「定例会議を無くし全体会議だけにして、その分仕事を効率的にしたい」
「全体会議のみにしたいけど社員が忙しくて、日程調整が大変そう」
会社によっては毎日や毎週、決まった時間にあるところもある「定例会議」
そんな定例会議ですが、有名企業では定例会議自体をなくし、全体会議のみにしているところもあります。
会議の時間を短くし、メリハリをつける工夫をしている企業も多いです。
今回は会議のあり方と、それに伴う日程調整の重要性を解説していきます。
全体会議の日程調整に役立つスケジュール管理ツール「スケコン」も紹介するのでぜひ、参考にしてみてくださいね。
この記事を読んで頂ければ、きっと会議をより有意義なものにできますよ。
全体会議だけにすれば日程調整も楽になる
定例会時をなくして、全体会議のみすると様々なメリットがあります。
以下では全体会議のメリットについて解説していきます。
社員全員で情報共有ができる
定例会議では限られたメンバーのみで行われることが多いですが、全体会議では社員全員に情報を共有できます。
社内で多くの情報を共有することで、社員同士のコミニケーションも生まれやすくなるのです。
そのためには全体会議で、できるだけ多くの人に参加してもらうための日程調整が重要になってきます。
会議自体にメリハリができる
メリハリのない会議は、社員の士気が下がります。
定例会議は、毎回決まった日時に行われますよね。
そのため、特に議題がなくても行われることも多いでしょう。
そうなれば、つまらない会議になってしまいます。
定例会議はやめ、必要な時の全体会議のみで会社を回せば、会議にメリハリが出て生産性も上がります。
時間を有効的に使える
決まった日時に毎回行われる定例会議は、そこに時間を費やすため、その分仕事が進められないと言うデメリットがあります。
そのため、有名企業ではなるべく「会議時間は短くする」という工夫がなされています。
全体会議のみで、かつ会議時間を極力短くすることで仕事の時間も多く確保でき、効率も上がります。
時間は有限です。
全体会議はなるべく短く、その分の時間を仕事に当てることで、会社全体の効率や業績を上げることができるのです。
セキュリティー対策も必要
会議で使われるツールは、安全なものでなければいけません。
そのためには、安全性の高いツールを利用する必要があります。
スケジュール管理をするツールも例外ではありません。
会社の情報を守るためには、安全安心なツールを使用する必要があるのです。
全体会議の日程調整には「スケコン」
日程調整が必要な全体会議では、社員全員が揃うためにスケジュール管理は必須です。
以下ではスムーズにスケジュール管理ができる「スケコン」をご紹介します。
忙しい社員も日程調整がスムーズに
全体会議では、多くの社員が参加しなければ意味がありません。
忙しくて中々掴まらない上司や、外回りが多い営業マンなどは、日程調整が難しいです。
スケコンを使えば予定が一発でわかるので、日程調整もスムーズに行えます。
社員全員が空いている日もAI機能で自動算出してくれるので候補日に迷うことも、もうありません。
複数人のスケジュール管理がいつでも共有できる
「スケコン」は一人でも複数人のスケジュール管理が可能です。
全体会議の日程調整は個々でやるよりも、複数人のスケジュールを一人で管理した方が効率的なので、「スケコン」使うことで全体会議の日程調整が簡単に行えます。
管理したスケジュールは何処にいても、いつでもすぐに共有できるので日程変更になっても、もう面倒な連絡する必要はありません。
Googleカレンダーと連携できる
スケコンはGoogleカレンダーと連携することでスケジュールを管理できます。
導入にコストもかかりませんし、操作性も非常に簡単です。
Googleカレンダーに予定を入力すれば、自動的にスケコンと連動するシステムなので、余計な手間も必要ありません。
ビジネスのスケジュール管理においての「Google×スケコン」は最強コンビなのです。
「もしも」の時のセキュリティー対策も万全
大勢の社員と情報を共有していると、心配になってくるのがセキュリティー。
「スケコン」は日本人が開発した国産のスケジュール管理ツールなので、トラブルが起きた時のサポート体制は海外製ツールよりも高いと言えます。
「スケコン」はセキュリティーのサポート体制も万全なので、万が一の時も安心して使用できます。
スケコンを使って日程調整に時間を掛けるのはやめよう
ここまで全体会議のあり方とそれに伴う、日程調整の重要性について解説してきました。
- 社員全員で情報共有ができる
- 会議自体にメリハリができる
- 時間を有効的に使える
- セキュリティー対策も必要
定例会議をなくして全体会議のみの日程調整を行うだけで、社員一人一人の効率が上がるだけでなく会社全体の効率アップにも繋がります。
そのために中々、予定を合わせることが難しい「全体会議の日程調整」に、ぜひ「スケコン」を導入して、会議をより有意義なものにしてみませんか？
