企業をより深く知るために行うOB訪問。
OB訪問を行うのなら、まずはOBに失礼の無いよう、しっかり日程調整を行う必要があります。
また、アポイントの取り方から日程調整までのマナーも知らなければ、せっかくのOB訪問も台無しになってしまう可能性もあります。
確実な日程調整をしたいのなら、スケジュール管理ツールの導入を検討してみて下さい。間違いの無い日程調整が出来るので、有意義なOB訪問に出来るはずです。
そこで今回は、OB訪問の日程調整に関するマナーと、おすすめのスケジュール管理ツールについて紹介します。
OB訪問の日程調整に関するマナー
OB訪問の日程調整をする時には
- 相手の手間を極力かけずにアポイントを取る
- 返事が届いたらすぐに対応する
- リマインドを忘れずに行う
などの点に気を付ける必要があります。
特にOB訪問は「相手が時間を作ってくれている」という点を忘れてはいけません。
極力OBに手間を取らせずに日程調整をしましょう。
相手の手間を極力かけずにアポイントを取る
相手に手間を取らせないアポイントの取り方を紹介します。
大切なのは、やり取りを最小限にすることです。つまり、こちらから送る内容は、最小限に伝わる文章であることがベストです。
アポイントを取る際に必要なのは以下の5つの項目です。
- 自己紹介(大学、学部、名前)
- なぜOB訪問をしたいのか
- 相談したい内容について
- 訪問可能な日時について
- 訪問場所について
特に自己紹介はしっかり行いましょう。何者か分からない人からのメールやメッセージは無視される可能性もあるので、当たり前ですが確実に行ってください。
OB訪問をしたい理由から始まり、最後には訪問可能な日時と場所についてOBに伺いを立てるようにしましょう。
ここで注意したいのが、「訪問可能な時間についてはこちらから複数日提示する」ことです。
無理な日程調整をして、結局当日いけなくなったというのが一番ダメなパターンなので、こちらから確実な日程伝えるようにしましょう。
逆に場所については、時間を作ってもらう以上相手の都合に合わせた方が良いため、OBの楽な場所を指定してもらうようにすると良いでしょう。
返事が届いたらすぐに対応する
OBからの返事はすぐに対応するようにしましょう。
もし日程調整が上手く行かなかった場合や、再度時間の調整をお願いされる場合もあり、都度対応する必要があります。
もし、どうしても都合が合わずOB訪問は難しいという返事であった場合は、連絡をしていただいたことに関する感謝を返信すると次のOB訪問に繋がります。
リマインドを忘れずに行う
無事アポイントが取れて、その日程が近づいて来たらリマインドを行うようにしましょう。
前日にOBの方に
「明日の〇時に△△へ伺います。よろしくお願いいたします」と送ることで、相手が忘れているというリスクも回避される上、OBからの印象も良くなります。
なお、リマインドについては自分にも行うようにしましょう。
自分でアポを取っていながら忘れていたというミスを防ぐ観点からも、スケジュール管理ツールなどを使って日程を管理しましょう。
OB訪問の連絡時に気をつけるポイント
就活時のOB訪問は、なかなか聞けない実態や企業の中のリアルな話が聞ける貴重なチャンスです。
しかし相手にとっては社会人として働く合間の貴重な時間を使うことになるため、お願いする立場だということを忘れてはいけません。
OB訪問を行うならば、失礼のないよう日程調整ができるよういくつかポイントを抑えておきましょう。
誤字脱字や改行などに注意
OB訪問を行う場合、まずは相手への連絡が必要となります。基本的なことではありますが、メール等でのやり取りでは誤字脱字がないよう注意が必要です。
特に相手の企業名、部署名、役職、そしてOBまたはOGの氏名も間違えてしまうことは大変失礼にあたります。
面識のないOBやOGに連絡を取ることも多いため、間違いに気づかず連絡してしまうことも十分にありえるため、最新の注意を払って見直しましょう。
ファーストコンタクトから誤字があると第一印象も悪くなってしまいます。
また、文章に関しても、読みづらい改行や、逆に全く改行がない長文なども不快感を与えます。適度に改行を入れ、文章が長くなる場合には段落をつけたりと、相手に負担を感じさせることのない文章を心がけましょう。
日程や時間の変更はNG
一度決まった日程を変更するのは基本的にNGです。
多忙な中、厚意で訪問を受け入れて時間を作ってくれるのですから、一度決まった予定にお願いした側から変更を希望するのはとても失礼です。
身内の不幸や家族や自身の急病など、やむを得ない理由がない限り変更をお願いするのは控えましょう。
連絡するタイミングに注意
連絡するタイミングにも注意が必要です。
メールであっても送信時間は表記されますので、毎回深夜に送信されていると、どんな生活をしているのかと呆れられるかもしれません。自己管理能力がないと思われても仕方ないような時間帯送るのは控えた方が良いです。
相手への連絡は、メールならば日中から夕方ごろ、電話などの場合は「何時頃ご連絡すればよろしいでしょうか」と予め都合の良い時間帯を聞いておくのも大切です。
また、メール等の返信は必ず24時間以内にしましょう。返信が早すぎてもストレスを与えてしまうため、早すぎず遅すぎず、30分後〜24時間以内くらいで返事をするよう心がけましょう。
OB訪問の日程調整にはスケコンがおすすめ
OB訪問の日程調整するには、「スケコン」というスケジュール管理ツールを導入しておくと便利です。
スケコンは
- AIコンシェルジュにより、自分の空き日程を自動で抽出出来る
- 予定はGoogleカレンダーに自動で設定されるため、リマインドも可能
- 無料
など、OB訪問の日程調整に必要な機能が備わっています。
スケコンを利用することで、日程調整が一瞬で行える他、ダブルブッキング等の間違いも絶対に起こりません。
また、OB訪問を複数人で行う場合は、全員のスケジュールをスケコンと同期させることで、全員の予定から全員の空き日程を自動で抽出してくれます。
複数人の予定を時間をかけて合わせたのに、OBの予定が合わなかったなんてこともあり得る話です。こちら側の日程調整は簡単に終わらせたいですよね。
スケコンを利用すれば、全員と日程や時間を調整する手間が全く掛かりませんし、候補日に予定が入れば、自動で候補日から外してくれる機能もついています。
絶対に予定が被らない日程調整が出来るので、OB訪問の日程調整にはスケコンなどのスケジュール管理ツールの利用は必須と言えるっでしょう。
OB訪問はマナーを守って日程調整しよう
OB訪問は外側から見えない企業の内情を知る上でとても大切なことです。
就職する前にOB訪問は行っていた方が就職後のギャップも感じにくくなるので、出来ればやっておくべきです。
OBは社会人で忙しい場合が多いので、もしOB訪問をするのであれば、スケコンなどのスケジュール管理ツールを利用しつつ、確実で手間の掛からない日程調整をするようにしましょう。
