「いちいち予定を聞かないといけないアルバイトのシフト調整が面倒」
「この日休みたいけど、他の人の日程が分からないから誰に頼めば良いか分からない」
こんな悩みを持ったことがある方は多いのではないでしょうか。
シフトの調整は人数が多くなればなるほど手間がかかってしまいます。出来るだけ楽に済ませておきたいものです。
もし今シフト調整でお悩みの方は、スケコンなどのスケジュール管理ツールの導入を検討してみてください。
今までシフト調整でかかっていた時間が大幅に削減出来ます。
この記事ではシフト調整のポイントとおすすめのスケジュール管理ツールについて紹介します。
シフト調整のポイント
以下のポイントに気を付けておくと、スムーズなシフト調整が可能になります。
- 希望のシフトを収集する
- シフト表を作る
- シフト表を共有する
希望のシフトを収集する
まずは従業員に入ることができるシフトを確認する必要がありますが、急な欠勤に対応出来るようにできるだけ多く記入してもらうことが大切です。
シフト収集の際には「必ず出勤ができる時間」の他、「相談によっては出勤可能な時間」も合わせて確認しておくと良いでしょう。
シフト表を作る
シフトの収集が出来たらシフト表を作ってみましょう。
実際にシフトを埋めてみて、足りないところはないか、労働時間に偏りはないか、人件費は予算内かなどを確認する必要があります。
なお、シフト表が完成しても、シフト申請の書類は手元に置いておくようにして下さい。急な欠勤などに役立ちます。
シフト表を共有する
シフト表が完成したら、シフト表を共有しましょう。
シフト表の共有はボードに張り出したり、メールやラインで送ったり様々ですが、従業員全員に確実に共有を行うことが大前提です。
共有がされていなかったというミスが無いように、スケジュール管理ツールの導入なども検討してみるのがいいでしょう。
コミュニケーションを意識する
どのように円滑にシフトを調整できるかは管理者とスタッフだけでなく、スタッフ同士も含めた全体の信頼関係が深く関わってきます。信頼関係の構築には普段からのコミュニケーションがとても重要。
どうしてもお願いしなければいけない状況があるときに、「なぜあなたにお願いしているのか」を伝え、仕事の状況・同僚の状況・自分がする必要性など、十分に納得して働けるような環境を作りましょう。
何かをお願いするときは、回りくどい言い方にせずストレートに伝えることで、意味の取り違いを防ぎ、お願いに対して答えやすいよう気遣うことも大切です。
普段から職場のコミュニケーションを大事することで、お互いを理解し、大変な状況のときはカバーし合あえるような環境を作ることでスタッフにとっても働きがいのある良い環境となっていきます。
「困ったときはお互い様」「誰かが大変なときは率先して手伝う」「カバーしてもらったら、他の機会に手伝いなどでお返しする」こんな環境を作っていきたいですね。
シフトの調整が上手く行かない場合は
どんなに時間をかけてもシフトの調整が上手くいかない場合があります。以下のいずれのケースに該当するかで、解決方法が変わってきます。
- 同じ属性のアルバイトが多い
- 日常的なコミュニケーションが足りてない
- 店舗運営者からのシフト表公開が遅い
- ヘルプで入りづらい
- 根本的に従業員が足りていない
- 急な売上増加や季節要因のため人手が足りていない
- 急な欠勤などが多い
同じ属性のアルバイトが多い
例えば、主婦（夫）ばかり、学生ばかりと、同じ属性ばかりのメンバーになっている場合があります。
主婦（夫）ばかりだと、どうしても子供の学校に合わせて土日や長期休み期間に仕事も休みたい人が多くなります。学生なら、試験時期になると働けない人も多くいますね。
このような場合には、1つの属性に固まらず、いろいろな環境の人を雇うよう調整する必要があります。
日常的なコミュニケーションが足りない
日常的なコミュニケーションは、働く上で良い環境を作る基本となる重要なポイントです。
お互いの環境を理解し合い、「困ったときはお互い様」という気持ちでカバーし合える雰囲気にしていくのが理想です。
普段からコミュニケーションが取れていれば、休み時間や雑談などの会話の中から子供の学校行事や本人の趣味や習い事などでどうしてもお休みが欲しいイベントなどが自然とスタッフの耳にも入り気づくことができます。
新人のパート・アルバイトは特にお休みの希望が言いづらく、相談もなかなかできない立場にありますので、スタッフが積極的に話しかけ、いつでも相談できるような環境を作ってあげるのがとても大事です。
普段の会話から少し先の予定を聞いてみるなど、翌月のシフト調整で考慮できるよう積極的にコミュニケーションを取っていきましょう。
管理者も、不公平なシフトにならないよう、ヒアリングしながらなるべく希望に合うよう調整する努力をしてください。
店舗運営者からのシフト表公開が遅い
シフト表はなるべく早く公開するようにしましょう。
店舗運営者からのシフト表公開が遅い場合、従業員はギリギリまで予定を立てることができず迷惑をかけてしまいます。
シフト表の公開が遅いことで、従業員は直線まで予定を立てられず、相談する時間も与えられずでかなりのストレスになります。
困るのは当人だけでなく、やむを得ず当日休むことになったりするとスタッフにもしわ寄せが行き、更には職場の雰囲気も悪くなりかねません。
日程に余裕があればそれに合わせて予定を立てたり、どうしても合わないときは相談に応じたり、スタッフ同士で調整することも可能になります。
コミュニケーションを取るだけでなく、働いてくれている方々の生活にゆとりを与えるためにも早めにシフト公開をするのはとても大事なことです。
ヘルプで入りづらい
他職場や他店舗からのヘルプに来てもらえると、急なスタッフ不足にも対応できるため心強い味方ににもなります。
しかしせっかくヘルプできてもらっても、ルールが統一されていなかったり、独自ルールを作ってしまっていたりすると、ヘルプに来ても役に立たず戦力にならないことになってしまいます。
ヘルプ入ってくれた人のモチベーションも下がり、悪い印象を与えてしまう可能性もあり、更には次にヘルプをお願いしたときに断られてしまう可能性すらあります。
お店にとって、困ったときにヘルプに入ってもらえる人員がいることはとても大事です。
いつ誰がヘルプに入ってもスムーズに仕事ができるよう、普段から独自ルールの追加やマニュアルにないやり方はしないよう管理しましょう。
わかりやすくマニュアル化しておく、わかりやすい位置にわかりやすい表示するなどを普段から心がけておくと良いでしょう。
根本的に従業員が足りていない
そもそも雇っている従業員が足りないという場合は、新規で従業員の採用を検討してください。
労働環境や雇用条件を改善し、スムーズにシフト調整が出来るように環境を整える必要があります。
急な売上増加や季節要因のため人手が足りていない
毎年同じ時期に人手が足りなくなるのなら、その時期限定でインセンティブを与える等別個で対応しましょう。
どの時期にどの程度人手が足りなくなるのかを過去のデータを参照しながら分析する必要があります。
急な欠勤などが多い
あまりにもひどい場合は別ですが事情が合って急な欠勤をしがちな従業員がいる場合は、その従業員の状況を把握しておくことが大切です。
また、あらゆる属性の従業員を幅広く採用しておくと急な欠勤に対応出来る可能性が高いです。希望の出勤日や休日に偏りが無いようにしましょう。
シフト調整をお願いする時のポイント
「どうしてもシフト調整をお願いしなければ店がまわらない」といった場合には、スタッフに個別に調整可能か尋ねることも必要になります。
断られることもあるかと思いますが、どうすれば調整を受け入れてもらえるかは普段の信頼関係が大きく関わってきます。
ここではシフト調整をお願いするときのポイントをいくつか紹介しますので参考にしてください。
ストレートに困っていると伝える
どうしてもシフト調整をお願いしたいときは、回りくどい説明などせずにストレートに伝えることが大事です
実際にどれだけ大変な状況なのか、お願いしたい日や時間帯もハッキリと伝えた上で調整が可能かどうかを伺うようにしましょう。
パート・アルバイトの方たちもシフトに合わせて生活のスケジュールを立ててくれていますので、お願いする立場だということを忘れず「無理なお願いをして申し訳ありません」と低姿勢で伺い、もし調整してくれた際には感謝の気持ちも必ず伝えてください。
いつもは厳しい指示ばかりでスタッフの気持ちを汲むことなく接しているのに、困ったときだけ低姿勢になってもスタッフとしては微妙な気持ちになります。
普段からお互い助け合いながら働ける環境を作り、信頼関係を構築させておくことがとても大切です。
アルバイトが納得して働けるよう説明する
アルバイトも一人一人が大事なスタッフです。
少しでも気持ち良く、納得して働いてもらうための努力をしていきましょう。
仕事が増えるときや、シフトの調整をお願いするときなど、「どうしてこの仕事の人員が必要なのか」「どうしてあなたにお願いしているのか」など納得する理由を必ず伝えてください。
「どうして私に？」「どうして私だけ？」と不満を抱えながら働くのでは、仕事の効率もクオリティーも低下してしまいます。
なにかをお願いするときには、必ず納得してもらうための理由を伝えることを忘れないようにしてください。
断りやすくするための逃げ道も用意しておく
シフト調整をお願いされた立場としては、本来なら対応可能なのに今回は大事な予定が入っていて断りづらいという人もいるかもしれません。
その人の正確にもよりますが、断ることができずストレスを抱える人や、無理して対応していくうちに仕事が嫌になってしまう人などいろいろです。
お願いする側は、なるべく「断ることもできる」という逃げ道を作り、どうしても無理な人には断りやすくするような配慮も必要です。
「もし無理ならば大丈夫ですが」「他の人にもあたってみますが」「最悪、他店にヘルプもできますので」など、お願いするときにもこのような一言添えておくと、断る側の精神的な負担もかなり軽減されます。
もし本来は無理なところを調整してもらったときには、あとで不満やストレスが残らないよう十分に配慮して、代替のお休みを設定したり、いつも以上に感謝の気持ちを伝えるなどしてください。
普段から信頼関係を築く
全てのことに共通していますが、普段から職場のスタッフと信頼関係を築いておくのはとても大事なことです。
良好な関係を築いていることで助け合う雰囲気が作られ、困難な状況もみんなの協力で乗り越えることができます。
店長を支える体制も大事ですが、良好な関係ができていれば、スタッフ同士でも協力し合う雰囲気が生まれ業務の質や効率も格段にアップしていきます。
これらは行く行くは売上にも大きく貢献することになるでしょう。
このような信頼関係の構築や良い雰囲気を作ることは、まずは店長から率先して行動していくことが大事です。
なにか問題が起きたときは、スタッフの声を聞きくようにし、問題解決に向けて全員で考えてクリアしていくような体制を作って、普段から気軽に相談できるような関係になるようコミュニケーションも大切にしてください。
シフト調整におすすめのスケジュール管理ツール
これまではシフト調整のコツを紹介しましたが、これらを行うのは実際面倒に感じます。
そこで、ここからはシフト調整の負担を大幅に軽減してくれるスケジュール管理ツールについて紹介しますので、ぜひ参考にして下さい。
スケコン
最後に紹介したいのがスケコンと言われるスケジュール管理ツールです。
スケコンは、全員がスケジュールの共有をできるだけでなく、自分の空き時間から入れるシフトをAIが自動で抽出してくれるため、調整する手間がかかりません。
複数人の予定調整も簡単にシェアして調整出来ますので、シフト調整するためには特におすすめなスケジュール管理ツールです。
勤務シフト作成お助けマン
最初に紹介するのは、シフト表の自動作成と管理ができるクラウドサービス「勤務シフト作成お助けマン」です。
このツールは、その機能によって２つのサービスタイプがあり、
１つが「早番、遅番、夜勤」といった記号を管理するタイプ、そしてもう１つがパートの時間を管理するタイプです。
CAST
CASTは、面倒なバイトの管理業務を一括して行ってくれるサービスです。
特徴としては、LINEとのサービス連携をしており、シフトの回収から当て込み、管理まですべてLINEで行うことができるんです。
また同時に、人件費の算出や、バイトメンバーとのコミュニケーションもCAST上で行うことができます。
Airシフト
Airシフトも、CASTと同様に、シフトの収集から管理、さらにはメンバーとのコミュニケーションを一括して行えるツールです。
その特徴として挙げられるのが、価格の安さ。なんと開始から２か月間、無料で試すことができるんです。
その後も利用料金は、１スタッフ当たりたったの１１０円と非常に安価のため、初期導入が手軽にできる点が魅力です。
oplus
oplusは、そのサービス形態でいくつかの利用料金があり、
なんと上限１００ユーザーまでであれば初期費用も月額費用もすべて無料で使えてしまいます。
無料プランでも、これまでのツールのようなシフト回収、管理、コミュニケーション昨日は備わっており、非常に安価なサービスです。
スマレジ・タイムカード
スマレジ・タイムカードは、勤怠やシフトの管理はもちろんのこと、賞与や給与、労務アラートや年末調整機能までついているサービスです。
さらには日報の管理など、コミュニケーションも充実しており、求める機能にあわせて料金プランが選べます。
もし多少金額を払っても機能を一括管理したい方には、圧倒的におすすめのサービスです。
らくしふ
らくしふも、CAST同様にLINEで管理をすることができます。
こちらのらくしふでは、店舗をまたいだヘルプ要請まで行うことができ、加えて労務問題の管理なども行えます。
スマレジ・タイムカード同様、料金プランが分かれるため求める機能に合わせて選ぶことをお勧めします。
KING of TIME
このサービスは、企業の方針や文化に合わせてさまざまなタイプの勤怠管理を行える点が魅力的です。
たとえばタイムカードの打刻方法にしても、パスワード、ICカード、指紋、顔認証など
その企業のやり方に合わせて多様なソリューションがそろっており、選択の幅を求めていればぜひおすすめのサービスです。
ジョブカン
ジョブカンは、①出勤管理②シフト管理③休暇・申請管理がすべてひとまとめで行えるサービスで、
細かなプランをカスタマイズして組み合わせることが可能です。
変形労働、フレックス、裁量労働などさまざまな働き方に合わせた柔軟なカスタマイズ性が人気のサービスです。
easy(イージー)
シフトの調整から共有まで手軽に行ってくれるeeasyというスケジュール管理ツールです。
eeasyを利用すれば、調整側から空いている日程を従業員に送ることによって、そのシフトに入れるかどうかを従業員が判断するだけで済みます。
もちろんその空き日程は全員に共有されるため、一人の従業員に負担がかかることもありません。
また、決まった予定は自動で登録されるため、わざわざシフト表に転記する必要もありません。
TimeTree(タイムツリー)
共有を前提に作られたカレンダーとあるように、TimeTreeは共有に特化したスケジュール管理ツールです。
全員が1つのカレンダーを共有しますので、誰がどこのシフトに入っているかが一目で分かります。
また予定画面がチャットルームにも変わりますので、連絡事項も共有することが可能です。
シフト調整はスケコンでサクッと済ませよう
シフト調整は空きが出来ないように調整が必要なので、他のスケジュール調整よりも手間がかかる場合が多いです。
なるべく手軽にスムーズ行うために、スケコンなどのスケジュール管理ツールの導入を検討してみて下さい。
きっとシフト調整の強い味方になるでしょう。
