「出欠管理の便利な方法はないかな？」
「出欠をまとめるのが面倒」
出欠管理をうまくまとめるには、スケジュール管理ツールを使えば解決します。
「メールやLINEをして、それぞれの予定を決めて、空き時間を見つける」という面倒な作業は、もう必要ありません。
面倒で複雑な出欠管理は、ツールを使って時間と労力を削減しましょう。
この記事は、出欠管理にスケジュール管理ツールを使うべき理由と、確実な出欠管理が実現する「スケコン」というツールについてご紹介します。
最後まで読んで頂ければ、出欠管理ツールの導入に弾みがつくでしょう。
出欠管理ツールとは
出欠管理ツールとは、日程調整を行う上で重要な日程のすり合わせや出欠確認などができるツールをいいます。
ツールにはパソコンやスマートフォンにインストールして使えるアプリタイプのものや、インストール不要で様々な媒体で利用可能なブラウザでの管理ができるものもあります。
ブラウザタイプの中には、ログインも不要なお手軽タイプもあるため、小規模グループの飲み会などでも重宝します。
出欠管理ツールのメリット
出欠管理ツールを使うメリットは以下のようなものがあります。
- 情報の共有ができ一括管理ができるため、個別でのやり取りが不要になる
- 複数人でも同時に日程調整ができる
- 利用者の環境に合わせたツールを選べる
ツールを利用すると、ツールを介した情報共有ができるため、個別にイベント内容や日時の連絡などが不要となります。
候補日を上げて選択してもらうなど、日程調整は一斉送信した上で各自で希望を入れてもらうようにできます。管理者は回答を集計して決定するのみで、人数が増えても作業量は変わらずとりまとめることができます。
ワンクリックで回答するだけで手間をかけず希望が出せたり、いちいち管理者に問い合わせることなく最新の日程がいつでも確認できるなど、参加者側の負担も減らすことができます。
管理ツールはインターネット経由での利用が基本になるため、メンバーのネットや利用媒体環境により適切なツールが違ってきます。
例えば全員スマホで同じアプリを入れられるかなどメンバーのネット周りの環境をまず確認しておきましょう。もしガラケー利用者がいたとしたら、媒体を選ばずガラケーでも利用可能なツールもあるのでそれを選べば問題なく日程調整ができます。
出欠管理はツールを使うべき3つの理由
まずは、出欠管理にスケジュール管理ツールを使うべき理由について解説します。
出欠管理をスムーズにするために、参考にしてみてください。
複数人をまとめるため
出欠管理で難しいのは、複数人をまとめることです。
1対1なら管理は簡単ですが、複数人となれば予定をまとめるだけでひと苦労。
時間がかかってしまうし、気苦労もあるでしょう。
また、予定調整がスムーズに進まず、出欠管理が滞ってしまうこともあるかと思います。
ツールを使わずに出欠管理をしていては、複数人をまとめるのがとても困難です。
ミスを確実に減らすため
出欠管理をするなら、ミスを確実に減らさなければいけません。
- 予定がかぶっていた
- スケジュールを忘れていた
- 予定が合わず計画が立てられない
自分ひとりならなんとかなるかもしれませんが、複数人ともなれば誰かがミスをする可能性がありますよね。
このような事態を極力減らすためにも、出欠管理にはツールの導入がおすすめです。
予定を一目瞭然で把握するため
出欠管理の難しいところは、全員の予定の把握です。
メールやLINEでのやりとりのみで出欠管理をしていては、どうしても時間や労力がかかってしまいます。
誰がどの日程に空きがあるのか、いちいち確認していたらとても面倒ですよね。
メールやLINEのやりとりをさかのぼって確認するのも億劫だし、自分のスケジュール帳に書いておくのも大変です。
しかしこれらは管理ツールを使うことで解決できます。
ツールを使えば、スケジュールは情報共有ができるため簡単に内容の確認ができ、面倒なやり取りなども不要になるため各自の負担が軽減されます。
出欠管理ツールなら「スケコン」がおすすめ
出欠管理をするなら、ぜひスケジュール管理ツールを導入しましょう。
優秀なツール「スケコン」の魅力と特徴をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
グループでの出欠管理も楽々
スケコンを使えば、グループでの出欠管理も楽々です。
人数が増えると、どうしても出欠管理が複雑化してしまったり、ミスも増えてしまいますよね。
ですがスケコンは、各々が空き予定を入力するだけで、出欠管理ができるので、面倒な手順や手続きは不要。
仕組みとしても非常にシンプルなので、どんな人が使っても簡単に利用できると思います。
誰かが取りまとめていた出欠管理、スケコンを使えばリーダーは必要ありません。
予定をスケコンに登録しておけば、AIコンシェルジュがスケジュール管理、空き予定も提案してくれ、日程調整がとても楽になります。
グループでの出欠管理を楽にするため、スケジュールを登録するだけで出欠管理ができる「スケコン」をぜひ導入してみましょう。
予定かぶりやスケジュール忘れを減らせる
スケコンを使えば、予定かぶりやスケジュール忘れなどのミスを減らせます。
スケジュール管理や出欠管理で一番心配なのは、こういったミス関連ですよね。
スケコンは、予定かぶりをお知らせしてくれます。
そのため「うっかり予定が重複してしまった」という事態を避けられるでしょう。
またスケジュール忘れについても心配はありません。
スケコンを開けば全ての予定が把握できるので、予定の確認にも最適です。
予定かぶりやスケジュール忘れを防ぐために、スケコンを導入してみませんか？
全員の予定が一瞬でわかる
出欠管理をするなら、全員の予定を把握しておかなければいけません。
ですが、それってかなり面倒だし、頭を使いますよね。
そんな時に活躍するのが「スケコン」です。
スケコンは、全員がシェアしたスケジュールを、一発で確認できます。
共通のカレンダーに決まった予定が表示されるので、出欠管理を細々とする必要はありません。
「この予定は確定しているのだろうか？」と心配になったり、確認のメールを送る手間はもういりません。
全員の予定把握をスムーズし、出欠管理にかかる時間を短縮するため、スケコンを導入してみましょう。
まとめ
今回は、出欠管理はツールを使うべき理由についてご紹介しました。
その理由は、以下の3つです。
- 複数人をまとめるため
- ミスを確実に減らすため
- 予定を一目瞭然で把握するため
スケジュールや出欠の管理は、思ったよりも面倒です。
人数が増えてきたり、責任あるシーンなどでは、なおのことですよね。
ですがそんな悩みは、スケコンを使えば一発で解決します。
出欠管理をもっと楽に、そして確実にするためにも、スケコンを導入し、新しい出欠管理の形を体験してみてください。
