「チーム単位で案件に取り組んでいるが他メンバーとの情報共有が上手くできず、作業の進捗などに影響を及ぼしており困っている」という方もいるのではないでしょうか。
そんな時に役立つのがoutlookカレンダーです。
outlookカレンダーを使用すれば他のユーザーと簡単に情報を共有する事ができます。
そこで今回は他のユーザーに依頼して情報共有する方法などoutlookカレンダーの様々な活用法に対する手順などを詳しく紹介していきます。
outlookカレンダーでスケジュール管理している人におすすめの日程調整ツール「スケコン」についても紹介しているので、合わせて参考にしてください。
outlookカレンダーを他のユーザーと共有する方法
outlookカレンダーを他のユーザーと共有する際の手順は以下の通りです。
- 予定表フォルダー内にある「ホーム」メニューから「共有」を選択します。ドロップダウンメニューから共有したい予定表を選びます。
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- 「共有とアクセス許可」ボックスに共有したいoutlookカレンダーを選択します。
outlookカレンダーではメールアドレスを「追加」ボックスに入力したり、アドレス帳でユーザー検索することも可能です。
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- 「ユーザーの追加」ダイアログボックスにて名前を追加して権限を設定したら「共有」ボタンをクリックします。
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その後、ユーザーと共有するアクセス許可レベルやアクセス権を選択し、「OK」をクリックします。予定表を共有するユーザーは、メールにて共有の依頼を受け取る事になります。
メールを受信したユーザーが「同意をする」をクリックすると、outlookカレンダーにユーザーの予定が表示されます。
尚、「この予定表を共有できません」というエラー表示が出た場合、以下のような理由が考えられます。
・選択したメールアドレスが組織内ではない外部ユーザーに属している可能性
・メールアドレスが無効になっている
・メール アドレスが「Microsoft 365」グループになっている
一方、outlookカレンダーでは、複数のアクセス許可レベルから選択できます。
- すべての詳細を閲覧可能：共有カレンダーのすべてのスケジュールを閲覧できる
- 編集が可能：共有カレンダーの閲覧のほかスケジュールの編集もできる
またタイトルと場所を表示できるアクセス許可レベルでoutlookカレンダーを共有しているユーザーには、会議の場所や空き時間などが表示されます。
さらに、「すべての詳細を閲覧可能」というアクセス許可レベルで共有しているユーザーに対しては、outlookカレンダーの全ての情報が開示されます。
outlookカレンダーの共有利用を停止させる方法
outlookカレンダーの共有はいつでも停止させられます。
ただし、Microsoft365とユーザーのoutlookがカレンダーに対してビューを同期した上で停止するには、多少のタイムラグがあることは留意しておきましょう。
outlookカレンダーの共有を停止させる手順は以下の通りです。
- 「予定表」をクリックし、「共有とアクセス許可」をクリックします。
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- 「共有とアクセス許可」タブにてユーザー名を選択し「削除」アイコンを選択します。
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- 共有メンバー一覧からアクセスを許可していたメンバーが削除されました。
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outlookカレンダーをWEBページで公開して共有する方法
作成したoutlookカレンダーをWEBページで後悔する場合、あらかじめWebDAVプロトコルのサポートが可能なWEBサーバーのアクセス権を用意しておく必要があります。
WEBサーバーのアクセス権を保有すれば、該当のWEBページにて自身のカレンダーを公開できます。
手順は以下の通りとなっています。
- 「予定表」をクリックし、「ホーム」「オンラインで公開」「WebDAV サーバーに発行」をクリックします。
- 「場所」ボックスにてWebDAV サーバーの場所を入力し、必要な公開オプションをオンにします。
- 内容を確認して「OK」ボタンをクリックします。
WEBページの運営や訴求を考えている方は、合わせて活用してください。
outlookカレンダーはあらゆるビジネスシーンに役立つツールです！
outlookカレンダーについて、それぞれの活用方法に対する手順を紹介してきました。
今回の記事をきちんと理解し上手く他のユーザーと情報共有する事ができれば、あらゆるビジネスシーンにて仕事の効率向上などが期待できるでしょう。
outlookカレンダー自体の扱い方もそれほど難しくはありません。
スケジュールをしっかり立てて仕事を進めたいという方は、試しにoutlookカレンダーを使ってみてはいかがでしょうか。
WEBカレンダーで予定共有するなら「スケコン」もおすすめ！
outlookカレンダーを使っている方におすすめの予定調整ツールとして、「スケコン」もおすすめです。
- outlookアカウントと共有して空き時間を自動抽出
- 空き時間共有機能で日程調整が瞬時に完了
- 空き状況をもとに日程調整フォームを自動生成
スケコンはoutlookアカウントでアカウント作成でき、アカウントに登録されたカレンダー情報をもとに空き時間や日程調整の候補日を自動抽出できます。
スケコンを活用すれば、outlookカレンダーを使っていない人とも簡単に日程調整や予定共有を進められます。
ビジネスはもちろんプライベートシーンでも役立つツールなので、予定共有にお悩みの方はぜひスケコンの導入も検討してみてください。
