意外と知られてない？テレカンの意味や種類について解説！

2022年1月27日 2023年7月1日

「テレカンを効果的に取り入れてテレワークを円滑化したい」

新たな生活様式の確立に際して、テレワークを取り入れる企業も増えてきました。

しかし、仕事は人との分担や情報共有が必要不可欠。それを行うために多くの企業が導入しているのが「テレカン」です。

テレカンとはオンラインを通じて行うWEB会議のことで、ZOOMやSkypeといったサービスを利用するパターンが増えています。

「テレカン」という言葉は知らなくても、テレカンに相当する形式でのやりとりをしたことがある方もいるかもしれません。

しかしテレカン、ひいてはテレワークを効果的に導入するためには、そのメリット・デメリットをよく把握しておく必要があります。

またテレカンを行いたいメンバー全員が快適に参加できるような環境を整えることも考えておきましょう。
このテレカンを実施する上で知っておきたいのは、以下の3つです。

・テレカンを行うことによる効果
・テレカンの種類
・テレカンを実施する注意点

今回は以上の3つを軸に、テレカンをより効果的に行うための方法を解説いたします。
テレカンを上手く導入することで、よりスムーズで効率的なテレワークを実現しましょう。

テレカンとは？

テレカンとは「テレ・カンファレンス（tele-conference）」の略称で、日本語で言い換えると「遠隔会議」です。

その名前の通り、オンラインを通じて各メンバーが自宅や遠隔地から参加し会議をするシステムのことで、テレワークの促進に伴い導入する企業も増えています。

またテレカンは「テレフォン・カンファレンス（電話会議）」の略称として捉えられることもあり、基本的にはどちらの意味合いで取っても問題はありません。
基本的な流れは以下の通りです。

・会議を実施する時間を事前に決めておく
・会議時間に特定の媒体やトークルームにログインする
・議題に合わせてオンラインで会話をする

このように、会話が画面越し・電話越しになるだけで、基本的には対面式の会議と大きな違いはありません。
上手く活用することで、テレワークの効率を上げましょう。

テレカンの効果

まずはテレカンによる効果をご覧ください。

・自宅や遠隔地から気軽に会議に参加できる
・会議のために特定の場所に移動する必要がない
・在宅でも仕事ができビジネスの幅が広がる
・必要に応じて誰でもすぐに会議に招待できる

テレカンによる効果にはさまざまなものが存在しますが、何より「いつでもどこでも参加できる」というのは大きなメリットです。

これは昨今の感染症対策の観点から見てもメリットがありますが、そうでなくても多くのメリットが存在します。

例えば事業に際して地方や国外の企業や専門家と協力したい場合、対面型のみの会議であればその度に一方が時間と費用をかけて顔を出しに行く必要がありました。

しかし、テレカンであれば無料または少額のWEB会議サービスを利用するだけで、いつでもどこからでも会議に参加できます。
そのため社内だけでなく、社外の人との会議でもテレカンは役立ちます。

特に相見積もりをはじめ、まだプロジェクトが本格始動していない場合、実地に足を運ばずとも密に話ができることは、ビジネスにおける費用削減を大きく助けるでしょう。

テレカンの種類は

テレカンにはさまざまな種類が存在します。
その違いを大きく左右するのが「利用するサービス」です。

ここではテレカンの種類3つをそれぞれ解説します。

電話会議

「テレフォン・カンファレンス」そのままの意味で取った電話会議は、その名前の通り電話回線や携帯電話での通話を通じて会議を行います。

特に電話回線であれば1対1が基本ですが、スマートフォンの通話アプリを利用すれば複数人での電話会議も可能なため、多くの方が利用しやすい手段だと言えるでしょう。

この電話を使った会議の魅力は、最も初期費用を抑えやすいことです。

昨今ではスマホを持っている人の割合も増えてきており、スマホから無料で使える通話アプリも存在します。

また一般的な電話会議では通話料の心配がありますが、コールイン方式（参加者が特定のフリーダイヤルに電話を掛ける方法）を取れば、参加者に通話料も発生しません。
そのため、以下のようなパターンに電話会議はおすすめです。

・テレワークを導入したばかりで通信環境がまだ整っていない
・オンライン環境を整えるためのノウハウがない
・テレワークが一時的なもので大規模な設備を整える予定がない

テレビ会議

テレビ会議は、ネット回線を利用してテレビ電話を行う方法です。

テレカンの一環としてテレビ会議を行う場合、通信用のカメラ・マイクが必要となるため、設備の規模は大きくなるでしょう。
ただ、この方法であれば複数人での会議も問題なく実施できることはもちろん、通信環境も安定しやすくより対面に近い形で会議が行えます。
ここでテレビ会議がおすすめな場合についてご覧ください。

・遠方の人と長期的にオンラインで会議を行いたい
・より対面に近い形で会議を実施したい
・画像や図表を使った説明もを快適に行いたい

導入するには規模の大きい設備投資が必要なため、個人対個人ではあまり現実的ではない方法ですが、企業対企業であれば大きなメリットがあります。
例えば地方や国外の企業と頻繁に会議を行いたい場合は、テレビ会議ができるシステムを導入しておくとより円滑にやりとりできるでしょう。

Web会議

Web会議は、昨今のテレワーク促進の観点から特に注目されたテレカンの種類の1つです。

オンライン上のWeb会議サービスを利用して会議を行う方法で、やりとりの形式はテレビ会議と大きな違いはありませんが、設備投資に関するコストを大きく抑えられます。

必要なものはマイク・カメラ機能のある電子端末とネット環境のみ。

そのため個人のスマートフォンやタブレット端末からでも利用でき、テレワーク始めたての方でも導入しやすい方法だと言えるでしょう。

中でもテレワーク促進をきっかけに注目されたのが、ZOOMやGoogle MeetをはじめとしたWeb会議サービスです。

これらはWeb会議をより円滑化するためのさまざまな機能が導入されており、より個人が自宅からWeb会議に参加しやすい工夫が随所に組み込まれています。
Web会議がおすすめな方の特徴をまとめます。

・スマホやタブレット端末があればすぐに参加したい
・初期費用は無料または少額でスタートしたい
・背景設定などプライベートを守りながら会議に参加する機能が欲しい

テレビ会議と同じようにテレカンを実施できるのがWeb会議の魅力です。
ただ、一方で通信環境は各個人のネットワーク環境に依存するため、ネット回線を万全に整える必要があることも把握しておきましょう。

リモートワークには必須の手段です

テレカンはより円滑にテレワーク・リモートワークを行う上で必要不可欠です。

社員同士情報を共有しながら仕事を進めていくことで、テレワークによる不便を最小限にまで減らせるでしょう。

ただ、テレカンは通信環境不良をはじめ、対面の会議と比べると不便が生じる部分もあります。
そこで、よりリモートワークを円滑化するためにも、テレカンをスムーズに行うための工夫は取り入れておくことが大切です。

ネット環境はしっかり整えよう

スムーズなテレカンを実施する上でまず考えたいのが、ネット環境です。

特にWeb会議をはじめネットワーク回線を利用したWeb会議を行う際は、会議に参加する各個人がネット環境を万全に整えておきましょう。
通信速度に優れたネット環境を導入することはもちろん、ビジネス用の端末を使い分けて会議に参加するなど、通信不良で不便を感じないよう準備することが大切です。
合わせて考えておきたいのが以下のポイントです。

・安心してビジネスを行うためのセキュリティ対策
・テレワークでの勤務時間・評価システムの確立
・会議以外での社員との情報共有システム

リモートワークでは個人が所有する端末・ネット回線を使用するため、セキュリティ面ではまだまだ不安な部分も少なくありません。
だからこそ、環境を上手く整えることでより安全で快適な労働環境を整えましょう。