近年、働き方の多様化やデジタルトランスフォーメーション（DX）の推進に伴い、業務効率化とコミュニケーション円滑化の重要性がますます高まっています。その中で注目されているのが「ビジネスチャット連携」です。
本記事では、ビジネスチャット連携とは何か、どのようなメリットがあるのか、そして自社に最適なツールを選び、効果的に活用するためのポイントを、初心者にもわかりやすく解説します。
ビジネスチャット連携で業務が変わる！初心者にもわかる基本の「き」
ビジネスチャット連携を理解するためには、まず「ビジネスチャット」そのものについて知る必要があります。
ビジネスチャットとは？（基本機能とメールとの違いを分かりやすく解説）
ビジネスチャットは、仕事専用のリアルタイムコミュニケーションツールです。
ビジネスチャットは、組織内外のコミュニケーションを迅速かつ効率的に行うために設計されたツールです。従来のメールと比較して、より会話に近い形式でのやり取りが可能で、複数人での情報共有や意思決定の迅速化につながります。
また、メールよりも迅速で、複数人での情報共有や会話形式のやり取りに適しています。
メールでは、宛名や定型的な挨拶文の作成、件名の工夫など、コミュニケーションを開始するまでに手間がかかることがあります。一方、ビジネスチャットは、SNSのような気軽さでメッセージの送受信ができ、1対1のトークはもちろん、プロジェクトチームや部署単位でのグループトークも容易に行うことができます。これにより、必要な情報を必要な相手に素早く伝え、スピーディーな意思疎通が実現します。
多くのビジネスチャットツールには、以下のような基本機能が備わっています。
- メッセージ送受信（チャット機能）： テキストメッセージをリアルタイムで送受信します。
- ファイル共有機能： 資料や画像などのファイルを簡単に共有・管理できます。
- タスク管理機能： チャット内でタスクを作成し、担当者や期限を設定して進捗を管理できます。
- 音声・ビデオ通話機能： テキストだけでは伝わりにくい内容も、音声やビデオ通話でスムーズにコミュニケーションできます。画面共有機能を活用すれば、遠隔地でも視覚的な情報共有が可能です。
- メンション機能： 特定の相手に通知を送りたい場合に利用します。
- リアクション機能： メッセージに対して絵文字などで簡単に反応を示すことができます。
プロジェクトチームが、メールのように件名や定型挨拶なしに、アイデア出しや進捗確認を即座に行えるのもメリットです。
例えば、新製品開発プロジェクトのチームが、企画のアイデアをチャットで出し合ったり、日々の進捗状況を報告し合ったりする場面を想像してみてください。メールであれば、一人ひとりに送信したり、CCに関係者全員を入れたりする手間が発生しますが、ビジネスチャットのグループトーク機能を使えば、関係者全員がリアルタイムで情報を共有し、活発な議論を展開できます。
また、過去のやり取りも検索機能で簡単に見つけ出せるため、情報管理の効率も向上します。
そして、便利な基本機能には、メッセージ送受信、ファイル共有、タスク管理、ビデオ通話などがあります。
これらの基本機能により、ビジネスチャットは従来のコミュニケーション手段の課題を解決し、業務の効率化と生産性が向上します。
「ビジネスチャット連携」とは何か？なぜ今注目されるのか？
「ビジネスチャット連携」とは、普段使っているビジネスチャットを、他の様々な業務システムやツールとつなぎ、機能を拡張することです。
具体的には、顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）、勤怠管理システム、カレンダーツール、ストレージサービスなど、企業で利用されている様々なITツールとビジネスチャットを連携させ、情報の通知や一部操作をチャット上で完結できるようにすることを指します。
ビジネスチャット連携により、情報があちこちに散らばるのを防ぎ、業務効率を大幅に向上させ、チームの共同作業をスムーズにするため、多くの企業で導入が進んでいます。
多くの企業では、目的別に複数のITツールを導入していますが、それぞれのツールが独立して存在することで、情報が分散し、確認や入力に手間がかかるという課題が生じがちです。ビジネスチャット連携は、これらのツールをビジネスチャットというコミュニケーションハブに集約することで、情報のサイロ化を防ぎ、業務プロセス全体の効率化を図ります。
特に、リモートワークやハイブリッドワークが普及する中で、場所を選ばずに効率的に業務を進めるための手段として、その重要性が高まっています。
現代のビジネス環境では、迅速な意思決定と行動が求められます。情報が複数のシステムに散逸していると、必要な情報を見つけ出すのに時間がかかり、対応の遅れに繋がる可能性があります。ビジネスチャット連携は、各システムからの重要な通知をチャットに集約し、必要なアクションをチャットから直接行えるようにすることで、この課題を解決します。例えば、営業担当者が外出先からでも顧客情報を確認し、すぐに対応策をチームと共有できるようになるなど、業務のスピードアップに貢献します。
このような背景から、多くの企業がデジタルトランスフォーメーション（DX）の一環として、ビジネスチャット連携に注目しているのです。
営業担当者が顧客情報をCRMに入力すると、自動でチャットに関係者へ通知が飛ぶ。勤怠管理システムと連携し、チャットから打刻ができるようになります。
例えば、営業支援ツール「eセールスマネージャー」と「LINE WORKS」を連携させると、LINE WORKSで収集した顧客の連絡先をeセールスマネージャーに自動で取り込み、名寄せまで行うことができます。さらに、eセールスマネージャー上で作成したメッセージをLINE WORKS経由で顧客に配信することも可能です。
また、勤怠管理システムと連携すれば、チャットツール上で「出勤」「退勤」と入力するだけで打刻が完了し、管理者は従業員の勤務状況をリアルタイムで把握できるようになります。
バラバラだったツールが一つの窓口に集約され、仕事がもっと快適になり、ビジネスチャット連携は日々の業務で利用する様々なツールを連携させることで、情報アクセスの効率化、コミュニケーションの円滑化、そして業務全体の生産性向上を実現する強力な手段となります。
ビジネスチャット連携が生み出す5つのメリット：なぜ導入すべきなのか？
ビジネスチャット連携は、日々の業務に革命をもたらす多くの利点を提供します。
ビジネスチャットを他の業務システムと連携させることは、単に利便性が向上するだけでなく、企業の生産性や競争力にも大きな影響を与える可能性があります。具体的にどのようなメリットがあるのか、5つの視点から詳しく見ていきましょう。
1. 業務効率が劇的に向上する
複数のツールを個別に立ち上げ、情報を確認したり入力したりする作業は、時間と手間を要します。ビジネスチャット連携は、これらの作業を集約し、大幅な効率化を実現します。
例えば、CRMに新しい顧客情報が登録された際に、関連する営業担当者やサポートチームのチャットグループに自動で通知が送られるように設定できます。これにより、担当者はCRMシステムを常に監視していなくても、最新情報をリアルタイムで把握し、迅速な対応が可能になります。
また、勤怠管理システムとの連携では、チャット上で「出勤」とメッセージを送るだけで打刻が完了するなど、日常的な繰り返し作業が簡略化されます。このように、情報入力の重複や確認作業が削減され、通知の集約によって重要な情報を見逃すリスクも低減します。
2. コミュニケーションの活性化と迅速化
ビジネスチャット連携は、チーム内や部門間のコミュニケーションをよりスムーズかつスピーディーにします。必要な情報がチャットという日常的に利用するプラットフォームに集約されることで、関係者間での情報共有が促進され、意思決定のスピードアップに繋がります。
例えば、プロジェクト管理ツールと連携し、タスクの進捗状況や変更点がリアルタイムでチャットに通知されれば、メンバー全員が常に最新の状況を把握できます。これにより、問題が発生した場合でも迅速に対応策を協議し、実行に移すことが可能になります。
3. 情報共有の円滑化とミスの削減
手作業による情報の伝達やシステム間のデータ転記は、ヒューマンエラーを引き起こす原因となり得ます。
ビジネスチャット連携は、これらの手作業を自動化することで、情報伝達の正確性を高め、ミスを削減します。
例えば、顧客からの問い合わせがチャットボット連携によって自動的に適切な担当部署のチャットルームに振り分けられれば、対応漏れや二重対応といったミスを防ぐことができます。
また、全ての関係者が同じ最新情報にアクセスできるため、認識の齟齬が生じるリスクも低減されます。
4. コスト削減
業務効率の向上は、結果としてコスト削減にも繋がります。
例えば、Web会議システムとの連携により、遠隔地にいるメンバーとも容易に会議が行えるようになり、出張費や移動時間を大幅に削減できます。
また、日報の作成・共有をチャット連携で行えば、紙や印刷にかかるコスト、さらにはそれらを管理する手間も削減できます。特定の定型業務を自動化することで、人的リソースをより付加価値の高い業務に集中させることができ、人件費の最適化にも貢献します。
5. 多様な働き方への対応
リモートワークやフレックスタイム制など、現代の多様な働き方を支援する上でも、ビジネスチャット連携は有効です。場所や時間に縛られずに、必要な情報へアクセスし、チームメンバーと円滑にコミュニケーションを取れる環境を構築できます。
例えば、外出中の営業担当者がスマートフォンからチャット経由で勤怠打刻を行ったり、経費申請を済ませたりすることが可能になります。
これにより、従業員の柔軟な働き方をサポートし、生産性の維持・向上を図ることができます。
失敗しない！ビジネスチャット連携のためのツールの選び方５つのポイント
最適なビジネスチャットツールと連携サービスを選ぶことが、連携成功の第一歩です。
ビジネスチャット連携を成功させるためには、自社のニーズに合ったツールを選ぶことが不可欠です。多種多様なツールが存在する中で、どのような点に注意して選べば良いのでしょうか。ここでは、失敗しないための5つの重要なポイントを解説します。
- 自社の課題と導入目的を明確にする
まず、「なぜビジネスチャット連携を導入したいのか」「連携によって具体的に何を解決し、何を実現したいのか」を明確に定義することが最も重要です。
例えば、「部署間の情報共有の遅れを解消し、プロジェクトの進行をスムーズにしたい」「顧客からの問い合わせ対応のスピードと質を向上させたい」「リモートワーク環境でも効率的に勤怠管理を行いたい」など、具体的な課題と目標を設定します。この目的が曖昧なままツール選定を進めてしまうと、多機能すぎて使いこなせない、あるいは必要な機能が不足しているといったミスマッチが生じ、導入効果が得られない可能性があります。
- 必要な連携機能と既存システムとの相性を確認する
自社の課題と導入目的に基づき、どのようなツールとの連携が必要かをリストアップします。その上で、検討しているビジネスチャットツールが、現在社内で利用している、または将来的に導入を予定しているシステム（CRM、SFA、勤怠管理システム、カレンダー、会計ソフト、ストレージサービスなど）とスムーズに連携できるかを確認します。
特に、API連携の可否や提供状況、連携アプリが豊富に揃っているアプリディレクトリの有無は、連携の柔軟性や拡張性に関わる重要なポイントです。既存システムとの相性が悪いツールを選んでしまうと、かえって業務が煩雑になったり、期待した効果が得られなかったりする可能性があります。
- 使いやすさと社内への浸透しやすさを考慮する
高機能なツールであっても、操作が複雑で使いにくいものでは、社内に定着せず、一部の従業員しか利用しないという状況に陥りがちです。特に、ITツールに不慣れな従業員でも直感的に操作できるような、シンプルでわかりやすいユーザーインターフェースであるかを確認しましょう。
また、導入後の教育・研修プログラムの提供や、問い合わせに対応してくれるサポート体制が整っているかも重要な選定基準です。従業員がスムーズに利用を開始でき、活用が促進されるようなツールを選ぶことが、連携効果を最大限に引き出す鍵となります。
- セキュリティとサポート体制を吟味する
ビジネスチャットでは、企業の機密情報を含む重要なデータがやり取りされるため、セキュリティ対策は最も重視すべき点の一つです。データの暗号化（通信経路、保存データ）、不正アクセスを防ぐためのIPアドレス制限や端末認証、詳細なアクセス権限設定、操作ログを記録する監査ログ機能などが備わっているかを確認しましょう。
また、万が一のトラブル発生時や操作方法に不明点が生じた際に、迅速かつ適切なサポートを受けられる体制が整っているかも重要です。信頼できるベンダーが提供する、セキュリティレベルの高いツールを選ぶことが、安心してビジネスチャット連携を活用するための前提となります。
- 料金プランと拡張性を比較検討する
ビジネスチャットツールや連携サービスには、様々な料金プランが存在します。初期費用、月額費用、ユーザー数に応じた課金体系、利用できる機能の範囲などを詳細に比較し、自社の予算規模や利用目的に合ったプランを選びましょう。
無料プランや安価なプランから始められるツールもありますが、機能制限や連携できるツール数に限りがある場合が多いため、将来的な事業拡大や連携ニーズの増加を見据え、必要な機能を追加したり、上位プランにスムーズに移行したりできる拡張性も考慮に入れることが大切です。
また、多くのビジネスチャットツールでは、無料トライアル期間が設けられています。実際にツールを操作し、連携機能を試してみることで、カタログスペックだけではわからない使用感や、自社の業務フローとの適合性を確認することができます。
この選定プロセス自体が、実は企業にとって非常に価値のある活動です。自社の現状の業務フローを客観的に見つめ直し、どこに非効率が存在するのか、どのような連携が理想的なのかを具体的に考える機会となるからです。これは、デジタルトランスフォーメーション（DX）を推進する上での第一歩とも言えるでしょう。
ビジネスチャット連携で、一歩先の働き方を実現しよう
本記事では、ビジネスチャット連携の基本から、具体的なメリット、選び方のポイントまで、幅広く解説してきました。
ビジネスチャット連携の導入を具体的に進めるためには、以下のステップで取り組むことをお勧めします。
- 現状分析と課題の洗い出し： まずは自社の現在の業務プロセスを詳細に見直し、どこに非効率が存在するのか、どの部分をビジネスチャット連携によって改善できそうか、具体的な課題を洗い出しましょう。
- 情報収集とトライアル： 本記事で紹介したツールや導入事例を参考に、自社の課題解決に繋がりそうなビジネスチャットツールや連携サービスをいくつかピックアップし、提供されていれば無料トライアルを積極的に活用してみましょう。
実際に操作することで、自社との相性や使い勝手を確認できます。 - スモールスタートと効果検証： 最初から全社展開を目指すのではなく、特定の部署やプロジェクトで試験的に導入し、その効果を測定・検証します。そこで得られた知見を基に、徐々に連携範囲や導入部署を拡大していくアプローチが、リスクを抑えつつ着実に成果を上げるために有効です。
- 社内体制の整備と意識向上： ツールを導入するだけでなく、社内でビジネスチャット連携を効果的に活用するための勉強会を開催したり、成功事例や便利な使い方を共有する場を設けたりすることも重要です。全社的なITリテラシーの向上と、新しい働き方への意識改革を促しましょう。
ビジネスチャット連携は、単に新しいITツールを導入するという話に留まりません。それは、日々の業務プロセスを見直し、コミュニケーションのあり方を変え、ひいては企業全体の働き方そのものを変革する大きな可能性を秘めています。情報がスムーズに流れ、従業員がより創造的で付加価値の高い業務に集中できる環境は、企業の競争力を高め、持続的な成長を支える基盤となるでしょう。
本記事が、皆様の企業におけるビジネスチャット連携導入の検討、そして「一歩先の働き方」を実現するための一助となれば幸いです。
