ビジネスシーンでのスケジュール管理には、googleカレンダーを使っている職場は多いでしょう。
googleカレンダーは特定のグループで共有することも可能です。
さらなる業務効率化を目指すには、googleカレンダーを共有設定しておくことが肝心です。
この記事では、googleカレンダーを共有するメリットや具体的な方法について解説していきます。
googleカレンダーをグループで共有するメリットとは
グループで同じgoogleカレンダーを共有したなら、職場での働きやすさが大きく変わります。
以下、共有のメリットを挙げていきます。
お互いのスケジュールを把握できる
スケジュール管理にgoogleカレンダーはとても便利なツールです。
そして、グループメンバーでgoogleカレンダーを共有すると、お互いのスケジュールを把握できるようになります。
誰かのスケジュールを確認したいとき、本人に問い合わせなくても画面を開ければすぐに予定が分かるのです。
忙しくて全員がいつも同じ空間にいるわけではない職場で、googleカレンダーがあると予定調整が楽になります。
報連相の精度が上がる
googleカレンダーは「報告・連絡・相談」の「報連相」にも利用できます。
上司がグループ共有されたgoogleカレンダーを見れば、部下の動きを細かく確認できるでしょう。
そのうえで、部下にアドバイスを求められたときも、具体的な返答ができるようになります。
googleカレンダーに訪問先や商談内容を書き留めていくことで、部下から上司への報告、連絡も果たせます。
日報とは別のコミュニケーションツールとして、googleカレンダーは役立つでしょう。
リモートワークにも対応しやすい
自宅やコワーキングスペースで働くリモートワーカーとのスケジュール共有にも、googleカレンダーは有効です。
そもそもリモートワーカーはオフィスにいないので、グループから動きが見えづらい存在です。
仕事のリズムが独特になっていることも多く、オフィスとリモートワーカーでスケジュールを合わせにくい問題がありました。
しかし、googleカレンダーがグループ共有されていれば、チームメンバー全員がリモートワーカーの動きを把握できます。
リモートワーカーも自分の予定を知ってもらえるので、スケジュール調整が簡単になるでしょう。
リモートワーカーも含めた、チーム全員でのビデオ会議、チャットなどをしやすくなります。
さっそく設定しよう！グループでgoogleカレンダーを共有する方法は？
googleカレンダーのグループ共有は、それほど難しい作業ではありません。
以下、googleカレンダーをグループで共有したいときの手順について説明します。
グループの作成
まずはカレンダーを共有したいグループがなくてはなりません。
一般的には、管理者が「管理コンソール」を使用し、グループを作成するのが簡単だとされています。
カレンダーを作成する
グループを作成したうえで、今度は共有に使うgoogleカレンダーを設定しましょう。
googleカレンダーを開くと、画面の左に「ほかのカレンダー」という項目があります。
その横の追加アイコン、「新しいカレンダーを作成」をクリックします。
そうすると、カレンダーの名前や説明を入力する画面に進む仕組みです。
必要な情報を入力したうえで、「カレンダーを作成」をクリックします。
これで、新しいgoogleカレンダーが完成です。
グループを指定して共有する
まずはgoogleカレンダーを開きます。
左側に作成したカレンダーの一覧があるので、共有したい名前をクリックします。
カレンダーにカーソルを合わせるとアイコンが出てくるので、「設定と共有」を選びましょう。
カレンダーを共有するには、「組織内のすべてのユーザー」「特定のユーザーまたはグループ」のいずれかへと進まなくてはなりません。
一般的にカレンダーのグループ共有といえば、「特定のユーザーまたはグループ」からの設定を意味します。
クリックして進み、共有したいグループのメールアドレスを入力します。
そして、「権限」のボックスへと進み、権限を調整しましょう。
ここではアクセス権限や管理権限についての設定を行います。
googleカレンダーを一般公開し、誰でも見られる状態にすることも可能です。
権限の調整が終わったら「送信」をクリックします。
ここまでの手順を行えば、グループメンバーにリンクが送信されます。
あとはメンバーがリンクをクリックすれば、カレンダーがリストに表示されるでしょう。
googleカレンダーのグループ共有は簡単！日々のコミュニケーションに役立てよう
管理者がグループメンバーにリンクを送れば、googleカレンダーは簡単に共有できます。
それほど時間がかかる作業ではないので、すぐに行えるでしょう。
googleカレンダーを共有することで、組織内の情報交換、スケジュール調整はスムーズになります。
グループ内でのコミュニケーションを円滑にするためにも、googleカレンダーを共有してみましょう。
