【Outlookユーザー必見】スケジュール調整が簡単にできる方法をご紹介!Outlook以外のツールもある!

他の人とスケジュール調整を行いたいとき、どうすれば良いのか悩みますよね。

特にOutlookなどの予定表を使っている方は、予定表を使って調整したいと思うはずです。

スケジュール調整方法はたくさんあるので、難しいですよね。

この記事では、Outlookを用いたスケジュール調整方法について紹介します。

また、Outlook以外にも手軽にできるスケジュール調整方法も紹介していきます。

記事を読むことで、スケジュール調整に悩む時間が減るはずです。

まずはOutlookを使ってスケジュール調整をするやり方から見ていきましょう。

Outlookでスケジュール調整を行うには

はじめに、Outlookでスケジュール調整を行う方法を紹介していきます。

Outlookでスケジュール調整を行うには、以下の2通りがあるんです。

  • Outlookの機能を使って、スケジュール調整を行う方法
  • Outlookと連携できるサービスを使って、スケジュール調整を行う方法

どちらもOutlookの予定表を元にスケジュールを調整できるんです。

Outlookの機能を使ってスケジュール調整する

ひとつめは、Outlookに搭載されている機能を使って、スケジュール調整を行う方法です。

Outlookでは「スケジュールアシスタント」という機能があります。

参加者と会議室を予定に入力するだけで、空いている時間が一目で分かるようになります。

目視での確認となりますが、Outlookでのスケジュール調整もできるということですね。

スケジュールアシスタントの使い方

スケジュールアシスタントとは、新しくブラウザ版の Outlook に追加された機能です。

スケジュールアシスタントを利用すると、例えば会議の日程を決めようと思ったときに、会議に出席するメンバーを選ぶとそのメンバー全員の予定がひと目で確認することができ、全員の空き時間を見つけて会議予定を入れてしまうことができるのです。

個人個人がきちんとスケジュールを入れておけば、日程調整のやり取りもなく全ての参加者に都合の良い日を選択し、そのまま全員に予定を連絡配信することができるとても便利な機能です。

【スケジュールアシスタントを使う手順】

  • Outlookの予定表の新規作成を開き、「スケジュールアシスタント」というメニューをクリック
  • スケジュールアシスタントが開く
  • スケジュールをシェアしているメンバーそれぞれのスケジュールが一覧で入れる
  • 予定を入れたい時間帯を設定して「完了」する

この「スケジュールアシスタント」は、簡単操作なので、日程調整はかなり手間が省けそうな感じがしますね。

Outlookと連携できるサービスを使ってスケジュール調整する

ふたつめは、Outlookと連携可能なサービスを使って、スケジュール調整を行う方法です。

Outlookと連携可能なサービスを使うことで、より楽に調整が可能です。

代表的なOutlookと連携可能なWEBサービスは以下の2つがあります。

  • TimeRex
  • eeasy
  • 調整アポ

「TimeRex」

「TimeRex」はOutlook予定表とリアルタイム連携できるビジネス用のサービスです。

Googleカレンダーとの連携も可能となっており、調整のタスクを自動化してくれます。

連携自体は最短60秒の簡単な設定でできるので、手軽に使うことができます。

さまざまなイベントの調整を楽に自動で行ってくれるので、使いやすいサービスですね。

「eeasy」

「eeasy」はOutlook予定表と連携することで、日程調整を自動化するサービスです。

こちらもGoogleカレンダーとの連携も可能で、あらゆるパターンの調整が可能です。

URLを送るだけで日程調整ができ、調整完了後は予定表に自動で予定が登録されます。

厳しいセキュリティ審査もクリアしているので、安心して使うことができますね。

調整アポ

「調整アポ」は、関係者のスケジュールと会議室の空き状況を見える化して、スムーズな日程調整を可能にするサービスです。

Outlookカレンダー・Googleカレンダーと連携可能で、空き日時の抽出を自動化することで、日程調整をたった10秒で完了させることができます。

Web会議用のURLも自動発行や送付ができるため、近年増えてきたWEB会議の日程調整でもストレスゼロです。

同社が提供するクラウド受付システム「RECEPTIONIST」と組み合わせることで、スケジュール調整と受付業務をワンストップで管理も可能になります。

Outlook以外でスケジュール調整ができるサービス

つづいては、Outlook以外でスケジュール調整を行う方法を紹介していきます。

スケジュール調整が楽にできるWEBサービスを使ってスケジュール調整する方法です。

WEBサービスを使うと、Outlookを使わなくてもスケジュール調整することができます。

ここでは3つのWEBサービスを紹介しましょう。

「アイテマス」

「アイテマス」はビジネス用の日程調整アプリとなっています。

Googleカレンダーと連携ができて、生成テキストとURLを共有するだけで調整可能です。

候補日指定以外に、自分の予定を隠したカレンダーを共有して調整できます。

「biskett」

「biskett」は日程調整用URLを発行、共有するだけで簡単に日程調整できるサービスです。

こちらもGoogleカレンダーとの連携が可能で、自動同期されるため楽に管理できます。

細かい条件設定やslack連携機能などもあるので、使いやすいサービスとなっています。

「スケコン」

「スケコン」は誰でも調整が簡単にできるAIスケジュールコンシェルジュサービスです。

Googleアカウント認証を行うことで、AIが予定に基づいた候補日程を出してくれます。

Googleカレンダーを使っていなくても、予定の作成や返信が可能なので誰でも使えます。

別の予定が入ると候補を自動で外してくれるサービスがあるので、とても便利です。

まとめ

スケジュール調整を行う方法について紹介してきました。

Outlookを使う方法より、WEBサービスを使う方が自動で楽に調整できます。

このなかで一番おすすめなスケジュール調整方法は「スケコン」を使うことです。

「スケコン」はAIによって、候補日などがボタン1つで簡単に分かるんです。

アカウントがなくても調整可能なので、とても使いやすいサービスと言えますね。

あなたも「スケコン」を使って、簡単に楽にスケジュール調整をしてはいかがでしょうか。