「若手MTGの日程調整を出来るだけ楽に行いたい」
「若手の仕事内容を把握しつつMTGの日程を調整したい」
そんな経験のある方は、スケジュール管理ツールの導入をおすすめします。
若手MTGのために、いちいちカレンダーを確認してやり取りしているうちに予定が埋まってしまうこともしばしば。
特に若手MTGの日程調整であれば、スマートに済ませておきたい方も多いでしょう。
そこで今回は、「若手MTGの日程調整をスマートに行う方法」について紹介します。
この記事を読めば、若手MTGの日程調整のポイントと、ビジネスマンにおすすめしたいスケジュール管理ツールをしますので、ぜひ最後まで読んでみて下さい。
若手MTGの日程調整には「スケコン」がおすすめ！
若手MTGの日程調整をスムーズに行うために、スケジュール管理ツールの「スケコン」の利用をおすすめします。
スケコンはAIコンシェルジュがスケジュール管理や調整を行ってくれる最新型のスケジュール管理ツール。
日程調整フォームを作成し、調整したいメンバーにフォームを共有することで、各メンバーに自分の空き時間を入力してもらえます。
回答内容はスケコンに集約され、回答内容がすべて集まったらAIが自動的に日程調整し、最適な日程を提案します。
若手MTGの日程調整の調整の負担も減らせるため、スムーズに日程調整を進めるためにもスケコンの導入を検討してみてください。
若手MTGにスケコンを導入する流れを解説
若手MTGの日程調整は、スケコンにより手軽に進められます。
- スケコンにログインする（フリープランなら無料登録可）
- 予定のタイトルを決めて「予定の条件を変更する」を選択する
- 予定の対象カレンダーと開催する時間帯を選ぶ
- 予定の所要時間と移動にかかる時間を設定する
- 開催期間を指定する
- 抽出された候補日一覧を確認する
- 問題がなければ日程調整フォームを作成する
- 日程調整したいメンバーにフォームを共有する
- 集められた参加者のスケジュールを確認する
- 抽出された開催候補日を確認して問題がなければ日程を決定する
スケコンは月8件までの日程調整成立であれば、無料で導入できます。
複数人（3人以上）で日程調整すると、候補日ごとの参加者数が表示され、なかでも参加可能な人数が多い日程は目立つよう表示されます。
調整結果を確認したうえで内容に問題がなければ、日程調整は完了です。
決定した日程を若手MTGに参加するメンバーに共有して、MTG当日を迎えましょう。
社内会議の日程調整はスケコンがおすすめ！導入事例と使い方はこちらの記事でチェック
若手MTGの日程調整にスケコンを導入する魅力3つ
若手MTGの日程調整にスケコンを導入すれば、調整における負担を大きく減らせます。
ここではスケコンがどのように利用できるのか、若手MTGにどのように活用できるのか紹介します。
若手MTGの日程調整を任された方は、合わせて参考にしてください。
スケジュールが重ならない
AIコンシェルジュがスケジュールの管理を行ってくれるため、スケジュールが重なる心配がありません。
スケコンでは導入する際に連携させたGoogleカレンダーやOutlookカレンダーの内容をもとに、空き時間や候補日を抽出できます。
すでに予定が埋まっている日程を候補日として入れてしまうことはないため、日程調整のミスを減らせるでしょう。
また万が一会議日程を忘れていて、他の用事とスケジュールが重なってしまった場合、AIがスケジュールが重複していることをすぐお知らせしてくれます。
日程調整を人力で行うと、人数が多ければ多いほどミスも増えやすくなります。
だからこそ、システムがスケジュールを把握しミスを減らしてくれるスケコンは、日程調整業務の負担を減らすうえで大きく役立つツールです。
自分のスケジュールから空き時間を確認できる
若手MTGを開く際には、自分のスケジュールから日程を決めなければならないという方も多いでしょう。
スケコンを用いれば、自分が入れた日程の空き時間を自動で抽出してくれるため、一瞬で自分のスケジュールから空き時間の確認が出来ます。
また、AIコンシェルジュが、自分の空き時間を確認してくれるだけでなく、若手MTGに最適な候補日を出してくれます。
日程調整による事務負担やストレスの軽減にもスケコンが便利です。
複数人で予定調整も簡単
スケコンの最大の魅力は、複数人のスケジュールを把握し一瞬で全員の空いている日時を抽出してくれることです。
一目で全員の空き時間を把握できるため、負担も少なく一瞬で日程調整できます。
スケコンを導入する際にやるべきことは、候補となる期間とメンバーを定めて調整フォームを送信することだけ。
AIコンシェルジュによる日程調整なので、若手が何十人と多くても大丈夫です。
逆に人数が多ければ多い程スケコンの能力が発揮されるでしょう。
オンラインMTGも手軽に開催できる
リモートワークの普及に伴い、若手MTGをはじめとした社内会議をオンラインで行う企業も増えてきました。
スケコンはそれらオンラインMTGとの連携もスムーズで、日程調整フォームの作成時にオンライン会議の開催URLも共有できます。
メンバーは調整フォームを確認すれば、すぐにオンラインMTGの会議室URLにアクセスできるため、日程調整だけでなく会議の開催もスムーズです。
さらにスケコンはZOOMやGoogle Meetをはじめとした定番のオンライン会議ツールとの連携機能があります。
ツールを連携させれば調整フォームの作成時に、オンライン会議のURLも自動的に作成されます。
オンラインMTGがさらにスムーズになるので、WEB会議を開催するなら合わせて活用したい機能です。
オンラインMTGの日程調整もスケコンがおすすめ！活用方法を解説
若手MTGの日程調整をするためのポイント
若手MTGの日程調整をするためには
- 自分の空き時間を把握し候補日を搾る
- スケジュールを共有する
- 時間を調整する
これらをいかにスムーズに済ませられるかがポイントです。
まずは若手MTGの日程調整を進めるコツについて解説します。
自分の空き時間を把握し候補日を搾る
若手MTGを行う際は、ある程度候補日を決めておくことが重要です。
自分の空き時間を把握して3日～4日程度の候補日を用意しておいて、その中で一番調整ができそうな日程を選ばせることで、スムーズに日程調整が出来ます。
注意点としては「候補日を増やしすぎないこと」です。
候補日が分散しますと調整にかかる労力や、確認するための時間も増えますので注意する必要があります。
スケジュールを共有する
日程調整で何よりも大切なのが、スケジュールの共有です。
従来までは、
- 電話
- メーリングリスト
などを用いて日程調整をしている方が多かったのではないでしょうか。
電話やメーリングリストでは、送られてきた日程が空いているか自分のスケジュールを確認しながら返答する必要があり、結局調整が上手く行かないなんてこともありえます。
しかし現在では、AIコンシェルジュによる日程調整が可能な「スケコン」をはじめ、TimeRexやbiskettなど、便利なスケジュール管理ツールが多数展開されています。
スケジュール管理ツールを上手に用いれば、お互いの日程が被ることなく、空き時間に若手MTGの調整をすることが可能です。
時間を調整する
若手MTGの日にちが決まったら、最後に詳細な時間について決定する必要があります。
MTGがどの程度時間を要するのかを逆算して、日時の調整をする必要があります。
もちろん移動にかかる時間もありますので、余裕を持った時間の調整をしたいものです。
若手MTGの日程調整はスケコンでスムーズに！
若手MTGで大切なポイントとスケジュール管理ツール「スケコン」について紹介しました。
若手MTGの日程調整で大切なポイントは
- 自分の空き時間を把握する
- スケジュールの共有が重要
- スケジュール管理ツールを上手に活用する
でしたね。
若手MTGでは、スケジュールの共有が大切です。
人数も多くなればなるほど、スケコンなどのスケジュール管理ツールを上手に用いて管理すると良いでしょう。
自分の空き時間と、若手の空き時間をしっかり把握することが、若手MTGの日程調整をスムーズに行えるカギになります。
意外と面倒なスケジュール管理を楽に済ますことで、その分の労力を若手の人材教育に力を入れられます。
ぜひスケコンの導入を検討してみて下さいね。
