企業や団体の成長を支える「ヒト、モノ、カネ、情報」などの経営資産。
人事部はその中の「ヒト」を握っている大事な部署です。
新卒者や即戦力となりそうな中途採用面接など、ヒトを見極めて採用する仕事の印象が強いですが、業務はそれだけではありませんよね。
今現在働いてくれている社員の管理やモチベーションを上げたり、能力をアップさせたりして優秀な
人材を活用していくなど、会社によりますが多岐にわたる業務を担当していることが多いと思います。
だからこそ、通常業務と平行しながら社員の採用等、日程調整をするのに時間がかかっていたりしませんか？
そんなお悩みを解決できるWebツールを紹介していきます。
人事・採用担当は特に日程調整が大変
人事・採用担当が抱える業務
人事や採用担当は、会社の中でも特に「人と会う仕事」の多い人たちであり、その分日程調整も大変になります。
社内のメンバーとのMTGはもちろんのこと、求職者との採用面接や面談など、調整事項はあげればきりがありません。
特に時間がかかる業務
その中でも特に時間のかかる業務が「複数人との予定を調整する業務」です。
人事や採用担当であれば、社内の上役者複数人を集めたMTGを開催する、なんてこともしばしばあります。
しかしこのような方々はみな忙しく、日程調整のしづらい人ばかり。このような調整は特に時間がかかってしまいます。
面接における日程調整が重要なポイント
面接における日程調整で、重要となるポイントをご紹介します。
特に重要度の高い採用面接では、良い人材を逃してしまうことがないよう努めなければいけません。
スムーズな日程調整や業務の効率化を徹底し、確実に面接に来てもらうよう準備しておきましょう。
応募者の面接辞退を防ぐ
応募者に面接辞退されるということは少なくありません。
その理由として、以下のようなものがあげられます。
- 応募から面接日程調整までの期間が空くことでモチベーションが落ちてしまう
- 面接スケジュールが決まる前に他企業からの採用が決まってしまう
- 同じ日に他企業との面接日予定が先に入ってしまう
面接希望の応募者は複数の企業に応募していることも多く、先に予定が入ったものを優先せざるを得ない状況にあります。
このようなことから「応募・書類選考・面接日程調整・面接」この流れをいかにスムーズに行うかがとても重要になります。
せっかくの人材を他の企業に取られてしまう、なんてことがないよう、しっかりと面接までの日程調整をしておく必要があります。
面接の日程は複数掲示することで相手の予定も調整しやすくなり、やり取りの回数や調整期間を短縮することができます。
面接日程が決まってからも、時間や場所の再確認・忘れ防止などの意味も含めて前日にリマインド連絡をしておきましょう。
かさむ業務を効率化する
応募人数が複数名になると、それぞれ個別に日程調整することになり細かな管理が必要となってきます。
「どの応募者がどの日を希望しているか」「どの応募者が現時点で日程調整中なのか」など、個別の状況管理をした上でそれぞれに対応したやり取りや準備が必要になり、担当者の業務はかなり増えてしまうのが現状です。
応募者の日程調整に時間を取られてしまい通常業務がまわらなくなるような状況を避けるためにも、業務の効率化はとても重要。
メールのやり取り一つ取っても、テンプレートを作るなど準備をしておくといいでしょう。
急な予定変更やトラブルにも対応するためにも、誰でも状況把握ができるような情報共有をしておくことも大切です。
面接・打ち合わせをラクにするためのポイント
面接・打ち合わせをラクにするためのポイントをいくつかご紹介します。
まず1つ目は「定型文を用意すること」です。日程調整のお願いをするときに、毎度毎度いちからメール文面を作る人がいますが、
はっきり言って時間の無駄です。このようなオペレーションの連絡は大きく内容が変わるものでもないため、
一度使った文面をすぐに引き出せるように保管しておきましょう。
2つ目に、今のご時世であれば「オンラインでのMTG」を積極的に活用しましょう。
上役者たちの日程を調整する際に、皆が集まりやすい「場所」を考えるのは一苦労です。
しかしオンラインであれば各々が好きな場所から参加できるため、オンライン開催は調整コストを下げる一助を担ってくれます。
そして3つ目は「日程調整専用のツールを活用すること」です。いまだに直接メールをして調整を…とやっているのであれば、
今からご紹介する効率化ツールを使用することで、きっと今よりもぐんとラクに日程調整ができるようになるはずです。
【お悩み別】人事の日程調整を効率化するツールの紹介
そもそも、日程調整は簡単そうでいて想像よりも時間がかかりますよね。
- 参加メンバーの予定を把握して日程の候補日をあげなければいけない
- メールでの連絡に時間がかかる
- リスケする場合は二度手間になる場合もある
- 参加メンバーが多くなるほどスケジュール共有が大変！
など、お悩みもたくさんあると思います。
それぞれ、お悩みにあったツールを早速紹介していきます。
候補日を手軽に確定させたい場合
参加メンバーから候補日への指定が少なく、あとは日程を確定させるだけの場合もありますよね。
とはいえ、参加メンバー全員にメールして回答をもらうのは手間です。
それぞれの回答を照らし合わせて一番都合のいい日を選出するのも時間がかかります。
そんなお悩みを解決したいときは下記ツールを活用してみてはいかがでしょう？
- 「調整さん」https://chouseisan.com/
- 「伝助」https://densuke.biz/
イベント名や候補日を入力するだけで、あっという間に出欠表が完成します。
出欠表を参加メンバー全員に共有して、回答をもらうだけで自動的に日程を確定してくれるツールです。
参加メンバーの予定を把握したい場合
社外の人間ならともかく、同じ会社の参加メンバーの予定だけでも把握しておきたい時はありませんか？
面接の日程を組むにしても、自分の予定だけ把握していれば良い場合もあると思いますが、別の担当者や上司と予定を合わせなければいけない場合があると思います。
そんな時は共有できるカレンダーツールがオススメです。
- 「TimeTree」https://timetreeapp.com/intl/ja/
プライベートのスケジュール共有からビジネスのスケジュール共有まで、これ一つでできるのが便利です。
特にチームで仕事をしているときに使いたいですね。
わざわざメンバーに共有しなくても、このカレンダーさえチェックすれば誰がどんなスケジュールで動くのか把握できますよ。
３.候補日の抽出から、回答の集約、共有まで行いたい場合
候補日の選定から、共有した回答の集約まで全て行ってほしいくらい忙しい時もありますよね。
そんな時に役立つのが下記5つのツールです。
基本的にはGoogleカレンダーやOffice365予定表と連携することで、候補日をリストアップできるものがほとんどです。
ですが、それぞれ特徴がありますので参考にしてくださいね。
- 「TimeRex」https://timerex.net/
候補日程条件を設定することで自動で日程をリストアップ
無料版と有料版あり
- 「アイテマス」https://aitemasu.me/
日程候補を時間単位で選択可能
LINEやメッセンジャーでも日程調整用カレンダーを共有可能
- 「Biskett」https://biskett.me/
日程調整用のURL内容はカスタマイズ可能
Slackとの連携も可能
14日間無料なので、購入前に一度お試しできる
- 「eeasy」https://eeasy.jp/
空き日程から自動で候補日を選出
3社間の調整も可能
参加者や会議室も指定するとそれらの空き日程を自動で考慮
- 「スケコン」https://schecon.com/
AIを活用したスケジュール管理サービス
誰とでも何人とでも予定調整が可能
予定調整中の参加者に別予定が入っても自動で予定調整
暗号化でセキュリティ面も万全
人事・採用担当者が日程調整するならスケコン
スケジュール調整に便利なツールを複数紹介してきましたが、いかがでしょうか。
様々なサービスがあるのでどのサービスを利用するか迷うと思いますが、その中でもオススメしたいのは「スケコン」です。
特徴にも記載しましたが、誰とでも何人とでも予定調整ができる点はマストで欲しい機能だと思ったからです。
実際、マンツーマンでする面接もあるとは思いますが、シチュエーションが異なると一概にそうとは言い切れないと思います。
また、リスケしなければいけない場合、ネックとなるのが再度全員の予定を確認することです。
これもスケコンなら、共有しているスケジュールに変更があっても自動で考慮してくれるのが有難いですよ。
一度は活用してみて欲しいツールのひとつですので、検討してみてくださいね。
