スケジュール調整でお困りのあなた。
「予定していた仕事の打ち合わせが変更になった！」
「メールでスケジュール調整の依頼ってどうやるの？」
「相手に失礼のないやり方を知りたいな！」
こんな疑問に答えます。
スケジュール調整をする正しい方法を知っていますか？
正しいやり方を知らないと相手の失礼に当たり、あなたが気づかないうちに自分の評価を下げている可能性が高くなります。
しかし、スケジュール調整のメールは３つのポイントを抑えれば簡単。
ぜひこの記事を最後まで読んで、仕事のデキるビジネスマンになりましょう。
スケジュール調整のメールの書き方
スケジュール調整の必要が出たら速やかにメールで相手に連絡しましょう。
時間とともに相手の予定は埋まっていくから、スピードが何よりも重要です。
このとき、抑えるポイントは以下の3つです。
- 言い訳しないで謝罪の気持ちを伝える
- 変更の候補日時を提示する
- 変更理由はあいまいに伝える方
それぞれ詳しく解説していきます。
スケジュール調整のコツ①：言い訳しないで謝罪の気持ちを伝える
社会人経験が浅い人ほど相手に与える印象に気を使います。
それ自体は悪いことはないですが、スケジュール調整の理由を長々と書いて自分の非を正当化しようとします。
しかし、これは逆効果。
グダグダと言い訳のような理由を読まされると、相手は不信感を抱きます。
謝罪の言葉をはっきりと伝える
大切なのは謝罪の言葉をはっきり伝えることです。
メールの文章の冒頭に
- 「誠に申し訳ございませんが」
- 「大変恐縮ですが」
などのクッション言葉をうまく用いて、お詫びの気持ちが伝わる文面にしましょう。
理由はなんであれ、スケジュール調整が必要になったこちらの落ち度です。
言い訳をせずに、まずは気持ちを込めて謝罪する事が大切です。
スケジュール調整のコツ②：変更の候補日時を提示する
よくある失敗は取引先に気をつかうあまり、次の予定を相手に決めてもらおうと考えることです。
「来週のご都合の良い時間を教えてください」とメールに書く人がいますが、これではダメです。
なぜなら、取引先が提示した日が都合の悪い日だとメールのやりとりが増えてしまうから。
自分の都合がよい日時を複数、連絡する
スケジュール調整を依頼するメールには、あなたの都合がよい日時を3つほど提示します。
その上で相手の都合を聞きましょう。
最悪の場合、提示した３つの予定がすでに埋まっている可能性もゼロではありません。
その点も考慮し、末尾に「ご都合が悪い場合は、ご希望の日時をご教示ください」と書き添えておくと親切です。
スケジュール調整する人が複数人いる場合
複数人の予定を調整するときは、スケジュールの調整ツールを使いましょう。
メールにURLを送付するだけで都合のよい日程を確認できます。
正直、どの調整ツールも大差はありませんが、おすすめはGoogleカレンダーと連携できるスケコンです。
スケジュール調整のコツ③：変更理由はあいまいに伝える
メールにはスケジュール調整が必要となった理由をはっきり書く必要はありません。
あなたの会社の都合で変更となった場合や別の会社を優先させたい場合は、相手に不快な思いをさせるからです。
こういった場合、理由を伝えるのはタブー。
多くを語らず「急に用事は入ってしまい」とか「席を外せない予定」などで構いません。
はっきり書いてよい理由
スケジュールを調整する理由があなたの体調不良や身内の不幸の場合は書いて構いません。
相手に「それなら仕方ないな」と思ってもらうことも必要です。
スケジュール調整連絡のポイント
スケジュール調整連絡のポイントを3つご紹介します。
- わかりやすい件名で送る
- 宛名を明確に記載する
- クッションとなる挨拶文を記載する
この3つのポイントを抑えた形でメールを構成すれば、相手に伝わりやすく失礼のないビジネスメールになります。
では、順番に説明していきます。
わかりやすい件名で送る
毎日多くのメールを受け取るビジネスマンにとって、メールの件名を見ただけで内容がわかるかどうかはとても重要です。
重要度、緊急度、返事が必要かどうか、探している内容かどうかなど、相手の立場になってわかりやすい件名をつけるように心がけましょう。
（悪い例）
- お世話になっております
- 先日の件について
（良い例）
- 打ち合わせの日程調整のお願い
- ◯月◯日の会議の場所と日時のご連絡
宛名を明確に記載する
メールの冒頭には、必ず誰宛のメールなのか、部署名、役職名、担当者名などを記載しましょう。
例）
- ◯◯会社 営業部 ◯◯部長
- ◯◯会社 営業部 部長 ◯◯様
- ◯◯会社 営業部 担当者様
「◯◯部長様」という表記は間違っていますので、「部長 〇〇様」もしくは「◯◯部長」という表記になるよう注意しましょう。
担当者の名前がわからない場合は、「担当者様」でも大丈夫です。
クッションとなる挨拶文を記載する
社外に送るビジネスメールでは、用件のみでは失礼にあたる場合があります。
気持ちよく読み進めてもらうためにも、本題に入る前にはクッションとなる挨拶文を記載するようにしましょう。
例）
- いつもお世話になっております。◯◯会社 ◯◯担当の△△です。
- ◯◯会社 ◯◯担当の△△です。先日はお忙しい中、◯◯説明会にご参加いただきありがとうございました。
このあと、
- 本日は◯◯の件でご連絡させていただきました。
- さて、今回は先日お話しました会議の日程調整をお願いしたくご連絡させていただきました。
このように、最初に何の用件のメールなのかを簡潔に伝えます。
このあとに、本題に入り、連絡事項を簡潔に伝えるなり、日程調整の候補日を提案し選択してもらうなり、本題の用件に入るようにしましょう。
スケジュール調整のメールの例
以下の例文を使えば失敗が少ないはず。参考にしてください。
件名：打合せの日程調整のお願い
○○様
いつも大変お世話になります。
株式会社○○の△△です。
次回の打ち合わせを〇月〇日（〇）〇時と
決めさせていただきましたが、日程調整のお願いのためご連絡しました。
お手数おかけして大変恐縮ではございますが、急な出張が入ってしまい〇日は不在に致します。
候補日は以下の通りです。
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 〇月〇日（〇）〇時～〇時
- 〇月〇日（〇）終日可能
上記のご都合が合わない場合は候補日を複数お知らせください。
以上、よろしくお願いいたします。
スケコンを使えば日程調整メールの手間も省ける！
スケジュール調整のメールのポイントは3つあります。
- 言い訳しないで謝罪の気持ちを伝える
- 変更の候補日時を提示する
- 変更理由はあいまいに伝える
もし調整する相手が複数いるなら、スケコンを使いましょう。
スムーズにスケジュール調整ができるので、あなたの評価が上がりますよ。
スケジュール調整のメールの書き方が分かったので、次は「スケコンを試してみようかな！」と思いましたよね？
ぜひスケコンを活用して仕事がデキるビジネスマンになりましょう。
