Outlookカレンダーはカレンダー形式で予定をまとめて確認・管理できることが魅力です。
しかし、Outlookで作成した予定表データはほかの媒体にエクスポートして活用できることを知っていましたか？
Outlookカレンダーをエクスポートすると、指定した期間の予定表データを作成し、ほかのツールに移行できます。
当記事では、Outlookカレンダーのインポート・エクスポート方法とともに、連携可能なツールをご紹介します。
Outlookカレンダーを使って予定管理している方は、ぜひ参考にしてください。
Contents
Outlook のメール、連絡先、予定表をインポートおよびエクスポートする
Outlookではカレンダーのほか、メールや連絡先情報も管理できます。
これらの情報をまとめてインポートまたはエクスポートする方法について、それぞれご覧ください。
Outlook アプリへのインポート
Outlookアプリへのインポートの手順は以下の通りです。
- 画面上部タブ「ファイル」を選択する
- 「開く/エクスポート>インポート/エクスポート」を選択する
- ファイルの拡張子・インポートを選択して「次へ」
- インポートしたいファイルを「参照」から指定して「次へ」
- ファイルの保存先を指定して「次へ」
- 処理内容に誤りがないか確認して「完了」
以上の流れで、Outlookアプリへのインポートは完了です。
インポートできる拡張子は「CSV」「PST」「EXCEL」「VCF(vCard)」のいずれかのため、合わせて確認しておきましょう。
Outlook アプリからのエクスポート
Outlookアプリからデータをエクスポートする手順は以下の通りです。
- Outlookにログインする
- 「ファイル>開く/エクスポート」を選択する
- 「インポート/エクスポート」を選択する
- 「ファイルにエクスポート」を選択する
- 「Outlookデータファイル(.pst)>次へ」を選択する
- エクスポートしたいフォルダを選択して「次へ」
- 「参照」からファイルの保存先を選択してファイル名を入力し「OK」
- 内容に誤りがないか確認して「完了」
以上の流れで、Outlook内のデータをPSTファイルにてエクスポートできます。
この手法は、Outlookで作成したデータをオフラインでバックアップを取っておく際にも使えるため、合わせて覚えておきましょう。
その他アプリなどとの連携は？
Outlookカレンダーはほかのアプリと連携できます。
作成した予定表を簡単に移行できるため、データ作成の際にも役立つでしょう。
ここでは、Outlookカレンダーと他アプリの連携方法について解説します。
Googleカレンダーにエクスポート
GoogleカレンダーにOutlookカレンダーをエクスポートする手順は以下の通りです。
- Outlookカレンダーを開きエクスポートする予定表を選択する
- 「ファイル>予定表の保存」を選択する
- ファイル名を入力して「その他のオプション」から保存範囲を確認する
- 問題がなければ「OK>保存」を選択する
以上の流れで、GoogleカレンダーにインポートするためのCSVデータを作成しました。
次に、Googleカレンダー上での操作に移ります。
- Googleカレンダーを開く
- ページ右上の歯車アイコンから「設定」を選択する
- 画面左側タブ「インポートとエクスポート>ファイルの選択」を選択する
- 作成した予定表ファイルを選択して「開く」
- 「予定表に追加>インポート」を選択する
以上の手順で、Outlookの予定表をGoogleカレンダーに同期できます。
Excelシートにエクスポート
Exelシートにエクスポートする手順は、以下の通りです。
- Outlookにログインする
- 「ファイル>開く/エクスポート」を選択する
- 「インポート/エクスポート」を選択する
- 「ファイルにエクスポート>次へ」を選択する
- 「テキストファイル(コンマ区切り)>次へ」を選択する
- エクスポートしたいフォルダを選択して「次へ」
- 「参照」からファイルの保存先を選択してファイル名を入力し「OK」
- 内容に誤りがないか確認して「完了」
以上の流れで、Excelと互換性があるCSVファイルを作成できます。
あとは、Excelで作成したCSVファイルを開くだけで、エクスポートは完了です。
ただし、Outlook・Excelのバージョンによっては、一部のセルが文字化けする可能性があります。
そのため、エクスポートする際はセルの表示に誤りがないか確認して、データを調整しましょう。
エクスポート機能を駆使して仕事を楽にしよう！
Outlookカレンダーは、さまざまな媒体と連携しデータ管理できることが魅力です。
Googleカレンダーをはじめ、Excel上で予定リストを作成できるなど、さまざまな使い方ができるため、データ管理・メンバーのスケジュール確認業務をさらに円滑化できるでしょう。
また、Googleカレンダーのエクスポートは、作成したファイルの互換性が高まるだけでなく、バックアップを取りたいシーンでも役立ちます。
エクスポートはカレンダー・予定表だけでなく、メールや連絡先データの保存にも役立つため、覚えておいて損はない機能です。
Outlookの機能を隅々まで使いこなして、さらなる業務効率化を目指しましょう。
