「入社式のプロジェクトを任されたけど、どういう風に準備すれば良いの？」
「当日の段取りはどうしよう？」
会社にとっても新入社員にとっても、大きな節目となる入社式。
特に新入社員にとっては、思い出深いものとなるでしょう。
粛々とした雰囲気で式を進行するためにも、前もって入念に準備しておく必要があります。
この記事は、入社式の事前準備と当日のプログラム作りについて解説しています。
ぜひ、この記事を入社式の準備に活用してみてください。
合わせて事前準備に役立つ、スケジュール管理ツール「スケコン」もご紹介しています。
この記事をお読み頂ければ、入社式の準備をスムーズに進めることができるでしょう。
入社式の日程調整をするのは超大事
入社式で大切なのは、なんといっても日程調整と当日のプログラムです。
式の日取りと当日のスムーズな進行は、入社式を成功させる鍵となります。
以下では入社式までにしておく、事前準備について解説しています。
社内での日程調整
入社式は、多くの人が出席する行事です。
多くの人が出席する入社式では、社内での日程調整が大切になってきます。
重役の方も多く出席されるので、日程調整は慎重に行わなければなりません。
また、入社式が誰かの重要な会議とかぶってしまえば会社にとっては死活問題です。
入社式は、社内の日程調整が最も重要だといえるでしょう。
当日のプログラム作り
入社式当日の流れは、ある程度決まっています。
しかし、会社によってはプログラムを改めて見直す必要もあるでしょう。
一般的な入社式の流れとして、以下のように行われることが多いかと思います。
- 開式の辞
- 社長による挨拶
- 入社辞令書の交付
- 新入社員による挨拶
- 閉式の辞
また、入社式の後に懇親会などを開く会社もあるでしょう。
この場合も進行のプログラムが必要であり、会場の移動などもあるかと思います
このような流れの中で重要なのが、時間配分です。
１つの時間配分を決めることも、式をスムーズ進める上では大切な要素になってきます。
新入社員への案内連絡
社内での日程調整やプログラムができたら、次は新入社員への入社式の案内を連絡していきましょう。
新入社員一人一人に、日程と当日のプログラムを漏れなく案内する必要があります。
- 宛名
- 会社名
- 日時
- 開催場所
- 当日の詳細プログラム
上記のように、結構伝えなければならないことが多いですよね。
また変更があれば再度、案内を個々にし直さなければなりません。
もし一人の新入社員にでも入社式の案内を忘れてしまえば、会社の信用にも関わってきます。
新入社員の人数が多くなればなるほど、漏れなく案内することは大変な作業になります。
入社式の日程調整問題は全てスケコンで解決！
スケジュール管理ツール「スケコン」を使えば、入社式の日程調整問題が全て解決できます。
以下では、スケコンの機能について解説していきます。
スケコンなら社内の日程が一目瞭然
スケコンを使って日程を管理していれば、社内の日程が一目で分かります。
一目で予定が分かるので、日程調整もしやすくなるのです。
社員一人一人と日程も共有できるので、予定が被ることもありません。
スケコンなら「誰が」「どのような予定が」「どのくらいかかるのか」が一目瞭然なのです。
当日の細かなプログラムもスケコンなら簡単に作成できる
スケコンでは当日の細かなプログラムも、簡単に作ることができます。
30分ごとに予定が入れられるので、入社式後の懇親会などの予定調整も簡単です。
移動時間も設定できるので、会場を移動する時にも便利です。
また、日時や開催場所も一斉にお知らせできるので、もう案内メールは必要ありません。
一人一人に手間のかかる面倒な案内メールはもう、やめにしませんか？
新入社員への連絡も一瞬で終了
スケコンを使えば、簡単に新入社員とスケジュール共有が可能です。
一度設定すれば、漏れなく連絡の共有ができます。
スケジュール共有しておけば日時や場所、当日のプログラムも共有可能です。
もう一人一人の連絡を確認する必要もありません。
変更などがあれば、カレンダーのスケジュールを書き換えるだけで完了します。
スケコンなら一瞬で、スケジュールの情報共有ができるのです。
入社式の準備はスケコンで効率化させよう
ここまで、入社式の事前準備の大切さと日程調整が簡単にできる「スケコン」をご紹介しました。
- 社内の日程がすぐに分かる
- 細かなスケジューリングが可能
- 情報共有が一瞬でできる
このスケコンはもちろん、入社式以外でもビジネスにおいてのスケジュール管理にも大活躍します。
入社式の準備は、調整や事務作業が多く思ったよりも大変です。
当日も時間調整に気を遣うなど、担当者は一時も気を抜けません。
しかし、入社式を華々しいものにするためには、入念な事前準備と調整が必要になります。
この機会にぜひスケコンをうまく活用し、入社式を成功させましょう。
【参考】新入社員一期生の受け入れ｜入社前〜配属後に準備す
