「社内イベントの日程調整をする幹事の仕方が知りたい」
「大人数の予定をまとめるのに、便利に使えるツールは無いだろうか」
社内日程調整は、大切な業務のひとつ。
日程調整がうまくいかないと、業務がスムーズに進まない場合もあり、トラブルやミスの元になってしまうこともあります。
そのような事態を防ぐためにも、社内日程調整のツールをうまく使いこなしましょう。
またこの記事では社内日程調整がスムーズに進む「スケコン」というツールを紹介致します。
スケコンを使う事で「社内日程調整がとても簡単になった！」と思えるはずです。
幹事の業務が効率良くなるよう、使い方のポイントを押さえて上手に進めていきましょう。
社内日程調整は重要な仕事
社内の日程調整は重要な仕事です。
円滑に日程調整ができれば、業務が円滑にまわって行く大きな手助けとなります。
いち社会人として社内日程調整の重要さを今一度確認しておきましょう。
社内の日程調整を制する者はビジネスを制す
たかが日程調整、と思って軽んじていないでしょうか。たしかに地味で目立たない仕事ではありますが、
「人を巻き込むためのスタート地点」と捉えれば、日程調整がいかに重要か理解できるはずです。
たかが日程調整、されど日程調整。いかに早く上手く人を巻き込めたかどうかで、ビジネスの成果は大きく変わります。
日程調整を社内メールでやると調整に時間がかかる
とは言ったものの、上司や関係者と日程調整をするたびに逐一メールを送って返事を待って、といった調整をするのは面倒ですよね。
日程調整以外にもメールは重なってくるので、見づらさもあなたの仕事時間を奪っていきます。
社内日程調整メールの注意点
社内日程調整メールで注意すべきは、1on1でなく複数人での予定を調整するケースです。
複数人の調整ともなると、誰かの返信が返ってこないがために調整が進まないなんてこともしばしば。
逆に、すぐ返事をくれた人から催促の連絡が来るケースも多いです。
このように複数人の調整はさらに苦戦が強いられます。
社内日程調整メールのポイント
このような手間を少しでも省くために、大事な４つのポイントをご紹介します。
- 件名を簡潔にする
- 復数日程を掲示する
- 相手の都合も考慮する
- 返信期限を設定する
ではそれぞれ見ていきましょう。
件名を簡潔にする
１つ目は「件名を簡潔にすること」です。
一言で要件が分かる件名は、相手も気持ちよくなり、結果的に早く返信が返ってくるケースが多いです。
毎日多くのメールが受信される中で、件名だけで内容を判断できることは業務の効率アップにとても重要なことです。
相手の手を煩わせることなる、スムーズに返信してもらいやすい簡潔な件名をつけるよう心がけましょう。
復数日程を掲示する
２つ目は「複数日程を提示すること」です。
忙しい方の調整は非常に難しいです。最低でも３つは候補を出して調整を依頼しましょう。
先に日程を掲示することで、相手はその日程だけを確認すればいいので、スムーズに不可の返事をすることができます。
例えば、「来月どこが空いてますか？」という漠然とした質問だと来月の予定を全て確認しなければならず、手間がかかるため後回しになる可能性も高くなります。
更にはメールのやり取りの回数も増えてしまうため、時間がかかってしまい大変効率の悪い作業となります。
相手の都合を考慮する
３つ目は「相手の都合を考慮すること」です。
相手がお忙しい方であれば、「お忙しいところ恐縮ですが」「もし難しければ別日程をご提示いたします」などの文章で考慮していることを気持ちよく伝えましょう。
自分の都合ばかり押し付けるばかりではビジネスマナーとしては良いとは言えません。
良い関係を保ち、気持ちよくやり取りができるよう心がけましょう
返信期限を設定する
４つ目は「返信期限を設定すること」です。
人間は、期限ぎりぎりにしか対応できない人が多いですし、期限が無ければ忘れてしまうケースもあります。
必ず期限を設けて、できれば余裕をもって回収を進めましょう。
できれば件名にも期限を入れておくことで、メールの中身を確認せず回答期限がわかるため相手の手間も煩わせません。
円滑に進めるためにはメール以外の手段も有効
とは言ったものの、やはりメールでの調整には様々な非効率な点が存在します。
あくまで大切なのは「メールで行うこと」ではなく「円滑に日程調整を行うこと」ですよね。
そのためここからは、メールよりも効率的に日程調整を行えるツールをご紹介していきます。
社内日程調整メールの例文
それでは次に、実際にメールを送信するときに役立つ例文を見てみましょう。
この例文を参考にすれば簡単にポイントを抑えたメール文章ができます。
参加者が多い日程で開催する場合
[件名] ◯◯開発チーム会議 日程調整のお願い(◯月◯日9：00までに回答) [本文] お疲れさまです。◯◯部 ◯◯チーム の△△です。
◯◯開発チーム会議の件で、開催候補日時のご連絡をさせていただきます。
開催候補日時
①４月２日（火）10:00～12:00 会議室A
②４月５日（木）13:00〜15:00 会議室B
③４月６日（金）9:30〜11:30 会議室A
以上の3日間の中から、参加可能な日程をご連絡お願いいたします。
できるだけ多くの方に参加していただきたいため、参加者が一番多い日で開催とさせていただきます。
お忙しいところ申し訳ございませんが、◯月◯日9：00までにご回答いただけますようよろしくお願いいたします。
全員参加で開催する場合
[件名] ◯◯開発チーム 新規商品に関するミーティング全員参加のお願い(◯月◯日9：00までに回答) [本文] お疲れさまです。◯◯部 ◯◯チーム の△△です。
この度、来月から発足する新規商品に関する説明と今後のスケジュール打ち合わせを行いたいと思いますので、全員参加でのミーティングを開催します。
開催候補日時
①４月２日（火）10:00～12:00 会議室A
②４月５日（木）13:00〜15:00 会議室B
③４月６日（金）9:30〜11:30 会議室A
以上の3日間の中から、参加可能な日程をご連絡お願いいたします。（復数可）
もしどうしても上記日時で都合がつかない場合は、可能な日程を確認し、別途ご連絡いただけますと助かります、
お忙しいところ申し訳ございませんが、◯月◯日9：00までにご回答いただけますようよろしくお願いいたします。
社内日程調整はツールを使うのがとても重要
社内でそれぞれの人の都合を聞いて回るのは、かなり効率の悪いやり方となります。
そのような時は、社内日程調整のツールをうまく使ってください。
社内の日程調整を制する者はビジネスを制す
少し大げさかもしれないが、仕事を通じて社内メンバーとの日程調整をすることは非常に多い。
チームのメンバーもそうですし、他部署や役員などあまり普段から日程を調整して会議や打ち合わせをしない人との日程調整は全体のバランスやスケジュールの優先順位などをみないといけないので難しいですよね。
そんな時には日程調整ツールがあるととても便利です。無料なので使わない手はないですね。
日程調整を社内メールでやると調整に時間がかかる
上司は基本的に社内でも社外でもメールを使うことが多いから・・・などと言ってメールで日程調整をまだしているのだろうか。
確かに上司のやり方に合わせることは大切だが、上司からすれば貴重な時間でなるべく生産性の高い仕事をしたいと思っているはずなのでツールを活用することで時間が短縮できることがわかればきっと導入してくれる。
むしろ使う事のメリットを伝えるのはあなたの仕事だったりします。
各々に直接確認をする手間が省ける
日程調整ツールを使えば、各々に直接確認をする手間が省けます。
例えば日程調整の際は、各部署に出欠の表を作って配ったり、部署の代表者に出欠の記入をお願いをしますよね。
これは確実な方法に感じますが、どうしても手間がかかる社内日程調整の方法です。
すぐに返事をくれる場合もあれば、何度も確認に行う必要がある場合もあるでしょう。
そうなると、あなたの貴重な時間をどんどん使うことになります。
社内日程調整のツールがあれば、自分があれこれ動き回ることなく管理ができるので、自分の時間に支障が出る事がありません。
外回り中心の部署の人にも確実に伝わる
日程調整ツールを使えば、社内にあまりいない人にも日程を伝えられます。
部署によっては外回り中心の所があり、なかなか社内にいない人がいますよね。
例えば書類に記入する方法で日程調整をお願いした場合、気が付かれなかったり、提出が遅くなってしまうことも考えられます。
社内日程調整にスムーズに進めるためには、できるだけ確実な方法を採用しましょう。
社内日程調整ツールを使うと、間違いなく相手に正確な情報が届けられるので、お互いに安心して時間の都合を考えられます。
日程調整ツールの「スケコン」を使えば、社内日程調整が楽になる
ツールを使う事で、社内日程調整が上手に行えます。
特におすすめなのは「スケコン」というツールで、以下の様な便利な使い方が出来るのが大きな特徴です。
いつでも集計状況をすぐに確認出来る
スケコンを使えば、いつでも集計状況が分かります。
そのため、途中で同僚や上司から集計状況を聞かれても大丈夫。
スケコンは画面1つで管理をするので、参加案内者の〇✕回答がすぐに確認出来ます。
紙で出欠を確認する場合だと、各用紙をまとめたり、その都度〇✕の数を確認しなければなりません。
ですがスケコンなら、〇✕の数も自動集計してくれるのでその必要は全く必要がありません。
PCだけでなく、タブレットやスマホでもチェック可能なので、必要な時にその場ですぐ社内日程情報が確認できます。
スケコンをつかれば、いつでもどこでも簡単に集計状況が確認できるというメリットがあります。
気軽に無料で使える
スケコンは、基本的に無料で使えます。
そして相手にもお金がかからないので、手軽に導入する事が可能。
社内日程調整ツールがいくら便利でも、有料だと使うのをためらってしまいますよね。
スケコンはシンプルさが売りの日程調整なので、無料で気軽に使えることがポイントです。
相手の手間がかからない
スケコンを使えば、相手に手間を取らせません。
調整されたスケジュールは、共有のURLに情報がまとめられます。
そのため会社にいない人でも、外出先でスマホから確認が可能。
たとえ予定が詰まっていて忙しくても、すきま時間で日程がチェックできます。
スケコンはいつでもどこでもスケジュールが確認できるので、相手が忙しくても手間を取らせることなく、日程調整を進められます。
スケコンを使ってスケジュール調整の手間を省こう
社内日程調整は、ツールを使う事で簡単に管理できます。
スケコンで社内日程調整を行うのに、この３つに注目してください。
- いつでも集計状況をすぐに確認出来る
- 気軽に無料で使える
- 相手の手間がかからない
社内日程調整は、確実にしておかなければ混乱を招きます。
業務がスムーズに進まなくなってしまうこともあれば、トラブルを招いてしまうこともあります。
そのような事態を避けるため、スケジュール調整は日程調整ツールを使い、うまく管理していきましょう。
日程調整ツールでおすすめの「スケコン」を使って、スマートな社内日程調整を行っていきましょう。
