outlookカレンダーが共有できない時の対処方法

出張などで遠隔地から予定を共有したり、リモートワークでコミュニケーションをとるのに、outlookカレンダーを利用しているビジネスパーソンは多いようです。

便利なツールですが、時としてoutlookカレンダーが社内のメンバーなどとうまく共有できないことがあります。

こちらでは、outlookカレンダーを共有できない理由と、予定表は表示されるものの参照できないなど、実質的に共有不可となる場合の対処法をご紹介します。

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outlookカレンダーを共有できない主な原因はアクセス権限にある

outlookカレンダーの共有のトラブルの原因として、さまざまな設定ミスが絡んでいる可能性が挙げられます。
トラブルに見舞われたときは、起きている事象とともにエラーメッセージの内容からトラブルの原因を推察し、適切な設定に変更すると解決を目指せるでしょう。
outlookカレンダーを共有した最初の段階で発生するトラブルの1つが、予定表が他のユーザーのデバイスに表示されないことです。
また、カレンダーが表示されたとしても、クリックして開こうとしたときに以下のエラーメッセージが出て、共有したカレンダーを閲覧できない事象もよく見受けられます。
  • フォルダーが表示できません。指定されたフォルダーの場所にアクセスできません。処理が失敗しました。オブジェクトが見つかりません。
  • フォルダーを展開できません。クライアントの処理が失敗しました。
これらのトラブルは、アクセス権限が付与されていないことに起因するものがほとんどです。
アクセス権限は予定表だけでなく、メールのルートフォルダにも設定する必要があります。
具体的なアクセス権限の設定方法についてご覧ください。
  1. outlookのナビゲーションウィンドウを表示させた状態で、受信フォルダの1つ上の行にあるメールボックスの最上位を右クリックし、選択肢の中から「データファイルのプロパティ」を選びます。
  2. 別ウィンドウが開くので、「アクセス権限」のタブをクリックし、「追加」を選んで閲覧を許可したいユーザーを選択して「OK」をクリックします。
  3. 追加したユーザーを選択した状態で、「フォルダの表示」にチェックを入れて「OK」をクリックすると、メールのルートフォルダの設定は完了です。
  4. ルートフォルダのアクセス権限設定が終わったら、その下の方に表示されている「予定表」を右クリックし、「プロパティ」を選びます。
  5. 「追加」をクリックして、閲覧を許可したいユーザーを選択し「OK」ボタンを押します。
  6. 「アクセス許可レベル」でふさわしい権限設定を行った後に「OK」をクリックします。

以上の手順でアクセス権限を変更し、共有したい側とされる側両方のoutlookを再起動すると、カレンダーが見えない、共有できないといった問題を解消できます。

相手にoutlookカレンダーを共有してもらうための依頼手順はこちらで解説!

outlookカレンダーにアクセスできるものの参照できない場合の対処法

アクセス権限の設定を適切に行い、共有できたものの、予定を参照したり編集できないといったトラブルは発生しえます。
例えば、グループスケジュールで、他のユーザーの予定の詳細が表示されず、塗りつぶされているだけのことがあります。
これは、予定表のアクセス権限を「参照者」以上に設定していないことが原因です。
閲覧者が予定表の内容まで確認できるようにするには、少なくとも「参照者」の権限を付与する必要があります。
また、「空き時間情報を利用できません」というエラーメッセージが表示され、outlookカレンダーが参照できないケースも見受けられます。
これは、予定表の公開期間内に、カレンダーの所有者の公開予定が未入力であることや、共有情報を管理するサーバーの更新間隔が長すぎることが原因と考えられます。
このトラブルを回避するには、以下の手順でアクセス権限を設定する必要があります。
  1. 所有者が予定表に今日の日付で適当な予定を入力し、予定表の公開方法を「予定あり」にします。
  2. 更新時間の設定について、「ファイル」タブから「オプション」をクリックし、「予定表」から「予定表オプション」を開いて「空き時間オプション」を選択します。
  3. 「サーバー上の空き時間情報を更新する間隔」を1分など短い時間に設定して「OK」をクリックすると、最新情報を共有できないといったトラブルを避けられます。
加えて、グループで共有したoutlookカレンダー内のアイテムをクリックしてもポップアップされないケースもあります。
これは、予定表の所有者から「参照者」以上の権限が付与されていないか、トラブルが生じている側のパソコンの設定が関係しています。
  1. パソコンの設定の問題であれば、outlookで「ファイル」から「オプション」に遷移し、「予定表」を開きます。
  2. 予定表内で「スケジュールアシスタント」の「予定表の詳細をポップヒントに表示する」にチェックを入れると、参照者以上の権限を持っている方は問題を解決できるでしょう。
それでも問題が続く場合は、アプリケーションの再起動やグループカレンダーの所有者によるアクセス権限の見直しを行ってみてください。

outlookカレンダーの共有の問題を解決するポイント

リモートワークが当たり前になった現代では、outlookカレンダーはなくてはならないコミュニケーションツールになっています。
outlookカレンダーの共有トラブルを避けるには、アクセス権限を適切に設定することが大切です。
アクセスする人の権限を「参照者」以上に設定し、予定表だけでなくメールのルートフォルダの設定を行うことがポイントです。
トラブル時に表示されるエラーメッセージは、問題解決のカギになります。

またoutlookアカウントを使ったカレンダー共有に手間取った場合、複数の設定について見直す必要があり、ときには手間取ってしまう場合もあるでしょう。

またoutlookカレンダーを使用しているメンバー同士でしか共有できないため、outlookユーザー以外と予定共有したい場合は、日程調整ツールを活用するのもおすすめです。

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