現在、テレカンを導入して効率の良い会議やミーティングにしたいと考えている方もいるのではないでしょうか。
近年のコロナ禍の影響もあり、テレカンの普及率や注目度は高まっていると言えます。
そこで今回はテレカンの特徴や魅力、無料で利用できるテレカンツールなどを紹介します。
特に導入を検討している方やツール選びで迷っているという方は参考にしてみて下さい。
リアルタイムで遠隔地にいる人と会話ができる「テレカン」
テレカンとは基本的に、テレビや電話などを使って遠隔地にいる人と行う会議やミーティングを指し、WEB会議や電話会議などとも言われています。
インターネット回線を用いて映像や音声を共有する事によってリアルタイムで会話ができ、1対1はもちろん、複数人での会議やミーティングも可能となります。
テレカンはインターネットが繋がる環境でパソコンやスマホ・タブレットといったモバイル端末があれば始められる手軽さが一つの魅力と言えます。
導入前に利用目的をハッキリさせておくと比較検討がスムーズにできる！
テレカンツールの選定や導入をする際は、企業もしくはチームにおいてどのようなビジネスシーンでテレカンを活用すべきか、あらかじめ洗い出ししておく事が大切と言えます。
一般的な活用方法としては、遠隔地にある支店との会議やミーティング、自宅で仕事をしているスタッフとの会議やミーティングなどが挙げられます。
この他、クライアント先に訪問しないオンライン上での営業やプレゼンテーションもあります。
こうした状況を全て踏まえた上でテレカンを実施するのか、又は断片的な導入・利用にしておくのかという事をあらかじめ明確にしておくと良いでしょう。
そうすればテレカンツールの選定において、スムーズな比較検討がしやすくなります。
テレカンツール選びで重要となるポイントとは
テレカンを導入する際は、利用する人のITスキルを事前にチェックしておく事が必要と言えます。せっかく導入しても設定や操作に苦慮して他の人が付きっきりでサポートするような状況になってしまうと、テレカンのメリットを十分に活かした利用ができなくなる可能性があります。導入後の使い勝手なども考慮しながらテレカンツールを選ぶのが良いでしょう。
・参加人数は事前に確認しておきましょう
テレカンの場合、参加する人数によっては有料版の使用が必要になるケースもあるので、参加人数をあらかじめ把握しておく事は重要です。
もし数十人程度の参加人数であれば無料版のテレカンツールでも問題なく対応できます。
一方、数百人もしくは数千人以上の大規模なテレカンになるのであれば、有料版のテレカンツールを利用する必要があります。
・付加機能の確認
もし音声のみで複数人によるリアルタイムでの会議ができれば十分というのであれば、ファイル共有機能は必要ありませんが、資料を使いながら会議やミーティングを行う場合、画面共有機能やファイル共有機能は必要不可欠になると言えます。
またテレカンツールの中にはホワイトボード機能が付いているものもあります。
どのような機能が必要かチェックしておく事もテレカンツール選びでは重要なポイントとなります。
・他社のテレカン利用の有無
他社との会議やミーティング、営業などでテレカンを利用する際は、他社が既に利用しているテレカンツールと同じものを導入しなけらばならないというケースもあります。
もし他社もまだテレカンを利用していないのであれば、同じタイミングで同じテレカンツールを導入するという方法もあるでしょう。
無料で利用できるおすすめのテレカンツール
無料で利用できるおすすめのテレカンツールを紹介します。
・zoom
「zoom」は近年、広がりを見せているテレワークの影響もあり、知名度が高まっているテレカンツールです。
接続人数や時間に制限はあるものの、無料版でも便利な機能が付いており、一般的なオンラインでの会議やミーティングを実施するのであれば問題なく使用できるツールと言えます。また特徴の一つと言えるのが、他のテレカンツールでは珍しい録画機能が備わっている点です。
パソコンなど端末への直接保存となりますが、会議を進めながら議事録を取る作業が必要なくなるので、会議に集中できるという利点があります。
ただ端末の不具合で結果的に録画ができなかったり、誤ってデータが消失してしまうといったリスクはあるのでその点は注意が必要です。
・Google Hangouts
「Google Hangouts」はグーグル社が提供している無料のテレカンツールです。
グーグルのアカウントを保有していれば、URLの共有や専用IDを発行する事なく、すぐに利用できる点が魅力です。
グーグルのアカウントを持っている事が会議に参加する条件となっていますが、Gmailの利用率を考慮すれば、利用しにくいという事はないと言えるでしょう。
またGoogleドキュメントやGoogleカレンダーなどのサービスと連携している点もGoogle Hangoutsの特徴となっています。
これらのサービスを普段から利用している方や外部の人と簡単にWEB会議を行いたい場合には最適なテレカンツールでしょう。
目的に合ったテレカンツール選びが重要！
テレカンは遠隔地にいる人とリアルタイムでコミュニケーションが図れる点が大きな魅力となっています。
一方、導入する場合は、どれくらいの人数で会議を行うのか、どのようなビジネスシーンで利用するのかなどを考慮しながらツールを選ぶ事も大切です。
無料版のテレカンでも問題なく会議は開催できますが、大規模な会議やセキュリティを強化したいというのであれば、有料版も選択肢に入れておくのが良いでしょう。
