他の人とスケジュール調整を行いたいとき、どうすれば良いのか悩みますよね。
特にOutlookなどの予定表を使っている方は、予定表を使って調整したいと思うはずです。
スケジュール調整方法はたくさんあるので、難しいですよね。
この記事では、Outlookを用いたスケジュール調整方法とともに、Outlook以外を活用した手軽なスケジュール調整方法について紹介します。
この記事を読むことで、スケジュール調整に悩む時間が減るはずです。
まずはOutlookを使ってスケジュール調整をするやり方から見ていきましょう。
Outlookでスケジュール調整を行うには
はじめに、Outlookでスケジュール調整を行う方法を紹介していきます。
Outlookでスケジュール調整を行うには、以下の2通つの方法があるのです。
- Outlookの機能を使って、スケジュール調整を行う方法
- Outlookと連携できるサービスを使って、スケジュール調整を行う方法
どちらもOutlookの予定表を元にスケジュールを調整できるため、自社に合った活用方法を選んでください。
Outlookの機能を使ってスケジュール調整する
1つめは、Outlookに搭載されている機能を使って、スケジュール調整を行う方法です。
Outlookでは「スケジュールアシスタント」という機能があります。
参加者と会議室を予定に入力するだけで、空いている時間が一目で分かるようになります。
目視での確認となりますが、Outlookでの空き時間確認をスムーズに行えるでしょう。
スケジュールアシスタントの使い方
スケジュールアシスタントとは、新しくブラウザ版の Outlook に追加された機能です。
スケジュールアシスタントを利用すると、例えば会議の日程を決めようと思ったときに、会議に出席するメンバーを選ぶとそのメンバー全員の予定がひと目で確認できます。
この機能を活用すれば、全員の空き時間を見つけて会議予定を済ませられるのです。
個人個人がきちんとスケジュールを入れておけば、スケジュール調整のやり取りもなく全ての参加者に都合の良い日を選択し、そのまま全員に予定を連絡配信することができるとても便利な機能です。
【スケジュールアシスタントを使う手順】
- Outlookの予定表の新規作成を開き「スケジュールアシスタント」というメニューをクリック
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- スケジュールアシスタントが開く
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- スケジュールをシェアしているメンバーそれぞれのスケジュールが一覧で表示される
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- 予定を入れたい時間帯を設定して「完了」する
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この「スケジュールアシスタント」は操作が非常に簡単なので、スケジュール調整はかなり手間が省けますね。
Outlookカレンダーでの日程共有機能が便利！使い方をさらに詳しく解説
Outlookと連携できるサービスを使ってスケジュール調整する
2つめはOutlookと連携可能なサービスを使って、スケジュール調整を行う方法です。
Outlookと連携可能なサービスを使うことでより楽に調整が可能です。
代表的なOutlookと連携可能なWEBサービスは以下の5つがあります。
- スケコン
- TimeRex
- eeasy
- アイテマス
- biskett
各機能の特徴について、さらに詳しく解説します。
「スケコン」
参照：スケコン
「スケコン」は誰でも調整が簡単にできるAIスケジュールコンシェルジュサービスです。
Googleアカウント認証を行うことで、AIが予定に基づいた候補日程を出してくれます。
Googleカレンダーを使っていなくても、予定の作成や返信が可能なのでGoogleアカウントを持つメンバーはもちろん、アカウントを持っていない方ともスムーズにスケジュール調整できます。
スケコンを使ったスケジュール調整の手順については動画でも紹介しているため、合わせてご覧ください。
別の予定が入ると候補を自動で外してくれるサービスがあるので、とても便利です。
- GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携して空き時間を自動抽出させられる
- ZOOMやGoogle Meetとの連携でWEB会議URLを自動生成させられる
- 会員登録していない人も回答できる日程調整フォームを生成できる
- 暗号化システムにより調整内容やフォームの内容の漏えいを防げる
- 調整した内容は連携したWEBカレンダーに自動入力される
スケコンを導入すれば、連携したWEBカレンダーやWEB会議ツールにより、日程調整の負担を大幅に減らせます。
特にWEBカレンダーを連携しているアカウント同士での日程調整は、フォームへの回答を促すことなくカレンダー情報をもとに瞬時に日程調整を済ませられるため、業務効率化を目指している方にもおすすめです。
もちろんスケコンやWEBカレンダーを使用していない相手とも日程調整フォームを介して日程調整できます。
オンライン上での日程調整の手間を大幅に減らせるため、日程調整の効率化を考えている方は、ぜひスケコンの導入を検討してみてください。
スケコンで予定共有がさらに便利に！何度も行うスケジュール調整には[仲間と予定調整]機能を使おう
「TimeRex」
参照：TimeRex
「TimeRex」はOutlook予定表とリアルタイム連携できるビジネス用のサービスです。
Googleカレンダーとの連携も可能となっており、調整のタスクを自動化してくれます。
連携自体は最短60秒の簡単な設定でできるので、手軽に使うことができます。
さまざまなイベントの調整を楽に自動で行ってくれるので、使いやすいサービスですね。
「eeasy」
参照：eeasy
「eeasy」はOutlook予定表と連携することで、日程調整を自動化するサービスです。
こちらもGoogleカレンダーとの連携も可能で、あらゆるパターンの調整が可能です。
URLを送るだけで日程調整ができ、調整完了後は予定表に自動で予定が登録されます。
厳しいセキュリティ審査もクリアしているので、安心して使うことができますね。
「アイテマス」
参照：アイテマス
「アイテマス」はビジネス用の日程調整アプリとなっています。
Googleカレンダーと連携ができて、生成テキストとURLを共有するだけで調整可能です。
候補日指定以外に、自分の予定を隠したカレンダーを共有して調整できます。
「biskett」
参照：biskett
「biskett」は日程調整用URLを発行、共有するだけで簡単に日程調整できるサービスです。
こちらもGoogleカレンダーとの連携が可能で、自動同期されるため楽に管理できます。
細かい条件設定やslack連携機能などもあるので、使いやすいサービスとなっています。
Outlookカレンダーとも連携OK！スケコンの基本的な使い方
スケコンはGoogleカレンダーのほか、Outlookカレンダーと連携してスケジュール調整することも可能です。
Outlookカレンダーを活用すれば、Outlookアカウントに登録したスケジュールをスケコンでのスケジュール調整に自動反映できるため、スケジュール調整の負担をさらに減らせるでしょう。
Outlookカレンダーを活用してスケコンでスケジュール調整を行う場合、カレンダーを作成しているOutlookアカウントのメールアドレスを登録するだけで済ませられます。
必要なOutlookメールアドレスを登録すると、スケコンのスケジュール調整画面の以下の項目に、メールアドレスが表示されます。
スケジュール調整の際にメールアドレスにチェックを入れるだけで、カレンダー情報をもとに瞬時にスケジュール調整できます。
また作成したスケジュール調整フォームをOutlookメールアドレスに送って、Outlookユーザーにスケジュール調整フォームを入力してもらうことも可能です。
Outlookでのスケジュール管理とスケコンのスケジュール調整機能を活用して、さらにスケジュール管理の負担を減らしましょう。
スケコンとOutlookカレンダーを連携してスケジュール調整を始めよう
スケジュール調整を行う方法について紹介してきました。
Outlookのスケジュール調整機能は非常に役立ちますが、WEBサービスを使う方が自動で楽に調整できます。
なかでもおすすめなスケジュール調整方法は、「スケコン」を使うことです。
「スケコン」はAIによって、候補日などがボタン1つで簡単に済ませられます。
アカウントがなくても調整可能なので、とても使いやすいサービスだといえます。
あなたも「スケコン」を使って、簡単に楽にスケジュール調整をしてみてはいかがでしょうか。
