就職活動や転職活動でめでたく書類選考に通過した後、避けられないのが面接の日程調整ですよね。
「いつまでに返信したら良いのかな？」
「お礼の文面は入れるべきなんだろうか？」
「指定された面接希望日、都合が悪いときはどうするのがマナーなの？」
なんて、社会人を経験していてもお悩みの方が多いと思います。
そこで、今回は面接のスケジュール調整時のマナーを解説します。
合わせて便利なWebサービスもまとめましたのでぜひ活用してみてください。
面接のスケジュール調整時のマナー
入社希望の会社と初めてやり取りをするのが、面接の日程調整だと思います。
特に意識して連絡する方は少ないと思いますが、面接前に自分を知ってもらえる大事なタイミングです。
ビジネスシーンでは、メールのやり取りが日常茶飯事ですし、大切なコミュニケーションツールとなっています。
返信が遅い＝仕事も遅い、雑な返信＝大雑把で適当な人のようにイメージダウンしてしまう場合もありますので、マナーを学んでいきましょう。
電話で日程調整することはほとんどなくなった
メールでのやりとりもそうですが、Slackやチャットワークなど様々なコミュニケーションツールが普及してきた現代において電話で日程調整するシーンは減ってきています。
当然メールで中々日程の折り合いがつかずに、パッと電話して決めちゃうなどケースバイケースではありますが基本的に電話をすることで相手の時間を奪ってしまうのでメールでの日程調整が一般的です。
連絡は遅くても24時間以内に返信
面接の日程調整メールは、受け取ったらできる限り早く返信しましょう。
採用担当者は多くの応募者の面接スケジュールを組んだり、管理しなければいけません。
連絡が遅いと迷惑をかけてしまいますし、日程調整の間に他の応募者に内定がでてしまうことだってあります。
できる限り早く返信しておきたいですが、目安としては遅くても24時間以内に返信するのが良いです。
もし在職中の転職活動などで正確に空いているスケジュールを回答できない場合などは、その旨を返信することで誠実さが伝わると思います。
その場合、「現職との兼ね合いで○日以降であれば明確なスケジュールが分かりますので、改めて連絡いたします。」のようにいつまでに連絡できるかを伝えるのがベストです。
件名やメール文は分かりやすい記載を心がける
件名やメール文は極力シンプルで分かりやすいと印象がいいです。
採用担当者は応募者からのメールだけでなく通常業務のメールなど、たくさんのメールを受信している場合があります。
そんな中、分かりづらいメールは非効率でストレスになるだけでなく、見過ごされてしまうというリスクも持ち合わせています。
件名を「面接日程につきまして（自分のフルネーム）」のような簡潔なタイトルにしたり、希望日程などを箇条書きで分かりやすくしましょう。
お礼の言葉を入れよう
書類選考が通ったおかげで面接まで進めることができたと思います。
「面接日程のご連絡を頂きましてありがとうございます」のように必ずお礼を言ってから本題に入るのをオススメします。
初対面は第一印象が大事ですし、お礼を言われて嫌な気持ちになる人は少ないと思います。
少しでも好印象に思われるように、礼儀正しく誠実に対応していきましょう。
失敗しない日程調整時の例文をご紹介
基本的なルールやマナーは分かったけど、もうメールの文面を考えるのも少し面倒だから例文があるといいなと思っている方向けに、以下の4パターンの例文をご紹介します。
- 候補日を受けて返信する場合
- 自分から候補日を提示する場合
- 提示された日程で調整できない場合
- 調整済の日程を変更したい場合
ここにある内容をコピーして使っていただければ基本的に日程調整において相手に迷惑をかけることはないでしょう。
候補日を受けて返信する場合
スケコン商事株式会社
〇〇〇 様お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました△△△と申します。さて、今回は（用件）貴社から頂きました面接日程についてのご返信をさせて頂きました。
頂いておりました日程のうち、以下で調整させて頂けますと幸いです。【面接希望日程】
・〇月〇日（〇）：XX時～XX時別途当日の準備物や留意点などありましたらご教示頂けますと幸いです。
大変お忙しい中恐縮ではございますが何卒宜しくお願いいたします。
自分から候補日を提示する場合
スケコン商事株式会社
〇〇〇 様お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました△△△と申します。面接日程の件でご連絡させていただきました。
希望日程はこちらになります。
- ○月○日（○）XX時～XX時
- ○月○日（○）XX時以降、いつでも可能
- ○月○日（○）XX時～XX時 XX時までに終了希望
上記3日間でご都合をご確認いただけると幸いです。
大変お忙しい中恐縮ではございますが何卒宜しくお願いいたします。
提示された日程で調整できない場合
スケコン商事株式会社
〇〇〇 様お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました△△△と申します。面接日程のご連絡をいただきありがとうございます。
ご連絡いただきました日程を確認させていただきましたところ
大変恐縮ですが、ご掲示いただきました日程は○○の予定が入っており
調整が難しい状況でございます。こちらの都合で大変申し訳ございませんが、
以下の日程であればお伺いすることが可能です。
- ○月○日（○）XX時～XX時
- ○月○日（○）XX時以降、いつでも可能
- ○月○日（○）XX時～XX時 XX時までに終了希望
お忙しいところ大変申し訳ございませんが
上記日程でご検討いただけますと幸いです。
何卒宜しくお願いいたします。
調整済の日程を変更したい場合
スケコン商事株式会社
〇〇〇 様お世話になっております。
貴社の求人に応募させていただきました△△△と申します。この度は、面接日時変更のお願いの件でご連絡させていただきました。
○月○日（○）XX時からの予定で面接に伺うことになっておりましたが
急な○○が入ってしまったため、お伺いできなくなってしまいました。
誠に勝手なお願いで申し訳ございませんが、
以下の日程に変更可能か、再度ご検討いただけませんでしょうか。
- ○月○日（○）XX時～XX時
- ○月○日（○）XX時以降、いつでも可能
- ○月○日（○）XX時～XX時 XX時までに終了希望
ご迷惑をおかけして大変申し訳ございません。
大変お忙しい中恐縮ではございますが何卒宜しくお願いいたします。
面接希望日を伝える時は候補を3つ以上あげよう
こちらから面接希望日程を自由に指定できる場合は、3つ以上の希望日を送付するようにしましょう。
採用担当者は複数名の面接希望者とやり取りしている場合がほとんどです。
先方の希望が全くないわけではなく、面接希望者全員の予定からスケジュール調整をしている可能性があります。
別の面接希望者と予定がバッティングした場合、いちいち連絡しなくてもスケジュールを組みやすいように候補日は複数日で幅広い時間帯を送るのが親切です。
面接日をリスケしたい場合は理由と候補日を伝えて謝罪しよう
先方から指定された面接日が都合の悪い場合や、日程が決まっていたけれどどうしても変更したい場合は謝罪を入れつつ希望日を伝えましょう。
前者では仕方ないと思いますが、「現職の都合で」など伺えない理由や複数の希望日を採用担当者に伝えましょう。
後者の場合は先方に多大な迷惑をかけてしまう場合があります。
すでに決まっているスケジュールの変更は重大なことだと受け止めて「大変申し訳ございません」など謝罪文を入れるようにしましょう。
メール連絡時のマナー
ここからは、メールで連絡をする際のマナーをもう少し細かく見ていきましょう。
メールの文章１つで相手に与える印象はグッと変わるため、ぜひこのマナーは覚えておくようにしてください。
プライベートのアドレスを使用する
もし在職中に他の企業への面接応募のメールをする場合、現職の社用メールを使用しての応募は避けてください。
トラブル防止のためにも、必ずプライベートのメールアドレスを使用しましょう。
わかりやすいメールを心がける
自分が送ったメールで、相手が「この人の文章は分かりやすいな！」と思ってくれたら
あなたの印象はグッとよくなります。そのため、わかりやすいメールを心がけることは必須です。
具体的には
- 件名や本文の冒頭で、結論から端的に記載をすること
- 相手が送ってくれたメールの本文は残したままにしておくこと
の２点を意識するようにしましょう。
特に後者は、相手がすぐに「自分の送った内容」を思い出すことができ、
その内容に対する回答が自分のメールの冒頭で端的に回答されていれば非常に印象は良いものになります。
丁寧なメールを心がける
分かりやすさももちろんですが、相手にたいして誠実さが伝わることはそれ以上に大切です。
誠実な感謝の気持ちを伝えることで、相手も「あなたと話せてよかった」という印象を持つため、
感謝が伝わる工夫をメールに施しましょう。
具体的にこれは、
- 相手の宛名に必ず社名・部署名を入れてフルネームで記載をすること
- メールにお礼の気持ちを記載すること
- 自分自身の署名を欠かさず入れること
の３つを忘れずに入れるようにしてくださいね。
面接のスケジュール調整に使えるWebサービス
面接スケジュールをメールで連絡するのは特に問題はないものの、一瞬で空いているスケジュールをピックアップして送信、スケジュール確定ができればかなり便利ですよね。
そんな時に活用していきたいWebサービスを紹介していきます。
スケコン
Googleカレンダー連携をすることで、ボタン一つで空き時間を抽出してくれるAIを利用した新しいスケジュール管理サービスです。
メールやSNS共有が可能で、予定調整中に別の予定が確定した場合も自動で日程を再度調整してくれます。
自動で様々な調整を行ってくれるので、専属の秘書がついてくれたような感覚になります。
eeasy
打ち合わせのシーンを選び、抽出された日程をURL共有するだけで日程調整が可能になるツールです。
Googleカレンダーと連携することで、自動で候補日を抽出してくれるのが本当に便利です。
Biskett
IT企業などでは、メールではなくSlack（スラック）で日程調整している会社も多いです。
Slack（スラック）にも対応しているのがこちらのツール。
Slack（スラック）で日程を相手に共有できるだけでなく、新着スケジュールの通知を受け取った場合、自動でスケジュールに記載してくれる優秀なツールです。
アイテマス
メディアでの紹介実績も多数あるビジネス日程調整ツールです。URLを相手に送るだけで簡単に調整もできますし、豊富な機能が特徴です。
TimeRex
GoogleカレンダーやMicrosoft365などメジャーなビジネスツールともしっかりと連動しているツールです。
有料プランもありますが、日程調整カレンダーを1つだけにするなら無料です。逆に複数の調整を同時にしたい方には有料でもとても納得性のあるツールとなっております。
面接のスケジュール調整にはスケコンがオススメ
就職活動も転職活動も１社だけ受けるような方は少ないと思います。
近いスケジュールで複数社面接を行うということは、少なくとも自然にスケジュールがバッティングしてしまう可能性があります。
ちなみに、スケコンをオススメする理由は下記です。
- 予定調整中に別予定が確定したら再調整
- 決まった予定は自動でGoogleカレンダーに入力
- 空き時間を一瞬で確認可能
忙しい求職者だからこそ、利用して欲しいツールの一つです。
ぜひ活用して面接スケジュールを効率よく調整してください。
