【リモートワークチームをバッチリまとめる】ツールを使って日程調整・スケジュールの可視化がポイント

新型コロナウイルスによる影響で普段通りの生活が送りにくくなっている昨今。

これを機にリモートワークに切り替わった方も多いのではないでしょうか?

リモートワークは言葉の意味通りに「remote=遠隔・遠い」、「work=働く」の意味を持っています。

普段、通勤して会社の人たちと顔を合わせて話すことに慣れていると、リモートワークはそうはいかず新しい環境に苦戦している方もいるのではないでしょうか?

慣れないWeb会議ツールの使用だけでも、いつもとは違ったストレスを受けているはずです。

せめてWeb会議や商談をする前段階の日程調整だけでも作業短縮したい、そんなリモートワーカーに向けておすすめのサービスを紹介します。

【リモートワーク】日程調整の仕方

大体の方の日程調整にかかる作業は下記になると思います。

  1. まずは自分のスケジュールを確認
  2. 自分の空きスケジュールから候補日をピックアップ
  3. 候補日を仮押さえしつつ、参加メンバー全員にメールやチャットツールで連絡
  4. メンバー全員からの返信で予定を調整し、日程を確定
  5. 予定が確定した段階でスケジュールを更新

こうしてみると、意外と多い作業をこなしていることが分かりますよね!

オススメのWebサービスを利用すれば、一部の作業短縮だけでなく、1~5の作業全てが自動化することができるんです。

【リモートワーク】日程調整におすすめWebサービス

では早速、日程調整にオススメのWebサービスを特徴ごとに紹介していきます。

複数人での日程確定に便利なツール

下記ツールは、候補日は選定済みで、複数人でいつ集まれるか集計を取りたいときに便利なツールです。

「調整さん」

https://chouseisan.com/

イベント名や候補日等を入力すると、すぐに出欠表ができあがる優れものです。

出欠表を共有して参加日をメンバーから回答してもらうだけなので手軽に調整できます。

「伝助」

https://densuke.biz/

調整さんと似ていますが、機能としてはパスワードをつけることが可能です。

セキュリティ面がしっかりしているので情報を拡散したくない場合の日程調整におすすめです。

相手からスケジュールを聞かれた時に便利なツール

「いつ空いてます?」なんてスケジュールを聞かれた際に、共有するだけで伝えられるのが下記です。

「TimeTree」

https://timetreeapp.com/intl/ja/

プライベートや仕事とカレンダーを分けて他人に共有できるのが特徴のカレンダーツールです。

カレンダーを共有するとみんなで書き込めたりもするので、みんなの予定を書き込んでもらうだけで参加メンバーの予定を集約することができますよ。

「アイテマス」

https://aitemasu.me/

Googleカレンダー連携をして利用するツール。

都合の良い日を選ぶだけで日程調整用のカレンダーが作成できるので、LINEやメッセンジャーで共有して参加メンバーに確定してもらうことで簡単に日程調整できます。

候補日選定から日程の記載まで自動でしてくれるツール

日程調整にかかるほぼ全ての作業が自動で行えるツールを紹介します。

有料のサービスも含まれているので、自分にあったものを見つけてみてくださいね!

「TimeRex」

https://timerex.net/

GoogleカレンダーやOffice365予定表と連携可能。

自分のスケジュールや好みの条件設定をするとそれに合わせて自動で候補日をリストアップしてくれるので、共有するだけで日程調整が完了します。

「Biskett」

https://biskett.me/

使い方はTimeRexと似ていますが、こちらはGoogleカレンダー、Slack連携ができるツールです。

Slackをメインで使っている方におすすめです。

14日間無料なので、その期間中にお試しできるのも嬉しいですね。

ダブルブッキングを防いでくれるツール

忙しいと多方面からの調整が入り、気づいたらダブルブッキングしている…なんて経験あると思います。

自動でダブルブッキングも防いでくれるのが下記ツールです。

「eeasy」

https://eeasy.jp/

Googleカレンダー、Outlook予定表と連携できます。

常に最新のカレンダーから調整するので複数人に同じ日程で投げても大丈夫!

割り込み予定も複数の調整も同時にサクッと完了できます。

「スケコン」

https://schecon.com/

Googleカレンダーを連携ができる、AIを利用した新しいスケジュール管理サービスです。

回答した後に予定が変わっても自動更新してくれるのでどんなに忙しくても予定がかぶらないようになっています。

セキュリティ面でも安心できる暗号化機能が付いているので、プライベートでもビジネスでも対応できます。

リモートワークの日程調整におすすめは「スケコン」

様々なツールを紹介してきましたが、いかがでしょうか。

これらを実際に使ってみて、自分の使い勝手が良いものを利用するのが効率アップに繋がると思いますが、一番におすすめしたいツールは「スケコン」です。

  • セキュリティ対策万全
  • 常に最新のスケジュールで日程調整可能
  • 何人でも予定調整が可能
  • 確定した予定のカレンダー自動記載
  • 無料で利用可能なツール

リモートワークは、基本的には一人で複数の業務をこなさなければいけません。

効率的に働くためにも、ぜひ「スケコン」を利用してみてくださいね!