！」
「予定を共有できる方法がないかな？」
「おすすめのツールがあれば知りたいな！」
こんな疑問に答えます。
この記事を読むと予定を共有してスケジュール調整する方法が分かります。
社外の人とのスケジュール調整でお困りではないですか？
メールで何回もやりとりしていると仕事の効率が上がりません。「スケジュール調整だけで1時間も経ってしまった！」なんてことになりかねません。
簡単に予定を共有しながらスケジュール調整をする方法があります。
ぜひこの記事を最後まで読んで、あなたの仕事の効率を上げましょう。
スケジュール調整のために予定を共有する不安
社外の人とスケジュール調整を楽にしたいけど自分の予定は見せたくない。
このように感じたことのある人は多いと思います。
社内の情報を社外の人と共有するのはセキュリティ上、好ましくありません。
でもお互いのカレンダーが見れたら、スケジュール調整がもっと楽になりますよね。
限定カレンダーを使えば予定を共有できる
限定カレンダーを利用することで、社外の人と予定を共有してスケジュール調整ができます。
限定カレンダーとは、予定の内容を非公開にしたカレンダーのこと。
この設定にすれば相手には「予定あり」としか表示されないので、社外の人とも安心して予定を共有できます。
限定カレンダーなら安心して共有できる
セキュリティを守るために、社外の人と共有する情報はコントロールしたいですよね。
限定カレンダーを利用すれば一度共有した相手でも、いつでも非公開に変更することができます。
例えばGoogleカレンダーを社外の人に共有することは心配と感じても、必要な時と場合に絞って共有できるのがこの限定カレンダーの特徴といえます。
予定を共有してスケジュール調整をする方法
スケジュール調整には以下の2通りのパターンがあります。
- 1対1のスケジュール調整の場合
- 複数の人とスケジュール調整する場合
詳しく見ていきましょう。
1対1のスケジュール調整の場合
1対1のスケジュール調整の場合は簡単です。
メールで空いている日時を送って、相手に返信をもらう方法が一般的です。
もし、限定カレンダーを使ってお互いの予定を共有していれば、相手の空いてるスケジュールを確認できるので調整の手間が省けます。
複数の人とスケジュール調整する場合
例えば5人でスケジュール調整をする場合を考えてみましょう。
一般的なスケジュール調整の方法は、役職の高い人や忙しい人から順番に予定を聞き、候補の日時を出してきます。
ただし日程候補が少ないと、徐々に参加できる日程候補が減っていってしまい、最後の5人目に聞く頃には可能な日程が残っていない、なんてこともあります。
社外の人と限定カレンダーを使ってスケジュールを共有しておけば、一目で空きの予定が確認できます。
予定を共有してスケジュール調整をする便利なツール
限定カレンダーを使わない便利なスケジュール調整の方法があります。
無料で使えるツールを使えば面倒な業務を自動化できますよ。
おすすめのツールは以下の3つです。
- 調整さん
- 伝助
- スケコン
詳しく解説していきます。
スケコン
スケコンはクリエイティブカンパニーが運営するスケジュール調整ツールです。
暗号化をしておりセキュリティー対策は万全なので安心して使えます。ログインするとより安全な環境で使用できるのでビジネスシーンに最適です。
候補日程と時間を設定すれば共有URLが表示されます。URLを共有するだけで複数人でのスケジュール調整も簡単にできますよ。
あなたのカレンダーと同期して最新の予定になるので、どんなに忙しくても予定が被りません。
調整さん
調整さんはリクルートが運営するスケジュール調整ツールです。
イベント名やメモを入力し、カレンダーから候補日と時間を入力して「出欠表を作る」をクリックすると共有URLが表示されます。
あとは共有URLをコピペして参加者に送信するだけです。
候補日はカレンダーをクリックするだけで選択できますが、時間は手入力が必要です。
回答の選択肢は○△×の3択でコメントも登録でき入力しやすいです。
他のサービスに比べると全体的に広告が多い印象があります。
伝助
伝助はインフォアローが運営するスケジュール調整ツールです。
イベント名や候補日程などを入力して、確認ページを経て「作成する」をクリックすると共有URLが表示されます。
共有URLをコピペして参加者に送信しましょう。
「調整さん」と同様に候補日はカレンダーをクリックして選択できますが、時間は手入力となります。
回答の選択肢は○△×の3択以外に「○×」「◎○△×」も指定可能です。
社外の人との日程調整にツールを導入してみよう
社外の人と予定を共有してスケジュール調整する方法は、限定カレンダーを使うと便利です。
さらに便利な方法として、スケジュール調整ツールがあります。URLを共有するだけなので、社外の人とも簡単にスケジュール調整ができます。
スケジュール調整の方法が分かったので、次は「実際にツールを使ってみようかな！」と思いましたよね。
ぜひあなたにぴったりのスケジュール調整ツールを見つけて、仕事の効率を上げましょう。
