人事・採用担当の助っ人!日程調整に時間がいらなくなる効率化ツール

企業や団体の成長を支える「ヒト、モノ、カネ、情報」などの経営資産。

人事部はその中の「ヒト」を握っている大事な部署です。

新卒者や即戦力となりそうな中途採用面接など、ヒトを見極めて採用する仕事の印象が強いですが、業務はそれだけではありませんよね。

今現在働いてくれている社員の管理やモチベーションを上げたり、能力をアップさせたりして優秀な

人材を活用していくなど、会社によりますが多岐にわたる業務を担当していることが多いと思います。

だからこそ、通常業務と平行しながら社員の採用等、日程調整をするのに時間がかかっていたりしませんか?

そんなお悩みを解決できるWebツールを紹介していきます。

【お悩み別】人事の日程調整を効率化するツールの紹介

そもそも、日程調整は簡単そうでいて想像よりも時間がかかりますよね。

  • 参加メンバーの予定を把握して日程の候補日をあげなければいけない
  • メールでの連絡に時間がかかる
  • リスケする場合は二度手間になる場合もある
  • 参加メンバーが多くなるほどスケジュール共有が大変!

など、お悩みもたくさんあると思います。

それぞれ、お悩みにあったツールを早速紹介していきます。

候補日を手軽に確定させたい場合

参加メンバーから候補日への指定が少なく、あとは日程を確定させるだけの場合もありますよね。

とはいえ、参加メンバー全員にメールして回答をもらうのは手間です。

それぞれの回答を照らし合わせて一番都合のいい日を選出するのも時間がかかります。

そんなお悩みを解決したいときは下記ツールを活用してみてはいかがでしょう?

イベント名や候補日を入力するだけで、あっという間に出欠表が完成します。

出欠表を参加メンバー全員に共有して、回答をもらうだけで自動的に日程を確定してくれるツールです。

参加メンバーの予定を把握したい場合

社外の人間ならともかく、同じ会社の参加メンバーの予定だけでも把握しておきたい時はありませんか?

面接の日程を組むにしても、自分の予定だけ把握していれば良い場合もあると思いますが、別の担当者や上司と予定を合わせなければいけない場合があると思います。

そんな時は共有できるカレンダーツールがオススメです。

プライベートのスケジュール共有からビジネスのスケジュール共有まで、これ一つでできるのが便利です。

特にチームで仕事をしているときに使いたいですね。

わざわざメンバーに共有しなくても、このカレンダーさえチェックすれば誰がどんなスケジュールで動くのか把握できますよ。

3.候補日の抽出から、回答の集約、共有まで行いたい場合

候補日の選定から、共有した回答の集約まで全て行ってほしいくらい忙しい時もありますよね。

そんな時に役立つのが下記5つのツールです。

基本的にはGoogleカレンダーやOffice365予定表と連携することで、候補日をリストアップできるものがほとんどです。

ですが、それぞれ特徴がありますので参考にしてくださいね。

候補日程条件を設定することで自動で日程をリストアップ

無料版と有料版あり

日程候補を時間単位で選択可能

LINEやメッセンジャーでも日程調整用カレンダーを共有可能

日程調整用のURL内容はカスタマイズ可能

Slackとの連携も可能

14日間無料なので、購入前に一度お試しできる

空き日程から自動で候補日を選出

3社間の調整も可能

参加者や会議室も指定するとそれらの空き日程を自動で考慮

AIを活用したスケジュール管理サービス

誰とでも何人とでも予定調整が可能

予定調整中の参加者に別予定が入っても自動で予定調整

暗号化でセキュリティ面も万全

人事・採用担当者が日程調整するならスケコン

スケジュール調整に便利なツールを複数紹介してきましたが、いかがでしょうか。

様々なサービスがあるのでどのサービスを利用するか迷うと思いますが、その中でもオススメしたいのは「スケコン」です。

特徴にも記載しましたが、誰とでも何人とでも予定調整ができる点はマストで欲しい機能だと思ったからです。

実際、マンツーマンでする面接もあるとは思いますが、シチュエーションが異なると一概にそうとは言い切れないと思います。

また、リスケしなければいけない場合、ネックとなるのが再度全員の予定を確認することです。

これもスケコンなら、共有しているスケジュールに変更があっても自動で考慮してくれるのが有難いですよ。

一度は活用してみて欲しいツールのひとつですので、検討してみてくださいね。